5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79996000 Business organisation services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Friedrich-Paffrath-Straße 100
Town: Wilhelmshaven
Postcode: 26389
Country subdivision (NUTS): Wilhelmshaven, Kreisfreie Stadt (DE945)
Country: Germany
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Am Gut Sanderbusch 1
Town: Sande
Postcode: 26452
Country subdivision (NUTS): Friesland (DE) (DE94A)
Country: Germany
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: Der Auftrag kann aufgrund von derzeit nicht prognostizierbaren Rahmenbedingungen (Ukraine-Krieg, Iran-Krieg, Abriss von Lieferketten u.ä.) verlängert werden.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: 1. Bewerberfragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der verwendeten e-Vergabe-Plattform "Deutsches Vergabeportal" (DTVP) bzw. auch Ziffer I.3) der EU-weiten zu stellen. Bitte reichen sie Bewerberfragen bis zu dem in dieser Bekanntmachung genannten Termin ein. Die Beantwortung der Fragen und sonstige Kommunikation im Rahmen des Verfahrens (z. B. über Änderungen) erfolgt ausschließlich über DTVP. 2. Teilnahmeanträge sind in elektronischer Form über DTVP bis zum Ende der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge abzugeben. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge per Fax und/oder auf dem Postweg ist unzulässig. Für die Abgabe der Teilnahmeanträge über das DTVP müssen Bewerber / Bieter einen sogenannten Bieterassistenten des DTVP (und ggf. Java) installieren. Die Installation, Orientierung mit dem Tool und die Datenübermittlung kann u.U. einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir bitten dies bei der Abgabe der Teilnahmeanträge zu berücksichtigen und empfehlen die Übermittlung der Teilnahmeanträge einen Tag vor Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge vorzunehmen. Bei Problemen mit der Abgabe der Teilnahmeanträge kontaktieren Sie bitte den Support hinter dem DTVP, die Firma Cosinex unter folgenden Kontaktdaten: Service & Support-Center: E-Mail: Telefon: 0234-298796-11 Fax: 0234-298 796-55 und http://support.cosinex@cosinex.de und setzen Sie uns hierüber umgehend in Kenntnis. 3. Den Vergabeunterlagen ist eine Wertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb und eine Wertungsmatrix für die Auftragsverhandlungen beigefügt. Diese Wertungsmatrizes können unmittelbar über den in der Bekanntmachung enthaltenen Link zu den Vergabeunterlagen heruntergeladen werden. 4. Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots und zur Abgabe von Präsentationsunterlagen gemäß der Wertungsmatrix für die Verhandlungsgespräche wird voraussichtlich Mitte August 2026 erfolgen. Aufgrund der bereits jetzt vorliegenden Leistungsbeschreibung und der ausführlichen Wertungsmatrix für die Verhandlungsgespräche wird die Frist für die Abgabe der Angebote und der Präsentationsunterlagen voraussichtlich auf Ende August festgelegt; sofern Verhandlungsgespräche durchgeführt werden, finden diese in der ersten oder zweiten Septemberwoche statt. Bitte berücksichtigen Sie diese voraussichtliche Terminschiene bei Ihren zeitlichen Dispositionen. Beide Auftraggeber stehen für eventuelle Besichtigungstermine schon in diesem Monat zur Verfügung. Ansprechpartner werden kurzfristig über den Projektraum mitgeteilt.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Fremdnachweis der Eintragung in ein Berufs- und/oder Handelsregister oder ein vergleichbares Register (nicht älter als 6 Monate) Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Ausschlusskriterium (A-Kriterium). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eigenerklärung des Bewerbers, dass keine Personen im Zuständigkeitsbereich des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft tätig sind, die zum Ausschluss von Personen nach § 6 VgV führen. Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Ausschlusskriterium (A-Kriterium). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eigenerklärung über eventuelle wirtschaftliche Verknüpfungen mit Unternehmen und über eine eventuelle auftragsbezogene Zusammenarbeit mit Anderen Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Ausschlusskriterium (A-Kriterium). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: 1. Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen 2. Eigenerklärung, ob eine Selbstreinigung nach § 125 GWB stattgefunden hat Hinweis: Bei diesen Kriterien handelt es sich um Ausschlusskriterien (A-Kriterien). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten in den letzten drei Jahren (2025, 2024, 2023) aufgegliedert nach Funktionen, Aufgabenfeldern, festen Mitarbeitern, freien Mitarbeitern und sonstigen Beschäftigungsverhältnissen Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Ausschlusskriterium (A-Kriterium). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Formlose Bankerklärung als Fremdnachweis Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Ausschlusskriterium (A-Kriterium). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Fremdnachweis einer Berufshaftpflichtversicherung bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall mit einer Deckungssumme von 5 Mio. EUR jeweils für Sach-, Personen- und Vermögensschäden; Sach- und Vermögensschäden können mit einer Summe von 10. Mio. EUR kumuliert werden. Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Ausschlusskriterium (A-Kriterium). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: 1. Eigenerklärung, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen 2. Eigenerklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft Hinweis: Bei diesen Kriterien handelt es sich um Ausschlusskriterien (A-Kriterien). A-Kriterien sind solche Kriterien, die nicht mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag zwingend ausgeschlossen.
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den letzten drei Jahren (2025, 2024, 2023): maximal 60 Punkte gemäß Wertungsmatrix Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Bewertungskriterium (B-Kriterium). B-Kriterien sind solche Kriterien, die entsprechend der Wertungsmatrix mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 60,00
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung über den Umsatz mit inhaltlich vergleichbaren Dienstleistungen aus den letzten sechs Jahren - (inhaltlich vergleichbare Dienstleistungen sind Gutachten über die Erstellung eines Medizin- und Betriebsorganisationskonzepts sowie Raum- und Funktionsprogramms nach DIN 13080 und DIN 277 für ein Krankenhaus mit 600 Betten und den Fachrichtungen Innere Medizin, Chirurgie, Intensivmedizin, Gynäkologie / Geburtshilfe, Pädiatrie, Onkologie): maximal 120 Punkte Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Bewertungskriterium (B-Kriterium). B-Kriterien sind solche Kriterien, die entsprechend der Wertungsmatrix mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 120,00
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Eigenerklärung über die wesentlichen in den letzten acht Jahren erbrachten inhaltlich vergleichbaren und im Wesentlichen abgeschlossenen Dienstleistungen (Referenzen) mit Nennung des Namens und der Kontaktdaten des Auftraggebers; erforderlich sind mindestens zwei Referenzen; der Umfang der Darstellung einer Referenz darf maximal 8 DIN-A-3-Seiten, einseitig bedruckt, umfassen; inhaltlich vergleichbare Dienstleistungen sind Gutachten über die Erstellung eines Medizin- und Betriebsorganisationskonzepts sowie Raum- und Funktionsprogramms nach DIN 13080 und DIN 277 für ein Krankenhaus mit 600 Betten und den Fachrichtungen Innere Medizin, Chirurgie, Intensivmedizin, Gynäkologie / Geburtshilfe, Pädiatrie, Onkologie: maximal 300 Punkte Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Bewertungskriterium (B-Kriterium). B-Kriterien sind solche Kriterien, die entsprechend der Wertungsmatrix mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 300,00
Criterion: Number of managerial staff
Description of selection criterion: Eigenerklärung über die Unternehmensleitung des Bewerbers in den letzten drei Jahren (2025, 2024, 2023): maximal 72 Punkte Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Bewertungskriterium (B-Kriterium). B-Kriterien sind solche Kriterien, die entsprechend der Wertungsmatrix mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 72,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eigenerklärung über die Qualifikation des voraussichtlich vorgesehenen Projektleiters im Sinne eines zugesicherten Standards: maximal 300 Punkte Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Bewertungskriterium (B-Kriterium). B-Kriterien sind solche Kriterien, die entsprechend der Wertungsmatrix mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 300,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Angaben zur geplanten Kommunikation mit dem Auftraggeber, zur Projektdokumentation, zu Statusberichten: maximal 342 Punkte Hinweis: Bei diesem Kriterium handelt es sich um ein Bewertungskriterium (B-Kriterium). B-Kriterien sind solche Kriterien, die entsprechend der Wertungsmatrix mit Punkten versehen werden. Liegen sie nicht vor, und zwar trotz eventueller Nachforderung, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 342,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Fachliche Qualität
Description: Vgl. die den Vergabeunterlagen beigefügte und unmittelbar downloadbare Wertungsmatrix.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Projektorganisation
Description: Vgl. die den Vergabeunterlagen beigefügte und unmittelbar downloadbare Wertungsmatrix.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Price
Name: Preis / Honorar
Description: Vgl. die den Vergabeunterlagen beigefügte und unmittelbar downloadbare Wertungsmatrix.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 30
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 03/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 10/08/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende oder inhaltlich falsche Unterlagen, die gemäß dieser Bekanntmachung und gemäß der Vergabeunterlagen mit dem Angebot abzugeben waren, nachgefordert werden.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: 1. Abgabe einer Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für die Vergabe von öffentlichen Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (gemäß beigefügtem Muster) 2. Abgabe einer Verpflichtungserklärung im Zusammenhang mit der Anwendung von Russland-Sanktionen (gemäß beigefügtem Muster)
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Bildung einer Arbeitsgemeinschaft mit den Erklärungen, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zur Entgegennahme der Zahlungen mit befreiender Wirkung berechtigt ist und alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
Information about review deadlines: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am öffentlichen Auftrag hat oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Klinikum Wilhelmshaven gGmbH
Organisation receiving requests to participate: Klinikum Wilhelmshaven gGmbH