1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw
Legal type of the buyer: Public undertaking
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend
Description: Voorwerp van deze diensten: Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en “High-end” maatwerkopdrachten VIVES Zuid en VIVES Noord overkoepelend. Toelichting: Hogeschool VIVES Zuid en VIVES Noord organiseert jaarlijks een brede waaier aan evenementen en “High-end” maatwerkopdrachten binnen zowel de campussen Noord als Zuid, die zich verspreid bevinden in de provincie West-Vlaanderen. Deze activiteiten maken integraal deel uit van het academisch en maatschappelijk functioneren van de hogeschool en vragen een professionele, kwalitatieve en betrouwbare cateringondersteuning. Fases van de opdracht: 1ste fase – Selectie Onderhavig document betreft de eerste fase, met name de selectiefase, van een plaatsingsprocedure in twee stappen. In deze eerste fase wordt enkel een “Aanvraag tot deelneming” gevraagd, aangevuld met de nodige bijlagen, waarmee de kandidaat zijn interesse voor de opdracht betoont, zijn schriftelijke wil uit om geselecteerd te worden (artikel 2, 12° Wet Overheidsopdrachten 17 juni 2016) en de gevraagde verantwoordingsstukken overmaakt teneinde geselecteerd te kunnen worden. 2de fase - Gunning Na de selectie kunnen enkel de geselecteerde kandidaten deelnemen aan de tweede fase, de gunningsfase, op basis van het bestek dat hen zal worden bezorgd na de selectiebeslissing. In deze tweede fase zullen de geselecteerde kandidaten op basis van het bestek worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Percelen: - voor perceel 1 “Evenementen” zoeken wij drie externe cateringpartners die de hogeschool gedurende een periode van vier jaar kunnen ondersteunen bij onderstaande activiteiten die flexibel inzetbaar zijn over alle campussen heen dus over de gehele provincie West-vlaanderen kunnen bedienen. Evenementen: Elk academiejaar voorziet Hogeschool VIVES onder andere drie grootschalige institutionele evenementen: - de Academische Opening in september, - de Nieuwjaarsreceptie in januari, - en de Pro-dag in mei, - … Voor deze evenementen wordt telkens een opkomst verwacht van ongeveer 700 tot 1.000 aanwezigen, bestaande uit studenten, medewerkers, genodigden, partners en externe stakeholders. De catering speelt hierbij een cruciale rol in de beleving, uitstraling en organisatorische kwaliteit van deze momenten. Daarnaast organiseert Hogeschool VIVES jaarlijks meerdere proclamaties, promotiezittingen etc. gespreid over de verschillende studiegebieden. Deze plechtigheden vinden plaats per opleiding of groep en richten zich op studenten en hun ouders of begeleiders. Ook voor deze momenten is een aangepaste, verzorgde en vlot georganiseerde catering vereist, rekening houdend met variërende groepsgroottes, locaties en praktische omstandigheden. - voor perceel 2 “High-end maatwerkopdrachten” zoeken wij eveneens drie externe cateringpartners, voor aanzienlijk kleinere opdrachten van gemiddeld 10 tot 50 personen waar een uitzonderlijk hoog kwaliteitsniveau primeert, zowel op vlak van producten, presentatie en service. “High-end” maatwerkopdrachten: Dit perceel heeft betrekking op de levering van hoogwaardige, op maat uitgewerkte cateringdiensten, waarbij de nadruk expliciet ligt op kwaliteit, exclusiviteit en beleving. De aanbestedende overheid beoogt met dit perceel de selectie van dienstverleners die in staat zijn om cateringconcepten te ontwikkelen en te realiseren die volledig afgestemd zijn op de specifieke context, doelstellingen en doelgroep van elk evenement. Het betreft hierbij geen standaardaanbod, maar telkens een unieke invulling waarbij maatwerk centraal staat. Looptijd De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar, op voorwaarde dat de geraamde maximale waarde van de opdracht binnen deze termijn niet wordt overschreden. De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de kandidaat op het feit dat de aangegeven maximumwaarde niet is berekend op basis van de vermoedelijke hoeveelheden in de inventaris. Deze maximale waarde biedt dus geen aanwijzing voor het offertebedrag waarvoor de inschrijving kan worden gegund. Het gaat in dit geval over de maximale waarde van de raamovereenkomst, die vastgesteld is op basis van de maximaal te bestellen hoeveelheden over alle opdrachten die de aanbestedende overheid kan plaatsen. Om de omvang van de opdracht te controleren, houdt de aanbestedende overheid toezicht over de uitgaven in kader van de raamovereenkomst om ervoor te zorgen dat zij de maximale waarde van de raamovereenkomst niet overschrijden. Bij overschrijding van de maximale waarde, kunnen er geen nieuwe bestellingen worden geplaatst.
Procedure identifier: 9db569ef-a8a8-41c4-bb25-953f863ca61c
Internal identifier: PPP0CW-1618/6139/2026/048
Type of procedure: Restricted
Main features of the procedure: niet-openbare procedure
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 55520000 Catering services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 1 400 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Recepties
Description: Recepties
Internal identifier: 2026/048_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 55520000 Catering services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 1 100 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: De inschrijver realiseerde gedurende de laatste drie afgesloten boekjaren een gemiddelde jaarlijkse (geconsolideerde) omzet van minstens 700.000 euro voor perceel 1. Het criterium omzet wordt gedefinieerd overeenkomstig artikel 3:90 van het Koninklijk Besluit van 29 april 2019. Minimumeisen: Bewijsdocumenten inzake het selectiecriterium “omzet”: De inschrijver dient de vereiste omzet aan te tonen middels een verklaring betreffende de totale omzet, per jaar, voor de laatste 3 beschikbare boekjaren, indien beschikbaar, rekening houdend met de oprichtingsdatum van de ondernemer. De omzetverklaring dient te worden ingevuld en ondertekend door een bedrijfsrevisor of boekhouder. De aanbestedende overheid kan deze verklaring in geval van twijfel zelf controleren aan de hand van de enkelvoudige en, voor zover van toepassing, de geconsolideerde jaarrekeningen, zoals neergelegd bij de Nationale Bank van België. Voor Niet-Belgische rechtspersonen kan de aanbestedende overheid de nodige bewijsdocumenten opvragen bij de inschrijver.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: De kandidaat dient zijn technische en professionele bekwaamheid aan te tonen aan de hand van minstens vijf referenties van vergelijkbare opdrachten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar. Elke referentie moet betrekking hebben op een evenement dat minstens 750 aanwezigen telde. Minimumeisen: Drie referenties dienen met een minimum geraamd budget tussen de 45 en 75 euro all-in per aanwezige; en waarbij de kandidaat verantwoordelijk was voor de integrale of substantiële organisatie en coördinatie van het desbetreffende evenement. Twee referenties hebben geen vereisten qua budget. Van elk van de vermelde referenties wordt de volgende documentatie bij de offerte gevoegd: • Gunningsbedrag; • Uitvoeringsdatum; • een korte omschrijving van de opdracht; • Schaal van het event (aantal personen/ formule) • gegevens van de opdrachtgever (naam onderneming, maatschappelijke zetel en contactpersoon); • een verklaring (attest) van goede uitvoering van de opdracht vanwege de opdrachtgever. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de goede uitvoering van deze referenties te verifiëren bij de betrokken opdrachtgever. Indien een inschrijver zich kandidaat stelt voor meerdere percelen, dient hij per perceel afzonderlijk aan de vereisten inzake technische en beroepsbekwaamheid te voldoen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: De inschrijver toont aan dat hij beschikt over voldoende personeelscapaciteit voor de uitvoering van de opdracht. Daartoe dient de inschrijver aan te tonen dat hij gedurende de laatste 3 jaar gemiddeld minstens 5 voltijdse equivalenten tewerkstelde. Dit laat toe om te evalueren of de kandidaat capabel is om de uitvoering en de continuïteit van de grootschalige recepties te verzekeren gedurende de looptijd van het raamcontract van het betrokken perceel. Minimumeisen: Het bewijs wordt geleverd door: - een verklaring op eer, en - op verzoek van de aanbestedende overheid: RSZ-attesten, de sociale balans of andere gelijkwaardige documenten waaruit het gemiddeld aantal werknemers blijkt. Voor Niet-Belgische rechtspersonen worden gelijkwaardige bewijsdocumenten aanvaard.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: De gunningscriteria zullen nader bepaald worden in het bestek.
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 1
Criterion:
Type: Cost
Description: De gunningscriteria zullen nader bepaald worden in het bestek.
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 2
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 31/08/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 17/08/2026 14:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, with reopening of competition
Maximum number of participants: 3
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van State
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw
Organisation providing more information on the review procedures: Raad van State
Organisation receiving requests to participate: Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Maatwerk
Description: Maatwerk
Internal identifier: 2026/048_2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 55520000 Catering services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 300 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: De kandidaat toont aan dat hij over voldoende financiële en professionele draagkracht beschikt om cateringopdrachten op maat uit te voeren. Minimumeisen: Dit kan via: - een verklaring op eer, of - een beknopt overzicht van de omzet met betrekking tot catering- of horeca-activiteiten (richtwaarde: minimaal €50.000 op jaarbasis).
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: De kandidaat legt minstens vijf referentieopdrachten voor van “high-end” of maatwerk cateringopdrachten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, die qua aard (bv. VIP-events, officiële ontvangsten, exclusieve events) vergelijkbaar zijn met de diensten van het betrokken perceel. Minimumeisen: Van elk van de vermelde referenties wordt de volgende documentatie bij de offerte gevoegd: • Gunningsbedrag; • Uitvoeringsdatum; • een korte omschrijving en aanpak van de opdracht; • Schaal van het event (aantal personen); • gegevens van de opdrachtgever (naam onderneming, maatschappelijke zetel en contactpersoon); • een verklaring (attest) van goede uitvoering van de opdracht vanwege de opdrachtgever. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de goede uitvoering van deze referenties te verifiëren bij de betrokken opdrachtgever. Indien een inschrijver zich kandidaat stelt voor meerdere percelen, dient hij per perceel afzonderlijk aan de vereisten inzake technische en beroepsbekwaamheid te voldoen.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: De inschrijver toont aan dat hij beschikt over de nodige technische en beroepsbekwaamheid om high-end maatwerk cateringopdrachten uit te voeren. Minimumeisen: Dit wordt aangetoond aan de hand van: het inzetten van een kernteam bestaande uit minstens: • 1 verantwoordelijke chef-kok met minimaal 5 jaar relevante ervaring in high-end of eventcatering; • 1 eventverantwoordelijke met minimaal 3 jaar ervaring in de organisatie van maatwerk events; • het beschikken over een operationele organisatie en logistieke middelen die toelaten om exclusieve cateringopdrachten tot 100 personen autonoom en kwaliteitsvol uit te voeren.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: De gunningscriteria zullen nader bepaald worden in het bestek.
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 1
Criterion:
Type: Cost
Description: De gunningscriteria zullen nader bepaald worden in het bestek.
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 2
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 31/08/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 17/08/2026 14:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 3
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van State
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw
Organisation providing more information on the review procedures: Raad van State
Organisation receiving requests to participate: Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Katholieke Hogeschool Vives Zuid vzw
Registration number: BE 0455.922.071
Postal address: Doorniksesteenweg 145
Town: Kortrijk
Postcode: 8500
Country subdivision (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Country: Belgium
Contact point: Britt Govaert
Telephone: +32 50305212
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Raad van State
Registration number: BE 0931814266
Postal address: Wetenschapsstraat 33
Town: Brussel
Postcode: 1040
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 22349611
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0004
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: eec7f601-2c1c-4ec5-86ad-5b4cde52e4b9 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract notice – light regime
Notice subtype: 20
Notice dispatch date: 09/07/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 09/07/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 480575-2026
OJ S issue number: 132/2026
Publication date: 13/07/2026