670237.78 RES-0000 selec-w complainants 0 TEN-0001 t-esubm 2 t-sme 0 tenders 2 CON-0001 LOT-0000 TEN-0001 false false 670237.78 no TPA-0001 LOT-0000 1 CON-0001 2025-04-22+02:00 2025-06-19+02:00 P1 Enterprise service management tooling ORG-0001 CON-0001 TEN-0001 TPA-0001 ORG-0002 29 http://www.provincie-utrecht.nl ORG-0001 Provincie Utrecht Archimedeslaan 6 Utrecht 3584 BA NL350 NLD 59402109 Max de Vries +31 302589111 inkoop@provincie-utrecht.nl https://www.provincie-utrecht.nl/sites/default/files/2021-01/Klachtenregeling%20aanbesteden%20Flevoland%2C%20Noord-Holland%2C%20Zuid-Holland%2C%20Utrecht.pdf TPO-0001 Klachtenmeldpunt provincie Utrecht Archimedeslaan 6 Utrecht 3584 BA NL350 NLD klachtenmeldpunt@provincie-utrecht.nl http://www.provincie-utrecht.nl TPO-0002 Rechtbank Midden Nederland Archimedeslaan 6 Utrecht 3584 BA NL350 NLD Provincie Utrecht +31 302583333 inkoop@provincie-utrecht.nl http://www.topdesk.nl large ORG-0002 TOPdesk Nederland B.V. Westlandseweg 40 DELFT 2624AD NL362 NLD 56849990 +31 152700900 +31 152575256 info@topdesk.nl 00488427-2025141/20252025-07-25+02:00 2.3 eforms-sdk-1.13 2e309ca4-b24a-435a-9585-176463dd0371 fa7afa43-d678-4163-9209-9b0e920e8701 2025-07-24+02:00 13:11:20.053619017+02:00 01 32014L0024 can-standard NLD ra gen-pub ORG-0001 open false 20962 Enterprise service management tooling De opdracht betreft leveren en implementeren, van een ESM-oplossing (in de vorm van een Software As A Service oplossing) als toegang tot het digitale loket en ter ondersteuning en vervanging van de bestaande ITSM en FMIS-processen en applicaties (Assyst en Planon), en geschikt voor uitbreiding naar de overige service management processen van andere teams van Bedrijfsvoering (BDV) en mogelijk daarbuiten, volgens de Europese Openbare aanbestedingsprocedure. Zie verder par. 2.5 van de leidraad. De financiële omvang van de Opdracht inclusief alle opties en verlengingen is door de Aanbestedende dienst ingeschat tussen circa 1,2 en 1,8 miljoen euro. De hierboven genoemde omvang is slechts bedoeld als indicatie, Opdrachtnemer kan hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW en zonder correctie voor inflatie gedurende de looptijd. services 72000000 Utrecht anyw-cou NLD LOT-0000 false no-eu-funds false poi-exa 18 quality Beschrijving aangeboden dienst (K1) Beschrijf uw ESM-oplossing in detail. In uw beschrijving dient u in te gaan op de volgende aspecten: 1. Functionaliteit (maximaal 100 punten): Uit welke producten/modules bestaat uw oplossing? Welke zijn de belangrijkste functionaliteiten van uw ESM-oplossing? Hoe ondersteunt deze oplossing user experience, IT-servicebeheer en andere bedrijfsprocessen gevraagd door de Aanbestedende dienst? Wat is de roadmap voor verdere releases en verbetering/uitbreiding van functionaliteiten? Hoe kunnen uw klanten daarop invloed uitoefenen? 2. Rapportage en Analytics (maximaal 50 punten): Welke geavanceerde rapportage en analysemogelijkheden, naast de vereiste mogelijkheden in het PvE, biedt uw ESM-oplossing om de prestaties en efficiëntie van de dienstverlening te meten en te verbeteren? 3. Aanpasbaarheid en integreerbaarheid (maximaal 70 punten): Hoe en in hoeverre kan uw ESM-oplossing worden aangepast (zonder gebruik te maken van maatwerk) aan de specifieke behoeften van onze organisatie? Dit zowel bij initiële implementatie als ook naderhand. Hoe is uw ESM-oplossing schaalbaar om te voldoen aan groei van onze organisatie? Hoe ondersteunt het verschillende aantallen gebruikers en services? Over welke API’s en andere integratiemogelijkheden beschikt uw oplossing? Hoe biedt uw oplossing de mogelijkheid om via Outlook/Teams/Exchange/Teams Rooms (ruimte)reserveringen te maken /verwijderen, en deze rechtstreeks te verwerken in uw oplossing, en vice versa? 4. Compliance en Beveiliging (maximaal 30 punten): Hoe waarborgt uw ESM-oplossing de veiligheid van gegevens en informatie? Welke beveiligingsmaatregelen zijn geïmplementeerd? Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 12 pagina’s A4 (enkelzijdig) gebruiken. Aanvullende bijlagen en verwijzingen naar andere documenten of websites zijn niet toegestaan en zullen buiten beschouwing blijven. poi-exa 7 quality Functionaliteit t.b.v. kostenbewustzijn (K2) Voor Aanbestedende dienst is het van belang dat de kosten van diensten (b.v. die van zaalgebruik, catering, gebruik van IT-middelen) zichtbaar zijn bij het indienen van de reservering/aanvraag daarvoor en de goedkeuring daarvan. Tevens wenst Aanbestedende dienst deze kosten in rekening te kunnen brengen bij het desbetreffende organisatieonderdeel, huurder, of derde die de diensten heeft afgenomen. Daarvoor is een specificatie van de kosten nodig die, liefst zo efficiënt mogelijk, in het SAP4HANA-systeem geladen kan worden zodat: 1. Daarvandaan de kosten kunnen worden gefactureerd aan de externe gebruiker of huurder (“facturering”) danwel intern worden doorbelast aan de afdeling of het project van de interne gebruiker (“doorbelasting”). 2. De factuur van de leverancier van die diensten gecontroleerd kan worden. Beschrijf welke functionaliteit t.b.v. kostenbewustzijn, facturatie en doorbelasting uw ESM-oplossing biedt. In uw beschrijving dient u in te gaan op de volgende aspecten: • Hoe prijzen aan diensten gekoppeld en actueel gehouden kunnen worden. Hoe daarbij verschillende prijzen per dienst te kunnen hanteren voor interne versus externe gebruikers, en per periode van/tot. Welk efficiënte wijze van onderhoud mogelijk is (handmatig onderhoud, bulkimport, etc.). • Hoe de prijzen bij reservering/aanvraag getoond worden. • Of en hoe er met BTW omgegaan wordt. • Hoe de specificatie van de kosten naar SAP/4HANA kan worden doorgezet t.b.v. de doorbelasting c.q. facturatie en hoe (welke filters) er geselecteerd kan worden van welke aanvragen/reserveringen kosten doorgezet worden. • Hoe, in geval van “laat annuleren” van bijvoorbeeld een ruimte reservering met aanvraag voor catering, de ruimte annulering doorgevoerd wordt, maar wel de kosten van catering vastgehouden worden om in rekening te kunnen brengen, en de factuur van de cateraar daarvoor te kunnen controleren. • Welke functionaliteiten en rapportages deze processen ondersteunen. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 6 pagina’s A4 (enkelzijdig) gebruiken. Aanvullende bijlagen en verwijzingen naar andere documenten of websites zijn niet toegestaan. poi-exa 14 quality Demonstratie ESM Tool (K3) Aanbestedende dienst is van mening dat eigenschappen als gebruiksgemak en efficiëntie niet afdoende van een papieren beschrijving beoordeeld kunnen worden. Daarom wordt Inschrijver gevraagd een demonstratie te geven van zijn/haar ESM-oplossing. Het gaat daarbij om 6 verschillende use cases. Het is de bedoeling dat de Inschrijver in zijn online tool laat zien hoe een aantal van de belangrijkste ITSM en FMIS-processen worden uitgevoerd, zodat de beoordelingscommissie een goede indruk krijgt van de tool en de gebruikersvriendelijkheid. Verdere vereisten, instructies en informatie ten aanzien van de demonstratie worden in de uitnodiging meegegeven die Inschrijver ontvangt. De use cases worden beoordeeld tijdens en direct na de demonstratie van het ESM Tool. Er staat in totaal 3 uur gereserveerd, waarvan 2,5 uur is bedoeld voor de demonstratie en 0.5 uur voor het stellen van vragen. In de planning is terug te zien welke dagen gereserveerd worden voor het inplannen van de demonstraties. Indien Inschrijver van plan is een Inschrijving in te dienen, dan wordt Inschrijver verzocht dat te melden aan Aanbestedende dienst via een TenderNed bericht en daarin 3 tijdslots (datum + ochtend of middag) aan te geven voor de demonstratie in volgorde van afnemende voorkeur. Aanbestedende dienst zal rekening proberen te houden met die voorkeuren maar kan dit niet garanderen. Tevens kan er aangegeven worden welke tijdslots absoluut onmogelijk zijn voor Inschrijver. Aanbestedende dienst zal vervolgens Inschrijver informeren omtrent welk tijdsslot voorlopig voor Inschrijver wordt gereserveerd. De Inschrijvers worden definitief uitgenodigd uiterlijk één week voor de demonstraties. Inschrijver wordt uitdrukkelijk verzocht de gecommuniceerde data vrij te houden voor de demonstratie. Het is niet mogelijk om de demonstratie op andere een datum en tijdstip te plannen dan als gecommuniceerd tijdens de aanbesteding. Eventuele wijzigingen in de planning ten aanzien van de demonstratie worden door Opdrachtgever via TenderNed gecommuniceerd. Use cases De Aanbestedende dienst wil voor de demonstratie van uw ESM-applicatie de 6 volgende use cases terug zien komen, te weten:  1. Bezoekersregistratie (maximaal 20 punten; Tijdsduur ongeveer 15 minuten);  2. Gebruik CMDB (maximaal 35 punten; Tijdsduur ongeveer 24 minuten);  3. Ticket (maximaal 35 punten; Tijdsduur ongeveer 24 minuten);  4. Reserveringsbeheer (maximaal 40 punten; Tijdsduur ongeveer 26 minuten);  5. Kennisdocumenten (maximaal 30 punten; Tijdsduur ongeveer 20 minuten);  6. In- en Uitdiensttreding medewerker (maximaal 40 punten; Tijdsduur ongeveer 26 minuten). poi-exa 14 quality Programma van wensen (K4) In het Programma van Wensen (PvW) heeft Aanbestedende dienst specifieke wensen opgenomen. Inschrijver dient in het PvW (zie invulbijlage 12 Programma van Wensen) per wens aan te geven of hij geheel aan de desbetreffende Wens invulling gaat geven, door het kiezen van ‘Ja’ of ‘Nee’. Wensen waarbij door Inschrijver ‘Ja’ is geselecteerd maken dan onderdeel uit van de aanbieding van Inschrijver en zullen na gunning gezien worden als eis waaraan voldaan moet worden. Bij elke Wens staat in het PvW in Kolom F ‘Aantal punten’ aangegeven hoeveel punten worden toegekend bij een beantwoording met ‘Ja’, oplossing voldoet aan de Wens. Bij een ‘Nee’, oplossing voldoet niet aan de Wens, worden nul punten toegekend. Voor een aantal wensen wordt om een toelichting gevraagd. Indien u in kolom E, ‘Ja’ invult, geeft u in kolom H een aanvullende toelichting. In kolom H is de cel daarbij groen gearceerd. De beoordelingscommissie zal dan beoordelen (eerst individueel, en daarna in consensus) of u wel of niet aan de wens voldoet. Het volgende beoordelingskader wordt hierbij gebruikt: poi-exa 10 quality Implementatieplan en planning (K5) De Aanbestedende dienst hecht waarde aan een gedegen en doordachte aanpak voor de gefaseerde implementatie van de nieuwe ESM-oplossing. De aanpak moet passen bij het voornemen van de Aanbestedende dienst om:  uiterlijk 1 oktober 2025 Assyst te kunnen uit faseren.  vervolgens de vervanging van Planon te starten, waarbij wordt gestreefd naar een uiterlijk datum van 1 juli 2026 voor de oplevering van deze implementatie fase. Dit dient tot uitdrukking te komen in de aanbieding en het implementatieplan. De leverancier dient een gedetailleerd implementatieplan in te dienen dat rekening houdt met de gefaseerde aanpak, testen, acceptatie, opleidingen inclusief een duidelijk schema voor de uitfasering van Assyst, met als gewenste uiterste datum van live gang 1 oktober 2025. Het plan moet realistisch zijn en rekening houden met mogelijke risico's waarbij tevens randvoorwaarden, benodigde middelen, informatie en inzet van de Aanbestedende dienst zal worden benoemd. poi-exa 7 quality Functioneel beheer (K6) De aanbestedende dienst verwacht een intuïtieve en gebruikersvriendelijke grafische beheer interface voor onder andere het beheren van formulieren en processen in de ESM-applicatie. Daarnaast is het de verwachting dat (stam) tabellen gemakkelijk synchroon gehouden kunnen worden met de bron daarvoor in andere systemen.  De interface biedt mogelijkheid om zowel formulieren aan te passen zonder codering, waardoor functioneel beheerders gemakkelijk velden kunnen toevoegen, verwijderen of aanpassen als ook om de mogelijkheid workflows visueel te ontwerpen zonder diepgaande technische of programmeerkennis. Hierbij zou het wenselijk zijn als de interface drag-and-drop-functionaliteit ondersteunt, zodat functioneel beheerders gemakkelijk stappen en beslissingen kunnen toevoegen, wijzigen of verplaatsen. Belangrijk is ook dat de interface een duidelijke weergave biedt van de huidige status van de lopende processen, inclusief eventuele knelpunten of vertragingen. Het zou nuttig zijn als de functioneel beheerder in staat is om snel tussen verschillende weergaven te schakelen, zoals een overzicht van alle lopende workflows, een gedetailleerde weergave van een specifieke workflow en rapportages over de prestaties van verschillende processen. Tevens is het wenselijk dat de interface configureerbare waarschuwingen en meldingen biedt, zodat gebruikers op de hoogte kunnen worden gesteld van belangrijke gebeurtenissen of afwijkingen in de processen. Dit kan bijdragen aan een proactief beheer van de bedrijfsprocessen. Dit benadrukt de noodzaak van gebruiksgemak, visualisatie, monitoring, aanpasbaarheid en integratiemogelijkheden in de grafische beheerinterface van de ESM-applicatie.  Daarnaast is het van belang dat stamtabellen, waarvoor soms andere systemen de bron zijn, makkelijk onderhouden en gesynchroniseerd kunnen worden. Binnen de ESM-oplossing zullen er bepaalde (stam)tabellen zijn waaruit gebruikers en behandelaars handmatig of geautomatiseerd keuzes maken. Denk hierbij bijvoorbeeld enerzijds aan afdelingsnummers, kostenplaatsen of projectnummers, en anderzijds aan prijslijsten voor catering of IT diensten. Deze gegevens hebben veelal een beperkte geldigheid (van/tot datums). De bronsystemen voor deze gegevens zijn andere systemen dan de ESM-oplossing. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 (vier) A4 (enkelzijdig) gebruiken. poi-exa 30 price Subgunningscriterium Prijs Inschrijvers dienen het bijgevoegde Format Prijzenblad volledig in te vullen en in TenderNed te uploaden als .xls(x)- en .pdf-bestand. Het niet volledig invullen of wijzigen van het Format Prijzenblad leidt tot uitsluiting van de Inschrijving, wanneer een geboden herstel geen eenvoudige precisering betreft maar een wijziging van de inschrijving. Het is enkel toegestaan positieve bedragen in te vullen. De prijsopgave dient in Euro’s (€) (op 2 decimalen) en exclusief BTW te geschieden. Het Format Prijzenblad is een Excel-bestand dat bestaat uit meerdere tabbladen. Inschrijver dient de gele velden in de drie tabbladen met een gele tab in te vullen én het oranje tabblad Optionele modules:  Migratie & Eenmalig Hierin vult Inschrijver diens prijzen voor de 8 genoemde eenmalige kostenposten in. Elk van deze kostenposten is gemaximeerd op een bedrag zoals aangegeven. Indien Inschrijver hogere bedragen in rekening wenst te brengen kan daarover een vraag aan Aanbestedende dienst gesteld worden gedurende de periode voor het stellen van vragen. Het meerdere kan Inschrijver verwerken in diens jaarprijzen voor operationele kosten. Ten aanzien van het gunningsmodel werken deze prijzen voor eenmalige kosten als volgt uit: Het subtotaal dat ontstaat in de oranje cel C12 wordt meegerekend in de Fictieve Prijs op het tabblad “Voorblad”.  Operationele kosten Hierin vult Inschrijver diens jaartarieven in voor gebruik en onderhoud van de applicatie en integraties in. Tevens dienen er prijzen per jaar ingevuld te worden per eindgebruiker en per behandelaar meer of minder. Deze meer/minder-prijzen mogen wel nul zijn. De meerprijs en de minderprijs zijn gelijk aan elkaar. Ten aanzien van het gunningsmodel werken deze jaartarieven als volgt uit: Volgens het in dit tabblad opgenomen meerjarig rekenmodel wordt een subtotaal berekend. Dit subtotaal dat ontstaat in de oranje cel N13 wordt meegerekend in de Fictieve Prijs op het tabblad “Voorblad”.  Uurtarieven Hierin vult Inschrijver diens uurtarieven in voor de 5 onderscheiden rollen. Deze tarieven zullen van toepassing zijn voor meerwerk werkzaamheden die niet in elders al inbegrepen zijn. Ten aanzien van het gunningsmodel werken deze tarieven als volgt uit: Op basis de aangegeven gewichten per rol wordt een gewogen tarief bepaald (“Mix van uurtarieven”). Dit gewogen tarief wordt met het aantal van 1624 uur vermenigvuldigd. Het subtotaal dat ontstaat in de oranje cel A12 wordt meegerekend in de Fictieve Prijs op het tabblad “Voorblad”.  Optionele modules Aanvullend vult Inschrijver de gele cellen in tabblad Optionele modules in met de bijbehorende witte cellen voor tekstuele toelichting. Hieronder dienen in elk geval te vallen de diensten zoals omschreven onder par. 2.8a en 2.8d: uitrol van toekomstige applicatie functies, integratiemodules, rapportage en communicatiemogelijkheden; en inrichting van toekomstige benodigde koppelingen met bestaande en/of nieuwe systemen bijvoorbeeld een nieuwe Identity Access Management omgeving, Business Intelligence systemen, Enterprise Service Bus, Gebouwbeheer systemen, Kentekenregistratie systemen, CRM oplossingen etc. Verder vult Inschrijver hier de extra modules in die niet in de aanbieding en prijsstelling zijn meegenomen. Behoudens bovengenoemde prijzen kunnen door Inschrijver geen andere kosten in rekening worden gebracht. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de Aanbestedingsstukken zijn prijzen all-in en exclusief BTW. Indexering van aangeboden prijzen is wel mogelijk conform het bepaalde in de Overeenkomst. Na het invullen van de prijzen in de tabbladen met de gele tabs, ontstaat in het tabblad “Voorblad” in cel C23 de berekening van de totale ‘fictieve prijs’ welke meegenomen wordt als subgunningscriterium Prijs bij het bepalen van de ‘vergelijkingsprijs’, zie par. 5.1. Gunning vindt plaats aan de Inschrijver met de Inschrijving die de laagste ‘vergelijkingsprijs’ heeft verkregen. ORG-0001 ORG-0001 TPO-0002 TPO-0001 true false none none 1 Enterprise service management tooling De opdracht betreft leveren en implementeren, van een ESM-oplossing (in de vorm van een Software As A Service oplossing) als toegang tot het digitale loket en ter ondersteuning en vervanging van de bestaande ITSM en FMIS-processen en applicaties (Assyst en Planon), en geschikt voor uitbreiding naar de overige service management processen van andere teams van Bedrijfsvoering (BDV) en mogelijk daarbuiten, volgens de Europese Openbare aanbestedingsprocedure. Zie verder par. 2.5 van de leidraad. De financiële omvang van de Opdracht inclusief alle opties en verlengingen is door de Aanbestedende dienst ingeschat tussen circa 1,2 en 1,8 miljoen euro. De hierboven genoemde omvang is slechts bedoeld als indicatie, Opdrachtnemer kan hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW en zonder correctie voor inflatie gedurende de looptijd. services env-imp Zie par. 2.11 van de leidraad. inn-pur Zie paragraaf 2.13 van de leidraad. soc-obj Zie par. 2.12 van de leidraad. 72000000 Utrecht anyw-cou NLD 2025-06-02+02:00 2029-06-01+02:00 Er is sprake van een dienstverleningsovereenkomst met een initiële looptijd van 48 maanden. Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de Opdracht 4 maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van respectievelijk 24, 24, 12 en 12 maanden. Optioneel binnen de Opdracht zijn de volgende elementen: a) Uitrol van toekomstige applicatie functies, integratiemodules, rapportage en communicatiemogelijkheden; b) Consultancy en projectmanagement diensten t.b.v. nazorg en operationele ondersteuning; c) Consultancy en projectmanagement diensten t.b.v. verdere inrichtingsopdrachten bij overige bedrijfsonderdelen van de Aanbestedende dienst; d) Inrichting van toekomstige benodigde koppelingen met bestaande en/of nieuwe systemen bijvoorbeeld een nieuwe Identity Access Management omgeving, Business Intelligence systemen, Enterprise Service Bus, Gebouwbeheer systemen, Kentekenregistratie systemen, CRM oplossingen etc.; e) Uitbreiding van de gebruiksomvang zoals in aantal gebruikers, behandelaars, behandelgroepen en workflows. 4 Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de Opdracht 4 maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van respectievelijk 24, 24, 12 en 12 maanden. 2000-01-01+01:00