1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Helsingin kaupunki
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Helsingin kaupungin henkilöstökassan tietojärjestelmäratkaisu ja siihen liittyvät palvelut
Description: Hankinnan kohteena on henkilöstökassan antolainauksen ja tilipalveluiden järjestelmäratkaisu, joka on markkinoilla oleva vakiintunut ratkaisu, ja joka ei edellytä tarpeetonta kehitystyötä. Ratkaisuun tulee sisältyä vähintään verkkopalvelu asiakkaita varten, raportointi, kirjanpitoaineiston tuottaminen, integraatio mm. kirjanpitojärjestelmään sekä ylläpitopalvelut. Ratkaisu voi koostua useasta komponentista, joiden tulee muodostaa toiminnallisesti yhtenäinen kokonaisuus. Hankintaan sisältyvät teknologia, toteutus, käyttöönotto, jatkuva ohjelmistopalvelu, käyttöoikeudet, tuki, ylläpito, jatkokehitys sekä muut ratkaisun käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut. Prosessinäkökulmasta hankittava ratkaisu käsittää perustietojen hallinnan (esim. asiakastiedot, korkotiedot), henkilöstökassan prosessit (tilien hallinnan, rahan talletukset ja nostot, maksut, lainojen hallinnan, tapahtumien täsmäytyksen kirjanpitoon) raportoinnin ja tulosteet (mm. tiliotteet, todistukset). Järjestelmän tulee tuottaa syöte kirjanpitoaineiston luontia varten ulkoiseen järjestelmään. Syötteen säännöt tulee määritellä järjestelmään. Hankittavan ratkaisun tulee täyttää kunta- ja kirjanpitolain säädökset sekä kuntaliiton suositukset mm. säilytysaikojen ja täsmäysten osalta. Hankinnan tavoitteena on ottaa käyttöön vakaa ja tietoturvallinen SaaS-pohjainen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee henkilöstökassan keskeisiä prosesseja, parantaa asiointia eri palvelukanavissa, automatisoi toimintaa, integroituu keskeisiin kaupungin järjestelmiin sekä täyttää lainsäädännön, tietosuojan ja tietoturvan vaatimukset. Tavoitteena on lisäksi varmistaa palvelun jatkuvuus, hyvä käytettävyys sekä tehokas ylläpito ja jatkokehittäminen siten, että ratkaisussa hyödynnetään mahdollisimman laajasti valmiita toiminnallisuuksia. Toimitus- ja käyttöönottoprojektin arvioidaan käynnistyvän vuonna 2026. Nykyisellä järjestelmällä arvioidaan toimittavan vuoden 2027 loppuun saakka, ja uuden järjestelmän tavoitekäyttöönotto on viimeistään 1.1.2028. Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka kunnes käyttöönottohetkestä on kulunut kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin. Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Helsingin kaupunki ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.
Procedure identifier: 23b5115f-4ac5-4c9f-84c3-f05efc97513b
Internal identifier: H043-26 / HEL 2026-011734
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: Tässä hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjoajien tulee toimittaa tarjoukset määräaikaan mennessä tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien soveltuvuus ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus tarkastetaan tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Tarjousten vertailu tehdään tämän tarjouspyynnön vertailuperusteiden mukaisesti. Tarjouspyynnön ehdoissa esitetyt selvitykset ja todistukset pyydetään ennen hankintapäätöksen tekoa tarjoajalta, joka vertailun ja alustavan soveltuvuusarvioinnin perusteella näyttää tulevan valituksi. Hankintapäätös muutoksenhakuosoituksineen lähetetään kaikille tarjoajille tiedoksi. Ennen tarjousten toimittamisen määräaikaa on mahdollista esittää tarjouspalvelun kautta kysymyksiä, ja näihin kysymyksiin annetut vastaukset tulee ottaa huomioon tarjousta annettaessa tämän tarjouspyynnön vaatimuksia täsmentävinä vaatimuksina.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Additional nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 48800000 Information systems and servers
Additional classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document, European Single Procurement Document (ESPD)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Helsingin kaupungin henkilöstökassan tietojärjestelmäratkaisu ja siihen liittyvät palvelut
Description: Hankinnan kohteena on henkilöstökassan antolainauksen ja tilipalveluiden järjestelmäratkaisu, joka on markkinoilla oleva vakiintunut ratkaisu, ja joka ei edellytä tarpeetonta kehitystyötä. Ratkaisuun tulee sisältyä vähintään verkkopalvelu asiakkaita varten, raportointi, kirjanpitoaineiston tuottaminen, integraatio mm. kirjanpitojärjestelmään sekä ylläpitopalvelut. Ratkaisu voi koostua useasta komponentista, joiden tulee muodostaa toiminnallisesti yhtenäinen kokonaisuus. Hankintaan sisältyvät teknologia, toteutus, käyttöönotto, jatkuva ohjelmistopalvelu, käyttöoikeudet, tuki, ylläpito, jatkokehitys sekä muut ratkaisun käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut. Prosessinäkökulmasta hankittava ratkaisu käsittää perustietojen hallinnan (esim. asiakastiedot, korkotiedot), henkilöstökassan prosessit (tilien hallinnan, rahan talletukset ja nostot, maksut, lainojen hallinnan, tapahtumien täsmäytyksen kirjanpitoon) raportoinnin ja tulosteet (mm. tiliotteet, todistukset). Järjestelmän tulee tuottaa syöte kirjanpitoaineiston luontia varten ulkoiseen järjestelmään. Syötteen säännöt tulee määritellä järjestelmään. Hankittavan ratkaisun tulee täyttää kunta- ja kirjanpitolain säädökset sekä kuntaliiton suositukset mm. säilytysaikojen ja täsmäysten osalta. Hankinnan tavoitteena on ottaa käyttöön vakaa ja tietoturvallinen SaaS-pohjainen järjestelmäkokonaisuus, joka tukee henkilöstökassan keskeisiä prosesseja, parantaa asiointia eri palvelukanavissa, automatisoi toimintaa, integroituu keskeisiin kaupungin järjestelmiin sekä täyttää lainsäädännön, tietosuojan ja tietoturvan vaatimukset. Tavoitteena on lisäksi varmistaa palvelun jatkuvuus, hyvä käytettävyys sekä tehokas ylläpito ja jatkokehittäminen siten, että ratkaisussa hyödynnetään mahdollisimman laajasti valmiita toiminnallisuuksia. Toimitus- ja käyttöönottoprojektin arvioidaan käynnistyvän vuonna 2026. Nykyisellä järjestelmällä arvioidaan toimittavan vuoden 2027 loppuun saakka, ja uuden järjestelmän tavoitekäyttöönotto on viimeistään 1.1.2028. Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka kunnes käyttöönottohetkestä on kulunut kaksi (2) vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin. Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Helsingin kaupunki ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.
Internal identifier: H043-26 / HEL 2026-011734
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Additional nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 48800000 Information systems and servers
Additional classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 48 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
5.1.7.
Strategic procurement
Social objective promoted: Human rights due diligence in global supply chains, Fair working conditions
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document, European Single Procurement Document (ESPD)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Vertailuhinta
Description: Kaikkien tuotteiden yhteenlaskettu hinta.
Category of award fixed criterion: Fixed value (total)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: Finnish
Deadline for requesting additional information: 19/08/2026 10:00:00 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Finnish
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 11/09/2026 09:00:00 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Duration during which the tender must remain valid: 9 Months
Information about public opening:
Opening date: 11/09/2026 09:05:00 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Place: Suomi
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Markkinaoikeus
Information about review deadlines: Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (jäljempänä hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi (jäljempänä valitus markkinaoikeudelle). Muutoksenhakumenettelyjen määräajat ovat hankintalain mukaiset. HANKINTAOIKAISU Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. VALITUS MARKKINAOIKEUDELLE Valitus markkinaoikeudelle on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Helsingin kaupunki
Organisation providing offline access to the procurement documents: Helsingin kaupunki
Organisation providing more information on the review procedures: Helsingin kaupunki
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Markkinaoikeus
Registration number: 3006157-6
Postal address: Radanrakentajantie 5
Town: Helsinki
Postcode: 00520
Country subdivision (NUTS): Helsinki-Uusimaa (FI1B1)
Country: Finland
Telephone: +358 295643300
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0002
Official name: Helsingin kaupunki
Registration number: 0201256-6
Department: Kaupunginkanslia
Postal address: PL 1
Town: Helsingin kaupunki
Postcode: 00099
Country subdivision (NUTS): Helsinki-Uusimaa (FI1B1)
Country: Finland
Contact point: Hankinnat ja kilpailuttaminen, ICT-kategoria
Telephone: +358 93101691
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation providing offline access to the procurement documents
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Hansel Oy (Hilma)
Registration number: FI09880841
Postal address: Mannerheiminaukio 1a
Town: Helsinki
Postcode: 00100
Country subdivision (NUTS): Helsinki-Uusimaa (FI1B1)
Country: Finland
Contact point: eSender
Telephone: 029 55 636 30
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: be4ad15e-3337-4151-a39a-cfceaca72d84 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 16/07/2026 11:01:25 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Notice dispatch date (eSender): 16/07/2026 11:01:26 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Languages in which this notice is officially available: Finnish
Notice publication number: 494119-2026
OJ S issue number: 136/2026
Publication date: 17/07/2026