1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Osnabrück - FD Öffentliche Aufträge
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Fachanwendung für Einsatz-, Tourenplanung und Auftragsmanagement in der Stadtreinigung einschließlich Winterdienst beim Osnabrücker Servicebetrieb
Description: Bereitstellung, Implementierung, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung einer Fachanwendung zur Unterstützung der operativen und dispositiven Prozesse der Stadtreinigung einschließlich Winterdienst beim Osnabrücker Servicebetrieb als Eigenbetrieb der Stadt Osnabrück. Gegenstand der Beschaffung ist insbesondere eine digitale Lösung für Einsatz- und Ressourcenplanung, Personal- und Fahrzeugdisposition, Auftragsmanagement, Tourenplanung, mobile Leistungserfassung, Dokumentation, Auswertung sowie die Bereitstellung von Schnittstellen zu angrenzenden Systemlandschaften. Die Anwendung soll die derzeit teilweise papiergebundenen und dezentralen Prozesse in eine integrierte digitale Arbeitsumgebung überführen und perspektivisch um weitere operative Einsatzbereiche erweiterbar sein.
Procedure identifier: 228ebc4e-43a6-45d0-93ef-875ae09b054e
Internal identifier: 2026-VgV-70/2-001
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
2.1.2.
Place of performance
Town: Osnabrück
Country subdivision (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXTBYY6YT1WH9FL0# Fragen oder Hinweise der Bieter zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren sind im Vergabeportal bis zum 06.08.2026 zu stellen. Bitte nur diesen Kommunikationsweg nutzen! Auskunftsersuchen, die nicht bis zu o.g. Termin vorliegen, werden nicht beantwortet.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Ausschlussgründe nach § 42 VgV i.V.m. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, 19 Mindestlohngesetz, 21 Arbeitnehmerentsendegesetz, 98c Aufenthaltsgesetz, 21 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, 22 Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz, 4 und 8 NTVergG werden dem nationalen Recht entsprechend geprüft.
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Fachanwendung für Einsatz-, Tourenplanung und Auftragsmanagement in der Stadtreinigung einschließlich Winterdienst beim Osnabrücker Servicebetrieb
Description: Die zu beschaffende Fachanwendung muss mindestens folgende Funktionsbereiche unterstützen: - Stamm- & Grunddaten- und Objektverwaltung - Einsatz- und Ressourcenplanung - Personal-, Fahrzeug- und Kolonnendisposition - Auftragsmanagement und Vorgangsbearbeitung - Tourenplanung, GIS, Routing und Navigation - Mobile Leistungserfassung und digitaler Tagesbericht - Dokumentation und Rückmeldemanagement inkl. Nachbearbeitung - Auswertung, Controlling und Leistungsnachweise - Schnittstellen zu ERP-, Abrechnungs- oder Drittsystemen - Winterdienstplanung und -dokumentation Die Leistung umfasst ferner die Datenmigration, Konfiguration, Implementierung, Schulung, Produktivsetzung, Wartung, Support sowie die Bereitstellung von Updates und Weiterentwicklungen gemäß Leistungsbeschreibung.
Internal identifier: 2026-VgV-70/2-001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
5.1.2.
Place of performance
Town: Osnabrück
Country subdivision (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2028
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:freelance#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Betriebshaftpflichtversicherung (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme und der festgelegten Vertragsdauer (Aktualität nicht älter als 1 Jahr zum Submissionszeitpunkt)
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unternehmensstruktur (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mit dem Teilnahmeantrag ist eine eigene Darstellung, Broschüre o. Ä. beizufügen, aus welcher Angaben zum Unternehmen, zur Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit) sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung hervorgehen.
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Registereintrag (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mit dem Teilnahmeantrag ist ein aktueller Auszug aus dem Berufs? oder Handelsregister nach Maßgabe des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist, beizufügen.
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025). (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): In dem beigefügten Vordruck für den Teilnahmeantrag sind die entsprechenden Erklärungen enthalten. Bei Bietergemeinschaften/ Arbeitsgemeinschaften ist der Gesamtumsatz für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/ Arbeitsgemeinschaft einzeln und für die Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft insgesamt darzustellen.
Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung über den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): In dem beigefügten Vordruck für den Teilnahmeantrag sind die entsprechenden Erklärungen enthalten. Bei Bietergemeinschaften/ Arbeitsgemeinschaften ist der Gesamtumsatz für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft/ Arbeitsgemeinschaft einzeln und für die Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft insgesamt darzustellen.
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Referenzen zur Fachanwendung für kommunale Betriebs-, Stadtreinigungs-, Winterdienst oder vergleichbare operative Einsatzprozesse. (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe von mindestens fünf bis zu sechszehn Referenzkunden aus den letzten fünf Jahren über die Einführung, Bereitstellung oder den Betrieb einer Fachanwendung für kommunale Betriebs-, Stadtreinigungs-, Winterdienst oder vergleichbare operative Einsatzprozesse. Weniger als fünf Referenzkunden in den letzten fünf Jahren führen zum Ausschluss vom Wettbewerb.
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Fachliche Referenzen zur ausgeschriebenen Lösung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Für die nachfolgend genannten Themen ist mindestens bei 7 von den 10 benannten Themen jeweils mindestens ein Referenzkunde zu belegen: - Stamm- & Grunddaten- und Objektverwaltung - Einsatz- und Ressourcenplanung - Personal-, Fahrzeug- und Kolonnendisposition - Auftragsmanagement und Vorgangsbearbeitung - Tourenplanung, GIS, Routing und Navigation - Mobile Leistungserfassung und digitaler Tagesbericht - Dokumentation und Rückmeldemanagement inkl. Nachbearbeitung - Auswertung, Controlling und Leistungsnachweise - Schnittstellen zu ERP-, Abrechnungs- oder Drittsystemen - Winterdienstplanung und -dokumentation
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Fachliche Referenzen /Referenzthemen - Der OSB beabsichtigt, die bestplatzierten drei bis fünf geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Voraussetzung ist, dass die formale Eignung erfüllt ist, keine Ausschlussgründe vorliegen und mindestens 7 von 10 Referenzthemen durch geeignete produktive Referenzen aus den letzten fünf Jahren nachgewiesen werden. Sofern mehr geeignete Bewerber vorhanden sind, als zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, erfolgt die abschließende Auswahl anhand folgender Kriterien: - fachliche Referenzen / Referenzthemen maximal 60 Punkte, - kommunale Erfahrung - Projektteam maximal 20 Punkte und maximal 20 Punkte - = insgesamt Erläuterung der Punktevergabe maximal 100 Punkte. Die fachlichen Referenzen der Bewerber werden anhand von 10 Referenzthemen bewertet. Je Thema werden 0 Punkte vergeben, wenn kein produktiver Referenzkunde* nachgewiesen wird, 3 Punkte bei einem produktiven Referenzkunden und 6 Punkte bei zwei oder mehr produktiven Referenzkunden je Referenzthema. Die spezifischen Referenzthemen sind dem Antragsformular zu entnehmen. * Als produktive Referenz gilt ausschließlich ein Auftrag, bei dem die angebotene Fachanwendung bereits im Echtbetrieb eingesetzt wird. Pilotprojekte, Testinstallationen oder noch nicht produktiv genutzte Implementierungen werden nicht berücksichtigt.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 600,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Kommunale Erfahrung - Bei der kommunalen Erfahrung werden 20 Punkte bei 15 oder mehr kommunalen Referenzkunden**, 15 Punkte bei 10 bis 14 kommunalen Kunden, 10 Punkte bei 5 bis 9 kommunalen Kunden, 5 Punkte bei 3 bis 4 kommunalen Kunden und 0 Punkte bei weniger als 3 kommunalen Referenzkunden vergeben. ** Als kommunale Referenzkunden gelten Gemeinden, Städte, Landkreise, kommunale Eigenbetriebe, kommunale Anstalten des öffentlichen Rechts sowie kommunale Zweckverbände.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Projektteam - Beim Projektteam werden die Erfahrung der vorgesehenen Projektleitung und der vorgesehenen Fachberatung in vergleichbaren erfolgreich abgeschlossenen Einführungsprojekten einer angebotenen Fachanwendung bewertet. Je fachlichem Part gilt folgendes bei der Betreuung: Bei der Betreuung werden 10 Punkte bei 11 oder mehr Maßnahmen/ Projekten, 7 Punkte bei 6 bis 10 Maßnahmen/ Projekten, 5 Punkte bei 3 bis 5 Maßnahmen/ Projekten, 2 Punkt bei 1 bis 2 Maßnahmen/ Projekten und 0 Punkte bei 0 Maßnahmen/ Projekten vergeben. Es werden maximal 20 Punkte vergeben. Es werden ausschließlich Projekte berücksichtigt, bei denen die benannten Personen die angegebenen Funktionen tatsächlich wahrgenommen haben.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 06/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 01/09/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 18/08/2026 08:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Unterlagen zur Prüfung des Angebotes werden nachgefordert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Information about review deadlines: Auf die Frist nach § 160 Abs. 3 Satz1 Nr. 4 GWB, wonach ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden muss, wird hingewiesen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Osnabrück - FD Öffentliche Aufträge
Organisation receiving requests to participate: Stadt Osnabrück - FD Öffentliche Aufträge
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadt Osnabrück - FD Öffentliche Aufträge
Registration number: 034040000000-0-45
Postal address: Luisenstrasse 18, 2. OG
Town: Osnabrück
Postcode: 49074
Country subdivision (NUTS): Osnabrück, Kreisfreie Stadt (DE944)
Country: Germany
Telephone: +49 5413233213
Fax: +49 5413234326
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Registration number: t:04131153308
Postal address: Auf der Hude 2
Town: Lüneburg
Postcode: 21339
Country subdivision (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Country: Germany
Telephone: +49 413115-1334
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: f5333ecd-22b2-412a-a11d-a9cef64b06ad - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 16/07/2026 13:55:56 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 494552-2026
OJ S issue number: 136/2026
Publication date: 17/07/2026