5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/10/2026
Duration end date: 30/09/2028
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: Das ZDF hat die folgenden Optionen: - Zweimalige Verlängerung der o.g. Vertragslaufzeit um 12 Monate - Einmalige Verlängerung der Vertragslaufzeit um 3 Monate zur Einarbeitung eines neuen Auftragnehmers
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Maßnahmen zur Selbstreinigung gemäß § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. §§ 123 ? 125 GWB Formular "Erklaerung_Nichtvorliegen_Ausschlussgruende"
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister - Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) oder sonstige Bescheinigung oder Erklärung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU, wenn dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunftsstaates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate vor Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung/Aufforderung zur Angebotsabgabe sein.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Darstellung des Bewerbers - Kurze, aussagekräftige Darstellung des Bewerbers nach den Gesichtspunkten Name, Hauptsitz und Niederlassungen, Unternehmenshistorie, organisatorischer Aufbau und Anzahl der Mitarbeiter und ihre Aufteilung in Geschäftsbereiche.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Eigenerklaerung Bezug Russland - Eigenerklärung, dass kein Verstoß gegen das 5. EU-Sanktionspakets - Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 (https://eur-lex.europa.eu/...) des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren ? vorliegt und nicht mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen. Formular "Anlage_2_Eigenerklaerung_Bezug_Russland-0422"
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Bonitätsbescheinigung - Bonitätsbescheinigung* einer Hausbank (nicht älter als 6 Monate)
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen - Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen bezogen auf ihren jeweiligen Leistungsanteil dem Angebot beizufügen. Formular 235 - "Verzeichnis_der_LeistungenKapazitaeten_anderer_Unternehmen-1217" Formular 236 - "Verpflichtungserklaerung_anderer_Unternehmen-1217"
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen - Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft Formular 234 - "Erklaerung_Bieter_Arbeitsgemeinschaft-1217"
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz - Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahre Hinweis: Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern, bei Eignungsleihe sind die Werte getrennt anzugeben, werden für die Wertung addiert.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Eigenerklärung über die Anzahl der Beschäftigten - Eigenerklärung über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter pro Jahr in den letzten 2 Jahren
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Betriebshaftpflichtversicherung - Eigenerklärung des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, dass er dem Auftraggeber unaufgefordert innerhalb einer Frist von 7 Werktagen nachdem der Zuschlag an ihn erteilt wurde schriftlich den Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers vorlegen wird. Versicherungsschutz: 1. in Höhe von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Peronen- und Sachschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen). 2. in Höhe von mindestens 1 Mio. EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Vermögensschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen). 3. dass die Dauer des Versicherungsschutzes für die Vertragslaufzeit aufrecht erhalten wird. 4. dass die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Auftragsverarbeitungsvereinbarung - Unterzeichnung der vom Bieter mittels der Ausfüllhilfe vervollständigten, im Rahmen des Verfahrens veröffentlichten ZDF-AV gem. Artikel 28 DS-GVO
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eignung Wartungsüberleitung (Pflege) - Zu Beginn der Vertragslaufzeit entstehen im Rahmen der Einarbeitung besondere Anforderungen an den Auftragnehmer bezüglich einer reibungslosen Überleitung der bis dahin von einem anderen Dienstleister durchgeführten Arbeiten. Der Bieter soll anhand einer Eigenerklärung darstellen, auf welche Weise er eine effiziente Überleitung der Leistungserbringung im Falle seiner Beauftragung sicherstellem will, so dass er sich schnell und effektiv in die Produktions-Umgebung der beschriebenen Komplexität einarbeiten und die Aufgaben gemäß den aufgeführten Anwendungen in kurzer Zeit erfolgreich übernehmen kann. Folgende Schwerpunktsetzung soll dabei beachtet werden: - Vorgehensmodell der Wissensaufnahme und Erfolgskontrolle; - Definition und Strukturierung von Arbeitspaketen, deren Inhalten, deren logische und zeitliche Abhängigkeiten; - Darstellung, wie die Abarbeitung der zuvor definierten Arbeitspakete nachvollziehbar dokumentiert werden kann; - Planung für die Regelung des Übergangs der Verantwortung für definierte Leistungen inklusive der Protokollierung des Verantwortungsübergangs dieser Leistungen; - Zeit- und Ressourcenplanung je Anwendung bzw. je Kompetenzfeld und Mitarbeiter, Aufwandsschätzung, Mindestanwesenheiten - Anforderungen an den Auftraggeber während der Einarbeitung. Die Darstellung der Eigenerklärung soll jeweils maximal 5 DIN A4 Seiten nicht übersteigen. (Schriftart Arial, Schriftgröße 11pt, Blocksatz, Zeilenabstand 1,5).
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eignung Qualitätssicherung - Der Anbieter wird aufgefordert, in einer Eigenerklärung die dauerhaften Sicherstellung der geforderten Leistung- und Lieferfähigkeit während der gesamten Vertragslaufzeit darzulegen. Folgende Schwerpunkte sollen dabei mindestens berücksichtigt werden: - Entwicklung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des für die Leistungserbringung notwendigen Know-hows bei den verschiedenen Mitarbeitern des Auftragnehmers. - Permanenter Know-how Transfer mit dem Auftraggeber inkl. kontinuierliche Fortschreibung der Dokumentationen Die Darstellung der Eigenerklärung zu 1.1 ? 1.2 soll jeweils maximal 5 DIN A4 Seiten nicht übersteigen. (Schriftart Arial, Schriftgröße 11pt, Blocksatz, Zeilenabstand 1,5).
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Spezifische Eignung des Anbieters - Der Auftragnehmer erbringt die Leistung durch Personal, das entsprechend der nachstehend genannten Eignungskriterien und den vertraglichen Vereinbarungen für die Erbringung der vereinbarten Leistung qualifiziert ist. Jedes Eignungskriterium ist durch eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) des Bieters nachzuweisen. Für Projektreferenzen sind folgende Informationen zu erbringen: - Inhalt des Projektes - Beschreibung der durch den Bieter erbrachten Leistung mit Angaben zu Projektgröße (Personentage insgesamt und Personentage der eigenen Firma), Laufzeit, Anzahl der Projektmitglieder und eingenommener Rolle im jeweiligen Projekt - Zeitraum und Ort der Leistungserbringung - Name und Branche des Kunden/Auftraggebers - fachkundiger Ansprechpartner des Referenzunternehmens mit Kontaktadresse (Mindestangaben: Name der Firma, Name des Ansprechpartners, Firmen-Postanschrift sowie Firmen-Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners). Es ist möglich, dass eine Referenz auch mehrere Eignungskriterien abdeckt.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Allgemeine Angaben - - Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen dem Angebot beizufügen. - Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft In der Eignungsliste ist anzugeben, mit welcher Referenz welche Eignung belegt werden soll; dabei ist sicherzustellen, dass jede Eignung belegt ist. Das ZDF behält sich vor die vorgelegten Referenzen zu überprüfen.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Eignungen / Qualifikationen - Der Bieter muss nachweisen, dass er über langjährige (> 5 Jahre) praktische Berufserfahrung in der IT-Administration, Software-Betreuung und über Kenntnisse im IT-Projektmanagement verfügt.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Softwarepflegeprojekten. - Erfahrung für inhaltliche, technische und organisatorische Konzeption, Planung, Durchführung und Steuerung von Softwarepflegeprojekten. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anforderungsmanagement - Anforderungsmanagement und Übertragung von fachlichen sowie regulatorischen Anforderungen in technische Spezifikationen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Präsentation von Sachverhalten - Präsentation und schriftliche Darstellung von technischen, kaufmännischen, organisatorischen und methodischen Sachverhalten. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Updates und Systemtests - Erfahrung in der Planung, Durchführung und Begleitung von Updates und Systemtests in den jeweiligen technischen und organisatorischen Umgebungen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Zutritts-Kontrollsystem, DormaKaba exos 9300 oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung einse Zutritts-Kontrollsystems, DormaKaba exos 9300 oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Schlüsseldepot-System, Deister proxSafeCommander oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung des eines Schlüsseldepot-Systems, Deister proxSafeCommander oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: IT-Ticket-/Inventarisierungssystem, Matrix42 Workspace Management oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung des eines IT-Ticket-/Inventarisierungssystems oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Facility Management System, Speedikon FM oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung eines Facility Management Systems, Speedikon FM oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Besonderes Behördenpostfach ComVibilia - Erfahrung in der Betreuung eines Besonderen Behördenpostfachs ComVibilia Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Kenntnisse Anforderungsmanagement - Kenntnisse IT-Anforderungsspezifikation (Lastenheft) und der Erstellung von fachlichen IT-Spezifikationen (Pflichtenheft). Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Datenbanken Oracle, MS-SQL - Erfahrung in der Betreuung der Datenbanken Oracle, MS-SQL Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: IT Infrastructure Library (ITIL) und IT-Service Management. - Kenntnisse der IT Infrastructure Library (ITIL) und Grundlagen im IT-Service Management. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: BPMN und UML 2.0. - Erhebung, Analyse, Optimierung und Dokumentation von Geschäftsprozessen mit BPMN und UML 2.0. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Projektmanagement Know-how - Projektmanagement Know-how. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: IT-Werkzeuge Projektmanagement - Einsatz von adäquaten IT-Werkzeugen zum Projektmanagement (MS-Project, -Visio sowie Word- und Excel-Checklisten). Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Methoden des IT-Qualitätsmanagements. - Kenntnisse der Methoden des IT-Qualitätsmanagements. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Kenntnisse Client-Betriebssysteme und Office Produkten - Kenntnisse mit den Client-Betriebssystemen Windows 11 sowie den Office Produkten Microsoft 365. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Prozesse Gebäudemanagement - Kenntnisse der Anforderungen an IT-Prozesse und Abläufe im Bereich Gebäudemanagement und der damit verbundenen Aufgabenstellungen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Prozesse Zutrittsmanagement - Kenntnisse der Anforderungen an IT-Prozesse und Abläufe im Bereich der Zutrittsmanagement und der damit verbundenen Aufgabenstellungen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 19/08/2026 14:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 42 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein, nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Ausschluss des Angebots.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Bei einer Bietergemeinschaft: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Review organisation: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Information about review deadlines: Sollten Sie eine Rüge erheben, die der Auftraggeber zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB). Vorsorglich wird auch auf die Fristen gemäß § 134 Abs. 1 und 2, § 135 Abs. 2 sowie § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB hingewiesen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Zweites Deutsches Fernsehen
Organisation providing more information on the review procedures: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Organisation receiving requests to participate: Zweites Deutsches Fernsehen