1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: KfW Bankengruppe
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a central government authority
Activity of the contracting authority: Economic affairs
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Portfolio Management System
Description: ------------------------------------------------- English version is below -------------------------------------------------- Der Auftragnehmer muss eine Softwarelösung bereitstellen, die die Verwaltung des KfW-Portfolios über den gesamten Investitionslebenszyklus hinweg unterstützt. Die Lösung muss IBOR- und ABOR-Funktionen bereitstellen können. Dazu gehören: •Umfassende Darstellung des Portfolios der KfW, das verschiedene alternative Anlageklassen, mehrstufige Beteiligungsstrukturen und mehrere Währungen umfasst, •Präzise Nachverfolgung von Cashflows und Bewertungen über den gesamten Investitionslebenszyklus, einschließlich z. B. der Erfassung von Capital Calls, des Managements von Commitments, Return of Calls, der Nutzung von Recallables, Distributions, Bewertungen und Anpassungen (HGB und IFRS) sowie Liquidationen für direkte und indirekte Investitionen, •Generierung von Buchungssätzen auf Basis erfasster Cashflows und Bewertungen zur Sicherstellung der Einhaltung von IFRS und HGB-Rechnungslegungsstandards, Die Lösung sollte der Benutzer hinsichtlich der Dateneingabe, der automatischen Berechnungen sowie der Berichterstellungs- und Zusammenarbeitsfunktionen unterstützen. Dazu gehören: •Erleichterung der nahtlosen Dateneingabe über mehrere Kanäle: manuelle Benutzereingabe, Massendatenimport und Integration über Schnittstellen, •Automatische Berechnung von investitionsbezogenen Kennzahlen, Key Performance Indicators (KPIs), Wechselkurseffekten und Gebührenberechnungen für benutzerdefinierte Daten, •Realisierung der Reporting-Anforderungen der KfW mit Funktionen wie Durchschauberechnung, anpassbaren Dashboards und flexiblen Datenausgaben, •Verbesserung der Zusammenarbeit im Team durch Bereitstellung von Funktionen für Aufgabenzuweisungen, Echtzeit-Benachrichtigungen über Updates und anpassbare Workflows. Näheres entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung. --------------------------------------------------- English version ----------------------------------------------------------- The Provider must provide a software solution that supports the management of KfW’s portfolio across the entire investment lifecycle. The solution must be able to provide IBOR and ABOR functionalities. This includes: •Comprehensive depiction of KfW’s portfolio, encompassing diverse alternative asset classes, multi-tiered participation structures, and multiple currencies, •Accurate tracking of cashflows and valuations over the investment lifecycle, including for example the recording of capital calls, management of commitments, return of calls, use of recallable, distributions, valuations and adjustments (HGB & IFRS), and liquidations for both direct and indirect investments, •Generation of journal entries based on recorded cashflows and valuations, ensuring compliance with IFRS and HGB accounting standards, Throughout the solution, the user should be supported with regards to the entry of data, automatic calculations, as well as reporting, and collaboration functionalities. This includes: •Facilitate seamless data entry through multiple channels: manual user input, bulk data imports, and integration via interfaces, •Automatic calculation of investment-related figures, key performance indicators (KPIs), currency exchange rate effects, and fee computations for user defined dates, •Enable KfW’s reporting requirements with features such as look-through capabilities, customizable dashboards, and flexible data outputs, •Enhance team collaboration by providing functionalities for task assignments, real-time notifications of updates, and customizable workflows. Please find further information in the "Terms of Reference".
Procedure identifier: aefa3036-f399-440d-9c61-579030a3ac55
Internal identifier: KfW-2026-0021
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48411000 Investment management software package
2.1.2.
Place of performance
Town: Frankfurt am Main, Bonn, Berlin
Postcode: 60325
Country subdivision (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Country: Germany
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 0,01 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: 1. Um hinreichenden Wettbewerb zu ermöglichen, wird Englisch als "Convenience-Sprache" seitens der KfW neben Deutsch mit angeboten. Der Teilnahmeantrag kann somit in deutscher ODER in englischer Sprache abgeben werden. Bei Widersprüchen zwischen den Vergabeunterlagen haben die deutschen Vergabeunterlagen Vorrang. Die Kommunikation zwischen KfW und Bewerber erfolgt somit auf Deutsch oder auf Englisch. 2. Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich elektronisch in Textform abzugeben. Eine Unterschrift ist hierfür nicht erforderlich. Die elektronische Abgabe erfolgt über das Bieterportal auf unserer Vergabeplattform: https://ausschreibungen.kfw.de. Für die elektronische Abgabe ist eine Registrierung erforderlich. Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, gelangen Sie über die Schaltfläche „Bieterassistent“ zur elektronischen Abgabe und zu Ihrer persönlichen Übersicht. (Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen). 3. Die KfW überprüft die Eignung der Bewerber anhand von Angaben zu den Eignungskriterien. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung bedient, hat zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen, ebenfalls eine Eigenerklärung hierüber abzugeben. / 1. In order to allow sufficient competition, English is offered as a "convenience language" by KfW alongside German. The request to participate can be submitted in German OR English. In the event of contradictions between the procurement documents, the German procurement documents shall take precedence. The communication between KfW and the bidder is therefore in German or English. 2. The request to participate shall be submitted in text form only electronically. A signature is not required for this. The electronic submission takes place via the bidder portal on our procurement platform: https://ausschreibungen.kfw.de. Registration is required for electronic submission. After you have successfully registered, you can use the "Bidder Assistant" button to electronically submit your request to participate and to get your personal overview. (For more information, please refer to the conditions for participation). 3. KfW shall verify the suitability of the candidates on the basis of information on the selection criteria. The candidate, the consortium and any other company which the candidate uses to prove his suitability must also submit a self-declaration to prove that there are no grounds for exclusion under sections 123, 124 GWB.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Gemäß/According to: §§ 123, 124 GWB, §§ 57, 42 Abs. 1 VgV.
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Portfolio Management System
Description: ------------------------------------------------- English version is below -------------------------------------------------- Der Auftragnehmer muss eine Softwarelösung bereitstellen, die die Verwaltung des KfW-Portfolios über den gesamten Investitionslebenszyklus hinweg unterstützt. Die Lösung muss IBOR- und ABOR-Funktionen bereitstellen können. Dazu gehören: •Umfassende Darstellung des Portfolios der KfW, das verschiedene alternative Anlageklassen, mehrstufige Beteiligungsstrukturen und mehrere Währungen umfasst, •Präzise Nachverfolgung von Cashflows und Bewertungen über den gesamten Investitionslebenszyklus, einschließlich z. B. der Erfassung von Capital Calls, des Managements von Commitments, Return of Calls, der Nutzung von Recallables, Distributions, Bewertungen und Anpassungen (HGB und IFRS) sowie Liquidationen für direkte und indirekte Investitionen, •Generierung von Buchungssätzen auf Basis erfasster Cashflows und Bewertungen zur Sicherstellung der Einhaltung von IFRS und HGB-Rechnungslegungsstandards, Die Lösung sollte der Benutzer hinsichtlich der Dateneingabe, der automatischen Berechnungen sowie der Berichterstellungs- und Zusammenarbeitsfunktionen unterstützen. Dazu gehören: •Erleichterung der nahtlosen Dateneingabe über mehrere Kanäle: manuelle Benutzereingabe, Massendatenimport und Integration über Schnittstellen, •Automatische Berechnung von investitionsbezogenen Kennzahlen, Key Performance Indicators (KPIs), Wechselkurseffekten und Gebührenberechnungen für benutzerdefinierte Daten, •Realisierung der Reporting-Anforderungen der KfW mit Funktionen wie Durchschauberechnung, anpassbaren Dashboards und flexiblen Datenausgaben, •Verbesserung der Zusammenarbeit im Team durch Bereitstellung von Funktionen für Aufgabenzuweisungen, Echtzeit-Benachrichtigungen über Updates und anpassbare Workflows. Näheres entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung. --------------------------------------------------- English version ----------------------------------------------------------- The Provider must provide a software solution that supports the management of KfW’s portfolio across the entire investment lifecycle. The solution must be able to provide IBOR and ABOR functionalities. This includes: •Comprehensive depiction of KfW’s portfolio, encompassing diverse alternative asset classes, multi-tiered participation structures, and multiple currencies, •Accurate tracking of cashflows and valuations over the investment lifecycle, including for example the recording of capital calls, management of commitments, return of calls, use of recallable, distributions, valuations and adjustments (HGB & IFRS), and liquidations for both direct and indirect investments, •Generation of journal entries based on recorded cashflows and valuations, ensuring compliance with IFRS and HGB accounting standards, Throughout the solution, the user should be supported with regards to the entry of data, automatic calculations, as well as reporting, and collaboration functionalities. This includes: •Facilitate seamless data entry through multiple channels: manual user input, bulk data imports, and integration via interfaces, •Automatic calculation of investment-related figures, key performance indicators (KPIs), currency exchange rate effects, and fee computations for user defined dates, •Enable KfW’s reporting requirements with features such as look-through capabilities, customizable dashboards, and flexible data outputs, •Enhance team collaboration by providing functionalities for task assignments, real-time notifications of updates, and customizable workflows. Please find further information in the "Terms of Reference".
Internal identifier: 52dce2d2-1b5b-4b7e-a575-2d75bd54a022
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48411000 Investment management software package
Options:
Description of the options: Verlängerung automatisch um jeweils ein Jahr, wenn der Vertrag nicht vom Auftragnehmer mit einer Frist von 18 Monaten oder der KfW mit einer Frist von drei Monaten gekündigt wird. /Automatic extension by one year at a time, unless the contract is terminated by the contractor with 18 months' notice or by KfW with three months' notice.
5.1.2.
Place of performance
Town: Frankfurt am Main, Bonn, Berlin
Postcode: 60325
Country subdivision (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 4 Years
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Request to participate requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Im Rahmen der Auswahlentscheidung im Teilnahmewettbewerb bewertet die KfW Maßnahmen des Umweltmanagements.
Social objective promoted: Fair working conditions
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Average yearly turnover
Criterion: Average yearly manpower
Criterion: References on specified deliveries
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistungsbewertung gemäß Verfahrensbedingungen (informatorische Vergabeunterlagen)./ Performance evaluation in accordance with the conditions for participation (informatory procurement documents).
Description: Leistungsbewertung gemäß Verfahrensbedingungen: Konzept, Kann-Kriterien, Use Cases, ESG-Kriterien /Performance criteria: concept, should criteria, use cases, esg criteria.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Languages in which the procurement documents (or their parts) are unofficially available: English
Deadline for requesting additional information: 31/07/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German, English
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 10/08/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gemäß § 56 VgV. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten/ In accordance with Section 56 of VgV any indications provided by the contracting authority in the procurement documents must be noticed.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen ist./ Precise information on deadline(s) for review procedures: § 160 (3) (4) GWB: a petition for review is inadmissible if more than 15 calendar days have elapsed after receipt of the notification from the client to remedy the complaint.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: KfW Bankengruppe
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer des Bundes
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: KfW Bankengruppe
Registration number: fd94aca1-1b6d-46bf-8af7-a7cf556a74f7
Postal address: Palmengartenstr. 5-9
Town: Frankfurt am Main
Postcode: 60325
Country subdivision (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Country: Germany
Telephone: +49 6974310
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer des Bundes
Registration number: 2018de2d-ad7b-4cc2-b0a6-8baab0edf709
Department: Bundeskartellamt
Postal address: Bundeskanzlerpl. 1
Town: Bonn
Postcode: 53113
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Contact point: Bundeskartellamt
Telephone: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
Notice identifier/version: f2ca4379-1f9f-45f4-bb1d-52f26b3e4b44 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 16/07/2026 16:12:44 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 498376-2026
OJ S issue number: 137/2026
Publication date: 20/07/2026