5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Kruppstraße 64
Town: Essen
Postcode: 45145
Country subdivision (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 31/03/2027
Duration end date: 30/03/2031
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:freelance#,#Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber mindestens 3 (jedoch höchstens 5) geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (e-Procurement bzw. Source-to-Pay nachzuweisen). Das Referenzprojekt muss innerhalb der letzten fünf Jahre durchgeführt worden sein. Laufende Projekte werden berücksichtigt, sofern diese seit mindestens zwölf Monaten produktiv betrieben werden. Verfügt ein Bewerber nicht über mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Die nachfolgend abgefragten Angaben dienen der Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sowie der Auswahl der Bewerber im Teilnahmewettbewerb. • Referenzen im Bereich e-Procurement / Source-to-Pay (S2P) sowie • Erfahrung mit Projekten bei öffentlichen Auftraggebern unter Anwendung vergabe-rechtlicher Rahmenbedingungen. Zum Zwecke der Vergleichbarkeit sind mindestens folgende Angaben zu erbringen: - funktionale Abdeckung des Source-to-Pay-Prozesses • Vergleichbarkeit hinsichtlich Projektgröße und -komplexität • Einsatz in Organisationen vergleichbarer Größenordnung • Integration mit SAP S/4HANA Public Cloud • Integration von On-Premises-Systemen • Tätigkeit für öffentliche Auftraggeber unter Anwendung vergaberechtlicher Rahmenbedingungen Bitte beachten Sie, dass, sofern Ihre Referenz einer Vertraulichkeit unterliegt, auf die Angabe des Auftragswertes verzichtet werden kann. In diesem Fall tragen Sie bei Auftragswert bitte „vertraulich“ ein. Allerdings ist die Angabe des Referenzgebers mit Kontaktinformationen in dem Falle zwingend erforderlich, damit sich der Auftraggeber von der Vergleichbarkeit überzeugen kann. Darüber hinaus muss aus der Beschreibung des inhaltlichen Umfangs des Referenzauftrags zwingend die Vergleichbarkeit zum ausgeschriebenen Gegenstand hergestellt werden.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Der Bewerber hat seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit darzustellen. Die Angaben dienen der Bewertung der wirtschaftlichen Stabilität und Entwicklung des Unternehmens im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs. Darüber hinaus ist eine kurze Erläuterung (max. 1 DIN-A4-Seite) zur wirtschaftlichen Situation des Unternehmens beizufügen. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen: • Entwicklung des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren • wesentliche wirtschaftliche Kennzahlen und Entwicklungen • allgemeine wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens ggf. besondere Umstände mit Einfluss auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise (z. B. Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte oder Bestätigungen des Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters) anzufordern. Die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt gemäß den Bewerbungsbedingungen zum Teilnahmewettbewerb.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Es wird bestätigt, dass im Unternehmen im letzten Geschäftsjahr mehr als 49 fest angestellte Beschäftigte im bzw. für das Geschäftsfeld, welches Gegenstand dieser Ausschreibung ist, tätig waren (Mindestanforderung an die Eignung). Mitglieder der Geschäftsführung oder des Vorstands sowie disziplinarische Führungskräfte zählen nicht zu den fest angestellten Beschäftigten. Stichtag ist der letzte Kalendertag im letzten Geschäftsjahr. Es wird zudem bestätigt, dass eine durchgängige, vollwertige Urlaubs- und Krankheitsvertretung für den Betrieb und Support (für den Auftraggeber) gewährleistet ist. Im Fall der Bewerbung einer Bewerbergemeinschaft oder einer Eignungsleihe wird bestätigt, dass in den zusammen anbietenden Unternehmen im letzten Geschäftsjahr insgesamt (also die Summe) mehr als 49 festangestellte Mitarbeiter waren (Mindestanforderung an die Eignung).
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Der Nachweis (Registerauszug) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrages nicht älter sein als 6 Monate.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Erklärung über eine aktuelle, branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000,- € pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer angemessenen Deckung von Vermögensschäden einschließlich Haftpflichtansprüche für Datenschutzverstöße oder Datenverlust verfüge(n), und, einen aktuellen Nachweis der bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung in dem vorbeschriebenen Sinne beigefügt haben (Kopie genügt). Sofern ein aktueller Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung den Versicherungsschutz für Haftpflichtansprüche wegen Datenschutzverstößen oder Datenverlust nicht explizit ausgewiesen werden kann, erkläre/n ich/wir hiermit, dass dieser Versicherungsschutz von meiner/unserer Betriebshaftpflichtversicherung im geforderten Umfang abgedeckt ist. Das Bedingungswerk reiche/n ich/wir auf Nachfrage nach. Alternativ: Im Fall der Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung bei einem europäischen Versicherungsinstitut mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000,- € pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer angemessenen Deckung von Vermögensschäden, einschließlich Haftpflichtansprüche für Datenschutzverstöße oder Datenverlust unverzüglich abzuschließen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Beschreibung eines eigenen internen Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001, ISO 27001, ITIL oder vergleichbar). Sofern ein Zertifikat vorhanden ist, genügt die Beifügung einer Kopie des Zertifikates. Bitte verweisen Sie in diesem Fall nachfolgend auf die entsprechende Anlage in Ihrem Angebot. Falls kein Zertifikat vorhanden ist, muss aus der u.a. Beschreibung das Qualitätsmanagement sowie die Vergleichbarkeit des vorhandenen Qualitätsmanagements zu einem mittels Zertifikat nach den o.g. Normen nachgewiesenen Qualitätsmanagements deutlich werden.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: BSI C5-Testat, Typ I BSI C5-Testat, Typ I oder eine gleichwertige Bescheinigung von einem Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaaten. (Mindestanforderung) Der Nachweis hat durch Vorlage eines gültigen BSI C5-Testat, Typ I oder einer gleich wertigen Bescheinigung von Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaaten zu erfolgen (maßgeblicher Zeitpunkt: Ablauf der Teilnahmefrist). Bei Vorlage eines nach BSI C5-Testat, Typ I gleichwertigen Testats ist der Bewerber für die Gleichwertigkeit darlegungs- und beweispflichtig. Zur Darlegung der Gleichwertigkeit hat der Bewerber eine vergleichende Beschreibung der Anforderungen für die Erteilung der Bescheinigungen von Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaat beizufügen. Hinweis: Die Vorlage einer nicht beglaubigten Kopie ist für den Nachweis des Testats ausreichend.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: 40%
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Quality
Name: Qualität
Description: 60%
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 02/09/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 17/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Keine weiteren Bedingungen
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Not allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Information about review deadlines: Die Bieter haben etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: BITMARCK
Organisation providing offline access to the procurement documents: BITMARCK