2025-07-31+02:0000:00:00+02:0016http://www.zas.be/ORG-0001Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS) vzwKempenstraat 100Antwerpen2030BE211BEL0862382656Stijn Van EesterSenior Aankoper+32 34441244stijn.vaneester@zas.beORG-0002Rechtbank van Eerste Aanleg van het Gerechtelijk Arrondissement AntwerpenBolivarplaats 20Antwerpen2000BE211BEL0308357753+32 32578011orb.antwerpen.griffie@just.fgov.beORG-00033P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0004FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.be00511231-2025148/20252025-08-05+02:002.3eforms-sdk-1.134846dfbb-1106-42ba-8728-bcdf226b5a6853719a6b-d121-4d2e-a15d-35e764e2c68c2025-07-31+02:0000:00:00+02:00012025-08-05+02:0032014L0024cn-standardNLDbody-plhealthORG-0001ted-esenORG-0004serv-provORG-0003epo-procurement-documentneg-w-callfalsePPP0GN-2684/5660/2025-2684Aankoop, indienststelling, onderhoud en support van kwaliteits- en risicomanagement softwareDeze opdracht betreft het afsluiten van een raamovereenkomst met één leverancier voor de levering, implementatie, ondersteuning en verdere ontwikkeling van een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) binnen Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS). ZAS is een fusieorganisatie die bestaat uit meerdere ziekenhuiscampussen en ondersteunende diensten, met een complexe en grootschalige zorgstructuur. Binnen deze context is er nood aan een geïntegreerd digitaal platform dat de kwaliteitswerking op een uniforme, efficiënte en transparante manier ondersteunt, over de volledige organisatie heen. Doel van de opdracht Het beoogde KMS moet ZAS in staat stellen om: - de kwaliteit van zorg systematisch te monitoren en verbeteren - kwaliteitstools op een geïntegreerde wijze aan te bieden - te voldoen aan interne en externe kwaliteitsnormen (zoals accreditaties) - geïntegreerd risicobeheer mogelijk te maken - medewerkers actief te betrekken bij kwaliteitsprocessen - patiënt- en medewerkerstevredenheid te verhogen Functionele scope De oplossing moet minimaal ondersteuning bieden voor de volgende domeinen: - Proces- en documentbeheer: versiebeheer, goedkeuringsflows, toegangsbeheer, archivering - Meldsysteem: registratie en opvolging van (patiëntveiligheids- en medewerkers)incidenten, klachten, verbetervoorstellen - Auditbeheer: planning, uitvoering, opvolging van interne en externe audits - Risicobeheer: identificatie, beoordeling, opvolging en mitigatie van risico’s - Compliance en certificatie ondersteuning: instellen en opvolgen van normenkaders - Rapportering en dashboards: real-time inzichten op team-, dienst- en organisatieniveau - Integraties: met bestaande systemen zoals organisatiestructuur, BI-tools… Aard van de opdracht De opdracht omvat: - De initiële levering, installatie en configuratie van het systeem - De migratie van actieve en historische data - De begeleiding van de implementatie (inclusief opleiding en change management) - De hosting en technische ondersteuning (cloud of on-premise) - Het onderhoud en de doorontwikkeling van het systeem gedurende de looptijd van het contract Verwachtingen ten aanzien van de leverancier De aanbestedende overheid, Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS), wenst een duurzame samenwerking aan te gaan met een leverancier die: - aantoonbare ervaring heeft met KMS-implementaties in de zorgsector - een schaalbare en toekomstgerichte oplossing aanbiedt - in staat is om ZAS te begeleiden bij de implementatie van de tool voor kwaliteitsbeheer supplies1750000.0048000000BE211BELBE211BELLOT-0001not-allowedno-eu-fundsnot-requfalseDOC 01non-restricted-documentNLDhttps://cloud.3p.eu/Downloads/1/2684/GN/2025nonefalseepo-procurement-documentnot-allowedrequirednofalsetruepoi-exa1costDe criteria worden in het bestek opgegevenDe criteria worden in het bestek opgegevenORG-0001https://www.publicprocurement.beORG-0001Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Rechtbank van Eerste Aanleg van het Gerechtelijk Arrondissement AntwerpenORG-0002ORG-0002NLDfalsefalserequiredfalsetrue2025-09-08+02:0012:00:00+02:00false3false196 maanden met de optie om 2 maal te verlengen met 12 maanden, de optie om te verlengen kan enkel door ZAS gelicht worden. De aanbestedende overheid, Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS), wenst voor deze opdracht een looptijd van acht (8) jaar te voorzien, wat afwijkt van de standaardduur van vier jaar zoals doorgaans aanbevolen in het kader van overheidsopdrachten. Deze afwijking is echter gerechtvaardigd op basis van de volgende overwegingen: 1. Complexiteit en impact van de implementatie • De implementatie van een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) binnen een ziekenhuisorganisatie van de schaal en complexiteit van ZAS vereist aanzienlijke inspanningen op het vlak van: - procesanalyse en -harmonisatie, - datamigratie, - opleiding van personeel, - integratie met andere systemen (zoals organogram, …). - een gefaseerde aanpak is noodzakelijk om de implementatie kwalitatief en duurzaam te realiseren. 2. Hoge implementatie- en veranderingskosten • De kosten verbonden aan de initiële implementatie van een KMS zijn substantieel. Een langere looptijd laat toe deze kosten te spreiden over een voldoende lange gebruiksperiode, wat leidt tot een betere kosten-batenverhouding en vermijdt dat ZAS binnen korte termijn opnieuw een gelijkaardige investering moet doen. 3. Nood aan stabiliteit en continuïteit • Een KMS is een strategisch instrument dat diep verweven raakt met de werking van de organisatie. Regelmatige systeemwissels zouden leiden tot verlies van opgebouwde kennis, herhaalde opleidingsnoden en risico op discontinuïteit in kwaliteitsborging. 4. Marktpraktijk en leveranciersmodel • Leveranciers van KMS-oplossingen hanteren doorgaans een model waarbij de meerwaarde pas ten volle gerealiseerd wordt na enkele jaren gebruik. Een looptijd van 8 jaar sluit aan bij de gebruikelijke contractduur in de markt en laat toe om gunstigere voorwaarden te onderhandelen op lange termijnnonefa-wo-rc2025-2684 1_1Aankoop, indienststelling, onderhoud en support van kwaliteits- en risicomanagement softwareDeze opdracht betreft het afsluiten van een raamovereenkomst met één leverancier voor de levering, implementatie, ondersteuning en verdere ontwikkeling van een Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) binnen Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS). ZAS is een fusieorganisatie die bestaat uit meerdere ziekenhuiscampussen en ondersteunende diensten, met een complexe en grootschalige zorgstructuur. Binnen deze context is er nood aan een geïntegreerd digitaal platform dat de kwaliteitswerking op een uniforme, efficiënte en transparante manier ondersteunt, over de volledige organisatie heen. Doel van de opdracht Het beoogde KMS moet ZAS in staat stellen om: - de kwaliteit van zorg systematisch te monitoren en verbeteren - kwaliteitstools op een geïntegreerde wijze aan te bieden - te voldoen aan interne en externe kwaliteitsnormen (zoals accreditaties) - geïntegreerd risicobeheer mogelijk te maken - medewerkers actief te betrekken bij kwaliteitsprocessen - patiënt- en medewerkerstevredenheid te verhogen Functionele scope De oplossing moet minimaal ondersteuning bieden voor de volgende domeinen: - Proces- en documentbeheer: versiebeheer, goedkeuringsflows, toegangsbeheer, archivering - Meldsysteem: registratie en opvolging van (patiëntveiligheids- en medewerkers)incidenten, klachten, verbetervoorstellen - Auditbeheer: planning, uitvoering, opvolging van interne en externe audits - Risicobeheer: identificatie, beoordeling, opvolging en mitigatie van risico’s - Compliance en certificatie ondersteuning: instellen en opvolgen van normenkaders - Rapportering en dashboards: real-time inzichten op team-, dienst- en organisatieniveau - Integraties: met bestaande systemen zoals organisatiestructuur, BI-tools… Aard van de opdracht De opdracht omvat: - De initiële levering, installatie en configuratie van het systeem - De migratie van actieve en historische data - De begeleiding van de implementatie (inclusief opleiding en change management) - De hosting en technische ondersteuning (cloud of on-premise) - Het onderhoud en de doorontwikkeling van het systeem gedurende de looptijd van het contract Verwachtingen ten aanzien van de leverancier De aanbestedende overheid, Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS), wenst een duurzame samenwerking aan te gaan met een leverancier die: - aantoonbare ervaring heeft met KMS-implementaties in de zorgsector - een schaalbare en toekomstgerichte oplossing aanbiedt - in staat is om ZAS te begeleiden bij de implementatie van de tool voor kwaliteitsbeheer supplies1750000.0048000000Ziekenhuis aan de Stroom (ZAS) vzwKempenstraat 100Antwerpen2030BE211BEL96