514465-2026 - Competition
Germany – IT services: consulting, software development, Internet and support – Beschaffung und Integration eines mandantenfähigen KI-Stacks
OJ S 141/2026 24/07/2026
Contract or concession notice – standard regime
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Gütersloh
Email: ZentraleVergabestelle@guetersloh.de
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Beschaffung und Integration eines mandantenfähigen KI-Stacks
Description: Beschaffung und Integration eines mandantenfähigen KI-Stacks
Procedure identifier: 7c719aff-1095-476a-a988-846cf1d4ef0f
Internal identifier: SGT26-16-01
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72230000 Custom software development services, 72262000 Software development services, 72263000 Software implementation services, 72310000 Data-processing services, 72514000 Computer facilities management services
2.1.2.
Place of performance
Town: Gütersloh
Country subdivision (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXVHY6HYTT9DHZ39# 1. Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind folgende Eigenerklärungen einzureichen: - Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz; - Eigenerklärung zum Russland-Sanktionspaket nach Art. 5k VO (EU) Nr. 833/2014. Formulare für diese Eigenerklärungen sind als Vergabeunterlagen abrufbar. 2. Rückfragen werden nur über das Vergabeportal beantwortet. Nur dort registrierte und für das Verfahren freigeschaltete Unternehmen werden über neue Bieterinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung und Freischaltung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten bzw. nicht für das Verfahren freigeschalteten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterinformationen abzurufen.
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 3
Terms of contract: 
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 3
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: 
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Money laundering or terrorist financing: 
Fraud: 
Corruption: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Business activities are suspended: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
Grave professional misconduct: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Backend / KI-Plattform
Description: Los 1 "Backend / KI-Plattform" umfasst die Bereitstellung des zentralen AI Harness als Backend des KI-Stacks. Der AI Harness bildet die zentrale Ausführungs-, Integrations- und Governance-Plattform der Gesamtlösung. Er umfasst insbesondere Modellanbindung, Modell-Routing, Orchestrierung, Agent Runtime, Retrieval-Steuerung, Tool-Integration, Prompt-Verwaltung, Policy Enforcement, Guardrails, Monitoring, Auditierung sowie die Bereitstellung standardisierter APIs.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72230000 Custom software development services, 72262000 Software development services, 72263000 Software implementation services, 72310000 Data-processing services, 72514000 Computer facilities management services
5.1.2.
Place of performance
Town: Gütersloh
Country subdivision (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/11/2026
Duration end date: 31/12/2027
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project fully or partially financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Erklärung zu Berufsregister (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung zu Umsatz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zu Insolvenzverfahren (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zu Liquidation (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Erklärung zur Anzahl der Beschäftigten (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Erklärung zu Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Zum Nachweis der Eignung für das Kriterium Referenzen hat der Bieter eine Referenzliste mit der Angebotsabgabe einzureichen. Die Referenzliste soll folgende Angaben enthalten: - Name und die Anschrift des Auftraggebers, - die Ansprechperson des Auftraggebers mit Telefonnummer, - der Leistungsgegenstand, wobei die erbrachte Leistung so zu beschreiben ist, dass ersichtlich ist, ob die nachfolgenden Mindestanforderungen an die Referenzen erfüllt sind, - der Leistungszeitraum. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 1 "Backend / KI-Plattform" sind - eine Referenz, die die Implementierung oder Integration einer modularen KI-Plattform oder einer vergleichbaren Orchestrierungsplattform zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Retrieval-Augmented Generation (RAG) unter Nutzung einer Vektordatenbank oder Suchplattform umgesetzt wurde und - eine Referenz, die die Integration standardisierter REST-APIs oder vergleichbarer Schnittstellen in eine bestehende Systemlandschaft zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem containerisierte Anwendungen auf einer Kubernetes-basierten Infrastruktur bereitgestellt oder integriert wurden. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 2 "Frontend / Urban KI Hub" sind - eine Referenz, die die Entwicklung einer webbasierten Benutzeroberfläche für Fachanwender oder Verwaltungsanwendungen zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem rollen- und berechtigungsabhängige Benutzeroberflächen umgesetzt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem responsive Webanwendungen entwickelt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem eine benutzerzentrierte Gestaltung von Benutzeroberflächen (UI/UX) angewendet wurde. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 3 "API / ML-Hilfsdienste" sind - eine Referenz, die die Entwicklung oder Integration von Machine-Learning-Services oder KI-Services zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Verfahren zur Erkennung personenbezogener Daten (PII) oder vergleichbare NLP-Verfahren eingesetzt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Sprachmodelle oder weitere KI-Modelle über standardisierte Schnittstellen integriert wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem datenschutzrechtliche oder informationssicherheitsrelevante Anforderungen bei der Entwicklung oder Integration von KI-Anwendungen umgesetzt wurden. Ein Auftrag kann mehrfach als Referenz benannt werden, sofern der Auftrag den jeweils geforderten Projektgegenstand beinhaltet. Die Referenzen müssen innerhalb der letzten drei Jahre bearbeitet worden sein, wobei es ausreicht, wenn das Ende des Leistungszeitraums in den Zeitraum fällt. Noch laufende Aufträge müssen mindestens seit sechs Monaten in der Bearbeitung sein.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 17/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 25/08/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 49 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bzgl. der Unterlagen, die nicht nachgefordert werden, wird auf die gesetzliche Regelung in § 56 Abs. 3 VgV verwiesen. Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Ausführung des Auftrages gem. der Leistungsbeschreibung und der sonstigen Vergabeunterlagen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden, oder - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teil der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Gütersloh
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Westfalen
Organisation receiving requests to participate: Stadt Gütersloh
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Frontend / Urban KI Hub
Description: Los 2 "Frontend / Urban KI Hub" umfasst die Entwicklung und Bereitstellung der zentralen Benutzeroberfläche ("Urban KI Hub") als Einstiegspunkt für alle Nutzenden. Die Anwendung dient als Steuerungsschicht für KI-Funktionen, Agenten, Prompts und Workflows.
Internal identifier: 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72230000 Custom software development services, 72262000 Software development services, 72263000 Software implementation services, 72310000 Data-processing services, 72514000 Computer facilities management services
5.1.2.
Place of performance
Town: Gütersloh
Country subdivision (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/11/2026
Duration end date: 31/12/2027
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project fully or partially financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Erklärung zu Berufsregister (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung zu Umsatz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zu Insolvenzverfahren (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zu Liquidation (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Erklärung zur Anzahl der Beschäftigten (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Erklärung zu Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Zum Nachweis der Eignung für das Kriterium Referenzen hat der Bieter eine Referenzliste mit der Angebotsabgabe einzureichen. Die Referenzliste soll folgende Angaben enthalten: - Name und die Anschrift des Auftraggebers, - die Ansprechperson des Auftraggebers mit Telefonnummer, - der Leistungsgegenstand, wobei die erbrachte Leistung so zu beschreiben ist, dass ersichtlich ist, ob die nachfolgenden Mindestanforderungen an die Referenzen erfüllt sind, - der Leistungszeitraum. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 1 "Backend / KI-Plattform" sind - eine Referenz, die die Implementierung oder Integration einer modularen KI-Plattform oder einer vergleichbaren Orchestrierungsplattform zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Retrieval-Augmented Generation (RAG) unter Nutzung einer Vektordatenbank oder Suchplattform umgesetzt wurde und - eine Referenz, die die Integration standardisierter REST-APIs oder vergleichbarer Schnittstellen in eine bestehende Systemlandschaft zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem containerisierte Anwendungen auf einer Kubernetes-basierten Infrastruktur bereitgestellt oder integriert wurden. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 2 "Frontend / Urban KI Hub" sind - eine Referenz, die die Entwicklung einer webbasierten Benutzeroberfläche für Fachanwender oder Verwaltungsanwendungen zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem rollen- und berechtigungsabhängige Benutzeroberflächen umgesetzt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem responsive Webanwendungen entwickelt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem eine benutzerzentrierte Gestaltung von Benutzeroberflächen (UI/UX) angewendet wurde. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 3 "API / ML-Hilfsdienste" sind - eine Referenz, die die Entwicklung oder Integration von Machine-Learning-Services oder KI-Services zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Verfahren zur Erkennung personenbezogener Daten (PII) oder vergleichbare NLP-Verfahren eingesetzt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Sprachmodelle oder weitere KI-Modelle über standardisierte Schnittstellen integriert wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem datenschutzrechtliche oder informationssicherheitsrelevante Anforderungen bei der Entwicklung oder Integration von KI-Anwendungen umgesetzt wurden. Ein Auftrag kann mehrfach als Referenz benannt werden, sofern der Auftrag den jeweils geforderten Projektgegenstand beinhaltet. Die Referenzen müssen innerhalb der letzten drei Jahre bearbeitet worden sein, wobei es ausreicht, wenn das Ende des Leistungszeitraums in den Zeitraum fällt. Noch laufende Aufträge müssen mindestens seit sechs Monaten in der Bearbeitung sein.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 17/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 25/08/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 49 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bzgl. der Unterlagen, die nicht nachgefordert werden, wird auf die gesetzliche Regelung in § 56 Abs. 3 VgV verwiesen. Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Ausführung des Auftrages gem. der Leistungsbeschreibung und der sonstigen Vergabeunterlagen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden, oder - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teil der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Gütersloh
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Westfalen
Organisation receiving requests to participate: Stadt Gütersloh
5.1.
Lot: LOT-0003
Title: API / ML-Hilfsdienste
Description: Los 3 "API / ML-Hilfsdienste" umfasst die Bereitstellung spezialisierter Machine-Learning-Services als eigenständige, wiederverwendbare Komponenten. Dazu zählen insbesondere Dienste für Bildverarbeitung, Dokumentenanalyse, Sprachverarbeitung, Klassifikation sowie die Verarbeitung und Erkennung personenbezogener Daten.
Internal identifier: 3
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72230000 Custom software development services, 72262000 Software development services, 72263000 Software implementation services, 72310000 Data-processing services, 72514000 Computer facilities management services
5.1.2.
Place of performance
Town: Gütersloh
Country subdivision (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/11/2026
Duration end date: 31/12/2027
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project fully or partially financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Erklärung zu Berufsregister (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung zu Umsatz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zu Insolvenzverfahren (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zu Liquidation (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Erklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Erklärung zur Anzahl der Beschäftigten (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Erklärung zu Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Zum Nachweis der Eignung für das Kriterium Referenzen hat der Bieter eine Referenzliste mit der Angebotsabgabe einzureichen. Die Referenzliste soll folgende Angaben enthalten: - Name und die Anschrift des Auftraggebers, - die Ansprechperson des Auftraggebers mit Telefonnummer, - der Leistungsgegenstand, wobei die erbrachte Leistung so zu beschreiben ist, dass ersichtlich ist, ob die nachfolgenden Mindestanforderungen an die Referenzen erfüllt sind, - der Leistungszeitraum. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 1 "Backend / KI-Plattform" sind - eine Referenz, die die Implementierung oder Integration einer modularen KI-Plattform oder einer vergleichbaren Orchestrierungsplattform zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Retrieval-Augmented Generation (RAG) unter Nutzung einer Vektordatenbank oder Suchplattform umgesetzt wurde und - eine Referenz, die die Integration standardisierter REST-APIs oder vergleichbarer Schnittstellen in eine bestehende Systemlandschaft zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem containerisierte Anwendungen auf einer Kubernetes-basierten Infrastruktur bereitgestellt oder integriert wurden. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 2 "Frontend / Urban KI Hub" sind - eine Referenz, die die Entwicklung einer webbasierten Benutzeroberfläche für Fachanwender oder Verwaltungsanwendungen zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem rollen- und berechtigungsabhängige Benutzeroberflächen umgesetzt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem responsive Webanwendungen entwickelt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem eine benutzerzentrierte Gestaltung von Benutzeroberflächen (UI/UX) angewendet wurde. Mindestanforderungen an die Eignung für Los 3 "API / ML-Hilfsdienste" sind - eine Referenz, die die Entwicklung oder Integration von Machine-Learning-Services oder KI-Services zum Gegenstand hat und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Verfahren zur Erkennung personenbezogener Daten (PII) oder vergleichbare NLP-Verfahren eingesetzt wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem Sprachmodelle oder weitere KI-Modelle über standardisierte Schnittstellen integriert wurden und - eine Referenz, die ein Projekt zum Gegenstand hat, in dem datenschutzrechtliche oder informationssicherheitsrelevante Anforderungen bei der Entwicklung oder Integration von KI-Anwendungen umgesetzt wurden. Ein Auftrag kann mehrfach als Referenz benannt werden, sofern der Auftrag den jeweils geforderten Projektgegenstand beinhaltet. Die Referenzen müssen innerhalb der letzten drei Jahre bearbeitet worden sein, wobei es ausreicht, wenn das Ende des Leistungszeitraums in den Zeitraum fällt. Noch laufende Aufträge müssen mindestens seit sechs Monaten in der Bearbeitung sein.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 17/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXVHY6HYTT9DHZ39
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 25/08/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 49 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bzgl. der Unterlagen, die nicht nachgefordert werden, wird auf die gesetzliche Regelung in § 56 Abs. 3 VgV verwiesen. Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Ausführung des Auftrages gem. der Leistungsbeschreibung und der sonstigen Vergabeunterlagen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden, oder - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teil der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Gütersloh
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Westfalen
Organisation receiving requests to participate: Stadt Gütersloh
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadt Gütersloh
Registration number: t:495241822371
Postal address: Berliner Straße 70
Town: Gütersloh
Postcode: 33330
Country subdivision (NUTS): Gütersloh (DEA42)
Country: Germany
Contact point: Zentrale Vergabestelle
Email: ZentraleVergabestelle@guetersloh.de
Telephone: +49 524182-2371
Internet address: https://www.guetersloh.de/
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Str. 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Contact point: Vergabekammer Westfalen
Email: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de
Telephone: +49 2514111691
Internet address: https://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html
Roles of this organisation: 
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 0a21454e-9ec5-4ad8-999b-fd3ff17d1fb0  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 23/07/2026 13:28:09 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 514465-2026
OJ S issue number: 141/2026
Publication date: 24/07/2026