not-max-val eo-int not-app-val eo-int -1 -1 RES-0001 selec-w TEN-0001 600000.00 600000.00 tenders 2 t-esubm 2 part-req 8 t-sme 2 t-med 0 t-small 2 t-micro 0 t-oth-eea 0 t-no-eea 0 t-verif-inad 0 t-no-verif 0 t-verif-inad-low 0 CON-0001 false false LOT-0001 win-ten-var eo-int win-ten-val eo-int TEN-0001 0 -1 no TPA-0001 LOT-0001 1 CON-0001 2025-07-10+02:00 2025-07-30+02:00 Dokumentenmanagement 02924KBB TEN-0001 TPA-0001 ORG-0004 29 https://www.kbb.eu/ ORG-0001 Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH) Schöneberger Straße 15 Berlin 10963 DE300 DEU 992-80111-11 Zentrales Vergabemanagement +49 30263970 Bidding@kbb.eu https://www.kbb.eu/ ORG-0002 Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH) Schöneberger Straße 15 Berlin 10963 DE300 DEU 992-80111-11 Zentrales Vergabemanagement +49 30263970 Bidding@kbb.eu ORG-0003 Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt Villemomblerstraße 76 Bonn 53113 DEA22 DEU 0204 99102380-92 0049 22894990 vk@bundeskartellamt.bund.de false UBO-0001 http://www.datasec.de small ORG-0004 DATASEC information factory GmbH Welterstraße 57 Siegen 57072 DEA5A DEU DE222346256 contact@datasec.de ORG-0005Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.de UBO-0001 DEU 00518919-2025150/20252025-08-07+02:00 2.3 eforms-sdk-1.13 eforms-sdk-1.13 adf5507d-7b4a-4c60-82eb-f6827705b64e 6635dd66-032e-48cc-ad1f-86dd59a436e0 2025-08-06+02:00 11:49:19+02:00 01 2025-08-06+02:00 32014L0024 can-standard DEU org-sub rcr ORG-0001 ted-esenORG-0005 false no-eu-funds vgv Rechtsbehelfe sind unzulässig, wenn 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und, nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. ORG-0002 ORG-0003 Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden die eingehenden Bewerbungen auf der Grundlage der erbetenen Angaben und Nachweise zur Eingung bewertet. Die Bewerber, die auf der Grundlage ihrer mit der Bewerbung verbundenen Angaben und Nachweise die Prognose erlauben, die verfahrensgegenständlichen Leistungen mit den auftraggeberspezifischen Nutzungsanforderungen zuverlässig in vollem Umfang erbringen zu können, sollen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Bei gleichermaßen geeigneten Bewerbern kann gelost werden, sofern die max. Anzahl von fünf geeigneten Anbietern überschritten würde. Vgl. zum Verhandlungsverfahren auch die weiteren Hinweise zum beabsichtigten Ablauf des Verfahrens und insbesondere der Angebotsphase den mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Verfahrensbrief. neg-w-call false false 02924KBB Dokumentenmanagement Die Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH ist ein Verbund aus den Berliner Festspielen mit Martin-Gropius-Bau, dem Haus der Kulturen der Welt und den Internationalen Filmfestspielen Berlin (IFB). Mit unterschiedlichen Schwerpunkten haben sich diese Geschäftsbereiche jeweils zum Ziel gesetzt, international herausragende kulturelle Veranstaltungen in Berlin auszurichten. Die KBB GmbH wird von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien gefördert. Weitere Infos unter www.kbb.eu. Die Auftraggeberin ist als EMAS-zertifiziertes Unternehmen darum bemüht, sowohl bei der Vorbereitung der Vergabe als auch bei der Durchführung von Aufträgen Umweltbelange angemessen zu beachten und zu berücksichtigen. services Bekanntmachungs-ID: CXP4YTJ5QKS 600000.00 72512000 Alle vertraglich vereinbarten Beratungs- und Serviceleistungen sollen grundsätzlich vor Ort bei der Auftraggeberin angeboten und erbracht werden. Schöneberger Straße 15 Berlin 10963 DE300 DEU LOT-0001 false false no-eu-funds false poi-exa 40.0 price Preis Preis poi-exa 50.0 quality Qualität der technischen Lösung Qualität der technischen Lösung poi-exa 10.0 quality Nachhaltigkeit der angebotenen Lösung Nachhaltigkeit der angebotenen Lösung ORG-0001 Rechtsbehelfe sind unzulässig, wenn 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und, nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. ORG-0002 ORG-0003 false false fa-wo-rc none 02924KBB Dokumentenmanagement Die KBB beabsichtigt, die in dieser Bekanntmachung und dem Entwurf der Leistungsverzeichnisses bezeichneten Leistungen für die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bedingungen zu vergeben, um die Verwaltung und Archivierung ihrer digitalen und analogen Dokumente zu optimieren. Ziel ist eine zentrale, transparente und effiziente Plattform zur Dokumentenverwaltung, die spezifische Anforderungen einer kulturellen Institution mit den auf fünf Gebäude verteilten Standorten erfüllt. Das DMS soll alle Workflows, insbesondere die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement unterstützen, Dokumente revisionssicher versionieren und archivieren. Das DMs muss allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Insbesondere ist die dauerhafte und uneingeschränkte Erfüllung der hohen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) nachzuweisen. Das DMS muss geeignet sein, sukzessive alle weiteren betriebsüblichen Workflows und Anwendungen eines Kulturbetriebes zu erfassen. 1. Die Leistungsanforderungen umfassen im Wesentlichen folgende Aufgaben und Anforderungen: a) Detaillierte Planung und Konzeption der Einführung und Implementierung eines DMS in die betrieblichen Abläufe der Auftraggeberin: - detaillierte Bestands- und Anforderungsanalyse zur Erstellung eines abschließenden Lastenhefts unter Berücksichtigung von nutzerspezifischen Konfigurationsanforderungen b) Implementierung: - Bereitstellung und Konfiguration der Software - Abbildung des Workflows für Eingangsrechnungen in der Software - Integration in bestehende Systeme (z. B. SAGE 100, M365, Intranet). c) Datenmigration: - Digitalisierung und Übernahme bestehender Dokumentenbestände. d) Schulung und Change Management: - Schulung der Key-User und Mitarbeiter. - Unterstützung bei Prozessänderungen. d) Betrieb und Support: - Regelmäßige Wartung, Updates und technischer Support. - Hosting in der Auftragnehmer- und Produkt-eigenen Cloud 2. Funktionale Anforderungen an Betrieb und Support: a) Allgemeine Anforderungen: (1) Das System unterstützt eine mehrsprachige Benutzeroberfläche, mindestens Deutsch und Englisch. (2) Der Anbieter bietet eine Vielzahl an Dokumentationshilfen für Anwender*innen an, darunter: - Software- & Prozesshandbücher - Online Dokumentationen (z.B. Videos, Anleitungen, etc.) - FAQ-Bereich (3) Das System muss eine regelbasierte und benutzerspezifische Rechtevergabe ermöglichen, die eine flexible und granulare Steuerung des Zugriffs auf Dokumente, Funktionen und Bereiche im System erlaubt. (4) Das System garantiert, dass bei Beendigung des Vertrages alle im System gespeicherten Dokumente inklusive zugehöriger Metadaten und Strukturen in einem Format exportiert und eine nahtlose Integration in andere Systeme sichergestellt ist. - Lizenzmodell mit concurrent usern, monatlich in Anzahl veränderbar ohne Vorhalte bzw. Kündigungsfristen. - Der Zugriff auf die gesamte Applikation bzw. Umgebung erfolgt via Web Technologie. b) Dokumentenmanagement: (1) Benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung, einschließlich der Unterstützung für die Nutzung auf Mobilgeräten, beispielsweise zur digitalen Freigabe im Rahmen des Rechnungsworkflows. (2) Revisionssichere Archivierung (GoBD-konform). (3) Automatisierter Import (Scan, Drag & Drop, M365-Integration). (4) Digitale Poststelle zur sicheren Verarbeitung von Korrespondenz. (5) Erstellen und Bearbeiten von Konfiguration und Workflows im System durch Mitarbeitende der Auftraggeberin möglich (6) Erkennung von Dubletten (7) Automatisierte Indizierung, Verschlagwortung ggf. mit eigener KI Anwendung (8) Hochperformante und flexible Such- und Recherchefunktion (9) Elektronische, multidimensionale Akten über alle Belegtypen hinweg (10) Darstellung des kompletten Beschaffungswegs (11) Darstellung des kompletten Leistungs-, bzw. Auftragswegs. (12) Abgrenzbare Bereiche für besonders sensible Daten, wie z.B. Vertrags- und/oder Personalakten e) Eingangsrechnungsbearbeitung: - Verarbeitung von X-Rechnung, ZUGFeRD und FacturX, Papier und pdf Rechnungen - Automatisierte formale Prüfung und Kontierungsvorschläge. - Automatisierter Eingang-Rechnungsworkflow mit Cockpit zur Überwachung f) Vertragsmanagement: - Automatisierte Fristenüberwachung und Eskalationen. - Tools zum Einpflegen und Verwalten von Vertragsvorlagen. - Zentrale Vertragsablage und Übersicht. - Verbinden von Rahmenverträgen und Einzelabrufen daraus g) Archivierung: - Sicherstellung revisionssicherer Archivierung. - Automatisierte Löschfunktionen und Zugriffskontrollen. - Bereitstellung für externe Datenprüfer mit befristetem Zugriff. services none 72512000 Alle vertraglich vereinbarten Beratungs- und Serviceleistungen sollen grundsätzlich vor Ort bei der Auftraggeberin angeboten und erbracht werden. Schöneberger Straße 15 Berlin 10963 DE300 DEU 6 Es bleibt vorbehalten, den Anwendungs- und Funktionsumfang des DMS-Systems sukzessive zu erweitern. 2000-01-01Z