532960-2026 - Competition
Germany – Medical information systems – Einkauf von Patientendatenmanagementsystemen (PDMS) und Anästhesieinformationssystemen (AIMS)
OJ S 146/2026 31/07/2026
Contract or concession notice – standard regime - Change notice
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Vertragseinrichtungen der Prospitalia GmbH, Ulm
Email: ausschreibung@prospitalia.de
Legal type of the buyer: Group of public authorities
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Einkauf von Patientendatenmanagementsystemen (PDMS) und Anästhesieinformationssystemen (AIMS)
Description: Einkauf von Patientendatenmanagementsystemen (PDMS) und Anästhesieinformationssystemen (AIMS) einschließlich Geräteintegration, Schnittstellen, Wartungs- und Unterstützungsleistungen.
Procedure identifier: 40bdc0ac-f247-4b90-a16c-d13a118e41f2
Internal identifier: EU-AUS-015/2026
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48814000 Medical information systems
Additional classification (cpv): 48180000 Medical software package
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Additional information: Diese Ausschreibung beschreibt die erste Stufe einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen. Der jeweilige Erfüllungsort ergibt sich erst in einer zweiten Stufe durch Vergabe von Einzelaufträgen durch die einzelnen abrufberechtigten Vertragseinrichtungen gemäß beigefügter Klinikliste. Der eingetragene NUTS-Code dient lediglich als Platzhalter.
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YC1MX2Z# Vertragspartner der Rahmenvereinbarung werden nur die Vertragseinrichtungen der Prospitalia, nicht Prospitalia selbst. Eine abschließende Liste der Vertragseinrichtungen ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden von Bietern/Bewerbern zur Verfügung gestellte, auch personenbezogene Informationen und Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Die in der europaweiten Bekanntmachung genannten Auftraggeber, Verfahrensbetreuer sowie Kontaktstellen verwenden diese Daten ausschließlich für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens und geben diese nicht an Dritte weiter. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht. Die Datenerhebung und -verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs.1 lit. c, b, d, und e DSGVO i.V.m. § 3 BDSG. Bieterfragen zu den Vergabeunterlagen stellen Sie bitte ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der verwendeten e-Vergabe-Plattform "Deutsches Vergabeportal" (DTVP) (www.dtvp.de bzw. auch Ziffer I.3) der EU-weiten Bekanntmachung). Die Beantwortung der Fragen und sonstige Kommunikation im Rahmen des Verfahrens (z.B. über Änderungen) erfolgt ausschließlich über DTVP. Angebote sind in elektronischer Form über DTVP bis zum Ende der Angebotsfrist abzugeben. Eine Angebotsabgabe per Fax und/oder auf dem Postweg ist unzulässig. Für die Angebotsabgabe über das DTVP müssen Bieter einen sogenannten Bieterassistenten des DTVP (und ggf. Java) installieren. Die Installation, Orientierung mit dem Tool und die Datenübermittlung kann u.U. einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir bitten dies bei der Angebotsabgabe zu berücksichtigen und empfehlen die Angebotsübermittlung einen Tag vor Ablauf der Angebotsfrist vorzunehmen. Bei Problemen mit der Angebotsabgabe kontaktieren Sie bitte den Support hinter dem DTVP, die Firma Cosinex unter folgenden Kontaktdaten: Service & Support-Center: http://support.cosinex.de, E-Mail: support@cosinex.de , Telefon: 0234-298 796-11 Fax: 0234-298 796-55 und setzen Sie uns hierüber umgehend in Kenntnis.
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract: 
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: 
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Money laundering or terrorist financing: 
Fraud: 
Corruption: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Business activities are suspended: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
Grave professional misconduct: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: PDMS
Description: Die Prospitalia GmbH schreibt im Namen und auf Rechnung ihrer Vertragseinrichtungen eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern über den Einkauf von Patientendatenmanagementsystemen (PDMS) und Anästhesieinformationssystemen (AIMS) einschließlich Geräteintegration, Schnittstellen, Wartungs- und Unterstützungsleistungen in 2 Losen aus. Der Rahmenvereinbarung liegen die folgenden Referenz- und Höchstmengen der zu liefernden Waren zu Grunde (s. auch Aufforderung zur Angebotsabgabe): Das geschätzte Auftragsvolumen für die maximale Gesamtlaufzeit von vier Jahren beträgt: LOS 1 - 50 Mio. EUR LOS 2 - 70 Mio. EUR Das maximale Auftragsvolumen für die maximale Gesamtlaufzeit von vier Jahren beträgt: LOS 1 - 100 Mio. EUR LOS 2 - 140 Mio. EUR
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48814000 Medical information systems
Additional classification (cpv): 48180000 Medical software package
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Additional information: Diese Ausschreibung beschreibt die erste Stufe einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen. Der jeweilige Erfüllungsort ergibt sich erst in einer zweiten Stufe durch Vergabe von Einzelaufträgen durch die einzelnen abrufberechtigten Vertragseinrichtungen gemäß beigefügter Klinikliste. Der eingetragene NUTS-Code dient lediglich als Platzhalter.
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Option einer zweimaligen Verlängerung der Rahmenvereinbarung um jeweils max. 12 Monate nur zugunsten der Auftraggeber, wobei die maximale Verlängerungszeit von jeweils 12 Monaten in mehreren Abschnitten ausgeübt werden kann.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: 1) Auszug aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (nicht älter als 6 Monate) 2) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen 3) Eigenerklärung, ob eine Selbstreinigung nach § 125 GWB stattgefunden hat 4) Eigenerklärung-Sanktionspaket Russland

Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: 1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den Jahren 2022, 2023, 2024 2) Eigenerklärung über den jeweiligen Umsatz mit den ausgeschriebenen Produkten in den Jahren 2022, 2023, 2024 3) Eigenerklärung über den Umsatz mit den ausgeschriebenen Produkten mit den Vertragseinrichtungen der Prospitalia in den Jahren 2022, 2023, 2024

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Bestätigung, dass die Lieferung aller Belege an die Rahmenvertragsauftraggeber (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) auf Kundenwunsch in digitaler Form erfolgen kann

Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: 1. Der Bieter erfüllt die Erfordernisse der DIN EN ISO 9001 2. Der Bieter oder der Hersteller erfüllt die Erfordernisse der DIN EN ISO 13485

Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: 1. Eigennachweis über mindestens 4 Referenzkrankenhäuser (Akutkliniken) mit einem Umsatzvolumen im ausgeschriebenen Produktbereich (je Los) von jeweils min. 750.000,00 EUR in den letzten 3 Jahren im deutschsprachigen Raum.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 10/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC1MX2Z/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC1MX2Z
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC1MX2Z
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 17/08/2026 14:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung auf Basis der Vergaberechtsprechung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer angemessenen Frist nach Aufforderung eingegangen sein.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die weiteren Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, with reopening of competition
Maximum number of participants: 7
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: §§ 160 Abs. 3, 134, 135 GWB
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gavoa mbH
Organisation receiving requests to participate: Vertragseinrichtungen der Prospitalia GmbH, Ulm
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: AIMS
Description: Die Prospitalia GmbH schreibt im Namen und auf Rechnung ihrer Vertragseinrichtungen eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern über den Einkauf von Patientendatenmanagementsystemen (PDMS) und Anästhesieinformationssystemen (AIMS) einschließlich Geräteintegration, Schnittstellen, Wartungs- und Unterstützungsleistungen in 2 Losen aus. Der Rahmenvereinbarung liegen die folgenden Referenz- und Höchstmengen der zu liefernden Waren zu Grunde (s. auch Aufforderung zur Angebotsabgabe): Das geschätzte Auftragsvolumen für die maximale Gesamtlaufzeit von vier Jahren beträgt: LOS 1 - 50 Mio. EUR LOS 2 - 70 Mio. EUR Das maximale Auftragsvolumen für die maximale Gesamtlaufzeit von vier Jahren beträgt: LOS 1 - 100 Mio. EUR LOS 2 - 140 Mio. EUR
Internal identifier: 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48814000 Medical information systems
Additional classification (cpv): 48180000 Medical software package
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Additional information: Diese Ausschreibung beschreibt die erste Stufe einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen. Der jeweilige Erfüllungsort ergibt sich erst in einer zweiten Stufe durch Vergabe von Einzelaufträgen durch die einzelnen abrufberechtigten Vertragseinrichtungen gemäß beigefügter Klinikliste. Der eingetragene NUTS-Code dient lediglich als Platzhalter.
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Option einer zweimaligen Verlängerung der Rahmenvereinbarung um jeweils max. 12 Monate nur zugunsten der Auftraggeber, wobei die maximale Verlängerungszeit von jeweils 12 Monaten in mehreren Abschnitten ausgeübt werden kann.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: 1) Auszug aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register (nicht älter als 6 Monate) 2) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen 3) Eigenerklärung, ob eine Selbstreinigung nach § 125 GWB stattgefunden hat 4) Eigenerklärung-Sanktionspaket Russland

Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: 1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den Jahren 2022, 2023, 2024 2) Eigenerklärung über den jeweiligen Umsatz mit den ausgeschriebenen Produkten in den Jahren 2022, 2023, 2024 3) Eigenerklärung über den Umsatz mit den ausgeschriebenen Produkten mit den Vertragseinrichtungen der Prospitalia in den Jahren 2022, 2023, 2024

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Bestätigung, dass die Lieferung aller Belege an die Rahmenvertragsauftraggeber (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) auf Kundenwunsch in digitaler Form erfolgen kann

Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: 1. Der Bieter erfüllt die Erfordernisse der DIN EN ISO 9001 2. Der Bieter oder der Hersteller erfüllt die Erfordernisse der DIN EN ISO 13485

Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: 1. Eigennachweis über mindestens 4 Referenzkrankenhäuser (Akutkliniken) mit einem Umsatzvolumen im ausgeschriebenen Produktbereich (je Los) von jeweils min. 750.000,00 EUR in den letzten 3 Jahren im deutschsprachigen Raum.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 10/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC1MX2Z/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC1MX2Z
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YC1MX2Z
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 17/08/2026 14:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung auf Basis der Vergaberechtsprechung, ob fehlende Angaben und Unterlagen nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer angemessenen Frist nach Aufforderung eingegangen sein.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die weiteren Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, with reopening of competition
Maximum number of participants: 7
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: §§ 160 Abs. 3, 134, 135 GWB
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gavoa mbH
Organisation receiving requests to participate: Vertragseinrichtungen der Prospitalia GmbH, Ulm
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Vertragseinrichtungen der Prospitalia GmbH, Ulm
Registration number: USt-ID: DE 158 840 613
Postal address: Magirus-Deutz-Straße 13
Town: Ulm
Postcode: 89077
Country subdivision (NUTS): Alb-Donau-Kreis (DE145)
Country: Germany
Contact point: Patrick Puschmann
Email: ausschreibung@prospitalia.de
Telephone: +49 15115901356
Internet address: https://www.prospitalia.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Prospitalia GmbH
Registration number: USt-ID: DE 158 840 613
Postal address: Magirus-Deutz-Straße 13
Town: Ulm
Postcode: 89077
Country subdivision (NUTS): Alb-Donau-Kreis (DE145)
Country: Germany
Email: patrick.puschmann@prospitalia.de
Telephone: +49 15115901356
Internet address: https://www.prospitalia.de
Roles of this organisation: 
Procurement service provider
8.1.
ORG-0003
Official name: Gavoa mbH
Registration number: HRB 102231
Postal address: Dörschbachstraße 30a
Town: Riegelsberg
Postcode: 66292
Country subdivision (NUTS): Regionalverband Saarbrücken (DEC01)
Country: Germany
Contact point: RAin Anne Fabbri
Email: a.fabbri@gavoa.de
Telephone: +49 1772323664
Internet address: https://www.gavoa.de
Roles of this organisation: 
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0004
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Contact point: Geschäftsstelle
Email: vergabekammer@brms.nrw.de
Telephone: +49 2514113698
Fax: +49 2514112165
Internet address: https://www.brms.nrw.de/themen/wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0005
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: 943628dc-1624-4f28-bbb8-86ee95b0d215-01
Main reason for change: Information updated
Description: Die Angebotsfrist wird bis zum 17.08.2026, 14:00 Uhr verlängert. Entsprechend verlängert sich die Bindefrist von Angeboten.
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: Die Angebotsfrist wird bis zum 17.08.2026, 14:00 Uhr verlängert. Entsprechend verlängert sich die Bindefrist von Angeboten.
Notice information
Notice identifier/version: e8d529e1-0348-4e61-8bc1-d1349f68e9c2  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 30/07/2026 12:03:20 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 532960-2026
OJ S issue number: 146/2026
Publication date: 31/07/2026