1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Aalen - Amt für IT und Digitalisierung
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Verlängerung VMware Lizenzen 2026-2029
Description: Die zentrale Serverinfrastruktur der Stadt Aalen sowie der städtischen Schulen basiert weitgehend auf einer virtualisierten Rechenzentrumsumgebung auf Basis von VMware vSphere. Im Zuge der Übernahme von VMware durch Broadcom Inc. wurde die Lizenzierung auf ein ausschließlich zeitlich befristetes Subscriptionmodell umgestellt. Die bestehenden Lizenzen enden gestaffelt im Jahr 2026. Die Laufzeiten sind dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen. Ziel dieser Ausschreibung ist die Ermittlung eines Handelspartners zum Abschluss eines Subscriptionlizenz-Vertrags mit einer Laufzeit von drei Jahren. Im Rahmen der Neubeschaffung sollen die bislang unterschiedlichen Laufzeiten auf ein einheitliches Vertragsende harmonisiert werden.
Procedure identifier: 4d645a3d-2951-4394-bd25-4dbcff8150e4
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48218000 License management software package
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Stadtverwaltung Aalen Marktplatz 30
Town: Aalen
Postcode: 73430
Country subdivision (NUTS): Ostalbkreis (DE11D)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Verlängerung VMware Lizenzen 2026-2029
Description: Die zentrale Serverinfrastruktur der Stadt Aalen sowie der städtischen Schulen basiert weitgehend auf einer virtualisierten Rechenzentrumsumgebung auf Basis von VMware vSphere. Im Zuge der Übernahme von VMware durch Broadcom Inc. wurde die Lizenzierung auf ein ausschließlich zeitlich befristetes Subscriptionmodell umgestellt. Die bestehenden Lizenzen enden gestaffelt im Jahr 2026. Die Laufzeiten sind dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen. Ziel dieser Ausschreibung ist die Ermittlung eines Handelspartners zum Abschluss eines Subscriptionlizenz-Vertrags mit einer Laufzeit von drei Jahren. Im Rahmen der Neubeschaffung sollen die bislang unterschiedlichen Laufzeiten auf ein einheitliches Vertragsende harmonisiert werden.
Internal identifier: LOT-0001 E98892683
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48218000 License management software package
Options:
Description of the options: siehe Leistungsverzeichnis zu den einzelnen Laufzeiten
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Stadtverwaltung Aalen Marktplatz 30
Town: Aalen
Postcode: 73430
Country subdivision (NUTS): Ostalbkreis (DE11D)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#, #Besonders auch geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: Preis
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 27/08/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 22 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: fehlende Unterlagen werden soweit rechtlich zulässig nachgefordert
Information about public opening:
Opening date: 27/08/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Information about review deadlines: Informationen über die Überprüfungsfristen: Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Baden-Württemberg gestellt werden, solange der Auftraggeber noch keinen wirksamen Zuschlag erteilt hat. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung nach § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Informationen per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind (§§ 134, 135 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller die geltend gemachten Verstöße gegen Vergabevorschriften bereits vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat bzw. wenn der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat oder der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat. Ferner ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 GWB).
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Aalen - Amt für IT und Digitalisierung
Organisation providing offline access to the procurement documents: Stadt Aalen - Amt für IT und Digitalisierung
Organisation providing more information on the review procedures: Stadt Aalen - Amt für IT und Digitalisierung
Organisation receiving requests to participate: Stadt Aalen - Amt für IT und Digitalisierung
Organisation processing tenders: Stadt Aalen - Amt für IT und Digitalisierung
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadt Aalen - Amt für IT und Digitalisierung
Registration number: Leitweg-ID 08136088
Postal address: Marktplatz 30
Town: Aalen
Postcode: 73430
Country subdivision (NUTS): Ostalbkreis (DE11D)
Country: Germany
Telephone: 0 73 61 52 11 90
Roles of this organisation:
Buyer
Procurement service provider
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation providing offline access to the procurement documents
Organisation receiving requests to participate
Organisation processing tenders
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registration number: 08-A9866-40
Department: Referat 15
Postal address: Durlacher Allee 100
Town: Karlsruhe
Postcode: 76137
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Country: Germany
Roles of this organisation:
Review organisation
Mediation organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
Notice identifier/version: 71cfab32-d3f8-4bc5-af90-35dd92fc6d47 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 30/07/2026 07:23:26 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 534755-2026
OJ S issue number: 147/2026
Publication date: 03/08/2026