16 false false http://www.epo.org/tenders ORG-7001 European Patent Organisation Europäische Patentorganisation L'Organisation européenne des brevets Patentlaan 2 Rijswijk 2288 EE DE212 DEU - Procurement and Vendor Management +31 70340-2040 tenderteam@epo.org http://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html ORG-7004 See General Conditions of Tender Siehe Allgemeine Ausschreibungsbedingungen Voir Conditions générales relatives aux appels à la concurrence not applicable not applicable -- DE212 DEU -- +49 892399-0 tenderteam@epo.org ORG-7005 Procurement and Vendor Management Beschaffung und Lieferantenmanagement Achats et gestion des fournisseurs European Patent Office Munich 80298 DE212 DEU --- +49 892399-0 tenderteam@epo.org 00544518-2024177/20242024-09-11+02:00 2.3 eforms-sdk-1.10 05f31184-0cf1-4187-a3e4-44f96e110705 186902d8-4c65-4ad2-aa66-86f7727fcfd1 2024-09-09+02:00 18:28:24+02:00 01 32014L0024 cn-standard ENG DEU FRA http://www.epo.org/tenders int-org econ-aff ORG-7001 bankr-nat See Article 2 of EPO´s General Conditions of Tender for exclusion grounds Zu den Ausschlussgründen siehe Artikel 2 der Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen der EPO Voir l'article 2 des Conditions générales relatives aux appels à la concurrence de l'OEB pour les motifs d'exclusion. 3 3 open false EPO-2024-0018 Provision of Optical Character Recognition (OCR) processing and conversion of scanned images and PDF documents to coded data and data extraction Durchführung von optische Zeichenerkennung (OCR) und Konvertierung gescannter Bilder und PDF-Dokumente in codierte Daten und Datenextraktion. Fourniture de traitement par reconnaissance optique de caractères (OCR) et conversion d'images numérisées et de documents PDF en données codées et extraction de données. The European Patent Office (EPO) receives daily a large amount of confidential new patent applications, forms, free text letters as well as patent and non-patent literature containing plain text, tables, chemical and mathematical formulae as well as drawings relating to the patent grant process in various formats. These documents need to be OCR-converted into XML-structured data where formulae, drawings and many tables can be captured as images. The requested Services cover XML-conversion, extraction of citations and XML mark-up in line with the EPO’s capturing guidelines. On average the Services relate to 2 million pages per month spread over 3 Lots. Service descriptions and volumes are subject to change. All data shall be kept and services shall be performed within the territory of one of the EPC Member States. The Services shall be performed at Contractor’s premises. Das Europäische Patentamt (EPA) erhält täglich eine große Menge an vertraulichen Dokumenten, die aus neuen Patentanmeldungen, Formularen, Briefen mit Textinhalt sowie Patentliteratur und Nicht-Patentliteratur bestehen. Sie beziehen sich auf das Patenterteilungsverfahren, werden in verschiedenen Formaten eingereicht und beinhalten Text, Tabellen, chemische und mathematische Formeln sowie Zeichnungen. Diese Dokumente sollen mittels OCR Prozessen in XML strukturierte Daten konvertiert werden, wobei Formeln, Zeichnungen und die meisten Tabellen als Bilder erfasst werden können. Die erforderlichen Dienstleistungen umfassen XML Konversion, Extraktion von Zitierungen und XML Markierungen anhand der Datenerfassungsrichtlinien des EPAs. Im Durchschnitt beziehen sich die Dienstleistungen auf 2 Millionen Seiten pro Monat, verteilt auf 3 Lose. Leistungsbeschreibungen und Umfang können sich ändern. Alle Daten müssen innerhalb des Territoriums eines der Mitgliedsstaaten des Europäischen Patentübereinkommens verbleiben und die Dienstleistungen sind auch in einem dieser Staaten zu erbringen. Die Leistungen sind in den Räumlichkeiten des Vertragspartners zu erbringen. L’Office Européen des Brevets (OEB) reçoit quotidiennement une grande quantité de nouvelles demandes de brevet confidentielles, de formulaires, de lettres diverses et de la littérature de brevet ainsi que de non-brevet contenant des textes bruts, des tableaux, des formules chimiques et mathématiques, ainsi que des dessins relatifs à la procédure de délivrance des brevets dans des formats divers. Ces documents doivent être convertis à l’aide du procédé OCR, en données structurées au format XML où les formules, les dessins et les nombreux tableaux peuvent être capturés sous forme d’images. Les services demandés couvrent la conversion au format XML, l’extraction de citations et le balisage XML conformément aux directives de l’OEB en matière de saisie. En moyenne, les services concernent 2 millions de pages par mois, réparties sur 3 lots. Les descriptions de service et les volumes sont sujets à changement. Toutes les données doivent être stockées et les services doivent être exécutés sur le territoire de l’un des Etats membres de la CBE. Les services doivent être exécutés dans les locaux du contractant. services Only electronic bids may be submitted. Please note that a qualified electronic signature is required as specified on EPO's website: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures.html Final date to download the Procurement Documents: 08.01.2025 23:30 Final date for receipt by the EPO of requests for clarification: 21.10.2024 12:00 Questions must be submitted via the Bidding Cockpit. Nur elektronische Angebote dürfen eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist, siehe die Angaben auf der Webseite des EPA: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures_de.html Enddatum um die Verdingungsunterlagen herunterzuladen: 08.01.2025 23:30 Annahmeschluss für Rückfragen bei der EPO: 21.10.2024 12:00 Rückfragen sind über das Bietercockpit einzureichen. Il n'est possible de soumettre que des offres électroniques. Veuillez noter qu'une signature électronique qualifiée est requise, comme indiqué à l'adresse: https://www.epo.org/about-us/tenders/signatures_fr.html Date limite pour le téléchargement du cahier des charges: 08.01.2025 23:30 Date limite de réception par l'OEB des demandes de précisions: 21.10.2024 12:00 Les questions sont à adresser par le Cockpit de Soumission d'Offres AI. 72312200 Bob-van-Benthem-Platz 1 Munich 80469 DE212 DEU LOT-0001 sui-act ef-stand See procurement documents Siehe Ausschreibungsunterlagen Voir le cahier des charges tp-abil See procurement documents Siehe Ausschreibungsunterlagen Voir le cahier des charges allowed no-eu-funds not-requ false not-allowed TenderDoc restricted-document https://www.epo.org/NetServer/ none no allowed not-allowed per-exa 60.00 quality Technical conditions Technische Aspekten Aspects techniques per-exa 40.00 price Price Preis Prix Price Preis Prix ORG-7001 https://www.epo.org/NetServer/ 6 Please note that EPO's procurement procedures are governed solely by EPO's own procurement rules. The relevant rules are described in the EPO's General Conditions of Tender, which are available at the EPO's website https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Beschaffungsverfahren der EPO ausschließlich den eigenen Beschaffungsvorschriften der EPO unterliegen. Die relevanten Vorschriften sind in den Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen der EPO beschrieben, welche auf der Website der EPO https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions_de.html abrufbar sind. Veuillez noter que les procédures de passation de marchés de l'OEB sont régies uniquement par ses propres règles. Celles-ci figurent dans les Conditions générales relatives aux appels à la concurrence de l'OEB, qui sont disponibles à l'adresse https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions_fr.html. ORG-7005 ORG-7004 ENG false false allowed false 2025-01-09+01:00 12:00:00+01:00 false 1 fa-wo-rc none LOT-0001 Lot 1 - Early OCR - Optical Character Recognition concerning patent documents requiring digitisation of text Los 1 - Early OCR - Optische Zeichenerkennung bei Patentdokumenten, die eine Textdigitalisierung erfordern Lot 1 - Early OCR - Reconnaissance optique de caractères concernant les documents de brevet nécessitant la numérisation de texte Early OCR - Optical Character Recognition concerning patent documents requiring digitisation of text Early OCR - Optische Zeichenerkennung bei Patentdokumenten, die eine Textdigitalisierung erfordern Early OCR - Reconnaissance optique de caractères concernant les documents de brevet nécessitant la numérisation de texte services Proposals for variants, the effect of which would be to reduce significantly the rights and safeguards of the EPO, are not allowed. Questions submitted after the deadline for receipt of requests for clarification will not be answered. After expiry of the deadline, the questions submitted by others and the corresponding clarifications will be available in the BIDDING COCKPIT. A framework agreement will be awarded to one contractor per lot. Bidders may submit a bid for one or more lots. The three lots will be evaluated separately. If several bidders submit a joint bid, they must be jointly and severally liable for the performance of the obligations under the contract. A declaration to this effect, duly signed by all members of the grouping and appointing a representative authorised to act on behalf of all members, must be submitted with the bid. Online meetings for the clarification of bids, if required, are planned to take place in week 4, 2025. Änderungsvorschläge, die sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig. Fragen, die nach der Annahmefrist für Rückfragen eingehen, werden nicht beantwortet. Es ist jedoch nach Fristablauf möglich, eine Liste der von anderen Bietern eingereichten Fragen und der entsprechenden Antworten im BIETERCOCKPIT einzusehen. Eine Rahmenvereinbarung wird an einen Auftragnehmer pro Los vergeben. Bieter können ein Angebot für ein oder mehrere Lose einreichen. Die drei Lose werden getrennt voneinander bewertet. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln. Sofern erforderlich, werden in der Kalenderwoche 4 2025 Online-Meetings zur Angebotsklärung geplant. Les propositions de variantes susceptibles de réduire de façon significative les droits et garanties de l'OEB ne sont pas autorisées. Les questions soumises après la date limite ne recevront pas de réponse. Après l'expiration du délai imparti, les questions posées par les autres candidats et les réponses correspondantes seront disponibles dans le cockpit de soumission d'offres. Un contrat cadre sera attribué à un contractant par lot. Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre pour un ou plusieurs lots. Les trois lots sont évalués séparément. Si des candidats soumettent une offre en commun, ils doivent être conjointement et solidairement responsables de l'exécution des obligations découlant du contrat. Une déclaration à cet effet, dûment signée par tous les membres du groupement et désignant un représentant autorisé à agir pour le compte de tous les membres, doit accompagner l'offre. Réunions en ligne pour la clarification des offres, si nécessaire, sont prévues au cours de la semaine 4 de 2025. 72312200 Bob-van-Benthem-Platz 1 Munich 80469 DE212 DEU 36 The start-up phase must be performed within six months from contract signature. The production phase will start on the Commencement Date i.e. after the EPO’s acceptance of the Contractor’s fulfilment of the start-up phase. The operational phase will be for three years from the Commencement Date with three optional extensions of one year each at the EPO’s discretion. Die Anlaufsphase muss innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsunterzeichnung durchgeführt werden. Die Produktionsphase beginnt am Anfangsdatum, das heißt nachdem das EPA die Erfüllung der Anlaufsphase durch den Auftragnehmer akzeptiert hat. Die Produktionsphase dauert drei Jahre ab dem Anfangsdatum und kann von der EPO nach eigenem Ermessen dreimal um jeweils ein Jahr verlängert werden. La phase de démarrage doit être effectuée dans les six mois suivant la signature du contrat. La phase de production commencera à la date de début c’est-à-dire après l’acceptation par l’OEB de l’exécution de la phase de démarrage par le contractant. La phase de production durera trois ans à compter de la date de début avec trois reconductions possibles d'une année chacune à la discrétion de l'OEB . LOT-0002 sui-act ef-stand See procurement documents Siehe Ausschreibungsunterlagen Voir le cahier des charges tp-abil See procurement documents Siehe Ausschreibungsunterlagen Voir le cahier des charges allowed no-eu-funds not-requ false not-allowed TenderDoc restricted-document https://www.epo.org/NetServer/ none no allowed not-allowed per-exa 60.00 quality Technical Conditions Technische Aspekte Aspects techniques per-exa 40.00 price Price Preis Prix Price Preis Prix ORG-7001 https://www.epo.org/NetServer/ 6 Please note that EPO's procurement procedures are governed solely by EPO's own procurement rules. The relevant rules are described in the EPO's General Conditions of Tender, which are available at the EPO's website https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Beschaffungsverfahren der EPO ausschließlich den eigenen Beschaffungsvorschriften der EPO unterliegen. Die relevanten Vorschriften sind in den Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen der EPO beschrieben, welche auf der Website der EPO https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions_de.html abrufbar sind. Veuillez noter que les procédures de passation de marchés de l'OEB sont régies uniquement par ses propres règles. Celles-ci figurent dans les Conditions générales relatives aux appels à la concurrence de l'OEB, qui sont disponibles à l'adresse https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions_fr.html. ORG-7005 ORG-7004 ENG false false allowed false 2025-01-09+01:00 12:00:00+01:00 false 1 fa-wo-rc none LOT-0002 Lot 2 - Citation Extraction Los 2 - Zitatextraktion Lot 2 - Extraction de citations Citation extraction covering digitised patent documents requiring citation extraction. Zitatextraktion für digitalisierte Patentdokumente, die eine Zitatextraktion erfordern. Extraction de citations couvrant les documents de brevet numérisés nécessitant une extraction de citations. services Proposals for variants, the effect of which would be to reduce significantly the rights and safeguards of the EPO, are not allowed. Questions submitted after the deadline for receipt of requests for clarification will not be answered. After expiry of the deadline, the questions submitted by others and the corresponding clarifications will be available in the BIDDING COCKPIT. A framework agreement will be awarded to one contractor per lot. Bidders may submit a bid for one or more lots. The three lots will be evaluated separately. If several bidders submit a joint bid, they must be jointly and severally liable for the performance of the obligations under the contract. A declaration to this effect, duly signed by all members of the grouping and appointing a representative authorised to act on behalf of all members, must be submitted with the bid. Online meetings for the clarification of bids, if required, are planned to take place in week 4, 2025. Änderungsvorschläge, die sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig. Fragen, die nach der Annahmefrist für Rückfragen eingehen, werden nicht beantwortet. Es ist jedoch nach Fristablauf möglich, eine Liste der von anderen Bietern eingereichten Fragen und der entsprechenden Antworten im BIETERCOCKPIT einzusehen. Eine Rahmenvereinbarung wird an einen Auftragnehmer pro Los vergeben. Bieter können ein Angebot für ein oder mehrere Lose einreichen. Die drei Lose werden getrennt voneinander bewertet. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln. Sofern erforderlich, werden in der Kalenderwoche 4 2025 Online-Meetings zur Angebotsklärung geplant. Les propositions de variantes susceptibles de réduire de façon significative les droits et garanties de l'OEB ne sont pas autorisées. Les questions soumises après la date limite ne recevront pas de réponse. Après l'expiration du délai imparti, les questions posées par les autres candidats et les réponses correspondantes seront disponibles dans le cockpit de soumission d'offres. Un contrat cadre sera attribué à un contractant par lot. Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre pour un ou plusieurs lots. Les trois lots sont évalués séparément. Si des candidats soumettent une offre en commun, ils doivent être conjointement et solidairement responsables de l'exécution des obligations découlant du contrat. Une déclaration à cet effet, dûment signée par tous les membres du groupement et désignant un représentant autorisé à agir pour le compte de tous les membres, doit accompagner l'offre. Réunions en ligne pour la clarification des offres, si nécessaire, sont prévues au cours de la semaine 4 de 2025. 72312200 Bob-van-Benthem-Platz 1 Munich 80469 DE212 DEU 36 The start-up phase must be performed within six months from contract signature. The production phase will start on the Commencement Date i.e. after the EPO’s acceptance of the Contractor’s fulfilment of the start-up phase. The operational phase will be for three years from the Commencement Date with three optional extensions of one year each at the EPO’s discretion. Die Anlaufsphase muss innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsunterzeichnung durchgeführt werden. Die Produktionsphase beginnt am Anfangsdatum, das heißt nachdem das EPA die Erfüllung der Anlaufsphase durch den Auftragnehmer akzeptiert hat. Die Produktionsphase dauert drei Jahre ab dem Anfangsdatum und kann von der EPO nach eigenem Ermessen dreimal um jeweils ein Jahr verlängert werden. La phase de démarrage doit être effectuée dans les six mois suivant la signature du contrat. La phase de production commencera à la date de début c’est-à-dire après l’acceptation par l’OEB de l’exécution de la phase de démarrage par le contractant. La phase de production durera trois ans à compter de la date de début avec trois reconductions possibles d'une année chacune à la discrétion de l'OEB. LOT-0003 sui-act ef-stand See procurement documents Siehe Ausschreibungsunterlagen Voir le cahier des charges tp-abil See procurement documents Siehe Ausschreibungsunterlagen Voir le cahier des charges allowed no-eu-funds not-requ false not-allowed TenderDoc restricted-document https://www.epo.org/NetServer/ none no allowed not-allowed per-exa 60.00 quality Technical conditions Technische Aspekte Aspects techniques per-exa 40.00 price Price Preis Prix Price Preis Prix ORG-7001 https://www.epo.org/NetServer/ 6 Please note that EPO's procurement procedures are governed solely by EPO's own procurement rules. The relevant rules are described in the EPO's General Conditions of Tender, which are available at the EPO's website https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions.html. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Beschaffungsverfahren der EPO ausschließlich den eigenen Beschaffungsvorschriften der EPO unterliegen. Die relevanten Vorschriften sind in den Allgemeinen Ausschreibungsbedingungen der EPO beschrieben, welche auf der Website der EPO https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions_de.html abrufbar sind. Veuillez noter que les procédures de passation de marchés de l'OEB sont régies uniquement par ses propres règles. Celles-ci figurent dans les Conditions générales relatives aux appels à la concurrence de l'OEB, qui sont disponibles à l'adresse https://www.epo.org/about-us/tenders/general-conditions_fr.html. ORG-7005 ORG-7004 ENG false false allowed false 2025-01-09+01:00 12:00:00+01:00 false 1 fa-wo-rc none LOT-0003 Lot 3 - Forms OCR Los 3 - Formulare OCR Lot 3 - Formulaires OCR Optical Character Recognition concerning images and/or PDFs of forms related to the patent grant procedure requiring the localisation, extraction and mark-up of information in such forms. Optische Zeichenerkennung für Bilder und/oder PDFs von Formularen im Zusammenhang mit dem Patenterteilungsverfahren, die die Lokalisierung, Extraktion und Markierung von Informationen in solchen Formularen erfordert. Reconnaissance optique de caractères concernant les images et/ou les PDF de formulaires liés à la procédure d'octroi de brevets nécessitant la localisation, l'extraction et le balisage des informations contenues dans ces formulaires. services Proposals for variants, the effect of which would be to reduce significantly the rights and safeguards of the EPO, are not allowed. Questions submitted after the deadline for receipt of requests for clarification will not be answered. After expiry of the deadline, the questions submitted by others and the corresponding clarifications will be available in the BIDDING COCKPIT. A framework agreement will be awarded to one contractor per lot. Bidders may submit a bid for one or more lots. The three lots will be evaluated separately. If several bidders submit a joint bid, they must be jointly and severally liable for the performance of the obligations under the contract. A declaration to this effect, duly signed by all members of the grouping and appointing a representative authorised to act on behalf of all members, must be submitted with the bid. Online meetings for the clarification of bids, if required, are planned to take place in week 4, 2025. Änderungsvorschläge, die sich in einer erheblichen Einschränkung der Rechte und Sicherheiten der EPO niederschlagen würden, sind nicht zulässig. Fragen, die nach der Annahmefrist für Rückfragen eingehen, werden nicht beantwortet. Es ist jedoch nach Fristablauf möglich, eine Liste der von anderen Bietern eingereichten Fragen und der entsprechenden Antworten im BIETERCOCKPIT einzusehen. Eine Rahmenvereinbarung wird an einen Auftragnehmer pro Los vergeben. Bieter können ein Angebot für ein oder mehrere Lose einreichen. Die drei Lose werden getrennt voneinander bewertet. Reichen mehrere Bieter ein gemeinsames Angebot ein, so haften sie gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen. Zusammen mit dem Angebot ist eine entsprechende von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete Erklärung einzureichen, in der ein Vertreter bestimmt ist, der bevollmächtigt ist, für alle Mitglieder zu handeln. Sofern erforderlich, werden in der Kalenderwoche 4 2025 Online-Meetings zur Angebotsklärung geplant. Les propositions de variantes susceptibles de réduire de façon significative les droits et garanties de l'OEB ne sont pas autorisées. Les questions soumises après la date limite ne recevront pas de réponse. Après l'expiration du délai imparti, les questions posées par les autres candidats et les réponses correspondantes seront disponibles dans le cockpit de soumission d'offres. Un contrat cadre sera attribué à un contractant par lot. Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre pour un ou plusieurs lots. Les trois lots sont évalués séparément. Si des candidats soumettent une offre en commun, ils doivent être conjointement et solidairement responsables de l'exécution des obligations découlant du contrat. Une déclaration à cet effet, dûment signée par tous les membres du groupement et désignant un représentant autorisé à agir pour le compte de tous les membres, doit accompagner l'offre. Réunions en ligne pour la clarification des offres, si nécessaire, sont prévues au cours de la semaine 4 de 2025. 72312200 Bob-van-Benthem-Platz 1 Munich 80469 DE212 DEU 36 The start-up phase must be performed within six months from contract signature. The production phase will start on the Commencement Date i.e. after the EPO’s acceptance of the Contractor’s fulfilment of the start-up phase. The operational phase will be for three years from the Commencement Date with three optional extensions of one year each at the EPO’s discretion. Die Anlaufsphase muss innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsunterzeichnung durchgeführt werden. Die Produktionsphase beginnt am Anfangsdatum, das heißt nachdem das EPA die Erfüllung der Anlaufsphase durch den Auftragnehmer akzeptiert hat. Die Produktionsphase dauert drei Jahre ab dem Anfangsdatum und kann von der EPO nach eigenem Ermessen dreimal um jeweils ein Jahr verlängert werden. La phase de démarrage doit être effectuée dans les six mois suivant la signature du contrat. La phase de production commencera à la date de début c’est-à-dire après l’acceptation par l’OEB de l’exécution de la phase de démarrage par le contractant. La phase de production durera trois ans à compter de la date de début avec trois reconductions possibles d'une année chacune à la discrétion de l'OEB.