2024-09-13+00:0011:19:20+00:0025500000RES-0001selec-wTEN-0001TEN-0002t-esubm2CON-0001LOT-0000TEN-000113903885noTPA-0001LOT-0000T52270TEN-00020TPA-0002LOT-0000T52270CON-00012024-07-11Z2024-08-29ZVervanging bedrijfsvoeringssysteemORG-0001T52270TEN-0001TPA-0001ORG-0003TPA-0002ORG-000429https://www.eur.nlORG-0001Erasmus Universiteit RotterdamBurgemeester Oudlaan 50Rotterdam3062PANLD24495550Jeroen Veenendaal+31628482252jeroen@weareroger.comORG-0002Rechtbank RotterdamWilhelminaplein 100-125-Rotterdam3072AKNL33ANLD82947740-+31883616161inkoop@eur.nlfalsehttps://www.oracle.comlargeORG-0003Oracle NederlandHertogswetering 163Utrecht3543ASNLD30096087Ralph van Wijk030 669 9000ralph.van.wijk@oracle.comORG-0004McCoy & Partners B.V.Torenallee 45Eindhoven5617BANLD56352468Jan Laros0623195153jan.laros@mccoy-partners.com00553419-2024180/20242024-09-16+02:002.3eforms-sdk-1.74a4adc72-e6e5-4f22-a718-bc1274d89bee7288d26d-d770-4637-bbb5-5e91f4971f862024-09-13+00:0011:19:20+00:000132014L0024can-standardNLDhttps://s2c.mercell.com/buyer/2383body-pleducationORG-0001De EUR hanteerde voor deze Aanbesteding een procedure van de concurrentiegerichte dialoog conform de Aanbestedingswet 2012, op basis van de Beste Prijs-Kwaliteit (BPK) verhouding. Deze concurrentiegerichte dialoog bestond uit 3 fasen waarbij de dialoogfase bestaat uit 2 onderdelen. Fase 1; De selectiefase Hierin werden gegadigden geselecteerd voor deelname aan de dialoogfase. Fase 2; Dialoogfase Dialoogronde 1: Geïnteresseerde welke tijdig een geldig Verzoek tot Deelneming hebben ingediend, niet verkeren in de situaties zoals genoemd in de uitsluitingsgronden en voldoen aan de Geschiktheidseisen werden uitgenodigd voor de dialoogfase. Hierbij werd het aantal geselecteerde gegadigde niet beperkt. De EUR wilde na dialoogronde 1 met maximaal 3 geselecteerde gesprekspartners de dialoogfase voortzetten. Dialoogronde 2 en verder: Uiteindelijk bleven er twee gesprekspartners over voor het vervolg van de dialoogfase. Hierbij zijn er uiteindelijk 5 dialoogrondes georganiseerd. De gesprekken vonden individueel plaats tussen de geselecteerde gesprekspartners en de EUR. Hierdoor was het mogelijk om in een vertrouwelijke setting verschillende onderwerpen met elkaar te behandelen. Verslaglegging van de dialooggesprekken gebeurde middels een “actie- en besluitenlijst”. Deze bleef vertrouwelijk tussen de geselecteerde gesprekspartner en de EUR. De hele dialoogfase heeft plaatsgevonden van januari t/m april 2024. comp-dialT52270Vervanging BedrijfsvoeringssysteemMet het project “Vervanging bedrijfsvoeringssysteem” moet de Humane Resources (HR) basis- en Finance bedrijfsfuncties aansluiten bij de ambitie van de EUR om de Professional Services te versterken. De huidige Finance en HR-processen worden ondersteund met een on-premise SAP-oplossing. Deze oplossing is grotendeels aangepast aan de EUR-processen. De aanpassingen die zijn gedaan, leiden ertoe dat specifieke EUR-processen door het systeem ondersteund worden, maar dat er een grote beheerlast is voor de organisatie. De reden dat het systeem vervangen moet worden, is vooral dat het verouderd is. Naast het aflopen van het contract, leidt het verouderde systeem er ook toe dat de eindgebruikers het systeem als ongebruiksvriendelijk ervaren. Denk hierbij aan schermen met (veel) velden die niet gebruikt worden en niet verborgen kunnen worden. En dat alle transacties altijd op een computer uitgevoerd moeten worden, die verbonden is met het EUR-netwerk. Ook ondervindt de EUR last van de integratie van de oplossing in het gehele IT en IV-landschap. Integraties zijn complex, waardoor er (te veel) gegevens dubbel vastgelegd worden. Onderstaand overzicht toont de bedrijfsfuncties die in scope zijn voor de aanbesteding en implementatie van het bedrijfsvoeringsysteem. HR Gast/Externe administratie Medewerker administratie Ziekte en verlof- administratie Organisatie administratie Salaris- en declaratieverwerking Tijdregistratie (tijdverrekening, niet de urenregistratie) Medewerkerontwikkeling en medewerkerbeoordeling Werving en Selectie (Optie) Verzuimvolgsysteem (Optie) Finance Financiële projectadministratie Debiteuren beheer (inclusief facturatie overige debiteuren) Activabeheer Crediteurenbeheer Grootboekbeheer Betalingen Bestellen (optie) Leveranciersbeheer (optie) Contractbeheer services25500000720000004800000048219300484000004844100048442000484430004845000048451000Zie documentatieNL33ANLDLOT-0000no-eu-fundspoi-exa45qualityKwaliteit inrichting use cases 1. Finance module: a. crediteurenproces; b. debiteurenproces; c. verwerken bankafschriften; d. periodeafsluiting; e. verwerken declaraties van niet-medewerkers; 2. HR module: a. algemene presentatie; b. vierogen principe; c. registratie kwalificaties; Inschrijvers zijn gevraagd om een 4 uur durende demonstratie voor te bereiden waarin de oplossing voor de in beide use cases geschetste situaties heeft gedemonstreerd. De aangeboden functionaliteit is, met inachtenming van hetgeen gevraagd in de Use Case's, beoordeeld. Alles wat getoond is, is zonder beperkingen onderdeel van de te leveren Dienstverlening en verband houdt verband met de in de use case geschetste situatie. poi-exa30qualityImplementatie, uitvoering en ondersteuningInschrijvers zijn gevraagd om een implementatieplan op te stellen met daarin aandacht voor 9 elementen. Deze zijn hieronder uitgewerkt. 1. Inbrengen “best practice ervaringen” 2. Continuous monitoring 3 Declaratieproces 4. Automatisering / digitaal vormgeven processen 5. Toerekenen personeel 6. Uitvoering Dienstverlening 7. Support gedurende uitvoering 8. Best practice inrichting 9. Rollen en verantwoordelijkheden De beschrijving bestond uit maximaal 6000 woorden.poi-exa25pricePrijsDe beoordeling van het subgunningscriterium Prijs werd gebaseerd op de totale kosten voor de implementatie en de gebruikerslicenties voor het bedrijfsvoeringsysteem. Deze tarieven dienen als uitgangspunt voor de Overeenkomst gedurende de contractperiode en eventuele verlengingen. ORG-0002ORG-0002ORG-0002truefalsenonenoneT52270Vervanging BedrijfsvoeringssysteemMet het project “Vervanging bedrijfsvoeringssysteem” moet de Humane Resources (HR) basis- en Finance bedrijfsfuncties aansluiten bij de ambitie van de EUR om de Professional Services te versterken. De huidige Finance en HR-processen worden ondersteund met een on-premise SAP-oplossing. Deze oplossing is grotendeels aangepast aan de EUR-processen. De aanpassingen die zijn gedaan, leiden ertoe dat specifieke EUR-processen door het systeem ondersteund worden, maar dat er een grote beheerlast is voor de organisatie. De reden dat het systeem vervangen moet worden, is vooral dat het verouderd is. Naast het aflopen van het contract, leidt het verouderde systeem er ook toe dat de eindgebruikers het systeem als ongebruiksvriendelijk ervaren. Denk hierbij aan schermen met (veel) velden die niet gebruikt worden en niet verborgen kunnen worden. En dat alle transacties altijd op een computer uitgevoerd moeten worden, die verbonden is met het EUR-netwerk. Ook ondervindt de EUR last van de integratie van de oplossing in het gehele IT en IV-landschap. Integraties zijn complex, waardoor er (te veel) gegevens dubbel vastgelegd worden. Onderstaand overzicht toont de bedrijfsfuncties die in scope zijn voor de aanbesteding en implementatie van het bedrijfsvoeringsysteem. HR Gast/Externe administratie Medewerker administratie Ziekte en verlof- administratie Organisatie administratie Salaris- en declaratieverwerking Tijdregistratie (tijdverrekening, niet de urenregistratie) Medewerkerontwikkeling en medewerkerbeoordeling Werving en Selectie (Optie) Verzuimvolgsysteem (Optie) Finance Financiële projectadministratie Debiteuren beheer (inclusief facturatie overige debiteuren) Activabeheer Crediteurenbeheer Grootboekbeheer Betalingen Bestellen (optie) Leveranciersbeheer (optie) Contractbeheer servicesother25500000720000004800000048219300484000004844100048442000484430004845000048451000Zie documentatieNL33ANLD2024-10-01Z2036-08-01ZWanneer de EUR gedurende de looptijd gebruikt maakt van de genoemde optionele Dienstverlening die kan worden aangeboden onder deze Aanbesteding, heeft dit een effect op de totale omvang van de Opdracht. Deze bedrijfsprocessen worden momenteel ondersteund door zogenaamde satellietsystemen. De EUR wil de mogelijkheid hebben om, bij end of life van het betreffende satellietsysteem, de ondersteuning van dit proces onder te brengen in de oplossing die nu wordt aanbesteed. De EUR wil in de toekomst de mogelijkheid houden voor verdere integratie in een enkel bedrijfsvoeringssysteem. Dit is geen zekerheid. Ten tijde van end-of-life van het satellietsysteem zal de gecontracteerde leverancier gevraagd worden een business case op te stellen en met o.a. use cases moeten aantonen een gelijkwaardige of betere ondersteuning te bieden op de desbetreffende bedrijfsprocessen. Bij een positieve beoordeling volgt dan verdere implementatie. Bij een negatieve beoordeling wordt er geen gebruik gemaakt van de optie en zal de desbetreffende ondersteuning apart worden aanbesteed.2De Overeenkomst geldt in elk geval voor vijf (5) jaar zonder mogelijkheid van tussentijdse opzegging. Daarna kan de Overeenkomst met wederzijdse instemming onder gelijkblijvende voorwaarden worden verlengd met 1 maal 5 + 1 maal 2 jaar (5 + 5 + 2 jaar). Tijdens deze verleningsperiode geldt een wederzijdse opzeggingstermijn van 24 maanden. Deze verlenging zal tenminste twaalf (12) maanden voor afloop van de overeenkomst schriftelijk worden bevestigd. Indien niet wordt verlengd, eindigt de Overeenkomst zonder nadere schriftelijke kennisgeving van rechtswege.2000-01-01Z