RES-0000TEN-0000CON-0000LOT-0000TEN-0000TPA-0000LOT-0000AngebotCON-0000ORG-0000Vertrag-01TEN-0000TPA-0000P&I Personal & Informatik AG, Kreuzberger Ring 56, 65205 WiesbadenORG-000125https://www.ortenau-klinikum.deORG-0000(NUTS) DE134 Ortenaukreis Ortenau Klinikum gemeinnützige Kommunalanstalt des öffentlichen Rechts (gKAöR)Ebertplatz 12Einkauf und LogistikOffenburg77654DE134DEUDE357279278Frau Ulrike Huber+49 781 472 4813ulrike.huber@ortenau-klinikum.dehttps://www.pi-ag.comlargeORG-0001P&I Personal & Informatik AGKreuzberger Ring 56Wiesbaden65205DE714DEUUSt.-ID: DE 812576084ORG-0002Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheKarlsruhe76137DE122DEU08-A9866-40ORG-0003Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Bonn53119DEA22DEU0204:994-DOEVD-83+49228996100noreply.esender_hub@bescha.bund.de00559166-2026154/20262026-08-12+02:002.3eforms-sdk-1.14eforms-sdk-1.143d75664b-456a-45f8-926f-5ad2f0393f53dae47710-caa9-40a7-9f18-006b2ce4f6de2026-08-10+02:0016:38:43.5918397+02:00012026-08-10+02:0032014L0024veatDEUhttps://www.ortenau-klinikum.debody-pl-lahealthORG-0000ted-esenORG-0003vgvEx-ante-Transparenzbekanntmachung gemäß § 135 Abs. 3 Satz 1 GWB, danach Auftragsvergabe im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgVvgvneg-wo-call6715d0bc-736d-4b2e-8ddd-7dfdb2f24020-01technicalI. Lizenzrechtliches Alleinstellungsmerkmal (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV) Das Modul P&I LogaHR Payroll ist urheberrechtlich geschützter integraler Bestandteil der P&I LogaHR-Plattform und wird ausschließlich über die bestehende Lizenz- und Systemarchitektur des Herstellers bereitgestellt. Die Aktivierung erfolgt über eine lizenzrechtliche Freischaltung innerhalb der vorhandenen Plattformstruktur. Die P&I-eigenen Monitoring- und Datenbankstrukturen sind für Fremdapplikationen nicht freigegeben und können lizenzrechtlich nicht über die P&I-Plattform abgedeckt werden. Die Anbindung eines Drittsystems mittels Middleware würde die Lizenzmodelle und den Architekturstandard verletzen. Es liegen keine Erkenntnisse dafür vor, dass P&I anderen Unternehmen Lizenzrechte eingeräumt hat, die die Bereitstellung oder Aktivierung des Moduls im Kundensystem des Ortenau Klinikums erlauben würden. Der Auftraggeber hat sich dabei nicht allein auf die Aussage des Rechtsinhabers verlassen, sondern die Markterkundung hat bestätigt, dass kein Dritter auf Grundlage einschlägiger Lizenzrechte oder anderweitig zur Leistungserbringung im Stande ist. II. Technisches Alleinstellungsmerkmal (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV) – Häufung der Gründe Für einen anderen Wirtschaftsteilnehmer ist es technisch nahezu unmöglich, die geforderte Leistung zu erbringen (vgl. Erwägungsgrund 50 zu Art. 32 der RL 2014/24/EU). Die nachfolgenden technischen Gründe wirken kumulativ und schließen gemeinsam jede Alternativlösung durch einen Drittanbieter aus: 1 – ITSG-/GKV-Systemzertifizierung: Für den elektronischen Datenaustausch im Gesundheits- und Sozialwesen dürfen ausschließlich Programme eingesetzt werden, die eine jährlich zu wiederholende Systemprüfung der ITSG bestanden haben. Diese kann nur durch das Kernteam der ITSG gemeinsam mit Vertretern der Renten- und Unfallversicherung sowie der Bundesagentur für Arbeit durchgeführt werden. Die P&I Personal & Informatik AG erfüllt diese gesetzliche Zulassungsvoraussetzung. Kein anderer Anbieter hat im Rahmen der Markterkundung diese Zertifizierung spezifisch für die native Integration innerhalb der P&I LogaHR-Architektur nachgewiesen. Eine kurzfristige Aneignung durch Dritte ist angesichts der Komplexität des Zertifizierungsverfahrens und des jährlichen Wiederholungszyklus ausgeschlossen. 2– KRITIS-/NIS-2-Sicherheitsanforderungen: Das Ortenau Klinikum unterliegt als Einrichtung der kritischen Infrastruktur den Anforderungen des BSIG und des NIS-2 Umsetzungsgesetzes. Kumulativ zwingend erforderlich sind: physisch getrennte Private Cloud, deutsches Rechenzentrum, eigener Rechenzentrumsbetrieb und Gebäudeinhaberschaft, Zertifizierung nach BSI ISO 27001 sowie BSI C5 Typ 2. Die P&I Personal & Informatik AG erfüllt alle diese Anforderungen als Rechenzentrumsbetreiber und Gebäudeinhaber ihrer deutschen Rechenzentren. Eine Entkopplung durch ein Drittsystem bricht die zertifizierte Sicherheitsarchitektur auf. Kein anderer Anbieter hat im Rahmen der Markterkundung die kumulative Erfüllung dieser Anforderungen in Verbindung mit der geforderten Integration in P&I LogaHR nachgewiesen. Bereits das OLG Brandenburg hat anerkannt, dass sich die Gefahr von Fehlern bei Verwendung mehrerer Systeme parallel zueinander vervielfacht und es im Bereich der EDV grundsätzlich gerechtfertigt ist, das Risikopotential für Fehlfunktionen und Kompatibilitätsprobleme zu verringern (OLG Brandenburg, Beschluss vom 8. Juli 2021 – 19 Verg 2/21, Rn. 26). Dies gilt im vorliegenden Fall mit noch stärkerem Gewicht, da ein kritisches Gesundheitsinfrastruktursystem betroffen ist. 3 – Fehlende bidirektionale Schnittstellenunterstützung: P&I LogaHR basiert auf einer integrierten und redundanzfreien Plattformarchitektur und erhebt als führendes System stets Datenhoheit. P&I hat im vorangegangenen Vergabeverfahren ausdrücklich klargestellt, dass keine bidirektionalen Stammdatenschnittstellen zu externen Systemen angeboten werden, da die Übernahme von Stammdaten aus Schnittstellen systemarchitektonisch nicht vorgesehen ist. Eine externe Payrolllösung müsste Daten an das führende System zurückliefern – was technisch systemseitig ausgeschlossen ist. Eine lediglich unidirektionale Datenübergabe erfüllt die Anforderungen des Auftraggebers nicht. 4 – Einheitliche Datenbankarchitektur: Die Zielarchitektur erfordert eine einzige gemeinsame Datenbank für alle HR-Module ohne externe Datenbankinstanzen. Die Einführung einer externen Payroll-Datenbankinstanz würde zusätzliche Synchronisationsprozesse, Inkonsistenzrisiken sowie Konflikte mit den DSGVO-Anforderungen an Datensparsamkeit erzeugen. Das OLG Brandenburg hat anerkannt, dass eine nahtlose Einfügung neu zu beschaffender Ausstattung in eine seit Jahren implementierte, erprobte IT-Infrastruktur nachvollziehbar im Grundsatz der Sparsamkeit der Verwaltung begründet ist (OLG Brandenburg, Beschluss vom 8. Juli 2021 – 19 Verg 2/21, Rn. 25). 5 – IAM-Konsistenz (Joiner-Mover-Leaver): Im Einsatz ist das Imprivata Unimate IAM-System. HR-Stammdaten sind Voraussetzung für die Joiner-, Mover- und Leaver-Prozesse. Inkonsistenzen zwischen Payroll-Daten und dem IAM-System führen zur Ablehnung der Benutzeranlage, sodass Mitarbeitende mangels zugewiesener Rechte und Rollen nicht arbeitsfähig sind. Dies stellt eine unmittelbare betriebliche Fehlfunktion dar. Nur eine vollständig integrierte Payroll-Lösung kann diese latenzfreie Konsistenz gewährleisten.e3cf0186-aea8-44a5-b389-0e991e0d1fb4Frau HuberEx-ante-Transparenzbekanntmachung: Beschaffung eines integrierten Entgeltabrechnungssystems für das bestehende HR-SystemDas Ortenau Klinikum gKAöR beabsichtigt, den Auftrag zur Bereitstellung, lizenzrechtlichen Freischaltung und zum Betrieb eines integrierten Entgeltabrechnungsmoduls (P&I LogaHR Payroll) an die P&I Personal & Informatik AG im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV zu vergeben. Mit dieser Bekanntmachung informiert der Auftraggeber gemäß § 135 Abs. 3 Satz 1 GWB über seine Absicht, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung zu vergeben. Der Vertrag wird frühestens zehn Kalendertage nach dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung geschlossen. Das Ortenau Klinikum betreibt als führendes HR-System P&I LogaHR des Herstellers P&I Personal & Informatik AG, das nach einem wettbewerblichen Vergabeverfahren beschafft wurde. Die Entgeltabrechnung wird derzeit durch ein separates System (Fidelis von SDWorx) erbracht, das über Schnittstellen an das noch in Funktion befindliche System Personal Office von Krammer & Partner angebunden ist. Beschaffungsgegenstand ist die Aktivierung der Entgeltabrechnung durch lizenzrechtliche Freischaltung zur Vervollständigung von P&I LogaHR einschließlich Betrieb, Wartung und laufender gesetzlicher Aktualisierung als SaaS-Lösung. Das Alleinstellungsmerkmal der P&I Personal & Informatik AG ergibt sich aus zwei kumulativ vorliegenden Gründen: Erstens ist das Modul P&I LogaHR Payroll urheberrechtlich geschützter integraler Bestandteil der Plattform und ausschließlich durch P&I mittels lizenzrechtlicher Freischaltung aktivierbar; Drittlizenzen wurden nicht vergeben (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c) VgV). Zweitens ist aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden, da die Häufung folgender Anforderungen kumulativ nur durch P&I erfüllt werden kann: jährlich zu erneuernde ITSG-/GKV-Systemzertifizierung als gesetzliche Zulassungsvoraussetzung; kumulative KRITIS-/NIS-2-Sicherheitsanforderungen (Private Cloud, BSI ISO 27001, BSI C5 Typ 2, deutsches Rechenzentrum, eigener Rechenzentrumsbetrieb); systemarchitektonisch ausgeschlossene bidirektionale Stammdatenschnittstellen zu externen Systemen; Anforderung einer einheitlichen, redundanzfreien Datenbankarchitektur; latenzfreie IAM-Konsistenz (Imprivata Unimate); tarifkomplexe Zeitwirtschaft-/Payroll-Konsistenz (TVöD, AVR) sowie gesetzliche Meldepflichten im Single-Point-of-Change-Prinzip (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV). Der Auftraggeber hat zur Vorbereitung eine europaweite Markterkundung nach § 28 VgV durchgeführt (Bekanntmachungs-ID CXP4YEMMXQ9, veröffentlicht 30.06.2026, Frist 30.07.2026). Auf die Markterkundung, die alle Anforderungen vollständig kommuniziert hat, hat ausschließlich P&I eine substanzielle Interessenbekundung eingereicht. Kein anderer Marktteilnehmer hat dargelegt, die kumulativen Anforderungen erfüllen zu können. Eine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung ist nicht vorhanden (§ 14 Abs. 6 VgV). Der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter, sondern Folge der bestehenden, wettbewerblich beschafften Systemarchitektur sowie der gesetzlichen Anforderungen im Gesundheitswesen. Die vollständige Begründung ist in Abschnitt 6.1 dargestellt.suppliesFortsetzung von Abschnitt 6 "Begründung der Direktvergabe": 6 – Zeitwirtschaft-/Payroll-Konsistenz bei komplexen Tarifstrukturen: Das Ortenau Klinikum wendet komplexe Tarifstrukturen an (TVöD, AVR, Bereitschaftsdienste, Nacht- und Wochenendzuschläge). Zeitwirtschaftliche Daten bilden die wesentliche Grundlage für abrechnungsrelevante Prozesse. Externe Schnittstellenlösungen erhöhen das Inkonsistenzrisiko bei zuschlagsrelevanten Abrechnungsdaten. Rückrechnungen müssen in unbegrenzter Tiefe möglich sein; Änderungen in der Zeitwirtschaft müssen sofort in die Entgeltabrechnung einfließen. Fehler in diesen Bereichen führen unmittelbar zu fehlerhaften Lohnabrechnungen mit gravierenden rechtlichen und finanziellen Folgen. 7 – Gesetzliche Meldepflichten / Single Point of Change: Die gesetzlich vorgeschriebenen Meldeverfahren (DEÜV, EEL, ELStAM, eAU) erfordern eine Echtzeit-Rückmeldungsintegration in die Entgeltabrechnung. Bei getrennter Systemarchitektur entstehen Haftungslücken, da kein Hersteller die Gewährleistung für die gesetzeskonforme Interaktion zweier isolierter Systeme übernehmen kann, während laufend aufgrund gesetzlicher Anpassungen Änderungen an den Schnittstellen vorzunehmen sind. III. Ergebnis der Markterkundung Die europaweite Markterkundung nach § 28 VgV (Bekanntmachungs-ID CXP4YEMMXQ9, veröffentlicht 30.06.2026, Frist 30.07.2026) wurde offen an alle Marktteilnehmer gerichtet und hat alle kumulativen Anforderungen vollständig kommuniziert. Auf die Markterkundung hat ausschließlich die P&I Personal & Informatik AG eine substanzielle Interessenbekundung eingereicht. Kein anderes Unternehmen hat dargelegt, in der Lage zu sein, die kumulativen technischen und lizenzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Das Ergebnis der Markterkundung bestätigt damit, dass die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV vorliegen. Eine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung ist nicht vorhanden (§ 14 Abs. 6 VgV). Der mangelnde Wettbewerb ist nicht das Ergebnis einer künstlichen Einschränkung der Auftragsvergabeparameter, sondern Folge der bestehenden, nach einem wettbewerblichen Vergabeverfahren beschafften Systemarchitektur sowie der gesetzlichen Anforderungen im Gesundheitswesen. IV. Weiteres Vorgehen Der Auftraggeber wird daher den Auftrag an den o.g. Auftragnehmer erteilen, und nicht vor Ablauf einer Frist von zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung. Ein etwaiger Nachprüfungsantrag muss ggfls. vor Ablauf dieser Frist bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden.48000000134Ebertplatz 12Offenburg77654DE134DEU134DEULOT-0000unused-idunused-idunused-idORG-0002falsebuyer-categoriesLos 1Beschaffung eines integrierten Entgeltabrechnungssystems für das bestehende führende HR-SystemBeschaffung eines integrierten Entgeltabrechnungssystems (Payroll) für das bestehende führende HR-System P&I LogaHRsuppliesnone48000000OffenburgDEU2000-01-01+01:00