5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30213100 Portable computers
5.1.2.
Place of performance
Town: Berlin
Postcode: 10179
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 25/02/2027
Duration end date: 24/02/2029
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: Die Vertragslaufzeit für alle zu erbringenden Leistungen kann bis zu drei Mal jeweils um zwei Jahre ("Verlängerungszeitraum") verlängert werden.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Bankerklärung Es ist eine Erklärung der Hausbank des Bewerbers vorzulegen, die bestätigt, dass die finanziellen Verhältnisse des Bewerbers geordnet sind und er über die erforderlichen finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag auszuführen. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist jeweils nicht älter als sechs Monate sein. Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte/wirtschaftliche Kennzahlen Es sind Jahresabschlüsse einschließlich Anhänge, Wirtschaftsprüferfreigaben, Lageberichte und Kommentare, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bewerber zugelassen oder –sofern für das letzte geforderte Geschäftsjahr noch nicht vorliegend –die letzten drei vorliegenden Jahresabschlüsse, vorzulegen. Falls die Veröffentlichung von Jahresabschlüssen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben die Bewerber Geschäftsberichte für die genannten drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre vorzulegen. Falls ein Bewerber erst seit einem Zeitpunkt besteht, der die Vorlage eines oder mehrerer Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte nicht zulässt, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit der Gründung zu tätigen. Es ist in diesem Fall unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass der Bewerber erst nach dem betreffenden Zeitpunkt eines geforderten Nachweises gegründet worden ist. In jedem Fall müssen die Bewerber Angaben zum Umsatz, zum spezifischen Umsatz im Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags, zum Jahresüberschuss, zur Verwendung des Jahresüberschusses, zum Eigenkapital und zur Bilanzsumme für die drei Geschäftsjahre 2023, 2024, 2025 machen. Falls ein Bewerber erst seit einem Zeitpunkt besteht, der die vollständige Angabe nicht zulässt, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit der Gründung zu tätigen. Es ist in diesem Fall unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass der Bewerber erst nach dem betreffenden Zeitpunkt eines geforderten Nachweises gegründet worden ist. Mindestanforderungen: Der Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftragsmuss in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens 7 Mio. Euro betragen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (percentage, exact): 33,00
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Unternehmensreferenzen Es wird der Nachweis von Erfahrungen im Bereich, der hier zu vergebenden Leistungen durch die Angabe von mit dem hiesigen Vergabegegenstand vergleichbaren Referenzen nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen verlangt: Leistungsgegenstand Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die dem Leistungsgegenstand entsprechen und somit die Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenz erfüllen. Referenzzeitraum Es werden nur Referenzen berücksichtigt, deren Leistungen in den vergangenen 5 Jahren (Stichtag ist der Tag der Auftragsbekanntmachung) erbracht wurden. Davon müssen zwei Referenzen vollständig abgeschlossen sein. Mindestanzahl von Referenzen Der Bewerber hat mindestens drei (3) und maximal fünf (5) Referenzen vorzulegen. Vergleichbarkeit der Referenz Ein Auftrag wird als Referenz berücksichtigt, wenn er nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Tätigkeit vergleichbar ist. Die Vergleichbarkeit wird bejahrt, wenn die in Formblatt 7.1 geforderten Angaben der Tabelle zum Abschnitt „Angaben zu der Vergleichbarkeit der Referenzleistungen“ vollständig und die Mindestbedingungen erfüllt sind. Alle Angaben des Bewerbers müssen nachweisbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor. Der Auftraggeber legt folgende Mindestanforderungen an die Referenzen fest: Referenzinhalt: Bei dem Projekt handelte es sich um die Lieferung von Client Hardware in Form von Laptops und/oder Desktop PCs sowie dazugehöriger Peripherie (Maus, Tastatur) und ggf. Monitore, ergänzend die Entgegennahme der zu tauschenden Altgeräte im Bestand des Auftraggebers, Durchführung der Datenlöschung /Datenträgervernichtung bei den Altgeräten und Wiederverwertung bzw. Entsorgung der Altgeräte. Referenzdauer: Das Referenzprojekt hatte eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten. Referenzvolumen: Das Projekt umfasste innerhalb von einem Zeitraum von einem Jahr die Lieferung von mindestens 2.500 Geräten (Laptops, Desktop-PCs) sowie dazugehöriger Peripherie (Monitore, Mäuse, Tastaturen) für mindestens ein Drittel der zu liefernden Geräte. Rollout-Dauer: In wenigstens einer Referenz wurde ein Massenrollout mit einer Stückzahl von mindestens 2.000 Geräten in einem Zeitraum von fünf Monaten erfolgreich umgesetzt. Branche-KRITIS: In wenigstens zwei Referenzen wurden Leistungen bei einem KRITIS- Betreiber erbracht. Standortübergreifendes Projekt: In wenigstens einer Referenz wurde bei einem Unternehmen mit mindestens drei unterschiedlichen Standorten innerhalb einer Region umgesetzt. Bestellweg: In wenigstens einer Referenz kam für Einzelbestellungen ein Webshop zum Einsatz, der vom Auftragnehmer betrieben und bereitgestellt wurde. Vertretungsregelung: In wenigstens einer Referenz gab es definierte Prozesse für die Vertretungsregelung des eingesetzten Personals. Inventarisierungen: In wenigstens einer Referenz hat der Auftragnehmer im Rahmen des Projektes die zu liefernden Clientsysteme für den Auftraggeber erfasst und mit Inventarnummern versehen. Zertifizierte Datenlöschung/Datenträgervernichtung: Der Auftragnehmer hat für den Auftraggeber die zertifizierte Löschung der Daten bzw. die zertifizierte Vernichtung der Datenträger nach Vorgaben des BSI durchgeführt. Ergänzende Angaben Der Bewerber ist berechtigt, ergänzende Angaben zur Referenz in einer Anlage zum jeweiligen Formblatt 7.1 zu tätigen, wenn ein oder mehrere geforderte Angaben nicht oder nicht vollständig getätigt werden können und dies zum Verständnis der Referenz aus Sicht des Bewerbers erforderlich ist. Die ergänzenden Angaben dürfen pro Referenz eine DIN A4-Seite nicht überschreiten. Nachweis Zum Nachweis hat der Bewerber für jede Referenz das Formblatt 7.1 auszufüllen. Das Formblatt ist mehrfach zu verwenden. Mit der Angabe der Referenz bestätigt der Bewerber, dass er vom Referenz auftraggeber das Einverständnis eingeholt hat, den Auftrag als Referenz in diesem Vergabeverfahren mit den vom Auftraggeber geforderten Informationen angeben zu dürfen. Mit der Angabe eines Ansprechpartners und dessen Kontaktdaten des Referenzauftraggebers bestätigt der Bewerber, dass sich der Ansprechpartner des Referenzauftraggebers einverstanden erklärt hat, vom Auftraggeber mittels der angegebenen Kontaktmöglichkeiten kontaktiert werden zu dürfen. Können die Kontaktdaten nicht/nicht vollständig angegeben werden (z.B. aus datenschutzrechtlichen Gründen) hat der Bewerber auf anderem Weg sicherzustellen, dass eine Kontaktaufnahme mit dem Referenzauftraggeber einschließlich einer entsprechenden Überprüfung ohne Beisein/Anwesenheit des Bewerbers/Bieters möglich ist. Alle Angaben des Bewerbers müssen überprüfbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (percentage, exact): 33,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Anzahl der Mitarbeitenden im spezifischen Tätigkeitsbereich Zugelassen werden nur solche Bewerber, die angeben und auf Nachfrage nachweisen können, dass sie in den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025 sowie zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmeantragsfrist mindestens 10 Mitarbeiter im Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags (Lieferung von Client Hardware, Online Bestellportal, Lifecycle Management und Rücknahme zur Wiederverwertung oder Entsorgung/Reparatur von Client Hardware an/bei gewerbliche(n) Großkunden) beschäftigt haben. Entsprechende Angaben sind in Formblatt 7.2 zu machen. Der Bewerber kann zum Nachweis eigene Anlagen beifügen. ISO/IEC 27001 - Zertifizierung konformes Informationsmanagementsystem Zugelassen werden nur solche Bewerber, die nachweisen können, dass sie über eine zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmeantragsfrist gültige, den Bereich des Vergabegegenstandes komplett abdeckende ISO/IEC27001-Zertifizierung verfügen.Die geforderten Angaben sind in Formblatt 7.2 zu machen. Der Bewerber kann zum Nachweis eigene Anlagen beifügen. Hinweise: Die einzureichenden Unterlagen und Angaben müssen eine Prognose ermöglichen, ob der Bewerber technisch, beruflich und personell hinreichend geeignet ist, den Auftrag über die gesamte Vertragslaufzeit zu erbringen. Der Auftraggeber ist berechtigt, im Rahmen der Gesamtbeurteilung der Eignung eigene Erfahrungen mit den Bewerbern aus vergleichbaren Projekten der vergangenen fünf Jahre zu berücksichtigen. Sofern ein Bewerber eine wesentliche Anforderung aus einem früheren Auftrag erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und für den Auftraggeber ein Anspruch auf Schadensersatz, Rücktritt oder Kündigung bestand, kann der Auftraggeber die Eignung verneinen, wenn der Bewerber nicht nachweisen kann, geeignete technische, organisatorische oder personelle Maßnahmen zur effektiven Verhinderung gleichartiger Verstöße umgesetzt zu haben. Der betreffende Bewerber wird vor der Entscheidung des Auftraggebers angehört.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (percentage, exact): 33,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 80
Criterion:
Type: Quality
Name: Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Description: Die Leistungskriterien werden in der Ausschreibungsphase definiert.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 31/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 10/09/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Gemäß § 56 Abs. 2 VgV, § 17 BerlAVG, § 21AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG, § 22 LkSG. Mögliche Hinweise des Auftraggebers in den Vergabeunterlagen sind zu beachten.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Dieser Auftrag unterliegt den Vorgaben des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG), Abschnitte 3 und 4. Dies umfasst für die Auftragsausführungz.B. die Verpflichtung zur Einhaltung der jeweils geltenden Mindest- bzw. Tarifentgelte, den Vorgaben gemäß Frauenförderverordnung, Vorgaben zur Verhinderung von Benachteiligungen sowie entsprechende Kontroll- und Sanktionsrechte. Die verpflichtenden Inhalte des BerlAVG werden in Form von Besonderen Vertragsbedingungen (BVBs) verbindliche Vertragsbestandteile.
A non-disclosure agreement is required: yes
Additional information about the non-disclosure agreement: Dazu ist mit dem Teilnahmeantrag das Formblatt 9 der Ausschreibungsunterlagen auszufüllen und einzureichen.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Keine.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Berlin
Information about review deadlines: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewertung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stromnetz Berlin GmbH
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer des Landes Berlin