5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72253200 Systems support services, 72253000 Helpdesk and support services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Martinistraße 52
Town: Hamburg
Postcode: 20251
Country subdivision (NUTS): Hamburg (DE600)
Country: Germany
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter in für den Ausschreibungsgegenstand relevanten Geschäftsfeldern umgerechnet auf Vollzeitkräfte.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 100,00
Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: Der Bieter hat eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vorzulegen. Der Tätigkeitsbereich des Auftrags umfasst vergleichbare IT-Dienstleistungen im Kontext technischer Beratung, technischer Unterstützung, Infrastruktur-, Plattform- und Basistechnologien.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 200,00
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Der Bieter hat geeignete Referenzen über erfolgreich ausgeführte vergleichbare IT-Dienstleistungen nachzuweisen. Berücksichtigt werden Referenzen aus den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist. Um angesichts der spezifischen Anforderungen im Umfeld Universitätsklinikum einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, werden auch einschlägige Referenzen berücksichtigt, die innerhalb der letzten fünf Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht wurden. Als Referenzgeber werden ausschließlich Universitätskliniken berücksichtigt. Zu jeder Referenz sind mindestens folgende Angaben zu machen: - Auftraggeber, optional mit Kontaktstelle - Organisationseinheit / Fachbereich des Auftraggebers - Projektauftrag / Leistungsgegenstand - aussagekräftige Beschreibung der erbrachten Leistungen - Bezug zur ausgeschriebenen Leistung - eingesetzte Technologien / Technologiebereiche - Anzahl der Personentage oder vergleichbare Angabe zum Leistungsumfang - Leistungszeitraum Die Vergleichbarkeit ist durch den Bieter nachvollziehbar darzustellen.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 700,00
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Bewerber bestätigt eine bestehende Haftpflichtversicherung oder gibt eine verbindliche Zusage, im Auftragsfall eine Haftpflichtversicherung mit der geforderten Deckungssumme abzuschließen oder die Deckungssummen der bestehenden Versicherung zu erhöhen. Gefordert ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung in Höhe von 2 Mio. EUR für Sach- und Personenschäden sowie 1 Mio. EUR für Vermögensschäden je Schadensfall bei doppelter Maximierung. Bei Bewerbergemeinschaften gilt der stärkste Einzelnachweis eines an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmens für die Beurteilung des Teilnahmeantrags in dieser Hinsicht - evtl. beigefügte Versicherungsnachweise von privilegierten Nachunternehmern bleiben unberücksichtigt.
Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Eigenerklärung bzw. Nachweis zum Qualitätsmanagement des Bewerbers. Verfügt der Bewerber über ein QM-Zertifikat, ist dieses dem Teilnahmeantrag beizufügen. Verfügt der Bewerber nicht über ein QM-Zertifikat so hat er allgemeine QM-Maßnahmen für seine Geschäftsabläufe zu beschreiben.
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: AUSWAHLKRITERIEN Maßgeblich für die Bewertung der Eignung im Rahmen der Auswahlentscheidung sind die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß der Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet. Eine Wertung nach Punkten findet nur statt, sofern die Mindestanforderungen und sonstigen Bedingungen erfüllt sind. Die Bewertung erfolgt nach der nachstehenden Bewertungsmethodik: Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 20% (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) zu 80% (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Für die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit werden die folgenden Angaben und Nachweise herangezogen: Eigenerklärung zum Umsatz im Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Vergabe ist. Insgesamt können hier maximal 200 Punkte erzielt werden. Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden die folgenden genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt: Eigenerklärung zur Personalstärke, Referenzen. Hier können insgesamt maximal 800 Punkte erreicht werden. Die einzelnen Angaben und Nachweise haben bei insgesamt 1.000 möglichen Punkten folgende Wertigkeit: - Eigenerklärung zum Umsatz im Tätigkeitsbereich: 200 Punkte, - Eigenerklärung zur Personalstärke: 100 Punkte, - Referenzen: 700 Punkte Die Angaben und Nachweise zur Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung, zum Qualitätsmanagement, zum Umweltmanagement/Nachhaltigkeit wird ebenso wie der gesamte Bereich "Befähigung zur Berufsausübung" nicht qualitativ gewertet. Die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt auf der Grundlage der nachfolgenden Skala/Notenstufen. Die maximal erreichbaren Punktzahlen pro Angabe/Nachweis werden mit dem jeweils erreichten Gewichtungsfaktor (Prozentsatz) multipliziert. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen addiert. - 100 % = sehr gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in allerhöchstem Maße, - 80 % = gut: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in höchstem Maße, - 60 % = vollbefriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen hohem Maße, - 40 % = befriedigend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in hinreichendem Maße, - 20 % = ausreichend: Bewerber erfüllt in Bezug auf das Eignungskriterium die Anforderungen in gerade noch hinreichendem Maße. Im Bereich zwischen 0 % und 100 % können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (10 %, 30 %, 50 %, 70 %, 90 %). Eine Bewertung eines Eignungskriteriums (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit) mit 0 % würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat (K.O.-Kriterium). Basis sind die von den Bewerbern jeweils konkret abgeforderten Angaben und Nachweise zum jeweiligen Eignungskriterium (Anforderungen). Diese werden dann jeweils im Rahmen einer prognostischen Gesamtbetrachtung pro Kriterium berücksichtigt und ausgewertet Erreichen mehrere Bewerber dieselbe Gesamtpunktzahl und überschreitet die Bewerberzahl die geplante Anzahl der zur Verhandlung aufzufordernden Bewerber, behält sich der Auftraggeber vor, die Bieter für die Angebotsphase unter den verbliebenen punktgleichen Bewerbern auszulosen. Bei den vorstehenden Kriterien handelt es sich um Eignungs-, nicht um Zuschlagskriterien.
Criterion: Security of information
Description of selection criterion: Der Bieter hat gültige Unternehmenszertifizierungen oder gleichwertige Nachweise für die folgenden Bereiche einzureichen: - Informationssicherheitsmanagement Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein oder durch eine aktuelle Bestätigung der Zertifizierungsstelle nachvollziehbar belegt werden. Nachweis der folgenden Zertifizierungen oder gleichwertiger Nachweise: - ISO/IEC 27001
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Der Bieter hat geeignete Hersteller- und Partnernachweise für die verbindlichen Kerntechnologien einzureichen. Nachzuweisen sind insbesondere folgende Hersteller-/Partnerbezüge: Citrix: - Silber Citrix Fusion Reseller Fortinet: - Fortinet Engage Expert Partner, z. B. Integrator / MSSP Microsoft: - Microsoft Solutions Partner Infrastructure (Azure) - Microsoft Solutions Partner Data & AI (Azure) - Microsoft Solutions Partner Digital & App Innovation (Azure) - Microsoft Solutions Partner Modern Work - Microsoft Solutions Partner Security Oracle: - Oracle Gold Partner VMware: - Premier Partner / VMware Reseller Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein oder durch eine aktuelle Herstellerbestätigung nachvollziehbar belegt werden. Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein oder durch eine aktuelle Herstellerbestätigung nachvollziehbar belegt werden. Der Auftraggeber verlangt diese Nachweise aufgrund der bestehenden Systemlandschaft, der kritischen Bedeutung der Leistungserbringung sowie der erforderlichen Herstelleranbindung für Support-, Eskalations- und Qualifikationszwecke.
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 4
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 4
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Quality
Name: Geeignete Mitarbeiter und Umsetzungskonzept
Description: Die Qualitätsbewertung erfolgt anhand eingereichter Profile von Mitarbeitern und anhand eines Umsetzungskonzeptes.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 14/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 20/08/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Es gelten die Anforderungen des § 56 VgV.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: 1. Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gem. § 3 Hamburgisches Vergabegesetz 2. Eigenerklärung zu 5. EU-Sanktionspaket - RUS-Sanktionen 3. Eigenerklärung zur Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers des Zuschlagbieters
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Justification for the duration of the framework agreement: Die Entscheidung, die Ausschreibungsdauer für den technischen Dienstleister auf 5 Jahre statt der üblichen 4 Jahre anzusetzen, ist aus zwei strategischen Gründen betriebswirtschaftlich sinnvoll: 1. Angleichung an die durchschnittliche Nutzungsdauer technischer IT Geräte im UKE (5 Jahre): Technische Geräte, Softwareimplementation in einer gleichbleibenden Major Version und Infrastrukturkomponenten haben in der Regel eine geplante Nutzungsdauer von 5 Jahren. Eine Dauer von ebenfalls 5 Jahren sorgt dafür, dass die technische Begleitung und der Dienstleister vollständig mit der Lebensdauer der technischen Ausstattung synchronisiert sind. Dies vermeidet Schnittstellenprobleme, gewährleistet kontinuierliche Unterstützung während der gesamten Gerätelebenszyklus und reduziert das Risiko von Übergabephasen mit entsprechend höheren Kosten und Effizienzverlusten. 2. Hohe Komplexität und lange Onboarding-Zeit bei technologischer Einbindung: Der Onboarding-Prozess für einen neuen Dienstleister im den ausgeschriebenen Technologiekontexten ist aufgrund der komplexen UKE Gesamtumgebung sehr langwierig. Der Dienstleister muss nicht nur einzelne Technologien beherrschen, sondern diese im gesamten Kontext der bestehenden Infrastruktur verstehen und integrieren können. Dieser Lern- und Anpassungsprozess dauert erheblich länger als bei standardisierten Umgebungen. Eine 5-jährige Laufzeit ermöglicht somit eine vollständige Ausschöpfung der erworbenen Expertise und gewährleistet, dass die betriebswirtschaftlichen Vorteile des langen Onboarding Prozesses tatsächlich realisiert werden können. Eine kürzere Laufzeit von 4 Jahren würde diesen Investitionsvorteil vorzeitig abschneiden.
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Information about review deadlines: Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ab-lauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf
Organisation receiving requests to participate: Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf