See the notice on TED website
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Vrije Universiteit Brussel
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Raamovereenkomst ter configuratie en ondersteuning van een nieuwe intranet-omgeving voor personeel, studenten en PhD-studenten
Description: De huidige intranet-omgeving op basis van MS SharePoint wordt midden 2027 niet langer ondersteund. De huidige leverancier bood op basis van Microsoft-technologie een eigen configuratiepakket. Deze leverancier stopt hiermee. We moeten een vernieuwde configuratie realiseren met een nieuw te selecteren leverancier. De opdracht omvat de realisatie en ondersteuning van de intranetomgeving gedurende de volledige looptijd van de raamovereenkomst, zoals bepaald in artikel II.7.
Procedure identifier: b65a6906-c0bd-48d3-bc1b-58f2979f882e
Internal identifier: PPP0NS-915/6143/VUB/2026/DICT/002
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72212220 Internet and intranet software development services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 600 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: De opdrachtdocumenten zijn aangepast op 14/08/26. Er werd een Q&A document (Excel formaat) gepubliceerd alsook een "Aanvulling - Bijlage D Functionele en technische vereisten" (Word document). De documenten kunnen gedownload worden via de link van het oorspronkelijke publicatiebericht. Alle communicatie met betrekking tot de onderhavige opdracht, zoals inhoudelijke vragen over deze overheidsopdracht, verloopt uitsluitend per e-mail en dit tot uiterlijk 04 augustus 2026 te 12u00. De communicatie wordt daarbij gericht aan: DICT.procurement@vub.be . Gelieve in het onderwerp van uw e-mail het volgende te noteren: “Raamovereenkomst ter configuratie en ondersteuning van een nieuwe intranet-omgeving”. In het andere geval kan geen correcte opvolging gegarandeerd worden. Het is niet toegestaan anders dan via het bovenvermelde e-mailadres met betrekking tot de onderhavige opdracht te communiceren. De vragen zullen beantwoord en gepubliceerd worden in de vorm van een Q & A-document. Om ervoor te zorgen dat u de antwoorden op de gestelde vragen ontvangt, dient u bij het downloaden van het bestek uw mailadres achter te laten.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Raamovereenkomst ter configuratie en ondersteuning van een nieuwe intranet-omgeving voor personeel, studenten en PhD-studenten
Description: De huidige intranet-omgeving op basis van MS SharePoint wordt midden 2027 niet langer ondersteund. De huidige leverancier bood op basis van Microsoft-technologie een eigen configuratiepakket. Deze leverancier stopt hiermee. We moeten een vernieuwde configuratie realiseren met een nieuw te selecteren leverancier. De opdracht omvat de realisatie en ondersteuning van de intranetomgeving gedurende de volledige looptijd van de raamovereenkomst, zoals bepaald in artikel II.7.
Internal identifier: VUB/2026/DICT/002_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72212220 Internet and intranet software development services
Additional classification (cpv): 72212200 Networking, Internet and intranet software development services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Additional information: Vrije Universiteit Brussel - Directie ICT
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 72 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: De opdracht bevat twee verlengingen.
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 600 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 11 van het KB van 18 april 2017. Minimumeisen: De kandidaat dient een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model in Bijlage B aan zijn offerte toe te voegen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de laatste drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Minimumeisen: De kandidaat illustreert zijn bekwaamheid aan de hand van 3 diensten die gedurende de afgelopen 3 jaar werden verricht en die gelijkaardige opdrachten betreffen intranet-, digitale werkplek- of SharePointimplementatieproject. De kandidaat vermeldt hierbij het bedrag van de diensten, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Teneinde zijn technische bekwaamheid aan te tonen zal de kandidaat voor de 3 referentieprojecten een tevredenheidsattest bijvoegen: - De 3 attesten zijn afkomstig van 3 verschillende opdrachtgevers. Uit de attesten moet blijken dat de inschrijver in de loop van de laatste 3 jaar voorafgaand aan de datum van indiening van de offertes gelijkaardige diensten, telkens met een minimumbedrag van € 75.000 (excl. btw) heeft uitgevoerd tot tevredenheid van een opdracht gevend bestuur. - Twee van de drie opdrachten dienen uitgevoerd te zijn binnen het kader van een overheidsopdracht. - Deze overheidsopdrachten mogen niet op de VUB, noch in het UZ Brussel uitgevoerd te zijn. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de bezorgde informatie te controleren via contactopname met de opgegeven opdrachtgevers. Evaluaties door de klant worden tevens als tevredenheidsattest aanvaard als die worden aangevuld met het bedrag van desbetreffende opdracht en de contactgegevens van de opdrachtgever.
Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. Minimumeisen: De kandidaat dient in elk van de laatste 3 beschikbare boekjaren een omzet van de bedrijfsactiviteit gerealiseerd te hebben van minstens 175.000 €.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. Russische niet-betrokkenheid (uitsluitingsgrond) Op straffe van uitsluiting, is het verplicht dat de inschrijver het formulier in verband met de Russische niet-betrokkenheid invult en ondertekent (Bijlage C)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Cost
Description: Prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Quality
Description: Kwaliteit dienstverlening
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 04/09/2026 10:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 180 Days
Information about public opening:
Opening date: 04/09/2026 10:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Justification for the duration of the framework agreement: De looptijd van de raamovereenkomst overschrijdt de limiet van 48 maanden. Rechtvaardiging: De maximale looptijd van de overeenkomst wordt op 6 jaren gesteld, d.w.z. 2 jaar met vier mogelijke verlenging van 1 jaar tot een maximale contractduur van zes jaar. Gelet op de technische complexiteit van de opdracht, de nood aan continuïteit in kennisopbouw en samenwerking, en de snelle evolutie van intranet- en samenwerkingsplatformen, wordt gekozen voor een hybride contractstructuur met een initiële looptijd en optionele verlengingen. Deze aanpak laat de aanbestedende overheid toe om enerzijds stabiliteit en continuïteit te waarborgen tijdens de implementatie en exploitatiefase, en anderzijds voldoende flexibiliteit te behouden om in te spelen op toekomstige technologische en organisatorische evoluties.
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Rechtbank van Eerste Aanleg
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Rechtbank van Eerste Aanleg
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Vrije Universiteit Brussel - Directie ICT
Organisation providing more information on the review procedures: Rechtbank van Eerste Aanleg
Organisation receiving requests to participate: Vrije Universiteit Brussel - Aankoop
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Vrije Universiteit Brussel
Registration number: 0449.012.406-1
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Contact point: Nic Van Craen, Algemeen Beheerder
Telephone: +32 26292096
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0002
Official name: Vrije Universiteit Brussel - Directie ICT
Registration number: BE044.012.406
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Contact point: Karin Voets
Telephone: +32 26148656
Roles of this organisation:
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0003
Official name: Rechtbank van Eerste Aanleg
Registration number: BE0308.357.753
Postal address: Quatre Brasstraat 13
Town: Brussel
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 25087111
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0004
Official name: Vrije Universiteit Brussel - Aankoop
Registration number: 0449.012.406-3
Postal address: Pleinlaan 2
Town: Brussel
Postcode: 1050
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Contact point: Marco Visser
Telephone: +32 26292102
Roles of this organisation:
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0005
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0006
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: d610aa34-d0ef-4808-8c0d-6b23f05854f0-01
Main reason for change: Information updated
Description: De opdrachtdocumenten zijn aangepast op 14/08/26. Er werd een Q&A document (Excel formaat) gepubliceerd alsook een "Aanvulling - Bijlage D Functionele en technische vereisten" (Word document). De documenten kunnen gedownload worden via de link van het oorspronkelijke publicatiebericht.
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Notice information
Notice identifier/version: 0ad941b7-c180-4fe9-9cc3-cbad03cd1a5c - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 14/08/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 14/08/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 570965-2026
OJ S issue number: 158/2026
Publication date: 18/08/2026