1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: IKK classic
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Medienmanagement (07/FI-AD/2026)
Description: Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist das Medienmanagement der Auftraggeberin, d.h. alle Tätigkeiten, die mit der Beschaffung, Verwaltung, Pflege, Logistik, Technik und dem Service sowie der Anwendung der durch die Auftraggeberin genutzten Medien einhergehen.
Procedure identifier: 62ba7502-7acd-414f-a855-a9f40691e631
Internal identifier: 07/FI-AD/2026
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 64216000 Electronic message and information services
Additional classification (cpv): 22200000 Newspapers, journals, periodicals and magazines, 72220000 Systems and technical consultancy services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Coesfeld (DEA35)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: >> Die Verfahrenssprache ist deutsch. >> Es gilt deutsches Recht. >> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen. >> Mit dem Angebot ist folgender Nachweis vorzulegen: > Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG bzw. Gewerbezentralregister nach § l50a Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben. > Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen >> Mit dem Angebot sind folgende weitere Nachweise vorzulegen: >> Fragebogen Nachhaltigkeit (41) >> Eigenerklärung Zertifizierung DIN ISO 9001 (42) > Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeitung (60) > ein Datensicherheitskonzept, in dem der Teilnehmer/Bieter die bei ihm vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit unter Beachtung von § 35 SGB I und des 2. Kapitels des SGB X darzustellen hat. Es sind insbesondere die entsprechenden Maßnahmen betreffend die Kontrolle des Zutritts, des Zugangs, des Zugriffs, der Weitergabe und der Eingabekontrolle sowie der Einhaltung des Trennungsgebotes darzustellen (Formblatt „Sicherheitskonzept Auftragsverarbeitung" (60.1)) > Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (60.2) > Formblatt "Auflistung der bestehenden UAN-Verhältnisse" (60.3) > > Formblatt "Datenschutzbeauftragter/Ansprechpartner" (60.4) > > Formblatt "Auflistung der bestehenden Wartungsverträge" (60.5). >> Der Bieter hat mit seinem Angebot eigens generierte Zugangsdaten zu wenigstens einer Test-Version der angebotenen Software der Onlinedatenbank für die User und des Verwaltungsportals sowie deren Beschreibung zur Verfügung zu stellen (siehe Ziffer 3 der BWB (20), >> Mit dem Angebot hat der Bieter ein selbst zu erstellendes Betreuungskonzept sowie ein Übernahmekonzept gemäß Ziffer 4 und 5 BWB vorzulegen. Zusätzlich zum Übernahmekonzept ist die Eigenerklärung Übernahmekonzept – Zeitplan (44) vom Bieter ausgefüllt einzureichen. >> Außerdem ist eine Erklärung des Bieters zu vorgesehenen Projektleiters und -assistenz mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (43) vorzulegen. Im Übrigen ist eine Eigenerklärung (40) des Bieters vorzulegen, dass er im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt: > Personenschäden 3.000.000 Euro > Sachschäden 3.000.000 Euro > Vermögensschaden sowie Versicherung gegen Folgen eines Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro Hinweis (siehe Ziffer 13 der BWB (20)): Die Auftraggeberin behält sich einen Präsentationstermin mit den Bietern zu den drei nach der Wertung besten Angeboten auf Basis des abgegebenen Angebots vor. Der Präsentationstermin wird voraussichtlich digital per Videokonferenz durchgeführt. Für den Präsentationstermin erfolgt keine Erstattung von Aufwandsersatz.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Corruption:
Fraud:
Money laundering or terrorist financing:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Grave professional misconduct:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Business activities are suspended:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Medienmanagement (07/FI-AD/2026)
Description: Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist das Medienmanagement der Auftraggeberin, d.h. alle Tätigkeiten, die mit der Beschaffung, Verwaltung, Pflege, Logistik, Technik und dem Service sowie der Anwendung der durch die Auftraggeberin genutzten Medien einhergehen. Dies umfasst insbesondere: • die persönliche Beratung der Auftraggeberin, • die Bereitstellung und das Betreiben einer Online-Plattform für Fachinformationsmanagement (Verwaltungsportal), • die Bereitstellung und das Betreiben einer Online- Datenbank incl. der Beschaffung von Lizenzen für ein Rechtsauskunftssystem, • die Lieferung von Medien und Fachmedien und • die Lieferung von Fachliteratur für Azubis. Die Auftraggeberin ist eine flexibel am Markt agierende, gesetzliche Krankenkasse. Daher sind die Leistungen auch für künftige weitere Standorte zu gleichen Konditionen zu erbringen. Die Lieferung von Broschüren, Flyern und vergleichbaren Medien, bei denen es sich nicht um Verlagsprodukte handelt, ist nicht Leistungsgegenstand. Der Auftragnehmer berät die Auftraggeberin verlags- und produktunabhängig über die Auswahl und Verwaltung der neben dem Rechtsauskunftssystem genutzten Literatur- und Fachinformationsbestands in Form von digitalen und papierhaften Medien. Der Auftragnehmer verfügt über umfassende Fachkenntnisse im Bereich Sozialversicherung (Schwerpunkt Kranken- und Pflegeversicherung), die eine professionelle Beratung für Medien im Europa-, Bundes- und Landesrecht gewährleistet. Alle Medien sind, soweit verfügbar, als Onlinevarianten zur Verfügung zu stellen. Dabei ist zusätzlich zur Nutzung unter Citrix auch die Nutzung über mobile Endgeräte (z.B. Tablet, Smartphone) zu ermöglichen. Der Auftragnehmer berät die Auftraggeberin bei der Auswahl der Produkte zukunftsorientiert. Er unterstützt die Auftraggeberin dabei, den individuellen Bedarf der Stabs- und Unternehmensbereiche der Auftraggeberin laufend unter Wirtschaftlichkeitsaspekten zu optimieren und dabei möglichst alle Bedarfsstellen mit einheitlichen Medien auszustatten. Die Medienstruktur der Auftraggeberin ist primär auf elektronische Medien ausgerichtet. Hierbei steht eine homogene Ausstattung aller Teams mit möglichst einem einheitlichen Produkt im Vordergrund. Zusätzliche elektronische Lösungen, Loseblattwerke, Fachzeitungen und gebundene Literatur sind nur im Ausnahmefall, unter Beachtung der Buchpreisbindung, zu beschaffen. Der Auftragnehmer stellt eine Onlineplattform / Verwaltungsportal für professionelles Fachinformationsmanagement zur Verfügung. Über diese Plattform ist insbesondere der Zugriff auf die bei der Auftraggeberin genutzten Online-Werke sicherzustellen. Die absolute Höchstgrenze für Abrufe im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung beträgt 130.000 €. Der geschätzte Nettoauftragswert beträgt 1.650.000,00 € (Feld 5.1.5) bzw. 1.920.000,00 € brutto. Die absolute Höchstgrenze für Abrufe im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung beträgt brutto 1.960.000,00 €.
Internal identifier: 0001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 64216000 Electronic message and information services
Additional classification (cpv): 22200000 Newspapers, journals, periodicals and magazines, 72220000 Systems and technical consultancy services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Coesfeld (DEA35)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2028
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Anschließend verlängert sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr, längstens jedoch bis zum 31.12.2030, sollte die Auftraggeberin nicht bis 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber der Verlängerung widersprechen.
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 1 650 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Dem Angebot ist eine Erklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist (“Eigenerklärung Umsatz“). - Bietergemeinschaften haben die vorgenannte Eigenerklärung dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen. Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 47 VgV in Anspruch nehmen will, ist die Eignungserklärung zu Ausschlussgründen ebenfalls im Original einzureichen. - Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, muss die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Nachauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte (“Eigenerklärung Referenzen“). - Bietergemeinschaften haben die vorgenannte Eigenerklärung dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen. Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 47 VgV in Anspruch nehmen will, ist die Eignungserklärung zu Ausschlussgründen ebenfalls im Original einzureichen. - Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. - Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, muss die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen (“Eigenerklärung zur Ausschlussgründen“). Bietergemeinschaften haben die vorgenannte Eigenerklärung dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen. Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 47 VgV in Anspruch nehmen will, ist die Eignungserklärung zu Ausschlussgründen ebenfalls im Original einzureichen. Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, muss die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3).
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Name: Qualitätskriterium
Description: Übernahmekonzept
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 45
Criterion:
Type: Quality
Name: Qualitätskriterium
Description: Betreuungskonzept
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 45
Criterion:
Type: Quality
Name: Qualitätskriterium
Description: Nachhaltigkeitskonzept
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 25/09/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 42 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Information about public opening:
Additional information: Die Öffnung der Angebote erfolgt nicht öffentlich, d. h. Bieter sind nicht anwesend.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, partly without reopening and partly with reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Information about review deadlines: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: IKK classic
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: IKK classic
Registration number: 8060
Postal address: Mittelhäuser Straße 68
Town: Erfurt
Postcode: 99089
Country subdivision (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Country: Germany
Telephone: +49 3617479-226019
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registration number: a7164c32-519b-4294-910b-8250a0214b03
Postal address: Villemomblerstraße 76
Town: Bonn
Postcode: 53123
Country subdivision (NUTS): Erfurt, Kreisfreie Stadt (DEG01)
Country: Germany
Telephone: +49 22894990
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 62ba7502-7acd-414f-a855-a9f40691e631 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 24/07/2026 09:21:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 578896-2026
OJ S issue number: 161/2026
Publication date: 21/08/2026