1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Salzgitter
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Digitalisierung von Bauakten der Stadt Salzgitter
Description: Die Stadt Salzgitter beabsichtigt die Digitalisierung von Bauakten der Unteren Bauaufsichtsbehörde der Jahre 1990 - 1991, 1999 - 2011, 2016 - 2018 sowie einzelne Akten aus den Jahrgängen 1990 - 2023 zu vergeben.
Procedure identifier: 1dbc3c7a-a865-48b2-a798-8c4dc020839c
Internal identifier: 2026-0176-(DL)
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79999100 Scanning services
Additional classification (cpv): 79995100 Archiving services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Joachim-Campe-Straße 6-8
Town: Salzgitter
Postcode: 38226
Country subdivision (NUTS): Salzgitter, Kreisfreie Stadt (DE912)
Country: Germany
Additional information: Ausführung der Scan-Dienstleistung in den Räumlichkeiten des beauftragen Unternehmens. Um die Erreichbarkeit der Akten im Notfall (z. B. bei Bränden, Unfällen, Naturkatastrophen, etc.) sicherzustellen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Akten auf telefonische Anforderung der Auftraggeberin rund um die Uhr innerhalb von 2 Stunden digital bzw. innerhalb von 2-3 Stunden physisch zur Verfügung zu stellen (beispielsweise durch einen Kurierdienst).
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXUAYYDYTT8B4UZZ# Abweichende Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen des Bieters sowohl als Allgemeine Geschäftsbedingungen als auch in Form einzelfallbezogener Klauseln werden nicht Vertragsbestandteil. Ein verfristetes Angebot wird ausgeschlossen. Ein Angebot gilt als verfristet, wenn der Bindefristverlängerung in der vorgegebenen Frist nicht aktiv zugestimmt wird.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Digitalisierung von Bauakten der Stadt Salzgitter
Description: Es handelt sich um ein Gesamtvolumen der zu digitalisierenden Akten in zwei Archivräumen von ca. 240 Regalmeter Papierakten (ca. 16 m Ordner (8cm) und ca. 220 m Hängeregister unterschiedlichsten Umfangs) mit ca. 19.000 Hängeregistern und Ordnern mit einem Gesamtvolumen von geschätzt 1,2 Millionen Blatt. Der Anteil der technischen Zeichnungen, die größer als DIN A3 sind, dürfte bei einer Gesamtbetrachtung maximal etwa bei 2-3 Zeichnungen je Akte (grob geschätzter Durchschnitt) liegen. Die Angaben sind unverbindlich und begründen keinen Vollständigkeitsanspruch für den Auftragnehmer.
Internal identifier: 2026-0176-(DL)
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79999100 Scanning services
Additional classification (cpv): 79995100 Archiving services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Joachim-Campe-Straße 6-8
Town: Salzgitter
Postcode: 38226
Country subdivision (NUTS): Salzgitter, Kreisfreie Stadt (DE912)
Country: Germany
Additional information: Ausführung der Scan-Dienstleistung in den Räumlichkeiten des beauftragen Unternehmens. Um die Erreichbarkeit der Akten im Notfall (z. B. bei Bränden, Unfällen, Naturkatastrophen, etc.) sicherzustellen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Akten auf telefonische Anforderung der Auftraggeberin rund um die Uhr innerhalb von 2 Stunden digital bzw. innerhalb von 2-3 Stunden physisch zur Verfügung zu stellen (beispielsweise durch einen Kurierdienst).
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 12 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als drei Monate) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Eigenerklärungen oder Nachweise über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mindestens 3 Mio. Euro pro Schaden und Jahr. Der Auftragnehmer schließt spätestens nach Auftragserteilung eine Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mindestens 3 Mio. Euro pro Schaden und Jahr ab und legt diese vor.
Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens in dem entsprechenden Tätigkeitsbereich von min. 500.000 EUR / Jahr in den letzten drei Geschäftsjahren. (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Berufserfahrung der Mitarbeitenden (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Angabe zur Berufserfahrung der Mitarbeitenden in vergleichbaren Projekten.
Criterion: References on specified works
Description of selection criterion: Mindestens zwei Referenznachweise über mit dem aktuellen Auftrag vergleichbare Leistungen aus den vergangenen drei Kalenderjahren (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis über die Durchführung von mindestens zwei vergleichbaren Digitalisierungsprojekten sowie einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von etwa 160.000 EUR netto innerhalb der letzten drei Jahre. Mit mindestens folgenden Angaben: Ansprechpartner; Art der ausgeführten Leistung; Auftragssumme; Ausführungszeitraum
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Zahl der Mitarbeitenden (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Angabe der Mitarbeiterzahl mit entsprechender Erfahrung in vergleichbaren Projekten.
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Zertifikat über das Scannen nach BSI TR 03138 RESISCAN (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 04/09/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 15/09/2026 09:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 63 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung erfolgt nach § 56 VgV.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Weitere einzureichende Unterlagen: - Bestätigung Besichtigung der Archivräume: Vor Abgabe des Angebotes hat der Bieter zwingend einen Ortstermin durchzuführen. Im Rahmen des Ortstermins stellt die Auftraggeberin ein Bestätigungsschreiben aus, welches mit dem Angebot einzureichen ist. (mit dem Angebot, mittels Dritterklärung) - ISO 9001 Zertifikat (mit dem Angebot, mittels Dritterklärung) - ISO/IEC 27001 Zertifikat (mit dem Angebot, mittels Dritterklärung) - Transportversicherung: Eigenerklärungen oder Nachweise über den Abschluss einer Transportversicherung in Höhe von mind. 500.000 EUR für Schäden auf dem Transportweg. Der Auftragnehmer schließt spätestens nach Auftragserteilung eine Transportversicherung in Höhe von mind. 500.000 EUR für Schäden auf dem Transportweg ab und legt diese vor. (mit dem Angebot, mittels Dritterklärung)
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Information about review deadlines: Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein (§160 Abs. 1 GWB). Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, soweit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unternehmen hat darzulegen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.(§160 Abs. 2 GWB). Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Salzgitter
Organisation receiving requests to participate: Stadt Salzgitter
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadt Salzgitter
Registration number: t:053418393542
Postal address: Joachim-Campe-Straße 6-8
Town: Salzgitter
Postcode: 38226
Country subdivision (NUTS): Salzgitter, Kreisfreie Stadt (DE912)
Country: Germany
Telephone: +49 5341839-3542
Fax: +49 5341839-4960
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Registration number: t:04131153308
Postal address: Auf der Hude 2
Town: Lüneburg
Postcode: 21339
Country subdivision (NUTS): Lüneburg, Landkreis (DE935)
Country: Germany
Telephone: +49 413115-3306
Fax: +49 413115-2943
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: Unter Ziffer 2.1.2. Erfüllungsort wird der Text der zusätzlichen Informationen wie folgt geändert: anstatt "Ausführung der Scan-Dienstleistung in den Räumlichkeiten des beauftragten Unternehmens. Um die Erreichbarkeit der Akten im Notfall sicherzustellen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Akten im Umkreis von 250 km um die Stadt Salzgitter (Stadtgrenzen) zu verarbeiten und zu lagern." muss es heißen "Ausführung der Scan-Dienstleistung in den Räumlichkeiten des beauftragen Unternehmens. Um die Erreichbarkeit der Akten im Notfall (z. B. bei Bränden, Unfällen, Naturkatastrophen, etc.) sicherzustellen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Akten auf telefonische Anforderung der Auftraggeberin rund um die Uhr innerhalb von 2 Stunden digital bzw. innerhalb von 2-3 Stunden physisch zur Verfügung zu stellen (beispielsweise durch einen Kurierdienst)."
Notice identifier/version: f44d10cc-75c2-4024-98cb-4c75851d4ee8 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 19/08/2026 15:38:48 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 579402-2026
OJ S issue number: 161/2026
Publication date: 21/08/2026