1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Universitätsklinikum Köln AöR
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Hardware-Ausstattung 2026
Description: Lieferung, Aufstellung und betriebsbereite Übergabe von Desktop-PCs, Workstations, Monitoren und Notebooks einschließlich 36-monatiger Garantie-, Service- und Supportleistungen gemäß Leistungsbeschreibung im Rahmen eines EVB-IT-Kaufvertrages.
Procedure identifier: 67c1a9f1-a3d2-473c-ba4e-658abbc9d569
Internal identifier: 2026 25 EU KO
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: yes
Justification for the accelerated procedure: Der Markt für IT-Hardware ist derzeit durch eine hohe Preisvolatilität geprägt. Aufgrund der aktuellen Verfügbarkeitssituation sowie der angespannten Liefersituation, insbesondere bei Speicherkomponenten, werden von Herstellern und Lieferanten Preisbindungen regelmäßig nur noch für Zeiträume von 14 bis maximal 30 Tagen eingeräumt. Eine längere Bindung der Angebotspreise wird vielfach nicht mehr angeboten. Um einen wirtschaftlichen und vergaberechtskonformen Wettbewerb sicherzustellen, ist es erforderlich, dass die Angebotswertung, die Zuschlagsentscheidung und die Beauftragung innerhalb der Gültigkeit der Angebotspreise erfolgen können. Eine reguläre Angebotsfrist würde das Risiko erheblich erhöhen, dass Angebote vor Zuschlagserteilung ihre Preisgültigkeit verlieren und die Vergabe wiederholt oder aufgehoben werden müsste.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30200000 Computer equipment and supplies
Additional classification (cpv): 30213000 Personal computers, 30213100 Portable computers, 30214000 Workstations, 30231300 Display screens
2.1.2.
Place of performance
Town: Köln
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YYLDYYD0962M# Budgetobergrenze Für den ausgeschriebenen Auftrag steht ein maximales Gesamtbudget von 800.000,00 EUR brutto zur Verfügung. Angebote, deren Gesamtangebotspreis diese Budgetobergrenze überschreitet, können gemäß § 57 VgV wegen Unwirtschaftlichkeit bzw. fehlender Finanzierbarkeit vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. --------------------------------------------------------- Zuschlagskriterium Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Bewertungskriterium: Gesamtpreis (100 %). Voraussetzung für die Wertung ist, dass sämtliche als A-Kriterien (Mindestanforderungen) gekennzeichneten Anforderungen der Leistungsbeschreibung vollständig erfüllt werden. Angebote, die ein oder mehrere A-Kriterien nicht erfüllen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Bewertet wird der Gesamtpreis für die nachfolgend aufgeführten, kalkulatorischen Schätzmengen gemäß den jeweiligen Leistungsblättern: - Leistungsblatt 1 - Desktop-PC - Leistungsblatt 2 - Workstation - Leistungsblatt 3 - Standardmonitor 23,8 Zoll - Leistungsblatt 4 - Konferenzmonitor 23,8 Zoll - Leistungsblatt 5 - Notebook 14 Zoll - Leistungsblatt 6 - Notebook 16 Zoll Maßgeblich für die Wertung ist der Gesamtpreis. Maßgeblich für die Angebotskalkulation und -wertung sind die im Preisblatt angegebenen Schätzmengen. Die tatsächliche Beauftragung, Lieferung und Abnahme der Hardware erfolgt nach Maßgabe des EVB-IT-Kaufvertrages und der Leistungsbeschreibung ----------------------------------------------------------- Gemäß § 15 Abs. 3 VgV wird die Angebotsfrist auf 15 Kalendertage verkürzt. Die Verkürzung ist aufgrund einer hinreichend begründeten Dringlichkeit erforderlich. Der Markt für IT-Hardware ist derzeit durch eine hohe Preisvolatilität geprägt. Aufgrund der aktuellen Verfügbarkeitssituation sowie der angespannten Liefersituation, insbesondere bei Speicherkomponenten, werden von Herstellern und Lieferanten Preisbindungen regelmäßig nur noch für Zeiträume von 14 bis maximal 30 Tagen eingeräumt. Eine längere Bindung der Angebotspreise wird vielfach nicht mehr angeboten. Um einen wirtschaftlichen und vergaberechtskonformen Wettbewerb sicherzustellen, ist es erforderlich, dass die Angebotswertung, die Zuschlagsentscheidung und die Beauftragung innerhalb der Gültigkeit der Angebotspreise erfolgen können. Eine reguläre Angebotsfrist würde das Risiko erheblich erhöhen, dass Angebote vor Zuschlagserteilung ihre Preisgültigkeit verlieren und die Vergabe wiederholt oder aufgehoben werden müsste. Die Verkürzung der Angebotsfrist dient daher der Sicherstellung eines wirksamen Wettbewerbs und einer wirtschaftlichen Beschaffung. Sie ist nicht auf ein Verhalten des Auftraggebers zurückzuführen, sondern auf die aktuellen Marktbedingungen. --------------------------------------------------------------- Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Rückfragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform innerhalb der in den Vergabeunterlagen genannten Frist einzureichen. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt in deutscher Sprache. Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen in ihrer jeweils aktuellen Fassung einschließlich der über die Vergabeplattform veröffentlichten Bieterinformationen und Antworten auf Bieterfragen.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds:
Participation in a criminal organisation:
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities:
Money laundering or terrorist financing:
Fraud:
Corruption:
Child labour and including other forms of trafficking in human beings:
Breaching obligation relating to payment of taxes:
Breaching obligation relating to payment of social security contributions:
Breaching of obligations in the fields of environmental law:
Breaching of obligations in the fields of social law:
Breaching of obligations in the fields of labour law:
Insolvency:
Assets being administered by liquidator:
Business activities are suspended:
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law:
Grave professional misconduct:
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition:
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure:
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure:
Early termination, damages, or other comparable sanctions:
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure:
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Hardware-Ausstattung 2026
Description: Beschaffung von Hardware für das Universitätsklinikum Köln AöR im Rahmen eines EVB-IT-Kaufvertrages. Gegenstand der Ausschreibung sind die Lieferung, Aufstellung und betriebsbereite Übergabe von Desktop-PCs, Workstations, Monitoren und Notebooks einschließlich der in der Leistungsbeschreibung festgelegten Garantie-, Service- und Supportleistungen für 36 Monate
Internal identifier: 2026 25 EU KO
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30200000 Computer equipment and supplies
Additional classification (cpv): 30213000 Personal computers, 30213100 Portable computers, 30214000 Workstations, 30231300 Display screens
5.1.2.
Place of performance
Town: Köln
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: Budgetobergrenze Für den ausgeschriebenen Auftrag steht ein maximales Gesamtbudget von 800.000,00 EUR netto zur Verfügung. Angebote, deren Gesamtangebotspreis diese Budgetobergrenze überschreitet, können gemäß § 57 VgV wegen Unwirtschaftlichkeit bzw. fehlender Finanzierbarkeit vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Persönliche Lage der Wirtschaftsteilnehmer (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eigenerklärung über den Eintrag im Handelsregister - Eigenerklärung, das keine Eintragungen im Vergaberegister bzgl. Vergabeverstöße vorliegen - Eigenerklärung, aus denen hervorgeht, dass der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung der Sozialbeiträge, der Steuern und Abgaben (BG) nachkommt - Darstellung des Bewerbers (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) und der Unternehmensorganisation (Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, Struktur/Aufbau) sowie - falls zutreffend - ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen - Konformitätsbescheinigung (nach Bedarf)
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Technische Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Anlage 2 Referenzformular Der Bewerber weist in den letzten höchstens drei Jahren mindestens drei geeignete vergleichbare Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach. Gehen Sie bei der Angabe der Referenzen auf folgende Punkte ein: - Umfang, Dauer, Zeitpunkt und Auftragsvolumen - Auftraggeber inkl. Adresse - (detaillierte) Darstellung des Auftragsgegenstands / der Leistungen - Durchführendes Unternehmen: Bieter oder Unterauftragnehmer Aus den Ausführungen muss ersichtlich werden, warum die beschriebenen Projekte aus Ihrer Sicht die genannten Anforderungen erfüllen und somit als Referenz geeignet sind. Die Darstellung sollte eine DIN A4-Seite pro Referenzprojekt umfassen. - Nachweis nach DIN ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagementsystem) oder vergleichbar durch Eigenerklärung des Bieters. - Erklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i.V.m. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV) durch Eigenerklärung des Bieters: Der Bewerber weist einen Personalstamm und Ausrüstung nach, der die Durchführung der mit diesem Projekt verbundenen Aufgaben sicherstellt. Der Nachweis der erforderlichen Personalkapazität- und -fachlichkeit ist durch geeignete Nachweise zu erbringen. Skillprofile der Mitarbeiter weisen mehrjährige Berufserfahrung in Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, nach.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Mindestanforderung: Der Bewerber weist in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens einen Nettoumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von 1. Mio. Euro auf. Der Bieter muss diesen Umsatz auf Nachfrage der Vergabestelle durch entsprechende Referenzen nachweisen. - Anlage 1 Erklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV): Nachweis der aufgeführten Versicherungen durch Eigenerklärung Anlage 2 oder Bescheinigung des Versicherungsgebers oder Bescheinigung eines Versicherungsgebers, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird (jeweils Kopie ausreichend). Im Einzelnen mindestens: - Personenschäden 5.000.000,00 Euro - Sach- und Umweltschäden 3.000.000,00 Euro - Vermögensschäden: 1.000.000,00 Euro (jeweils 2 fache Jahresmaximierung der Versicherungssumme) - Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, auf Anfrage.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 18/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 27/08/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 12 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen sowie leistungsbezogene Unterlagen im gesetzlich zulässigen Umfang gemäß § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bewerber oder Bieter auf Nachforderung besteht nicht.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Auftragsausführung erfolgt auf Grundlage des EVB-IT Kaufvertrages einschließlich der EVB-IT Kauf-AGB sowie der Leistungsbeschreibung. Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle an den vom Auftraggeber benannten Warenannahmepunkt des Universitätsklinikums Köln. Die Hardware ist gemäß Leistungsbeschreibung zu kennzeichnen, aufzustellen und betriebsbereit zu übergeben. Der Auftragnehmer hat die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Garantie-, Service- und Supportleistungen für einen Zeitraum von 36 Monaten zu erbringen. Sämtliche als Mindestanforderungen (A-Kriterien) gekennzeichneten Anforderungen sind verbindlich einzuhalten. ----------------------------------- Budgetobergrenze Für den ausgeschriebenen Auftrag steht ein maximales Gesamtbudget von 800.000,00 EUR brutto zur Verfügung. Angebote, deren Gesamtangebotspreis diese Budgetobergrenze überschreitet, können gemäß § 57 VgV wegen Unwirtschaftlichkeit bzw. fehlender Finanzierbarkeit vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Budgetobergrenze Für den ausgeschriebenen Auftrag steht ein maximales Gesamtbudget von 800.000,00 EUR brutto zur Verfügung. Angebote, deren Gesamtangebotspreis diese Budgetobergrenze überschreitet, können gemäß § 57 VgV wegen Unwirtschaftlichkeit bzw. fehlender Finanzierbarkeit vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland (Spruchkörper Köln) bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit seit dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind. Darüber hinaus sind insbesondere die Präklusionsvorschriften des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB sowie die Informations- und Wartepflicht nach § 134 Abs. 2 GWB zu beachten. Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit eines öffentlichen Auftrags gemäß § 135 GWB endet spätestens 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung über die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 Satz 2 GWB).
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Universitätsklinikum Köln AöR
Organisation receiving requests to participate: Universitätsklinikum Köln AöR
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Universitätsklinikum Köln AöR
Registration number: DE215420431
Postal address: Kerpener Straße 62
Town: Köln
Postcode: 50937
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Contact point: Zentrale Beschaffung/Vergabestelle
Telephone: +49 22147835616
Fax: +49 22147887805
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Rheinland (Spruchkörper Köln) bei der Bezirksregierung Köln
Registration number: 05315-03002-81
Postal address: Zeughausstraße 2 - 10
Town: Köln
Postcode: 50567
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Contact point: Geschäftsstelle Vergabekammer Rheinland
Telephone: +49 2211473045
Fax: +49 2211472889
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: Im Rahmen des laufenden Vergabeverfahrens "2026 25 EU KO Hardware-Ausstattung 2026" wurden die Vergabeunterlagen wie folgt aktualisiert: - LOS 1 - Arbeitsplatz-Hardware: Anpassung des Leistungsblatts LB 2 - Workstation - "Dedalus Übersicht validierte Hardware" wurde den Vergabeunterlagen beigefügt. - Das Preisblatt wurde entsprechend angepasst und aktualisiert. - Die Leistungsbeschreibung aktualisiert - Der Katalog der Bieterfragen und Antworten, Stand 20.08.2026, wurde aktualisiert und den Vergabeunterlagen beigefügt. Aufgrund der vorgenommenen Änderungen wird die Angebotsfrist bis Donnerstag, den 27.08.2026, 09:00 Uhr, verlängert.
The procurement documents were changed on: 20/08/2026
Notice identifier/version: 828adb11-ab97-4528-9312-206c2d87d67d - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 20/08/2026 15:03:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 581478-2026
OJ S issue number: 162/2026
Publication date: 24/08/2026