1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Heidelberg, Amt für Digitales und Informationsverarbeitung
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und FullService-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027
Description: Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und FullService-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027
Procedure identifier: a7ead387-a3dd-43f8-9ea2-f32e305fffe0
Internal identifier: 17 3-2026
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50313200 Photocopier maintenance services
2.1.2.
Place of performance
Town: Heidelberg
Postcode: 69045
Country subdivision (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Country: Germany
Additional information: Stadtgebiet Heidelberg
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document, European Single Procurement Document (ESPD)
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: siehe Gesetz und Vergabeunterlagen
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und FullService-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027
Description: Zu vergeben ist ein Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und Full-Service-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027, der zum 28.02.2031 endet. Die Leistung besteht in der Bereitstellung und Betreuung von 78 Geräten an Standorten in Schul-, Kinderbetreuungs- und Verwaltungsgebäuden der Stadt Heidelberg gemäß den nachfolgenden Leistungsmerkmalen (Ziffer II) sowie dem beigefügten Geräteverzeichnis. Zudem ist der Auftraggeberin die Option einzuräumen, im ersten Jahr der Vertragslaufzeit nach Bedarf weitere Geräte für den Einsatz in Dienststellen im Stadtgebiet von Heidelberg zu diesen Ausschreibungskonditionen abzurufen. Ob Geräte angefordert werden und welche Anzahl von Geräten im Bedarfsfall abgerufen wird, richtet sich nach dem derzeit nicht bezifferbaren Bedarf. Die Mietzeit für die zusätzlich abgerufenen Geräte läuft bis zum 29.02.2032. Bei Inanspruchnahme des Abrufrechts bestimmt sich das Entgelt je Optionsgerät nach den Angebotspreisen (monatlicher Gesamtpreis; Preis Folgekopien) des jeweiligen Gerätetyps.
Internal identifier: LOT-0000
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50313200 Photocopier maintenance services
Options:
Description of the options: Zudem ist der Auftraggeberin die Option einzuräumen, im ersten Jahr der Vertragslaufzeit nach Bedarf weitere Geräte für den Einsatz in Dienststellen im Stadtgebiet von Heidelberg zu diesen Ausschreibungskonditionen abzurufen. Ob Geräte angefordert werden und welche Anzahl von Geräten im Bedarfsfall abgerufen wird, richtet sich nach dem derzeit nicht bezifferbaren Bedarf. Die Mietzeit für die zusätzlich abgerufenen Geräte läuft bis zum 29.02.2032. Bei Inanspruchnahme des Abrufrechts bestimmt sich das Entgelt je Optionsgerät nach den Angebotspreisen (monatlicher Gesamtpreis; Preis Folgekopien) des jeweiligen Gerätetyps.
5.1.2.
Place of performance
Town: Heidelberg
Postcode: 69045
Country subdivision (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Country: Germany
Additional information: Stadtgebiet Heidelberg
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/03/2027
Duration end date: 28/02/2031
5.1.6.
General information
This is a recurrent procurement
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Reduction of environmental impacts
Description: Die angebotenen Geräte müssen alle Anforderungen der aktuell gültigen Energy Star-Spezifikationen für Bürogeräte, festgelegt in- 2009/347/ EG, Anhang C- oder vergleichbarer Standards erfüllen. Näheres siehe Punkt 1.2 der Leistungsbeschreibung mit Vertragsbedingungen..
Approach to reducing environmental impacts: Other
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document, European Single Procurement Document (ESPD)
Criterion: Samples, descriptions, or photographs with certification of authenticity for supply contracts
Description of selection criterion: Die angebotenen Geräte müssen alle Anforderungen der aktuell gültigen Energy Star-Spezifikationen für Bürogeräte, festgelegt in- 2009/347/EG, Anhang C- oder vergleichbarer Standards erfüllen. Entsprechende Nachweise sind dem Angebot beizufügen. Näheres siehe Punkt 1.2 der Leistungsbeschreibung mit Vertragsbedingungen.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Auf Verlangen ist insbesondere eine Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe des Rechnungswerts, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber (mit Telefonnummer für Rückfragen) vorzulegen. Mindestens drei Referenzen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Unternehmen müssen die für den Auftrag erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) besitzen. Diesbezüglich gibt der Bieter mit Unterzeichnung des Angebotsvordruckes Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 ff. GWB ab. Darüber hinaus ist von den Bietern eine Eigenerklärung in Hinblick auf die EU-Verordnung über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren abzugeben (Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022). Dazu ist mit dem beigefügten Formular eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin vor, Auskünfte beim Wettbewerbsregister einzuholen. Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen haben Verpflichtungserklärungen nach dem Landestariftreue und Mindestlohngesetz abzugeben.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Der Zuschlag erfolgt nach dem Kriterium Preis (100 %) unter Einbeziehung des Stromverbrauchs wie in den Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung Nr. 1.3.2) beschrieben.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Allowed
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 29/09/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 52 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Entsprechend der gesetzlichen Regelungen
Information about public opening:
Opening date: 29/09/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Additional information: Ende der Bindefrist: 20.11.2026
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
Information about review deadlines: § 160 Absatz 3 GWB Der Antrag ist unzulässig soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen desNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind. 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 GWB vorliegt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Heidelberg Rechtsamt, Vergabeabteilung
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
8. Organisations
8.1.
ORG-7001
Official name: Stadt Heidelberg, Amt für Digitales und Informationsverarbeitung
Registration number: DE143296597
Postal address: Postfach 105520
Town: Heidelberg
Postcode: 69045
Country subdivision (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Country: Germany
Contact point: Rechtsamt Vergabeabteilung
Telephone: +49 62215823327
Fax: +49 6221584623326
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-7003
Official name: Stadt Heidelberg Rechtsamt, Vergabeabteilung
Registration number: DE143296597_
Postal address: Kornmarkt 1
Town: Heidelberg
Postcode: 69117
Country subdivision (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Country: Germany
Telephone: +49 62215823327
Fax: +49 6221584623326
Roles of this organisation:
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-7004
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
Registration number: 08-A9866-40
Postal address: Kapellenstraße 17
Town: Karlsruhe
Postcode: 76131
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-7005
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
Registration number: 08-A9866-40_
Postal address: Kapellenstraße 17
Town: Karlsruhe
Postcode: 76131
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Country: Germany
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-7006
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: e2079bad-8961-482f-ab0b-db0fad79c484 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 24/08/2026 08:04:39 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 584314-2026
OJ S issue number: 163/2026
Publication date: 25/08/2026