592171-2026 - Competition
Germany – Electronic mail service provider – Lizenzen HCL Notes
OJ S 165/2026 27/08/2026
Contract or concession notice – standard regime
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung
Email: ZentraleVergabestelle@ludwigshafen.de
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Lizenzen HCL Notes
Description: Lizenzen HCL Notes - HCL Domino Support Renewal - Subscription und Support für die Stadtverwaltung Ludwigshafen; hier: Dienstleistung Die Stadtverwaltung Ludwigshafen am Rhein setzt für die Bürokommunikation HCL Domino ein. Darüber hinaus stehen diverse Informations- und Projektdatenbanken zur Verfügung. Die Verwaltung besitzt die Nutzungsrechte an 4.715 HCL Domino CCB-Lizenzen. Um zur Sicherstellung des laufenden Betriebes alle Services des Herstellers in Anspruch nehmen zu können, ist eine Verlängerung des Supports für 12 Monate der bisherigen Lizenzen notwendig. Es ist daher beabsichtigt, die im Kriterienkatalog genannten Leistungen zu vergeben.
Procedure identifier: 7eafd131-7dcd-4e13-a54c-cb630aed31f5
Internal identifier: 2026 / 247
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72412000 Electronic mail service provider
2.1.2.
Place of performance
Town: Ludwigshafen am Rhein
Postcode: 67059
Country subdivision (NUTS): Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt (DEB34)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Corruption: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Participation in a criminal organisation: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Money laundering or terrorist financing: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Fraud: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Insolvency: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Breaching of obligations in the fields of labour law: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Assets being administered by liquidator: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Grave professional misconduct: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Breaching of obligations in the fields of social law: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Business activities are suspended: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Breaching obligation relating to payment of taxes: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Ausschlussgrund gem. §§ 123, 124 GWB, § 48 VgV
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Lizenzen HCL Notes
Description: Die Stadtverwaltung Ludwigshafen am Rhein setzt für die Bürokommunikation HCL Domino ein. Darüber hinaus stehen diverse Informations- und Projektdatenbanken zur Verfügung. Die Verwaltung besitzt die Nutzungsrechte an 4.715 HCL Domino CCB-Lizenzen. Um zur Sicherstellung des laufenden Betriebes alle Services des Herstellers in Anspruch nehmen zu können, ist eine Verlängerung des Supports für 12 Monate der bisherigen Lizenzen notwendig. Es ist daher beabsichtigt, die im Kriterienkatalog (siehe Ziffer 6 der Vergabe- und Vertragsunterlagen) genannten Leistungen zu vergeben.
Internal identifier: LOT-0000
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72412000 Electronic mail service provider
5.1.2.
Place of performance
Town: Ludwigshafen am Rhein
Postcode: 67059
Country subdivision (NUTS): Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt (DEB34)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2027
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: durch Eintrag im Formular Eigenerklärung 124 LD: -Erklärung, dass in den letzten 3 Jahren vergleichbare Leistungen durchgeführt wurden

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Eigenerklärung im Formblatt 124 LD, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen (für Bieter, Mitglieder einer Bietergemeinschaft).

Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Abgabe der Eigenerklärung EU-Sanktionen Russland Abgabe der Erklärung LTTG Erklärung über das Formblatt 124LD: -Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation -Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt

Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung in dem Formblatt 124 LD - Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei Jahren ersichtlich ist, gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV.

Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Erklärung über Formblatt Eigenerklärung zur Eignung: Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister

Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Erklärung über Formblatt Eigenerklärung zur Eignung: Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://vergabe.vmstart.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1a037e526a0-209236637ebee48e
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Allowed
Address for submission: https://www.auftragsboerse.de
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 29/09/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 86 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung richtet sich nach § 56 VgV Der Auftraggeber kann den Bewerber auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen
Information about public opening: 
Opening date: 29/09/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung Jaegerstraße 1 67059 Ludwigshafen
Additional information: Bieter sind am Eröffnungstermin nicht zugelassen.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Das von der/die Auftragnehmer*in eingesetzte Personal wird verpflichtet, - die geltenden Datenschutzbestimmungen der Auftraggeberin einzuhalten. - insbesondere Vorgänge, Daten und Prozesse nur insoweit zu betrachten wie notwendig und Dritten nicht zugänglich zu machen, - über erlangtes Wissen - auch nach Ende der Vertragslaufzeit - generell Verschwiegenheit zu bewahren. Sollte es der Auftragsgegenstand erfordern, wird darüber hinaus eine Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung gem. DSGVO und LDSG geschlossen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland- Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima
Information about review deadlines: § 160 (3) GWB: Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung
Organisation providing more information on the review procedures: Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung
Organisation receiving requests to participate: Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung
8. Organisations
8.1.
ORG-7001
Official name: Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung
Registration number: 073140000000-001-085
Postal address: Jaegerstraße 1
Town: Ludwigshafen
Postcode: 67059
Country subdivision (NUTS): Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt (DEB34)
Country: Germany
Contact point: Stadt Ludwigshafen, Bereich Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung
Email: ZentraleVergabestelle@ludwigshafen.de
Telephone: +49 621-5043450
Internet address: https://www.ludwigshafen.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-7004
Official name: Vergabekammer Rheinland- Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima
Registration number: 07-0001801100000-05
Postal address: Stiftsstraße 9
Town: Mainz
Postcode: 55116
Country subdivision (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Country: Germany
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-7005
Official name: Stadt Ludwigshafen, Zentrale Vergabestelle und Baukoordinierung
Registration number: 073140000000-001-85
Postal address: Jaegerstraße 1
Town: Ludwigshafen
Postcode: 67059
Country subdivision (NUTS): Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt (DEB34)
Country: Germany
Email: ZentraleVergabestelle@ludwigshafen.de
Roles of this organisation: 
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-7006
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 03598101-433e-43b9-ae5a-ec3757b22cf4  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 26/08/2026 06:29:29 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 592171-2026
OJ S issue number: 165/2026
Publication date: 27/08/2026