1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging
Legal type of the buyer: Public undertaking
Activity of the contracting authority: Social protection
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Raamovereenkomst voor Sociaal Juridische dienstverlening als erkend sociaal secretariaat, inclusief payroll en onderhoud, optimalisatie en implementatie van het HR-systeemlandschap (SAP)
Description: De aanbestedende overheid wenst een geïntegreerde partner aan te stellen voor de juridische en sociale dienstverlening als erkend sociaal secretariaat, inclusief payroll én voor het onderhoud, de optimalisatie en de implementatie van het HR- en payrollsysteemlandschap. De opdracht omvat enerzijds de correcte, tijdige en conforme uitvoering van alle wettelijke, sociale en fiscale verplichtingen verbonden aan loonverwerking en sociaal recht en anderzijds de ondersteuning van de aanbestedende overheid bij het beheren, onderhouden, optimaliseren en toekomstgericht uitbouwen van haar HR-IT-omgeving (SAP HR / Payroll en SAP SuccessFactors). In dit kader is de aanbestedende overheid op zoek naar één opdrachtnemer die optreedt als integraal aanspreekpunt en eindverantwoordelijke voor zowel het sociaal secretariaat als voor het HR- en payrollsysteemlandschap. Deze verantwoordelijkheid kan worden ingevuld door de opdrachtnemer zelf of door de opdrachtnemer samen met één of meerdere onderaannemers, waarbij de opdrachtnemer steeds optreedt als enige contractuele gesprekspartner en eindverantwoordelijke. De opdrachtnemer treedt op als sociaaljuridische partner en bewaker van het wetgevend kader en staat in voor de vertaling en correcte implementatie van wijzigingen in sociale, arbeidsrechtelijke en fiscale regelgeving binnen de payrollprocessen en de ondersteunende HR-systemen. Daarnaast fungeert de opdrachtnemer als onderhouds- en implementatiepartner voor het HR-systeemlandschap, zowel voor geplande evoluties (zoals de implementatie en optimalisatie van SAP SuccessFactors, waaronder Employee Central en de bijhorende talentmodules) als voor eigen ontwikkelings- en optimalisatievragen van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer treedt op als strategische en adviserende partner door het periodiek analyseren van onze bestaande HR- en payrollprocessen, het signaleren van optimalisatiekansen en het formuleren van concrete verbetervoorstellen, met als doel ons HR- en payrollsysteemlandschap duurzaam verder te ontwikkelen ter ondersteuning van onze HR-strategie. De gunning van deze opdracht geeft de opdrachtnemer geen enkel exclusiviteitsrecht of recht op afname van zijn aangeboden producten of diensten. De AO kan gedurende de looptijd van deze opdracht leveringen, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door derden. De originele opdrachtnemer kan bij toepassing van bovenstaande op géén enkel ogenblik aanspraak maken op enige vergoeding, in welke aard dan ook.
Procedure identifier: b1067b8a-f841-4329-8d51-1bff0db125ea
Internal identifier: PPP0U4-1197/6108/2025/197/MH
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79631000 Personnel and payroll services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
2.1.3.
Value
Maximum value of the framework agreement: 7 000 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Raamovereenkomst voor Sociaal Juridische dienstverlening als erkend sociaal secretariaat, inclusief payroll en onderhoud, optimalisatie en implementatie van het HR-systeemlandschap (SAP)
Description: De aanbestedende overheid wenst een geïntegreerde partner aan te stellen voor de juridische en sociale dienstverlening als erkend sociaal secretariaat, inclusief payroll én voor het onderhoud, de optimalisatie en de implementatie van het HR- en payrollsysteemlandschap. De opdracht omvat enerzijds de correcte, tijdige en conforme uitvoering van alle wettelijke, sociale en fiscale verplichtingen verbonden aan loonverwerking en sociaal recht en anderzijds de ondersteuning van de aanbestedende overheid bij het beheren, onderhouden, optimaliseren en toekomstgericht uitbouwen van haar HR-IT-omgeving (SAP HR / Payroll en SAP SuccessFactors). In dit kader is de aanbestedende overheid op zoek naar één opdrachtnemer die optreedt als integraal aanspreekpunt en eindverantwoordelijke voor zowel het sociaal secretariaat als voor het HR- en payrollsysteemlandschap. Deze verantwoordelijkheid kan worden ingevuld door de opdrachtnemer zelf of door de opdrachtnemer samen met één of meerdere onderaannemers, waarbij de opdrachtnemer steeds optreedt als enige contractuele gesprekspartner en eindverantwoordelijke. De opdrachtnemer treedt op als sociaaljuridische partner en bewaker van het wetgevend kader en staat in voor de vertaling en correcte implementatie van wijzigingen in sociale, arbeidsrechtelijke en fiscale regelgeving binnen de payrollprocessen en de ondersteunende HR-systemen. Daarnaast fungeert de opdrachtnemer als onderhouds- en implementatiepartner voor het HR-systeemlandschap, zowel voor geplande evoluties (zoals de implementatie en optimalisatie van SAP SuccessFactors, waaronder Employee Central en de bijhorende talentmodules) als voor eigen ontwikkelings- en optimalisatievragen van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer treedt op als strategische en adviserende partner door het periodiek analyseren van onze bestaande HR- en payrollprocessen, het signaleren van optimalisatiekansen en het formuleren van concrete verbetervoorstellen, met als doel ons HR- en payrollsysteemlandschap duurzaam verder te ontwikkelen ter ondersteuning van onze HR-strategie. De gunning van deze opdracht geeft de opdrachtnemer geen enkel exclusiviteitsrecht of recht op afname van zijn aangeboden producten of diensten. De AO kan gedurende de looptijd van deze opdracht leveringen, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door derden. De originele opdrachtnemer kan bij toepassing van bovenstaande op géén enkel ogenblik aanspraak maken op enige vergoeding, in welke aard dan ook.
Internal identifier: 2025/197/MH_1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79631000 Personnel and payroll services
Additional classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support, 79211110 Payroll management services, 79414000 Human resources management consultancy services
Options:
Description of the options: Vereiste opties (Het indienen van vrije opties is verboden. De aanbestedende overheid voorziet onder gunningscriteria 1.1 sociaal secretariaat en in bijlage 1 en 2a een beschrijving van de vereiste opties. Dit dient opgegeven te worden in bijlage 2B en 6. Deze opties moeten verplicht worden opgenomen in de offerte in bijlage 2B en 6. Het ontbreken van (één van) deze opties leidt tot een substantiële onregelmatigheid van de offerte. De aanbestedende overheid is niet verplicht deze opties effectief te lichten.)
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Ballaarstraat 35
Town: Antwerpen
Postcode: 2018
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Additional information: ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/09/2026
Duration end date: 31/08/2033
5.1.5.
Value
Maximum value of the framework agreement: 7 000 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
Additional information: rekeninghoudend met eventuele herhalingsopdrachten
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: Plan van aanpak en kwaliteit
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
Criterion:
Type: Cost
Description: Prijs - Total Cost of Ownership
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad Van State
Information about review deadlines: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad Van State
Organisation providing additional information about the procurement procedure: ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging
Organisation providing more information on the review procedures: Raad Van State
Organisation signing the contract: ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging
6. Results
Maximum value of the framework agreements in this notice: 7 000 000,00 EUR
6.1.
Result lot identifier: LOT-0001
Winner selection status: At least one winner was chosen.
Framework agreement:
Maximum value of the framework agreement: 7 000 000,00 EUR
6.1.2.
Information about winners
Winner:
Official name: Acerta Sociaal Secretariaat vzw
Tender:
Tender identifier: Acerta_Sociaal_Secretariaat_vzw
Identifier of lot or group of lots: LOT-0001
Value of the tender: 0,00 EUR
Contract information:
Identifier of the contract: 1896-2789
Title: Raamovereenkomst voor Sociaal Juridische dienstverlening als erkend sociaal secretariaat, inclusief payroll en onderhoud, optimalisatie en implementatie van het HR-systeemlandschap (SAP)
Date of the conclusion of the contract: 03/08/2026
Organisation signing the contract: ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging
6.1.4.
Statistical information
Received tenders or requests to participate:
Type of received submissions: Tenders
Number of tenders or requests to participate received: 3
Type of received submissions: Requests to participate
Number of tenders or requests to participate received: 5
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: ZORGBEDRIJF ANTWERPEN, Welzijnsvereniging
Registration number: BE 0809.699.184
Postal address: Ballaarstraat 35
Town: Antwerpen
Postcode: 2018
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Contact point: Dirk Bervoets
Telephone: +32 34312790
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation signing the contract
8.1.
ORG-0002
Official name: Raad Van State
Registration number: Raad Van State
Postal address: Wetenschapsstraat 33
Town: Brussel
Postcode: 1040
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 22349611
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registration number: BE 0475.480.736
Town: Antwerpen / Anvers
Postcode: 2000
Country subdivision (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Country: Belgium
Telephone: +32 3 294 30 51
Roles of this organisation:
Procurement service provider
8.1.
ORG-0004
Official name: FPS Policy and Support
Registration number: BE 0671.516.647
Town: Brussels
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 2 740 80 00
Roles of this organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0005
Official name: Acerta Sociaal Secretariaat vzw
Size of the economic operator: Large
Registration number: BE 0473329910
Postal address: Heizel Esplanade 1/PB 65
Town: Brussel
Postcode: 1020
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 474969725
Roles of this organisation:
Tenderer
Winner of these lots: LOT-0001
Notice identifier/version: 817830ae-434c-4567-b0d4-af565f196fb0 - 01
Form type: Result
Notice type: Contract or concession award notice – standard regime
Notice subtype: 29
Notice dispatch date: 25/08/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 25/08/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 592540-2026
OJ S issue number: 165/2026
Publication date: 27/08/2026