166/2026

1.1.

Buyer

Official name: MUNICIPIUL BRASOV

Legal type of the buyer: Local authority

Activity of the contracting authority: General public services

2.1.

Procedure

Title: Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor create la nivelul Primăriei Municipiului Brasov, digitizare si depozitare - ACORD CADRU - 48 luni

Description: Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor create la nivelul Primăriei Municipiului Brasov, digitizare si depozitare. Atribuirea unui acord-cadru având ca obiect Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor create la nivelul Primăriei Municipiului Brasov, digitizare si depozitare pe o perioadă de 48 de luni, în baza căruia vor fi atribuite contracte subsecvente de prestări servicii de prelucrarea arhivistica, digitalizare, arhivare electronica, depozitare si servicii conexe aferente documentelor create si deținute de Primăria Municipiului Brasov. Prezentul Acord Cadru se va încheia fără reluarea competiției, cu un singur operator economic, in baza căruia, se vor atribui unul sau mai multe contracte subsecvente distincte, in funcție de necesitați. Potrivit prevederilor art. 160 din Legea nr. 98/2016, cu modificările si completările ulterioare, autoritatea contractanta stabilește un termen - limita in care va asigura răspunsul clar si complet la solicitările de clarificare/informații suplimentare ale ofertanților astfel : Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor/candidaturilor este 20 zile. Autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11 zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.

Procedure identifier: d3d17fff-e85e-41e3-a7a4-0cd1301d1692

Internal identifier: Poziția 91 / Proceduri / PAAP 2026 după buget;Nr.72875/19.05.2026 / PAAP după buget

Type of procedure: Open

The procedure is accelerated: no

2.1.1.

Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72512000 Document management services

2.1.2.

Place of performance

Country subdivision (NUTS): Braşov (RO122)

Country: Romania

Additional information: MUNICIPIUL BRASOV

2.1.3.

Value

Estimated value excluding VAT: 20 666 596,71 RON

Maximum value of the framework agreement: 20 666 596,71 RON

2.1.4.

General information

Additional information: Informatii suplimentare” urmatorul text: ”Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”

Legal basis:

Directive 2014/24/EU

2.1.6.

Grounds for exclusion

Sources of grounds for exclusion: Notice, European Single Procurement Document (ESPD)

Participation in a criminal organisation: Operatorul economic sau o persoană din conducerea sa a fost condamnată pentru participarea la o organizație criminală.

Corruption: Operatorul economic sau orice persoană care este membru al organelor sale de conducere a fost condamnată definitiv pentru corupție, printr-o hotărâre pronunțată în ultimii cinci ani sau pentru care perioada de excludere prevăzută în hotărâre este încă aplicabilă.

Fraud: Operatorul economic sau un membru al organelor sale de conducere a fost condamnat definitiv pentru fraudă, printr-o hotărâre pronunțată în ultimii cinci ani sau cu perioadă de excludere încă valabilă.

Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Operatorul economic sau un membru al conducerii a fost condamnat pentru infracțiuni teroriste sau activități conexe.

Money laundering or terrorist financing: Operatorul economic sau orice persoană din conducerea sa a fost condamnată pentru spălare de bani sau finanțarea terorismului.

Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Operatorul economic a fost condamnat pentru utilizarea muncii copiilor sau alte forme de trafic de persoane.

Breaching obligation relating to payment of taxes: Operatorul economic nu și-a îndeplinit obligațiile de plată a impozitelor.

Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Operatorul economic nu este considerat suficient de sigur pentru a evita riscuri privind securitatea națională.

Business activities are suspended: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.

Grave professional misconduct: Operatorul economic a comis o abatere profesională gravă.

Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.

Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Operatorul economic se află într-o situație de conflict de interese legată de participarea la această procedură.

Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.

Early termination, damages, or other comparable sanctions: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.

Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Operatorul economic a oferit informații false, a ascuns informații sau nu a furnizat documente relevante.

Breaching of obligations in the fields of environmental law: Operatorul economic a încălcat legislația privind protecția mediului.

Breaching of obligations in the fields of social law: Operatorul economic a încălcat legislația privind securitatea socială.

Breaching of obligations in the fields of labour law: Operatorul economic a încălcat legislația privind dreptul muncii.

Bankruptcy: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.

Insolvency: Operatorul economic se află în stare de insolvență, faliment sau lichidare.

Arrangement with creditors: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.

Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Operatorul economic se află în stare de insolvență, faliment sau lichidare.

Assets being administered by liquidator: Descriere momentan indisponibilă – necesită completare manuală.

5.1.

Lot: LOT-0000

Title: Default lot

Description: Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor create la nivelul Primăriei Municipiului Brasov, digitizare si depozitare. Atribuirea unui acord-cadru având ca obiect Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor create la nivelul Primăriei Municipiului Brasov, digitizare si depozitare pe o perioadă de 48 de luni, în baza căruia vor fi atribuite contracte subsecvente de prestări servicii de prelucrarea arhivistica, digitalizare, arhivare electronica, depozitare si servicii conexe aferente documentelor create si deținute de Primăria Municipiului Brasov. Prezentul Acord Cadru se va încheia fără reluarea competiției, cu un singur operator economic, in baza căruia, se vor atribui unul sau mai multe contracte subsecvente distincte, in funcție de necesitați. Valoare totala maxima ACORD CADRU estimata pentru 4 ani 20.666.596,71 lei fără TVA, Aferentă următoarelor cantități: 1) Valoarea estimată a celui mai MIC contract subsecvent este de 4.133.319,34 lei fără TVA, 2) Valoarea estimată a celui mai MARE contract subsecvent este de 5.166.649,18 lei fără TVA, 3) Valoarea MINIMA a acordului cadru, estimată pe durata a 4 ani, este de 16.533.277,37 lei fără TVA, 4) Valoarea MAXIMA a acordului cadru, estimată pe durata a 4 ani, este de 20.666.596,71 lei fără TVA. *Cantitatile ce urmeaza a fi ofertate se regasesc in "Sectiunea Formulare" , Formularul 11 - Formular de oferta financiara - Anexa 1.

Internal identifier: 1

5.1.1.

Purpose

Main nature of the contract: Services

Main classification (cpv): 72512000 Document management services

Additional classification (cpv): 63121100 Storage services, 72311100 Data conversion services, 79632000 Personnel-training services, 79971200 Bookbinding services, 79999100 Scanning services

5.1.2.

Place of performance

Country subdivision (NUTS): Braşov (RO122)

Country: Romania

Additional information: MUNICIPIUL BRASOV

5.1.3.

Estimated duration

Duration: 48 Months

5.1.4.

Renewal

Maximum renewals: 0

5.1.5.

Value

Maximum value of the framework agreement: 20 666 596,71 RON

5.1.6.

General information

Reserved participation:

Participation is not reserved.

The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required

Procurement Project not financed with EU Funds.

The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no

Additional information: -

5.1.9.

Selection criteria

Sources of selection criteria: Notice, European Single Procurement Document (ESPD)

Criterion: Enrolment in a trade register

Description of selection criterion: Certificat constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, ce urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe primul loc, la finalizarea evaluării ofertelor. Informațiile din certificatul constatator trebuie să fie reale/valide la data prezentării acestuia. Operatorii economici care depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta, din care sa reiasa ca operatorul este legal contituit, ca nu se afla in niciuna din situatiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatiile ce fac obiectul contractului de achizitie publica. Modalitatea de îndeplinire Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situatiei lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc. Se vor prezenta documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE: - pentru persoane juridice/fizice romane: Certificat constatator de la ONRC de pe langa Tribunalul Teritorial din care să rezulte obiectul de activitate al ofertantului. Ofertantul își va asuma răspunderea cu privire la faptul că informațiile cuprinse în acest document trebuie să fie reale/valide la data prezentării acestuia. Certificatul constatator trebuie să conțină date actuale/ reale la momentul prezentării. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. - pentru persoane juridice/fizice străine: Documente care dovedesc o formă de înregistrare în conformitate cu prevederile legale din țara în care ofertantul este rezident (se va verifica prin accesarea http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do) - se va anexa traducerea autorizată în limba română. Prezentarea Certificatului de Rezidență Fiscala (evitarea dublei impuneri) sau o declarație, valabile pentru anul calendaristic în curs. În cazul în care există incertitudini sau neclarități în ceea ce privește anumite documente prezentate, entitatea contractanta își rezervă dreptul de a solicita ofertanților detalii, precizări sau confirmări suplimentare atât de la ofertantul în cauză, cât și de la autoritățile competente care pot furniza informații în acest sens. Atentie! Toate documentele/ofertele depuse pe SEAP trebuie sa fie semnate cu semnatură electronică extinsă. Nota: În situația în care ofertantul beneficiază de susținere din partea unor terți sau în situația în care subcontractează parți din contract, acesta va prezenta Certificatul Constatator și pentru terții susținători/ subcontractanții declarați în DUAE.

Criterion: References on specified services

Description of selection criterion: EXPERIENTA SIMILARA: Operatorii economici participanți la procedura de atribuire trebuie să facă dovada că în ultimii 3 ani (calculați până la data limită de depunere a ofertelor) au prestat servicii similare (de natura/similare celor ce fac obiectul contractului) în valoare cumulată de minimum 5.100.000 lei fără TVA, la nivelul unuia sau mai multor contracte. Contractele acceptate ca experiență similară pot include oricare dintre următoarele tipuri de servicii / activități: Servicii de prelucrare arhivistică fizică a documentelor, incluzând operațiuni specifice precum: selecționarea documentelor, ordonarea, inventarierea, legarea / îndosarierea și numerotarea paginilor fondurilor arhivistice, în conformitate cu legislația națională privind arhivele. Servicii de conversie digitală (digitizare) a documentelor pe suport de hârtie, vizând scanarea de volum (inclusiv scanare de mare viteză sau de formate atipice/mari), prelucrarea digitală a imaginilor, aplicarea tehnologiilor de recunoaștere a textului (OCR) și structurarea metadatelor pentru arhivă electronică. Servicii de depozitare, păstrare și gestionare fizică a arhivei în depozite autorizate/avizate de Arhivele Naționale, incluzând servicii conexe de transport securizat al documentelor, monitorizare și securitate a fondului arhivistic. Servicii integrate de management al documentelor (Document Management), care au cuprins în mod obligatoriu implementarea sau furnizarea de soluții software/platforme IT destinate gestiunii arhivei fizice și electronice, împreună cu servicii de instruire/training a utilizatorilor. În cazul în care se decalează termenul limită de depunere a ofertelor, perioada aferentă experienței similare (ultimii 3 ani) se va extinde corespunzător cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerința pentru toți operatorii care au prezentat dovada serviciilor similare în intervalul de timp nou rezultat, cu aplicarea corespunzătoare a Instrucțiunii ANAP nr. 2/2017 (art. 13). MODALITATEA DE INDEPLINIRE: Se va completa DUAE Operatorii economici care depun oferta în asociere/grup vor depune câte un DUAE pentru fiecare dintre membrii asocierii/grupului. În cazul în care este depusă o ofertă de către operatori economici care participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor referitoare la experiența similară se realizează prin cumul. Operatorii economici care se bazează pe capacitățile altor entități (terți susținători), vor depune un DUAE propriu și câte un DUAE separat pentru fiecare dintre entitățile pe care se bazează. La nivelul DUAE trebuie precizate de către candidați/ofertanți informații cum ar fi: numărul și data contractului invocat drept experiență similară, beneficiarul acestuia și datele sale de contact, data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care a fost responsabil, împreună cu valoarea acestora, fără TVA. În conformitate cu prevederile art. 196 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va face dovada îndeplinirii cerinței privind experiența similară prin prezentarea următoarelor documente: 1. Certificate de bună execuție / Documente constatatoare / Recomandări Aceste documente trebuie să fie emise sau contrasemnate de către beneficiar (public sau privat) și să cuprindă în mod obligatoriu următoarele elemente de trasabilitate: - Identificarea Contractului: Numărul și data de înregistrare a contractului invocat. - Obiectul Serviciilor: O descriere detaliată a serviciilor prestate din care să rezulte similitudinea cu obiectul prezentei proceduri. - Datele Beneficiarului: Denumirea acestuia și date de contact valide pentru confirmare. - Valoarea Serviciilor: Valoarea finală a contractului, exprimată în lei fără TVA. În cazul în care contractul a fost realizat în asociere, se va preciza clar ponderea și valoarea activităților pentru care ofertantul a fost direct responsabil. - Intervalul de Prestare: Data de început și data de finalizare (zi/lună/an) a serviciilor, pentru verificarea încadrării în ultimii 3 ani (cu luarea în calcul a eventualelor decalări conform Instrucțiunii ANAP nr. 2/2017). - Confirmarea Calității: Mențiunea explicită că serviciile au fost executate în conformitate cu normele profesionale din domeniu și au fost recepționate fără obiecțiuni. 2. Documente de recepție (Procese-verbale) - Copii ale Proceselor-verbale de recepție (parțială sau finală) care să ateste data livrării serviciilor/produselor și admiterea acestora de către beneficiar. Numărul și data acestor documente trebuie să corespundă cu datele menționate în DUAE. 3. Fragmente Relevante din Contracte (dacă este cazul) - În situația în care certificatele de bună execuție nu sunt suficient de detaliate, se pot prezenta copii ale părților relevante din contracte care să probeze natura și amploarea activităților desfășurate. Nota: Documentele edificatoare vor fi prezentate în copie lizibila. Persoanele juridice străine vor prezenta certificatele/documentele edificatoare în copie lizibila însoțite de traducere autorizata în limba româna. Nota: Pentru contractele reprezentând experiența similara in ultimii 3 ani, pentru calculul echivalentei se va aplica cursul mediu anual leu/valuta comunicat de BNR pentru fiecare an in parte. Justificare: În conformitate cu prevederile art. 178 din Legea nr. 98/2016 autoritatea contractantă a stabilit cerințele privind experiența similară celor ce fac obiectul contractului, pentru a-și face o imagine asupra experienței și a modului de îndeplinire a obligațiilor contractuale ale acestuia și pentru a demonstra că are capacitate de a duce la bun sfârșit prezentul contract și cunoaște activitățile specifice.

Criterion: Subcontracting proportion

Description of selection criterion: Informații privind asocierea, dacă este cazul. Se va completa DUAE Acordul de asociere se va depune odată cu DUAE. În cazul unei asocieri se completează și se prezintă formularul model „Acord de asociere” – din „Secțiunea formulare” - Formularul 2. Oferta trebuie sa cuprindă acordul de asociere în care să se menționeze ca toți asociații își asuma răspunderea solidară pentru îndeplinirea contractului, că liderul asocierii este împuternicit să se oblige și să primească instrucțiuni de la și în numele tuturor asociaților, individual și colectiv și ca liderul asocierii este responsabil pentru îndeplinirea contractului, inclusiv pentru plățile efectuate. Structura sau constituirea asociației nu va fi modificată pe toată durata contractului, decât cu aprobarea autorității contractante și numai în situații excepționale. Informații privind subcontractarea, dacă este cazul. Se va completa DUAE. Acordul de subcontractare se prezintă odată cu DUAE. Se va specifica Proporția de subcontractare în mod obligatoriu în cadrul DUAE. În cazul subcontractarii se completează și se prezintă formularul model „Acord de subcontractare” - din „Secțiunea formulare” - F4, Informații privind terții susținători, dacă este cazul. Angajamentul ferm al terțului/terților susținator - F3 se prezintă odată cu DUAE. În cazul terțului/terților susținător (i) se completează și se prezintă formularul model „Angajament ferm privind susținerea acordată” din „Secțiunea formulare”. Odată cu angajamentul de susţinere, ofertantul/candidatul are obligaţia să prezinte documente transmise acestuia de către terţul/terţii susţinător/susţinători, din care să rezulte modul efectiv prin care terţul/terţii susţinător/susţinători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. Documentele justificative care să susțină cele declarate în DUAE vor fi prezentate doar de către ofertantul clasat pe locul intai în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor și numai la solicitarea autorității contractante.

5.1.10.

Award criteria

Criterion:

Type: Price

Name: Pretul ofertei

Description: Punctajul se acorda astfel: a) Pentru cel mai scazut dintre preturi se acorda punctajul maxim alocat; b) Pentru celelalte preturi ofertate punctajul P(n) se calculeaza proportional, astfel: P(n) = (Pret minim ofertat / Pret n) x punctaj maxim alocat.