5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 32570000 Communications equipment
Additional classification (cpv): 50334400 Communications system maintenance services, 51300000 Installation services of communications equipment, 51611100 Hardware installation services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Scheibenstraße 109
Town: Münster
Postcode: 48153
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 01/04/2027
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# Auftragsvergabe ab Januar 2027; Die Leistung müssen spätestens zum 01.04.2027 erbracht werden. Bewertung Teilnahmewettbewerb: Mindestpunktzahl die für eine Angebotsaufforderung erreicht werden muss: 75 Punkte
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Fulfilment of social objectives
Description: Tariftreue
Social objective promoted: Other
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Berufsgenossenschaft (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei). Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Berufshaftpflichtversicherung (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachzuweisen: Bestand einer Haftpflichtversicherung (Betriebshaftpflicht und/oder Berufshaftpflicht). ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei). Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Versicherungsnachweis einschließlich Angabe der versicherten Risiken und Deckungssumme) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Berufsregister (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachzuweisen: Eintragung im Berufs- und Handelsregister (o. ä., wie z. B. Partnerschafts-, Vereinsregister), soweit vorhanden ("Eigenerkärung zur Eignung" liegt bei). Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Berufs- und Handelsregistereintrag, Handwerksrolleneintrag) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Beschäftigte (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Angaben zur Anzahl der Beschäftigten in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Eigenerklärungsformular der Stadt Münster liegt bei).
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Gesamtumsatz (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre. ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei). Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Insolvenzverfahren, Liquidation (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachzuweisen: Es liegt keine Insolvenz, keine Liquidation vor. ("Eigenerklärung ..." liegt bei).
Criterion: Financial ratio
Description of selection criterion: Steuern, Abgaben, Beiträge (VgV) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachzuweisen: Die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung ist erfüllt. Bieter, deren Angebote/Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, müssen auf besondere Aufforderung der ausschreibenden Stelle die Eigenerklärung per aktueller Dritterklärung (Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit mein Betrieb Beitragspflichtig ist), sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt)) innerhalb der gesetzten Frist nach Aufforderung belegen. ("Eigenerklärung zur Eignung" liegt bei)
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: 2.6 Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe und ausführliche Beschreibung von mindestens drei vergleichbaren Referenzen (R1. bis R.3) des Bewerbers. Die Referenzen müssen aus den letzten drei Jahren stammen und vergleichbar nach Art und Umfang sein. Dieses ist durch den Bewerber nachzuweisen / anzugeben. Die Referenz sollte ein öffentlicher Auftraggeber sein und muss vom Hersteller Mitel / Unify sein. Die Lösung sollte möglichst folgende technische Lösungen beinhalten (wird bewertet): - Open Scape Voice - Open Scape UC - Mitel CX Contact Cetern - Virtualisierung auf VM-Ware / Proxmox - Server & SAN als HCI-Infrastruktur Die Referenzbeschreibungen können auch in einem weiteren Dokument eingereicht werden. Anzugeben sind der jeweilige Auftraggeber, wesentliche Leistungsinhalte und eine umfassende Beschreibung des Serviceumfangs. Gewichtung Teilnahmewettbewerb: je 10% = 30%
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: 2.1 Projektmanagement (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Verfügt der Teilnehmer über ein strukturiertes und angewendetes Projektmanagement? Wenn ja, nach welchen üblichen Standards / Projektmethodiken wird sich gerichtet (z.B. PRINCE2 oder ein vergleichbares Verfahren). Bitte reichen Sie uns entsprechende Nachweise ein. Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5%
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: 2.2 Qualitätsmanagement (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Bitte liefern Sie mit der Einreichung des Angebots Informationen über das im Unternehmen angewendete Qualitätsmanagement ein. Verfügt und wendet der Teilnehmer ein anerkanntes Qualitätsmanagement an? Wenn ja, nach welchen üblichen Standards (z.B. ISO 27001) wird das Qualitätsmanagement durchgeführt? Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5%
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: 2.3 Servicemanagement (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Verfügt der Teilnehmer über ein strukturiertes und angewendetes Servicemanagement? Wenn ja, nach welchen üblichen Standards / Projektmethodiken wird sich gerichtet (z.B. ITIL oder ein vergleichbares Verfahren). Bitte reichen Sie uns entsprechende Nachweise ein. Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5%
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: 2.4 Zertifizierungen Mitarbeiter(innen) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Über welche Mitarbeiterzertifizierungen verfügt der Teilnehmer, die im direkten und indirekten Zusammenhang mit den ausgeschriebenen Leistungen stehen (auch anonymisiert lieferbar). Ausschlusskriterium: Es müssen mindestens 2 Techniker des AN auf der Mitel Open Scape Voice zertifiziert sein. 2.4.1 Zertifizierungen Unify Open Scape Voice Höchste Zertifizierung - Hersteller: - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Mittlere Zertifizierung - Hersteller: - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Grundzertifizierung - Hersteller - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 30% 2.4.2 Zertifizierungen Unify Open Scape UC - Hersteller: - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5% 2.4.3 Zertifizierungen Mitel CX Contact Center - Hersteller: - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5% 2.4.4 Zertifizierungen Virtualisierung mit Proxmox Proxmox VE Deployment & Management - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Proxmox VE Clustering and Shared Storage - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5% 2.4.5 Zertifizierungen im Bereich SAN/vSAN - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5% 2.4.6 Zertifizierungen des Bieters beim Hersteller newvoice (MobiCall Alarmserver) Ausschlusskriterium: Es müssen mindestens 1 Techniker des AN auf den Alarmserver zertifiziert sein. - Bezeichnung der Zertifizierung: - Anzahl Personen: Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5%
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: 2.5 Status des Bieters beim Hersteller Mitel Unify (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Über welchen Herstellerstatus für das Produkt Mitel Unify verfügt der Bewerber, die im direkten und indirekten Zusammenhang mit den ausgeschriebenen Leistungen stehen? 2.5.1 Status des Bieters beim Hersteller Mitel Unify Höchster Status - Bezeichnung des Status: - liegt dieser Status vor? Mittlerer Status - Bezeichnung des Status: - liegt dieser Status vor? Grund-Status - Bezeichnung des Status: - liegt dieser Status vor? Gewichtung Teilnahmewettbewerb: 5%
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Zertifizierungen Mitarbeiter(innen) - mind. 2 Techniker Mitel Open Scape Voice - Ausschlusskriterium: Es müssen mindestens 2 Techniker des AN auf der Mitel Open Scape Voice zertifiziert sein.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Zertifizierungen Mitarbeiter(innen) - mind. 1 Techniker Alarmserver - Ausschlusskriterium: Es muss mindestens 1 Techniker des AN auf den Alarmserver zertifiziert sein.
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Mindestpunktzahl für Angebotsaufforderung: 75 Punkte - Mindestpunktzahl die für eine Angebotsaufforderung erreicht werden muss: 75 Punkte - siehe Teil_A_Bewertung_Teilnahmewettbewerb_20260810.xlsx
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preiskriterium für "Erweiterte Richtwertmethode"
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.1 Server, Storage und Virtualisierung
Description: 3.1 Server, Storage und Virtualisierung
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 5
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.1.1 Backup
Description: 3.1.1 Backup
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.1.2 NAS
Description: 3.1.2 NAS
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.2 BSI Grundschutz
Description: 3.2 BSI Grundschutz
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.3 Migration OSV
Description: 3.3 Migration OSV
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.5 Migration Mitel CX
Description: 3.5 Migration Mitel CX
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.6 Open Scape UC
Description: 3.6 Open Scape UC
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 3.7 Alarmserver NewVoice
Description: 3.7 Alarmserver NewVoice
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.0 Service
Description: 4.0 Service
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.2 Service Manager
Description: 4.2 Service Manager
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.14 Service Level
Description: 4.14 Service Level
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.19 Service Hotline
Description: 4.19 Service Hotline
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.20 Anforderungen an die Service Hotline
Description: 4.20 Anforderungen an die Service Hotline
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.21 Ticket System
Description: 4.21 Ticket System
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.25 Releasemanagement
Description: 4.25 Releasemanagement
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.26 Patchmanagement
Description: 4.26 Patchmanagement
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 6. Optionale Leistungen
Description: 6. Optionale Leistungen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 7. Beistellleistungen
Description: 7. Beistellleistungen
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: 9.0 Stundenverrechnungssätze
Description: 9.0 Stundenverrechnungssätze
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 2,5
Criterion:
Type: Quality
Name: Mindestleistungspunktzahl von 7.000 Punkten
Description: Als Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) können 10.000 Leistungspunkte erreicht werden. Das Angebot des Bewerbers muss mindestens 7.000 Leistungspunkte erreichen um geeignet zu sein. Erreicht das Angebot weniger als 7.000 Leistungspunkte, wird es von der Wertung ausgeschlossen.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 0
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 12/10/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 06/10/2026 07:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: keine
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: - 513 EU 10-2018 - Besondere Vertragsbedingungen TVgG NRW - 512 EU 04-2016 - Vertragsbedingungen des Landes NRW 2026-03-01 EVB-IT System AGB 3.0.pdf EVB_IT_Systemvertrag_20260810.docx Einzureichende Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag: Teil A_Teilnahmeformular_citeq_2026 Einzureichende Unterlagen mit dem Angebot (2. Stufe): Migrationskonzept mit Meilensteinen Servicekonzept Teil_C_Fragenkatalog.xlsx Teil_D_Kriterienkatalog.xlsx Teil_E_Preisverzeichnis_20260814.xlsx Umsetzung BSI-Grundschutz Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.docx
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: gesamtschuldnerisch haftend
Financial arrangement: 2026-03-01 EVB-IT System AGB 3.0.pdf EVB_IT_Systemvertrag_20260810.docx
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Information about review deadlines: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Organisation providing more information on the review procedures: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement
Organisation receiving requests to participate: Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement