1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH
Legal type of the buyer: Organisation awarding a contract subsidised by a contracting authority
Activity of the contracting authority: Recreation, culture and religion
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Entwicklung und Implementierung KI-gestützter Besucherguide
Description: Gegenstand der Dienstleistung ist die Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Inbetriebnahme sowie die Erstoptimierung eines KI-gestützten, multimodalen Besucher-Guides für den Einsatz im touristischen Besucherbetrieb der Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH. Die Leistung des Auftragnehmers umfasst den vollständigen Projektlebenszyklus von der Konzeption über Entwicklung, Pilotierung und Rollout bis hin zum produktiven Betrieb einschließlich Support-, Monitoring-, Sicherheits-, Optimierungs- und Betriebsleistungen.
Procedure identifier: 8b0353c0-e56f-4e70-9906-f63d815467c7
Internal identifier: AWZ-SKADI-IT-001
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72230000 Custom software development services
Additional classification (cpv): 72263000 Software implementation services, 72253200 Systems support services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Sentruper Straße 315
Town: Münster
Postcode: 48161
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Additional information: Die Leistung wird überwiegend remote erbracht. Für einzelne Termine ist eine Anwesenheit am Sitz der Auftraggeberin erforderlich. Näheres regeln die Vergabeunterlagen.
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 700 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DJMMQQB#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Entwicklung und Implementierung KI-gestützter Besucherguide
Description: Die KI-Technologie ist das Herzstück des Projektes SKADI. Sie soll als digitales System Funktionen wie barrierefreie Kommunikation und präzise Navigation auf kleinstem Raum beinhalten. Neben der Stärkung der Barrierefreiheit und Digitalisierung trägt das System durch seine Funktion als digitales Lernangebot dazu bei, wichtige Themen wie Nachhaltigkeit und Artenschutz zu vermitteln - auf regionaler und internationaler Basis. Des Weiteren analysiert das System mithilfe künstlicher Intelligenz und Machine-Learning-Algorithmen das Nutzerverhalten und schlägt basierend auf Vorlieben sowie aktuellen Standortdaten passende Erlebnisse vor. Außerdem ermöglicht das System durch die Integration der spezifisch genannten Quellen die Vernetzung von touristischen / naturkundlichen Angeboten. NutzerInnen können nicht nur individuelle Informationen über Tierarten, Lebensräume, Schutzgebiete und Veranstaltungen erhalten, sondern z.B. auch selbst über den digitalen Guide gestalten.
Internal identifier: AWZ-SKADI-IT-001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72230000 Custom software development services
Additional classification (cpv): 72263000 Software implementation services, 72253200 Systems support services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Sentruper Straße 315
Town: Münster
Postcode: 48161
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Additional information: Die Leistung wird überwiegend remote erbracht. Für einzelne Termine ist eine Anwesenheit am Sitz der Auftraggeberin erforderlich. Näheres regeln die Vergabeunterlagen.
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 2 Years
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project fully or partially financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: Innovative purchase
Description: Beschafft wird die Entwicklung und Implementierung einer neuartigen KI-basierten Individualsoftware als multimodaler Besucher-Guide. Die Lösung verbindet KI-gestützte Nutzerinteraktion mit strukturierten Wissenssystemen und wird projektspezifisch entwickelt. Unterschiedliche technische und konzeptionelle Lösungsansätze sollen im Wettbewerb ermittelt werden.
Innovation procurement: The procured works, supplies, or services entail product innovation
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Qualität und Vergleichbarkeit der zwei vom Bewerber ausdrücklich als wertungsrelevant benannten Referenzprojekte - max 70 Punkte
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 70,00
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Nachgewiesene fachliche und technische Expertise für die ausgeschriebene Leistung - max 30 Punkte
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 30,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 28/09/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 09/10/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 05/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen, Erklärungen und Nachweise nach Maßgabe des § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch auf eine solche Nachforderung besteht nicht. Die Entscheidung trifft die Auftraggeberin nach pflichtgemäßem Ermessen unter Beachtung der vergaberechtlichen Grundsätze, insbesondere des Gleichbehandlungs- und Transparenzgebots. Gesetzliche Ausschlüsse der Nachforderung, insbesondere nach § 56 Abs. 3 VgV, bleiben unberührt. Die Entscheidung über die Nachforderung und deren Ergebnis werden dokumentiert.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Leistungserbringung erfolgt grundsätzlich überwiegend remote. Der Auftragnehmer muss jedoch gewährleisten, dass das für den jeweiligen Termin erforderliche Projekt- und Fachpersonal bei sachlich erforderlichen und von der Auftraggeberin rechtzeitig angekündigten Terminen am Sitz der Auftraggeberin in Münster persönlich vor Ort teilnehmen kann. Die konkreten Termine werden im Projekt-, Termin- und Meilensteinplan beziehungsweise während der Vertragsdurchführung rechtzeitig abgestimmt. Sämtliche mit den erforderlichen Vor-Ort-Terminen verbundenen Reisezeiten, Reise-, Übernachtungs- und Nebenkosten sind in den angebotenen Pauschalfestpreis einzukalkulieren und werden nicht gesondert vergütet. Ein bestimmter Unternehmenssitz, eine Niederlassung oder eine Entfernung zum Sitz der Auftraggeberin wird nicht vorausgesetzt. Maßgeblich ist ausschließlich die Fähigkeit des Auftragnehmers, die erforderliche persönliche Präsenz im Rahmen der Auftragsausführung sicherzustellen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Es gelten für die Rechtsbehelfe im Wesentlichen die Vorschriften der §§ 155 ff. GWB.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH
Organisation receiving requests to participate: Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH
Registration number: HR B 2454
Postal address: Sentruper Straße 315
Town: Münster
Postcode: 48161
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 2518904900
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Fax: 02514112165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 01eb298b-d126-48e8-9b12-64a8c77bd470 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 01/09/2026 12:19:37 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 604760-2026
OJ S issue number: 169/2026
Publication date: 02/09/2026