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1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Kreis Recklinghausen, Der Landrat
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Beschaffung eines neuen Telefonsystems auf Basis eines Cloud-Konzeptes für die gesamte Kreisverwaltung Recklinghausen
Description: Beschaffung eines neuen Telefonsystems auf Basis eines Cloud-Konzeptes für die gesamte Kreisverwaltung Recklinghausen.
Procedure identifier: 8fa7af1e-b615-4c9f-9f52-663469378bfd
Internal identifier: (ZV)16-155/26
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 64215000 IP telephone services
Additional classification (cpv): 64210000 Telephone and data transmission services, 64214000 Dedicated-business telephone network services, 32552100 Telephone sets
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Kurt-Schumacher-Allee 1
Town: Recklinghausen
Postcode: 45657
Country subdivision (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXPSYD3DG8J# Bieterfragen sind bis 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist über den Vergabemarktplatz NRW / metropoleruhr zu stellen. Die Beantwortung von später oder in anderer Form eingehenden Bieterfragen kann nicht gewährleistet werden. Die Beantwortung von Rückfragen erfolgt ausschließlich über das Vergabeportal (Vergabemarktplatz NRW / metropoleruhr). Nur dort registrierte Unternehmen werden über neue Bewerberinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bewerberinformationen abzurufen.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Participation in a criminal organisation: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Money laundering or terrorist financing: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Fraud: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Corruption: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Breaching obligation relating to payment of taxes: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB.
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Breaching of obligations in the fields of social law: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Breaching of obligations in the fields of labour law: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Insolvency: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Assets being administered by liquidator: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Business activities are suspended: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Grave professional misconduct: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Lizenzen + Dienstleistung + Schulung
Description: Ausgeschrieben werden die Lieferung, betriebsbereite Einrichtung, Inbetriebnahme und Dokumentation einer Cloud-PBX-Lösung auf Basis Xelion einschließlich monatlicher Lizenzen, IP-Tischtelefone, IP-Analog-Gateways sowie der hierfür erforderlichen Einrichtungs- und Projektleistungen. Die Lösung muss die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen an Cloud-Betrieb, Microsoft-Teams-Integration, Telekom CompanyFlex, Vermittlungs- und Contact-Center-Funktionen, Administration, Sicherheit, Datenschutz, Dokumentation und Abnahme erfüllen. Die Vergabeunterlage besteht aus Leistungsverzeichnis und Bieterformular.
Internal identifier: Los 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 64215000 IP telephone services
Additional classification (cpv): 64210000 Telephone and data transmission services, 64214000 Dedicated-business telephone network services
Options:
Description of the options: Los 1: Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit des Vertrags um weitere 12 Monate zu verlängern. Die Verlängerung erfolgt zu den im ursprünglichen Vertrag festgelegten Bedingungen. Der Auftraggeber muss die Verlängerung mindestens 60 Tage vor Ablauf der aktuellen Vertragslaufzeit schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer erklären. Die Preise für die Verlängerung bleiben unverändert.
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Kurt-Schumacher-Allee 1
Town: Recklinghausen
Postcode: 45657
Country subdivision (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 12 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit des Vertrags um weitere 12 Monate zu verlängern. Die Verlängerung erfolgt zu den im ursprünglichen Vertrag festgelegten Bedingungen. Der Auftraggeber muss die Verlängerung mindestens 60 Tage vor Ablauf der aktuellen Vertragslaufzeit schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer erklären. Die Preise für die Verlängerung bleiben unverändert.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Aktueller Status als zertifizierter Xelion-Partner bzw. autorisierter Xelion-Fachhandelspartner
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Sicherstellung einer maximalen Anfahrtszeit von 60 Minuten zum Kreishaus Recklinghausen
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Mindestens drei belastbare Referenzen für Cloud-PBX-/UC-Projekte mit Microsoft-Teams-Bezug
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Deutschsprachiger Projektleiter und technischer Ansprechpartner, C1 Level
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in folgender Höhe: 100.000,00EUR
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 25/09/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 02/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 39 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Unterlagen werden gemäß dem §56 VgV nachgefordert.
Information about public opening:
Opening date: 02/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: Raum 1.4.06/1.4.07 Kreishaus Recklinghausen
Additional information: Nur Vertreter des AG
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Vorlage einer Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (siehe Formular 523 EU).
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Verstöße gegen Vergabevorschriften, durch die einem Bieter ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht, können von den Bietern mit einem Nachprüfungsverfahren gemäß § 160 GWB bei der zuständigen Vergabekammer geltend gemacht werden. Ein Nachprüfungsverfahren ist gemäß § 160 Abs.1 GWB nur auf Antrag zulässig. Der Antrag ist jedoch insbesondere nur dann zulässig, wenn der jeweilige Bieter den jeweiligen Verstoß gegenüber der Vergabestelle rechtzeitig gerügt hat. Eine Rüge ist gemäß § 160 Absatz 3 dann nicht mehr rechtzeitig wenn: - der jeweilige Bieter, der den Antrag stellt, den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt hat, jedoch innerhalb von zehn (10) Tagen keine Rüge gegenüber der Vergabestelle erhoben hat, - Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gerügt worden sind, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt worden sind. Auch im Falle einer rechtzeitigen Rüge kann der Nachprüfungsantrag unzulässig sein, wenn mehr als fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kreis Recklinghausen, Der Landrat
Organisation receiving requests to participate: Kreis Recklinghausen, Der Landrat
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: IP-Telefone und IP-Analog Gateways
Description: Ausgeschrieben werden die Lieferung, betriebsbereite Einrichtung, Inbetriebnahme und Dokumentation einer Cloud-PBX-Lösung auf Basis Xelion einschließlich monatlicher Lizenzen, IP-Tischtelefone, IP-Analog-Gateways sowie der hierfür erforderlichen Einrichtungs- und Projektleistungen. Die Lösung muss die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen an Cloud-Betrieb, Microsoft-Teams-Integration, Telekom CompanyFlex, Vermittlungs- und Contact-Center-Funktionen, Administration, Sicherheit, Datenschutz, Dokumentation und Abnahme erfüllen. Die Vergabeunterlage besteht aus Leistungsverzeichnis und Bieterformular.
Internal identifier: Los 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 32552100 Telephone sets
Options:
Description of the options: Los 1: Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit des Vertrags um weitere 12 Monate zu verlängern. Die Verlängerung erfolgt zu den im ursprünglichen Vertrag festgelegten Bedingungen. Der Auftraggeber muss die Verlängerung mindestens 60 Tage vor Ablauf der aktuellen Vertragslaufzeit schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer erklären. Die Preise für die Verlängerung bleiben unverändert.
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Kurt-Schumacher-Allee 1
Town: Recklinghausen
Postcode: 45657
Country subdivision (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 12 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Aktueller Status als zertifizierter Xelion-Partner bzw. autorisierter Xelion-Fachhandelspartner
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Sicherstellung einer maximalen Anfahrtszeit von 60 Minuten zum Kreishaus Recklinghausen
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Mindestens drei belastbare Referenzen für Cloud-PBX-/UC-Projekte mit Microsoft-Teams-Bezug
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Deutschsprachiger Projektleiter und technischer Ansprechpartner, C1 Level
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in folgender Höhe: 100.000,00EUR
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Preis
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 25/09/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 02/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 39 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Unterlagen werden gemäß dem §56 VgV nachgefordert.
Information about public opening:
Opening date: 02/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: Raum 1.4.06/1.4.07 Kreishaus Recklinghausen
Additional information: Nur Vertreter des AG
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Vorlage einer Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (siehe Formular 523 EU).
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Verstöße gegen Vergabevorschriften, durch die einem Bieter ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht, können von den Bietern mit einem Nachprüfungsverfahren gemäß § 160 GWB bei der zuständigen Vergabekammer geltend gemacht werden. Ein Nachprüfungsverfahren ist gemäß § 160 Abs.1 GWB nur auf Antrag zulässig. Der Antrag ist jedoch insbesondere nur dann zulässig, wenn der jeweilige Bieter den jeweiligen Verstoß gegenüber der Vergabestelle rechtzeitig gerügt hat. Eine Rüge ist gemäß § 160 Absatz 3 dann nicht mehr rechtzeitig wenn: - der jeweilige Bieter, der den Antrag stellt, den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt hat, jedoch innerhalb von zehn (10) Tagen keine Rüge gegenüber der Vergabestelle erhoben hat, - Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gerügt worden sind, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt worden sind. Auch im Falle einer rechtzeitigen Rüge kann der Nachprüfungsantrag unzulässig sein, wenn mehr als fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Kreis Recklinghausen, Der Landrat
Organisation receiving requests to participate: Kreis Recklinghausen, Der Landrat
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Kreis Recklinghausen, Der Landrat
Registration number: 055620032032-31001-92
Postal address: Kurt-Schumacher-Allee 1
Town: Recklinghausen
Postcode: 45657
Country subdivision (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Country: Germany
Contact point: Zentrale Vergabestelle
Telephone: +49 236153-4404
Fax: +49 236153-4205
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Str. 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 251411-1691
Fax: +49 251411-2165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: 8f426cc5-2463-4ffd-ae81-bc17f5146b79-01
Main reason for change: Information updated
Description: Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen des Lastenhefts V2.4 ? V3.2 - Ausschreibungsgegenstand präzisiert: Der Leistungsgegenstand wurde eindeutig auf eine eigenständige Public-Cloud-PBX als SaaS-Lösung ausgerichtet. Private-Cloud-, On-Premises- oder Hybridmodelle bleiben als produktives Hauptsystem ausgeschlossen. - Lokale Notfall-/Standby-PBX aus der Ausschreibung entfernt: In V2.4 war eine lokale virtuelle Standby-PBX einschließlich Lizenzierung, Synchronisation, Administration, Trunk-Umschaltung und PoC Bestandteil der Anforderungen. Diese Vorgaben wurden vollständig aus dem Beschaffungsumfang entfernt. - Krisenkommunikation neu abgegrenzt: Ein mögliches zukünftiges lokales Krisenkommunikationssystem wird ausdrücklich als separates, später zu planendes und zu beschaffendes System beschrieben. Gefordert werden lediglich geeignete Schnittstellen bzw. Export-/Importmöglichkeiten zur späteren Anbindung. Eine hybride Architektur oder lokale Failover-PBX ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. - Mengengerüst angepasst: Die Position "Lokale Notfall-/Standby-Instanz" wurde aus dem Mengengerüst gestrichen. Die drei Lizenzkategorien Vollfunktions-, Device- und Mobile-Only-Lizenz bleiben bestehen. - BSI-C5-Anforderung konkretisiert: Gefordert wird nun ausdrücklich der Betrieb der produktiven Hosting-Umgebung in einer nach BSI C5 Typ 2 geprüften Cloud-Umgebung. Der entsprechende Nachweis ist auf Anforderung in geeigneter und vertraglich zulässiger Form vorzulegen. - Lizenzmodell herstellerneutraler formuliert: Es wird ausdrücklich klargestellt, dass nicht das interne Lizenz- oder Modulmodell eines Herstellers vorgeschrieben wird. Hersteller dürfen beliebige interne Module und Lizenzen einsetzen; diese müssen lediglich transparent den drei vorgegebenen Abrechnungskategorien zugeordnet und eingepreist werden. - Rollen- und Rechtekonzept technologieoffener gestaltet: Die frühere Vorgabe konkreter Rollen wie globaler Administrator, Standortadministrator, Telefonieadministrator usw. wurde durch die allgemeine Forderung nach einem Rollen- und Rechtekonzept mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ersetzt. Dadurch wird eine unnötige Vorgabe der herstellerspezifischen Rollenstruktur vermieden. - Microsoft-Teams-Integration präzisiert: Teams wird klar als zusätzlicher Benutzerzugang zur Cloud-PBX definiert und nicht als erforderlicher Telefonie-Core. Zudem wurde klargestellt, dass für die PBX-Integration keine zusätzliche Microsoft-Teams-Phone-Lizenz zwingende technische Voraussetzung sein darf; erforderliche Dritt- oder Herstellerlizenzen sind offenzulegen. - Einzelne technische MUSS-Anforderungen geöffnet: Beispielsweise wurde der verpflichtende Webzugang zusätzlich zu Windows- und macOS-Clients entfernt. Die nativen Desktop-Clients bleiben weiterhin MUSS-Anforderung. - Monitoring-Anforderung marktgerechter formuliert: Statt eines zwingenden zentralen Monitorings von Plattform, Trunks, Registrierungen, Clients, Endgeräten und Gesprächsqualität einschließlich Alarmierung werden nun insbesondere Plattformdienste und mandantenbezogene SIP-Trunk-Registrierungen überwacht sowie die Gesprächsqualität erfasst. - Nachweisführung und Angebotsprüfung präzisiert: Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sowie Anforderungen an Anforderungsmatrix, Architektur-/Datenflussdarstellung, C5-Nachweis, Lizenzzuordnung, Sicherheitsunterlagen, Teams-/Entra-ID-Integration, SIP-Dokumentation und Bietermatrix wurden konkreter beschrieben. - Gleichwertigkeit und Herstellerneutralität klarer geregelt: Technisch unterschiedliche Lösungswege bleiben zulässig, sofern die geforderten Funktionen, Sicherheits-, Betriebs- und Integrationsanforderungen vollständig nachgewiesen werden. Gleichzeitig wurden die Regeln für Abweichungen von verbindlichen MUSS-Anforderungen eindeutiger gefasst. Kurzbegründung für die Vergabeakte: Die Überarbeitung dient im Wesentlichen der klareren Abgrenzung des Beschaffungsgegenstands, der stärkeren Herstellerneutralität, der Vermeidung technischer Missverständnisse sowie der Verbesserung der Nachweisbarkeit und Vergleichbarkeit der Angebote. Gleichzeitig wurden einzelne zu spezifische technische Vorgaben geöffnet, ohne das grundlegende Ziel einer eigenständigen, sicheren und Microsoft-Teams-integrierten Public-Cloud-PBX aufzugeben.
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: Die Unterlagen wurden von einer Herstellerspezifischen zu einer Herstellerunspezifischen Ausschreibung. Die Eignungsanforderungen wurden wie folgt aktualisiert: E1 - Eignungsanforderung: Befähigung zur Berufsausübung // Mindestinhalt: Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, soweit gesetzlich vorgesehen. // Nachweis: Registerauszug oder Eigenerklärung gemäß Vergabeunterlagen. E2 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Referenzen // Mindestinhalt: Mindestens drei geeignete Referenzen über vergleichbare Cloud-PBX-/UC-Projekte in den letzten 4 Jahren. Das Projekt wurde nicht vor dem 01.01.2022 benonnen. Vergleichbarkeit ist insbesondere bei Public-Cloud-Betrieb und einer Microsoft-Teams-Integration, Migration gegeben. Referenzen öffentlicher und privater Auftraggeber werden gleichbehandelt. // Nachweis: Referenzliste mit Auftraggeber, Zeitraum, Datum des Projektbeginns, Umfang und Leistungsinhalt. E3 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Fachkunde und Herstellerzugang // Mindestinhalt: Der Bieter kann die angebotene Lösung fachgerecht liefern, konfigurieren, betreiben und unterstützen. Ein bestimmter Hersteller-Partnerstatus wird nicht verlangt. // Nachweis: Herstellerautorisierung, Schulungs-/Zertifizierungsnachweise, Supportvertrag oder gleichwertige Nachweise. E4 - Eignungsanforderung: Technische und berufliche Leistungsfähtigkeit - Projektorganisation // Mindestinhalt: Deutschsprachige Projektleitung und deutschsprachige technische Eskalationsmöglichkeit während der vereinbarten Servicezeiten. // Nachweis: Benennung von Rollen, Vertretung und Qualifikationen. E5 - Eignungsanforderung: Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit // Mindestinhalt: Angemessene Betriebs /Berufshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. // Nachweis: Versicherungsnachweis oder verbindliche Erklärung zum Abschluss im Zuschlagsfall. E6 - Eignungsanforderung: Ausschlussgründe // Mindestinhalt: Nichtvorliegen zwingender und fakultativer Ausschlussgründe nach den Vergabeunterlagen. // Nachweis: Eigenerklärung beziehungsweise EEE, soweit vorgesehen. Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen des Lastenhefts V2.4 ? V3.2 - Ausschreibungsgegenstand präzisiert: Der Leistungsgegenstand wurde eindeutig auf eine eigenständige Public-Cloud-PBX als SaaS-Lösung ausgerichtet. Private-Cloud-, On-Premises- oder Hybridmodelle bleiben als produktives Hauptsystem ausgeschlossen. - Lokale Notfall-/Standby-PBX aus der Ausschreibung entfernt: In V2.4 war eine lokale virtuelle Standby-PBX einschließlich Lizenzierung, Synchronisation, Administration, Trunk-Umschaltung und PoC Bestandteil der Anforderungen. Diese Vorgaben wurden vollständig aus dem Beschaffungsumfang entfernt. - Krisenkommunikation neu abgegrenzt: Ein mögliches zukünftiges lokales Krisenkommunikationssystem wird ausdrücklich als separates, später zu planendes und zu beschaffendes System beschrieben. Gefordert werden lediglich geeignete Schnittstellen bzw. Export-/Importmöglichkeiten zur späteren Anbindung. Eine hybride Architektur oder lokale Failover-PBX ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. - Mengengerüst angepasst: Die Position "Lokale Notfall-/Standby-Instanz" wurde aus dem Mengengerüst gestrichen. Die drei Lizenzkategorien Vollfunktions-, Device- und Mobile-Only-Lizenz bleiben bestehen. - BSI-C5-Anforderung konkretisiert: Gefordert wird nun ausdrücklich der Betrieb der produktiven Hosting-Umgebung in einer nach BSI C5 Typ 2 geprüften Cloud-Umgebung. Der entsprechende Nachweis ist auf Anforderung in geeigneter und vertraglich zulässiger Form vorzulegen. - Lizenzmodell herstellerneutraler formuliert: Es wird ausdrücklich klargestellt, dass nicht das interne Lizenz- oder Modulmodell eines Herstellers vorgeschrieben wird. Hersteller dürfen beliebige interne Module und Lizenzen einsetzen; diese müssen lediglich transparent den drei vorgegebenen Abrechnungskategorien zugeordnet und eingepreist werden. - Rollen- und Rechtekonzept technologieoffener gestaltet: Die frühere Vorgabe konkreter Rollen wie globaler Administrator, Standortadministrator, Telefonieadministrator usw. wurde durch die allgemeine Forderung nach einem Rollen- und Rechtekonzept mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen ersetzt. Dadurch wird eine unnötige Vorgabe der herstellerspezifischen Rollenstruktur vermieden. - Microsoft-Teams-Integration präzisiert: Teams wird klar als zusätzlicher Benutzerzugang zur Cloud-PBX definiert und nicht als erforderlicher Telefonie-Core. Zudem wurde klargestellt, dass für die PBX-Integration keine zusätzliche Microsoft-Teams-Phone-Lizenz zwingende technische Voraussetzung sein darf; erforderliche Dritt- oder Herstellerlizenzen sind offenzulegen. - Einzelne technische MUSS-Anforderungen geöffnet: Beispielsweise wurde der verpflichtende Webzugang zusätzlich zu Windows- und macOS-Clients entfernt. Die nativen Desktop-Clients bleiben weiterhin MUSS-Anforderung. - Monitoring-Anforderung marktgerechter formuliert: Statt eines zwingenden zentralen Monitorings von Plattform, Trunks, Registrierungen, Clients, Endgeräten und Gesprächsqualität einschließlich Alarmierung werden nun insbesondere Plattformdienste und mandantenbezogene SIP-Trunk-Registrierungen überwacht sowie die Gesprächsqualität erfasst. - Nachweisführung und Angebotsprüfung präzisiert: Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sowie Anforderungen an Anforderungsmatrix, Architektur-/Datenflussdarstellung, C5-Nachweis, Lizenzzuordnung, Sicherheitsunterlagen, Teams-/Entra-ID-Integration, SIP-Dokumentation und Bietermatrix wurden konkreter beschrieben. - Gleichwertigkeit und Herstellerneutralität klarer geregelt: Technisch unterschiedliche Lösungswege bleiben zulässig, sofern die geforderten Funktionen, Sicherheits-, Betriebs- und Integrationsanforderungen vollständig nachgewiesen werden. Gleichzeitig wurden die Regeln für Abweichungen von verbindlichen MUSS-Anforderungen eindeutiger gef
The procurement documents were changed on: 31/08/2026
Notice information
Notice identifier/version: 7251a9a0-34d0-4d0c-9041-82be95fef338 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 01/09/2026 07:30:29 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 604885-2026
OJ S issue number: 169/2026
Publication date: 02/09/2026