1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Województwo Mazowieckie
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Kompleksowa organizacja i obsługa międzynarodowej, jednodniowej konferencji organizowanej przez Województwo Mazowieckie we współpracy z regionem Île-de-France oraz krajem związkowym Brandenburgia, planowanej do realizacji na terenie m.st. Warszawy w terminie 16 listopada 2026 r.
Description: Kompleksowa organizacja i obsługa międzynarodowej, jednodniowej konferencji organizowanej przez Województwo Mazowieckie we współpracy z regionem Île-de-France oraz krajem związkowym Brandenburgia, planowanej do realizacji na terenie m.st. Warszawy w terminie 16 listopada 2026 r.
Procedure identifier: 8fd9005f-1668-4b5b-8e88-ae4195b24c1f
Internal identifier: OR-D-III.272.100.2026.AB
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services
Additional classification (cpv): 79951000 Seminar organisation services, 55120000 Hotel meeting and conference services, 72400000 Internet services, 55500000 Canteen and catering services, 55400000 Beverage-serving services, 55300000 Restaurant and food-serving services, 79952000 Event services, 79540000 Interpretation services
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
2.1.4.
General information
Additional information: 1. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywać się będzie elektronicznie za pośrednictwem Platformy eZamawiający, pod adresem: https://mazovia.ezamawiajacy.pl 2. Złożenie oferty wymaga od Wykonawcy zarejestrowania i zalogowania się w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://mazovia.ezamawiajacy.pl, zgodnie z Instrukcją dostępną w zakładce Baza Wiedzy. 3. Realizując obowiązek wynikający z art. 67 p.z.p., Zamawiający przekazuje następujące informacje o niezbędnych wymaganiach sprzętowo – aplikacyjnych, umożliwiających pracę na Platformie eZamawiający: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; 2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej; 3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2; 4) włączona obsługa JavaScript; 5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. 4. Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie eZamawiający i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert. 5. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę eZamawiający stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce. 6. Zamawiający określa dopuszczalne wielkości przesyłanych danych tj. wielkość plików o wielkości do 2 GB (pojedynczy plik). 7. Formaty danych w jakich Wykonawca może przedłożyć dokumenty lub oświadczenia zostały określone w katalogu formatów wskazanych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram lnteroperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 773). 8. Wykonawca za pośrednictwem Platformy eZamawiający składa ofertę, przygotowaną w języku polskim, sporządzoną pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. 9. Zamawiający wymaga dostarczenia przez Wykonawcę przedmiotowego środka dowodowego w postaci informacji o osobie skierowanej do realizacji przedmiotu zamówienia w roli koordynatora wydarzenia, zawierającą: imię i nazwisko osoby, określenie roli w realizacji przedmiotu zamówienia oraz informacje dotyczące wymaganego doświadczenia, w celu oceny zgodnie z kryterium z § 20 ust. 2 SWZ – według załącznika nr 1 do SWZ. 10. Zgodnie z art. 257 p.z.p. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzył przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie zostaną mu przyznane. 11. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 p.z.p. oraz w związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 poz. 514 t.j.) Zamawiający z postępowania wykluczy również Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 powyższej ustawy oraz w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, (Dz.U.L.229 z 31.7.2014, s.1 ze zm.). 12. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień podmiotowych środków dowodowych, potwierdzających brak podstaw do wykluczenia: a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, b) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, c) oświadczenia wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, d) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ., e) wykazu osób, f) wykazu usług 13. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia dokumentów wymienionych w ust. 12 zobowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie zależnie od statusu podmiotu. 14. Dokumenty składane przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zostały określone w specyfikacji warunków zamówienia, zamieszczonej na Platformie Zakupowej Zamawiającego. 15. Szczegółowe informacje dotyczące podmiotowych środków dowodowych zawarte są w SWZ zamieszczonej na stronie prowadzonego postępowania https://mazovia.ezamawiajacy.pl/pn/mazovia/demand/316659/notice/public/details 16. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, stanowią ogólny wzór umowy będący załącznikami nr 3 do SWZ. 17. Dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane zostały w projektowanych postanowieniach umowy. 18. Znaczenie skrótów: pzp /ustawa użyty w ogłoszeniu oznacza ustawę z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych. SWZ oraz specyfikacja oznacza Specyfikację Warunków Zamówienia zamieszczoną na stronie prowadzonego postępowania. JEDZ oznacza Jednolity Europejski Dokument Zamówienia.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Kompleksowa organizacja i obsługa międzynarodowej, jednodniowej konferencji organizowanej przez Województwo Mazowieckie we współpracy z regionem Île-de-France oraz krajem związkowym Brandenburgia, planowanej do realizacji na terenie m.st. Warszawy w terminie 16 listopada 2026 r.
Description: Kompleksowa organizacja i obsługa międzynarodowej, jednodniowej konferencji organizowanej przez Województwo Mazowieckie we współpracy z regionem Île-de-France oraz krajem związkowym Brandenburgia, planowanej do realizacji na terenie m.st. Warszawy w terminie 16 listopada 2026 r.
Internal identifier: OR-D-III.272.100.2026.AB
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79950000 Exhibition, fair and congress organisation services
Additional classification (cpv): 79951000 Seminar organisation services, 55120000 Hotel meeting and conference services, 72400000 Internet services, 55500000 Canteen and catering services, 55400000 Beverage-serving services, 55300000 Restaurant and food-serving services, 79952000 Event services, 79540000 Interpretation services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
5.1.3.
Estimated duration
Duration end date: 07/12/2026
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Polish
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 02/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening:
Opening date: 02/10/2026 10:10:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Krajowa Izba Odwoławcza
Information about review deadlines: 1. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej przysługujące Wykonawcy określone zostały w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” p.z.p. 2. Wnoszenie odwołań i zgłoszeń przystąpienia do postępowania odwoławczego: Odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego są wnoszone: a) w postaci elektronicznej – e-Doręczenia (rekomendowane); adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE:PL-38390-18806-HVTGC-26; odnośnik https://edoreczenia.gov.pl/; b) w formie pisemnej na adres korespondencyjny KIO: Krajowa Izba Odwoławcza, ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa. 3. Pisma inne niż odwołania i zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, w szczególności odpowiedzi na odwołania, uzupełnienia, wyjaśnienia, pisma procesowe, zapytania i wnioski, wnoszone poza zdalną rozprawą lub zdalnym posiedzeniem, mogą być przekazywane do Krajowej Izby Odwoławczej: 1) za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej do korespondencji w sprawach odwoławczych: odwolania@uzp.gov.pl; 2) w formie pisemnej: adres korespondencyjny: Krajowa Izba Odwoławcza, ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa; 3) w postaci elektronicznej – e-Doręczenia, adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE:PL-38390-18806-HVTGC-26; https://edoreczenia.gov.pl/. 4. Zamawiający wymaga, aby wszelkie informacje dotyczące środków ochrony prawnej kierowane było do Zamawiającego z wykorzystaniem kanału przewidzianego do korespondencji: Platforma eZamawiający.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Województwo Mazowieckie
Organisation providing more information on the review procedures: Krajowa Izba Odwoławcza
Organisation receiving requests to participate: Województwo Mazowieckie
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Województwo Mazowieckie
Registration number: 015528910
Postal address: ul. Jagiellońska 26
Town: Warszawa
Postcode: 03-719
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Contact point: Dział ZP
Telephone: 225979100
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Krajowa Izba Odwoławcza
Registration number: 5262239325
Postal address: ul. Postępu 17A
Town: Warszawa
Postcode: 02-676
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0000
Official name: Publications Office of the European Union
Registration number: PUBL
Town: Luxembourg
Postcode: 2417
Country subdivision (NUTS): Luxembourg (LU000)
Country: Luxembourg
Telephone: +352 29291
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: f08d289b-4366-4960-b0b6-18ec3f6b7108 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 01/09/2026 13:42:47 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Languages in which this notice is officially available: Polish
Notice publication number: 608063-2026
OJ S issue number: 170/2026
Publication date: 03/09/2026