1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Gemeinde Kleinmachnow
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Wartung und Inspektion Lüftungstechnischer Anlagen
Description: Die Gemeinde Kleinmachnow betreut eine Vielzahl von raumlufttechnischen Anlagen in den unterschiedlichen Liegenschaften der Gemeinde, wie Schulen, Sporthallen, dem Jugendclub, dem Rathaus oder der Feuerwehr. Zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit und Verfügbarkeit sind bei diesen Anlagen regelmäßig Wartungen auszuführen.
Procedure identifier: 8d9b4399-dd51-41ed-9e11-b6609eac48a4
Internal identifier: 26-08-03
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50700000 Repair and maintenance services of building installations
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 10
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Rathaus Kleinmachnow
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 7
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Grundschule Auf dem Seeberg
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 1
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Jugendhaus Carat
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Förster Funke-Allee 106
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Maxim-Gorki-Gesamtschule + 2 Sporthallen
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Am Bannwald 1
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Freiwillige Feuerwehr
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Im Kamp 2
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Eigenherd-Schule + Sporthalle
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Steinweg 11
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Steinweg-Schule + Sporthalle
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 330 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP9YFGHXMX#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission:
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract:
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Rathaus, Grundschule Auf dem Seeberg, Jugendhaus Carat, Maxim-Gorki-Gesamtschule
Description: Diese planmäßigen Instandhaltungsmaßnahmen sind notwendig, um die geforderten Anlagenfunktionen zu erhalten und wiederherzustellen, damit der Schul-, Sport- und allgemeine Betrieb sichergestellt wird. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Leistungsbeschreibung zur Vergabe von Wartungsleistungen an diesen raumlufttechnischen Anlagen in der Gemeinde Kleinmachnow. Die technischen Anlagen unterscheiden sich im Hinblick auf Errichtungszeit, Fabrikat und Komplexität. Im Anhang des Leistungsverzeichnisses befindet sich eine Anlagenbestandsauflistung mit den wesentlichen technischen Daten. Diese Anlagenaufstellung ist Vertragsbestandteil. Die Anlagenaufstellung ist vom Auftragnehmer (AN) fortzuschreiben.
Internal identifier: Los 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50700000 Repair and maintenance services of building installations
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 10
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Rathaus Kleinmachnow
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 7
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Grundschule Auf dem Seeberg
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 1
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Jugendhaus Carat
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Förster Funke-Allee 106
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Maxim-Gorki-Gesamtschule + 2 Sporthallen
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Am Bannwald 1
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Freiwillige Feuerwehr
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Im Kamp 2
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Eigenherd-Schule + Sporthalle
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Steinweg 11
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Steinweg-Schule + Sporthalle
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 1 Year
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: Der Auftrag wird für die Dauer von 1 Jahr erteilt, mit der optionalen Verlängerung durch den AG um je ein weiteres Jahr bis zu einer maximalen Gesamtlaufzeit von vier Jahren (max. Gesamtlaufzeit = 1+1+1+1 = 4 Jahre). Der geschätzte Wert der Auftragsvergabe ohne MwSt. geht vom Gesamtwert einschl. der Optionen aus.
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 205 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen, was bei identischem Leistungsversprechen rein über die niedrigsten Gesamtkosten ermittelt wird. Einziges Zuschlagskriterium ist daher der Preis.
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 1
Justification for not indicating the weighting of the award criteria: Die geforderten Wartungsleistungen sind in der Ausschreibung eindeutig, vollständig und detailliert beschrieben. Da der Soll-Zustand der Ausführung vertraglich fixiert ist, unterscheiden sich die Angebote qualitativ nicht. Ein Zuschlagskriterium neben dem Preis bietet keinen messbaren Mehrwert.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 07/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Description of the financial guarantee: Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen des Auftragnehmers aus dem Vertrag ist in Höhe von 3% Prozent der Auftragssumme (inkl. Umsatzsteuer, ohne Nachträge) zu leisten, sofern die Auftragssumme mindestens 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer beträgt, und wenn dies für die sach- und fristgemäße Leistung ausnahmsweise erforderlich erscheint.
Deadline for receipt of tenders: 13/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 45 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Für nicht präqualifizierte Bieter erfolgt der Eignungsnachweis im Verfahren zunächst über die Eigenerklärung zur Eignung. Der/die zum Zuschlag in Frage kommende Bieter werden zur Übersendung der Eignungsnachweise gesondert aufgefordert. Sofern erforderlich und zulässig können fehlende Unterlagen nachgefordert werden.
Information about public opening:
Opening date: 14/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: Gemeinde Kleinmachnow Rathaus, Büro 2.04 Adolf-Grimme-Ring 10 14532 Kleinmachnow
Additional information: Elektronische Vergabe (E-Vergabe): Rein digitaler Angebotseingang. Die Öffnung erfolgt intern nach dem Vier-Augen-Prinzip durch mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Financial arrangement: Die erbrachten Leistungen werden auf Basis der Positionen der Ausschreibung abgerechnet. Preisanpassungen sind im Abschnitt 6 der Allgemeinen Vorbemerkungen zum LV geregelt.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Information about review deadlines: Bitte berücksichtigen Sie, dass die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren auch nur auf Antrag einleitet und ein Antrag gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig ist, soweit (1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages anerkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, (2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeinde Kleinmachnow
Organisation receiving requests to participate: Gemeinde Kleinmachnow
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Freiwillige Feuerwehr, Eigenherd-Schule, Steinweg-Schule
Description: Diese planmäßigen Instandhaltungsmaßnahmen sind notwendig, um die geforderten Anlagenfunktionen zu erhalten und wiederherzustellen, damit der Schul-, Sport- und allgemeine Betrieb sichergestellt wird. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Leistungsbeschreibung zur Vergabe von Wartungsleistungen an diesen raumlufttechnischen Anlagen in der Gemeinde Kleinmachnow. Die technischen Anlagen unterscheiden sich im Hinblick auf Errichtungszeit, Fabrikat und Komplexität. Im Anhang des Leistungsverzeichnisses befindet sich eine Anlagenbestandsauflistung mit den wesentlichen technischen Daten. Diese Anlagenaufstellung ist Vertragsbestandteil. Die Anlagenaufstellung ist vom Auftragnehmer (AN) fortzuschreiben.
Internal identifier: Los 2
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50700000 Repair and maintenance services of building installations
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 10
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Rathaus Kleinmachnow
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 7
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Grundschule Auf dem Seeberg
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 1
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Jugendhaus Carat
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Förster Funke-Allee 106
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Maxim-Gorki-Gesamtschule + 2 Sporthallen
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Am Bannwald 1
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Freiwillige Feuerwehr
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Im Kamp 2
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Eigenherd-Schule + Sporthalle
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Steinweg 11
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Additional information: Steinweg-Schule + Sporthalle
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 1 Year
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: Der Auftrag wird für die Dauer von 1 Jahr erteilt, mit der optionalen Verlängerung durch den AG um je ein weiteres Jahr bis zu einer maximalen Gesamtlaufzeit von vier Jahren (max. Gesamtlaufzeit = 1+1+1+1 = 4 Jahre). Der geschätzte Wert der Auftragsvergabe ohne MwSt. geht vom Gesamtwert einschl. der Optionen aus.
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 125 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Preis
Description: Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen, was bei identischem Leistungsversprechen rein über die niedrigsten Gesamtkosten ermittelt wird. Einziges Zuschlagskriterium ist daher der Preis.
Category of award weight criterion: Order of importance
Award criterion number: 1
Justification for not indicating the weighting of the award criteria: Die geforderten Wartungsleistungen sind in der Ausschreibung eindeutig, vollständig und detailliert beschrieben. Da der Soll-Zustand der Ausführung vertraglich fixiert ist, unterscheiden sich die Angebote qualitativ nicht. Ein Zuschlagskriterium neben dem Preis bietet keinen messbaren Mehrwert.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 07/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Description of the financial guarantee: Sicherheit für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen des Auftragnehmers aus dem Vertrag ist in Höhe von 3% Prozent der Auftragssumme (inkl. Umsatzsteuer, ohne Nachträge) zu leisten, sofern die Auftragssumme mindestens 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer beträgt, und wenn dies für die sach- und fristgemäße Leistung ausnahmsweise erforderlich erscheint.
Deadline for receipt of tenders: 13/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 45 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Für nicht präqualifizierte Bieter erfolgt der Eignungsnachweis im Verfahren zunächst über die Eigenerklärung zur Eignung. Der/die zum Zuschlag in Frage kommende Bieter werden zur Übersendung der Eignungsnachweise gesondert aufgefordert. Sofern erforderlich und zulässig können fehlende Unterlagen nachgefordert werden.
Information about public opening:
Opening date: 14/10/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: Gemeinde Kleinmachnow Rathaus, Büro 2.04 Adolf-Grimme-Ring 10 14532 Kleinmachnow
Additional information: Elektronische Vergabe (E-Vergabe): Rein digitaler Angebotseingang. Die Öffnung erfolgt intern nach dem Vier-Augen-Prinzip durch mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Financial arrangement: Die erbrachten Leistungen werden auf Basis der Positionen der Ausschreibung abgerechnet. Preisanpassungen sind im Abschnitt 6 der Allgemeinen Vorbemerkungen zum LV geregelt.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Information about review deadlines: Bitte berücksichtigen Sie, dass die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren auch nur auf Antrag einleitet und ein Antrag gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig ist, soweit (1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages anerkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, (2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeinde Kleinmachnow
Organisation receiving requests to participate: Gemeinde Kleinmachnow
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gemeinde Kleinmachnow
Registration number: 12-12992262167687-65
Postal address: Adolf-Grimme-Ring 10
Town: Kleinmachnow
Postcode: 14532
Country subdivision (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Country: Germany
Contact point: Fachbereich Bauen / Wohnen
Telephone: +49 33203877-2182
Fax: +49 33203877-2999
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0003
Official name: Vergabekammer des Landes Brandenburg
Registration number: T.: +49 331866-1719
Postal address: Heinrich-Mann-Allee 107
Town: Potsdam
Postcode: 14473
Country subdivision (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Country: Germany
Telephone: +49 331866-1719
Fax: +49 331866-1652
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 4580c04d-bebf-40d7-962a-8ffe3eab10f2 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 02/09/2026 10:26:42 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 609112-2026
OJ S issue number: 170/2026
Publication date: 03/09/2026