5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 39160000 School furniture
Additional classification (cpv): 39110000 Seats, chairs and related products, and associated parts, 50850000 Repair and maintenance services of furniture
5.1.2.
Place of performance
Town: Köln
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/03/2027
Duration end date: 01/04/2027
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Ergänzender Ausführungszeitraum (Sommersemester): Soweit Leistungen aus betrieblichen Gründen im Hauptausführungszeitraum nach lit. a) nicht oder nicht vollständig erbracht werden können, werden die noch ausstehenden Leistungen in einem ergänzenden Ausführungszeitraum im Sommersemester (voraussichtlich vom 16.07.2027 bis 01.10.2027) ausgeführt. Beginn und Ende dieses ergänzenden Ausführungszeitraums legt der Auftraggeber unter Berücksichtigung des Lehr- und Klinikbetriebs fest.
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung zu den üblichen Versicherungsbedingungen abzuschließen oder dem Auftraggeber durch Vorlage eines entsprechenden Versicherungsnachweises das Bestehen einer solchen Versicherung nachzuweisen. Der Versicherungsschutz muss bis zum Ende der Vertragslaufzeit bestehen und auch solche Verstöße erfassen, die vor Beginn des Versicherungsvertrages begangen wurden und dem Versicherungsnehmer noch nicht bekannt waren.
Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Fachliche Mindestanforderung an das eingesetzte Personal - Der Bieter muss nachweisen, dass alle Mitarbeiter, die Demontage-, Montage-, Reparatur- und Instandsetzungsleistungen am Hörsaalgestühl erbringen, fachlich qualifiziert sind. Es ist insbesondere solches Personal einzusetzen, das eine abgeschlossene handwerkliche Berufsausbildung in einem einschlägigen Gewerk besitzt, z.?B.: - Schreiner/Tischler oder - Metallbauer/Schlosser oder - andere vergleichbare handwerkliche Fachrichtungen mit Erfahrungen im Innenausbau bzw. in der Montage von fest installierten Sitz-/Gestühlsystemen. Das eingesetzte Personal muss Erfahrung in der Reparatur, Instandsetzung und dem Teilaustausch von Bestuhlungen bzw. Gestühlen aufweisen, insbesondere von fest installierten Stuhlreihen (z.?B. in Hörsälen, Aulen oder ähnlichen Versammlungsstätten). Nachweisform: - Mit Abgabe des Teilnahmeantrags: Eigenerklärung im vorgesehenen Formblatt "Eignung - Personal", mit Angabe zu allen vorgesehenen Mitarbeitern: o Name, o Funktion/Rolle (z.?B. Vorarbeiter Gestühl, Monteur Gestühl), o abgeschlossene Berufsausbildung (Bezeichnung, z.?B. Schreiner, Tischler, Metallbauer o.?Ä.), o Ausbildungsabschluss (Jahr), o kurze Angabe zur Erfahrung mit Montage/Reparatur von fest installierten Gestühlsystemen. Auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers: Vorlage von Gesellen-/Facharbeiterzeugnissen oder gleichwertigen Ausbildungsnachweisen der benannten Mitarbeiter. Bewertung (Punktevergabe Kriterium A): - 10 Punkte: Alle benannten Mitarbeiter verfügen über eine passende handwerkliche Berufsausbildung (z.?B. Schreiner/Tischler, Metallbauer/Schlosser oder vergleichbar) und über mindestens 2jährige Erfahrungen in der Reparatur, Instandsetzung und/oder dem Teilaustausch von fest installierten Bestuhlungen/Gestühlen (z.?B. Hörsaalgestühl, Kino-/Versammlungsbestuhlung). Die Angaben im Formblatt sind vollständig und plausibel. - 0 Punkte: Mindestens eine benannte Person erfüllt die Mindestanforderungen nicht (unpassende Qualifikation oder nicht nachvollziehbare/unvollständige Angaben)." ? Ausschluss. Mindestanforderung: Das Kriterium 2.1 (Kriterium A) gilt als erfüllt, wenn 10 Punkte erreicht werden.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 250,00
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Unternehmensreferenzen zu Hörsaalgestühl / Versammlungsstätten - Der Bieter hat Referenzen über vergleichbare Leistungen vorzulegen. Vergleichbar sind insbesondere Leistungen zur: - Reparatur, Instandsetzung und/oder Teilaustausch von fest installierten Bestuhlungen/Gestühlen, - in Hörsälen, Aulen, Kinos oder sonstigen Versammlungsstätten, - mit einem dem vorliegenden Auftrag vergleichbaren Leistungsumfang (z.?B. mehrere Hörsäle oder eine größere Versammlungsstätte mit einer Gesamtzahl von mindestens mehreren hundert Sitzplätzen), - Ausführung innerhalb der letzten fünf Jahre. Mindestanforderung: Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzen vorzulegen. Nachweisform: - Referenzliste im Formblatt "Eignung - Referenzen" mit folgenden Angaben zu jeder Referenz: o Auftraggeber (Name, Ort), o Art der Einrichtung (z.?B. Universität/Hochschule mit Hörsälen, Kongresszentrum, Kino, sonstige Versammlungsstätte), o Leistungsgegenstand (z.?B. "Reparatur und Instandsetzung von Hörsaalgestühl mit Teilaustausch"), o Leistungszeitraum (von - bis, Monat/Jahr), o Kurzbeschreibung des Leistungsumfangs (z.?B. Anzahl/Art der Sitzplätze, Anzahl der bearbeiteten Hörsäle/Teilbereiche, Art der Maßnahmen: Reparatur, Teilaustausch, Kompletttausch von Reihen), o Ansprechperson beim Auftraggeber (Name, Funktion, Kontakt - Telefon oder E Mail). Der Auftraggeber ist berechtigt, Rücksprache mit den Referenzgebern zu halten, um die Angaben zu verifizieren. Bewertung (Punktevergabe Kriterium 3.1): - 10 Punkte: Drei Referenzen, die hinsichtlich Art der Leistung (Reparatur/Instandsetzung/ Teilaustausch fest installierter Bestuhlungen) und Umfang (größere (ca. 100 Stühle) Versammlungsstätten/ Hörsäle) als gut vergleichbar zum vorliegenden Auftrag anzusehen sind. 10 Bewertungspunkte, für die der Bieter 500 Punkte erhält. - 5 Punkte: Mindestanforderung erfüllt (2 gut vergleichbare Referenzen (Art: Reparatur/ Instandsetzung/ Teilaustausch fest installierter Bestuhlungen und Umfang: größere (ca. 100 Stühle) Versammlungs-stätten / Hörsäle), dritte Referenz vorhanden, aber nur teilweise vergleichbar oder weniger aussagekräftig, Angaben vollständig/nachvollziehbar. 5 Bewertungspunkte, für die der Bieter 250 Punkte erhält. - 0 Punkte: Weniger als zwei geeignete Referenzen, oder die Referenzen sind inhaltlich gravierend unvollständig bzw. nicht nachvollziehbar. Mindestanforderung: Das Kriterium 3.1 gilt als erfüllt, wenn mindestens 5 Punkte erreicht werden.
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 500,00
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Kapazitäts- und Terminzusage - Der Bieter muss zusichern, dass er über ausreichende personelle Kapazitäten verfügt, um die vertraglich geschuldeten Leistungen innerhalb des genannten Hauptausführungszeitraums sowie ggf. des ergänzenden Ausführungszeitraums zu erbringen. Nachweisform: - Mit Abgabe des Teilnahmeantrags: Eigenerklärung im Formblatt "Eignung - Kapazitäts- und Terminzusage", z.?B. mit folgendem Inhalt: "Hiermit erkläre(n) ich/wir, dass wir über ausreichende personelle Kapazitäten verfügen, um die in den Vergabeunterlagen beschriebene Leistung im vorgesehenen Hauptausführungszeitraum (01.03.2027 bis 01.04.2027) sowie - soweit erforderlich - in dem vom Auftraggeber festzulegenden ergänzenden Ausführungszeitraum im Sommersemester 2027 vollständig zu erbringen. Wir stellen sicher, dass der laufende Hochschul- und Klinikbetrieb nicht beeinträchtigt wird." Weitere Unterlagen (z.?B. detaillierte Konzepte) müssen nicht vorgelegt werden. Bewertung (Punktevergabe Kriterium C): - 10 Punkte: Erklärung liegt vollständig und widerspruchsfrei vor; Kapazitäten, Terminzusage und Nichtbeeinträchtigung wurden verbindlich zugesichert. - 0 Punkte: Die Erklärung fehlt, oder sie ist offensichtlich unvollständig oder widersprüchlich - Ausschluss. Mindestanforderung: Das Kriterium 4.1 gilt als erfüllt, wenn 10 Punkte erreicht werden (Erklärung liegt einwandfrei vor).
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (points, exact): 250,00
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 12/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 29/10/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 02/10/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach den Voraussetzungen des § 56 VGV.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: - Eigenerklärung Sanktionspaket 5 RUS EU - Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen (Eignungsmatrix) - Fachliche Mindestanforderungen an das eingesetzte Personal (Eignungsmatrix) - Kapazitäts- und Terminzusage (Eignungsmatrix) - Wettbewerbsregisterabfrage - Verschwiegenheitserklärung
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Information about review deadlines: Nach den Bestimmungen gem. § 160 GWB ist der Antrag zulässig soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Universitätsklinikum Köln AöR
Organisation receiving requests to participate: Universitätsklinikum Köln AöR