1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: AOK Rheinland/Hamburg
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Social protection
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: externe Scan-Dienstleistungen
Description: Externe Belegannahme und Belegverarbeitung für Prozesse der Rechnungsprüfung nach Maßgabe des § 302 SGB V und SGB XI.
Procedure identifier: 37ac495f-2e92-488a-a5b1-3df05f47c5b5
Previous notice: 518174-2026
Internal identifier: 2026-09 Bereiche Pflege, Hilfsmittel-Fahrkosten und Leistungen
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72310000 Data-processing services, 72313000 Data capture services, 79999100 Scanning services
2.1.2.
Place of performance
Town: Düsseldorf
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXVHY5ZDYDC89M9G#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Ganzheitliche Scan-Dienstleistung mit Anfang-bis-Ende Gesamtverantwortung
Description: Für weitere Effizienzsteigerungen in den Prozessen soll die Rechnungsbearbeitung digitalisiert werden. Konkret betroffen sind dabei die Abrechnungsprozesse gem. § 302 SGB V und § 105 SGB XI. Der Umfang der Digitalisierung der Eingangspost betrifft die Rechnungsprozesse Hilfsmittel, Heilmittel, Fahrkosten, Rehasport und Funktionstraining, Hebammen/Entbindungspflege, Pflegesachleistungen, Tages- und Verhinderungspflege, Beratungsbesuche gem. § 302 SGB V sowie § 105 SGB XI. Der Auftragnehmer erhält die ungeöffnete Brief- und Paketpost der Auftraggeberin (z.B. Rechnungen bzw. Rechnungsbestandteile) in Papierform. Der Auftragnehmer hat alle für den Scan der Unterlagen erforderlichen Vorarbeiten eigenverantwortlich zu erbringen. Dies beinhaltet beispielsweise das Öffnen von Briefumschlägen und Versandmaterial, die Dokumentation des Posteingangsdatums sowie, falls notwendig, das Entfernen von Heftklammern oder anderen Materialen wie Klebestreifen. Die eingehenden Dokumente sind seitens des Auftragnehmers einzuscannen und als PDF-Dokument der PDF-Version 1.7 im Format PDF/A 1 bereitzustellen. Über abweichende Versionen verständigen sich die Vertragspartner gemeinschaftlich. Der Scan soll in Farbe und mit einer Auflösung von mind. 200 DPI erfolgen. Es sind die Vorder- und Rückseite der Dokumente zu scannen. Der Scan beinhaltet ferner die Digitalisierung von mitgesendeten Anlagen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass Dokumente, die nach Bewertung des Auftraggebers irrelevant sind, durch den Auftraggeber nachträglich gelöscht oder geschwärzt werden können. Dies können z.B. medizinische Unterlagen sein, welche der Krankenkasse aus Datenschutzgründen regulär nicht hätten zur Verfügung gestellt werden dürfen. Nach erfolgter Digitalisierung und Bereitstellung der Dokumente für die Auftraggeberin sind diese für 30 Kalendertage aufzubewahren und anschließend durch den Auftragnehmer zu vernichten. Die Auftraggeberin ist berechtigt (z.B. für Prüfzwecke) die Originalunterlagen innerhalb 30 Kalendertagen anzufordern. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Unterlagen binnen 14 Kalendertagen der Auftraggeberin übermittelt werden. Die Dokumente sind vom Auftragnehmer unmittelbar nach dem Scan jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur/Siegelung zu versehen.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72310000 Data-processing services, 72313000 Data capture services, 79999100 Scanning services
5.1.2.
Place of performance
Town: Düsseldorf
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Der Vertrag kann maximal zweimal um jeweils 12 Monate verlängert werden.
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 10 000 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Information about previous notices:
Identifier of the previous notice: 518174-2026
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Other economic or financial requirements
Description of selection criterion: Benennung (Einzel-) Bieter (Anlage 06) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten und Vertretungsberechtigten.
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis Berufshaftpflicht (Anlage 16) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer/Kreditinstitut abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden müssen mindestens 10 Mio. EURO mit zweifacher Maximierung je Vertragsjahr betragen
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Formblatt HRA_GRA (Anlage 15) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Bitte fügen Sie einen aktuellen Handelsregisterauszug (als Kopie, Ausstelldatum zum Zeitpunkt des Ablaufes der Angebotsfrist nicht älter als 12 Monate) bei, wenn es sich um eine in das Handelsregister einzutragende Gesellschaft handelt. Bitte fügen Sie, wenn es sich nicht um eine in das Handelsregister einzutragende Gesellschaft handelt, einen aktuellen Nachweis der Eintragung des Unternehmens in das Gewerberegister seines Sitzes oder Wohnorts (als Kopie, Ausstelldatum zum Zeitpunkt des Ablaufes der Angebotsfrist nicht älter als 12 Monate, sofern im Nachweis hinsichtlich Form und Geltungsdauer nichts anderes angeben ist) bei.
Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung Umsätze, Bilanzen/Jahresabschlüssen (Anlage 10) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a) Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Zertifizierungen (Anlage 17) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a) Zertifizierung gem. ISO 9001 oder gem. ISO 27001:2022 oder gleichwertig; gleichwertig ist ein Testat über ein erfolgreiches Audit gem. BSI Grundschutz
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Eigenerklärung Mitarbeiterstruktur (Anlage 11) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Anzahl der Beschäftigten und Bereiche in den Jahren 2023 bis 2025
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzerklärung (Anlage 14) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung, dass die zu benennenden Referenzen bzw. Aufträge nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem in diesem Vergabeverfahren zu vergebenden Auftrag vergleichbar sind und innerhalb der vergangenen drei Jahre erbracht wurde.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenz zu bestimmten Dienstleistungen - Referenzliste über vergleichbare Leistungen der letzten drei (3) Jahre über Scandienstleistungen. Vergleichbar sind Scandienstleistungen mit einem jährlichen Scanseitenvolumen von mindestens zehn (10) Mio. Seiten mit OC-Erkennung und der Verarbeitung der eingescannten personenbezogenen Daten. Anzugeben sind: - Projektinhalt mit Angaben zu Zeitdauer und Charakteristik, Projektziel, - Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, - Leistungszeitraum, - Kurzbeschreibung der durchgeführten Dienstleistungen.
Criterion: Certificates by independent bodies about quality assurance standards
Description of selection criterion: Zertifizierung - Zertifizierung gem. ISO 9001 oder gem. ISO 27001:2022 oder gleichwertig; gleichwertig ist ein Testat über ein erfolgreiches Audit gem. BSI Grundschutz
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung - Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden müssen mindestens 10 Mio. EURO mit zweifacher Maximierung betragen. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall abgeschlossen wird und ein in der EU zugelassenes Versicherungsunternehmen die Bereitschaft zum Abschluss des Versicherungsvertrages schriftlich bestätigt.
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Allgemeiner Jahresumsatz - Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar. Bilanzen oder Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre soweit vorhanden. Soweit diese nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) anzufordern, die durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen / Steuerberatungsbüro bestätigt sein müssen.
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Eintragung in das Handelsregister - Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.
Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Mitarbeiteranzahl - Eigenerklärung und Angabe des jährlichen Mittelwertes der in den letzten drei Jahren im Unternehmen angestellten Personen, jeweils aufgegliedert in die Bereiche Beratung, operativer Scanservice und Kundenbetreuung.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 28/09/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 06/10/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 59 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Der Auftraggeber verweist insoweit auf die Regelungen des § 56 VgV; dort insbesondere auf Abs. 3: Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Unternehmensdarstellung: Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten gem. Formblatt "Angebotsformblatt".
Electronic invoicing: Not allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, soweit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unternehmen hat darzulegen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: AOK Rheinland/Hamburg
Organisation providing more information on the review procedures: AOK Rheinland/Hamburg
Organisation receiving requests to participate: AOK Rheinland/Hamburg
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: AOK Rheinland/Hamburg
Registration number: 104212505
Postal address: Wanheimer Str. 72
Town: Düsseldorf
Postcode: 40468
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
Contact point: Bereich Recht-Datenschutz/Vergabestelle
Telephone: +49 211819580000
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: AOK Rheinland/Hamburg
Registration number: 104212505
Postal address: Wanheimer Str. 72
Town: Düsseldorf
Postcode: 40468
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
Contact point: Bereich Recht-Datenschutz/Vergabestelle
Telephone: +49 211819580000
Roles of this organisation:
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Vergabekammer des Bundes
Registration number: 02284990
Postal address: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Town: Bonn
Postcode: 53113
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49 2289499-0
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: c22a3216-bbf5-48eb-a67d-27f1b681f0a0 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 03/09/2026 12:35:28 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 611632-2026
OJ S issue number: 171/2026
Publication date: 04/09/2026