1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Gemeente Den Helder
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Leveren van een archief- en zoeksysteem incl. onderhoud en support
Description: De gemeente Den Helder is van plan om met één (1) Opdrachtnemer een Overeenkomst aan te gaan voor het leveren van een archief- en zoeksysteem, inclusief onderhoud en support. De gemeente Den Helder verwacht van de Inschrijver een oplossing waarmee hij binnen de scope en kaders/uitgangspunten aan de doelstellingen van de gemeente Den Helder zal voldoen. De gemeente Den Helder verwacht hierbij dat de aangeboden oplossing heel dicht bij de kerncompetenties van de eigen organisatie van de Inschrijver moet liggen, om zodoende de risico’s te minimaliseren. De gemeente Den Helder is op zoek naar een applicatie voor duurzaam informatiebeheer die ondersteuning biedt aan raadpleging, verantwoording en archivering van informatie afkomstig uit meerdere (historische en actuele) bronnen. De oplossing ondersteunt de organisatie bij het voldoen aan de Wet open overheid (Woo), AVG en de Archiefwet Niet van toepassing.
Procedure identifier: 0924af0d-857a-4732-aa7e-090ada041733
Internal identifier: 481435
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: De gemeente Den Helder is van plan om met één (1) Opdrachtnemer een Overeenkomst aan te gaan voor het leveren van een archief- en zoeksysteem, inclusief onderhoud en support. De gemeente Den Helder verwacht van de Inschrijver een oplossing waarmee hij binnen de scope en kaders/uitgangspunten aan de doelstellingen van de gemeente Den Helder zal voldoen. De gemeente Den Helder verwacht hierbij dat de aangeboden oplossing heel dicht bij de kerncompetenties van de eigen organisatie van de Inschrijver moet liggen, om zodoende de risico’s te minimaliseren. De gemeente Den Helder is op zoek naar een applicatie voor duurzaam informatiebeheer die ondersteuning biedt aan raadpleging, verantwoording en archivering van informatie afkomstig uit meerdere (historische en actuele) bronnen. De oplossing ondersteunt de organisatie bij het voldoen aan de Wet open overheid (Woo), AVG en de Archiefwet. Belangrijke nevendoelstelling is: het verbeteren van de toegankelijkheid, betrouwbaarheid en actualiteit van digitale documenten en archiefbescheiden.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48311000 Document management software package
2.1.2.
Place of performance
Country: Netherlands
Anywhere in the given country
Additional information: Den Helder
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 500 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: European Single Procurement Document (ESPD)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Leveren van een archief- en zoeksysteem incl. onderhoud en support
Description: De gemeente Den Helder is van plan om met één (1) Opdrachtnemer een Overeenkomst aan te gaan voor het leveren van een archief- en zoeksysteem, inclusief onderhoud en support. De gemeente Den Helder verwacht van de Inschrijver een oplossing waarmee hij binnen de scope en kaders/uitgangspunten aan de doelstellingen van de gemeente Den Helder zal voldoen. De gemeente Den Helder verwacht hierbij dat de aangeboden oplossing heel dicht bij de kerncompetenties van de eigen organisatie van de Inschrijver moet liggen, om zodoende de risico’s te minimaliseren. De gemeente Den Helder is op zoek naar een applicatie voor duurzaam informatiebeheer die ondersteuning biedt aan raadpleging, verantwoording en archivering van informatie afkomstig uit meerdere (historische en actuele) bronnen. De oplossing ondersteunt de organisatie bij het voldoen aan de Wet open overheid (Woo), AVG en de Archiefwet Niet van toepassing.
Internal identifier: 1
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48311000 Document management software package
Options:
Description of the options: De gemeente Den Helder wil een initiële overeenkomst sluiten voor 4 jaar. Na deze periode heeft zij de mogelijkheid de overeenkomst 2 x met 24 per verlengingsmogelijkheid te verlengen. Ingangsdatum overeenkomst is 1 januari 2027.
5.1.2.
Place of performance
Country: Netherlands
Anywhere in the given country
Additional information: Den Helder
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2030
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Elke verlengingsmogelijkheid is 24 maanden. Er zijn maximaal 2 verlengingsmogelijkheden.
5.1.5.
Value
Estimated value excluding VAT: 500 000,00 EUR
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
Additional information: Geraamde waarde is inclusief de verlengingsmogelijkheden.
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: European Single Procurement Document (ESPD)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: 4.2 Prijs
Description: U dient voor uw prijzen/tarieven gebruik te maken van het prijzenblad dat als aparte bijlage bij de aanbestedingsdocumenten is toegevoegd.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Name: 4.3 Kwaliteit
Description: Het gunningscriterium Kwaliteit bestaat uit 4 subgunningscriteria (sgc). In totaal kan maximaal 70 punten worden behaald voor gunningscriterium Kwaliteit.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 70
5.1.11.
Procurement documents
Deadline for requesting additional information: 12/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 03/11/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information about public opening:
Opening date: 03/11/2026 10:05:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Gemeente Den Helder - Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Review organisation: Gemeente Den Helder - Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Gemeente Den Helder - Via TenderNed
Organisation providing more information on the review procedures: Gemeente Den Helder - Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Organisation receiving requests to participate: Gemeente Den Helder - Via TenderNed
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Gemeente Den Helder
Registration number: 391946993
Postal address: Willemsoord, Gebouw 66
Town: Den Helder
Postcode: 1781 AS
Country subdivision (NUTS): Kop van Noord-Holland (NL321)
Country: Netherlands
Contact point: Ronald Schakel
Telephone: +31 223671200
Other contact points:
Official name: Via TenderNed
Postal address: Postbus 93144
Town: Den Haag
Postcode: 2509 AC
Country subdivision (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL361)
Country: Netherlands
Contact point: TenderNed
Other contact points:
Official name: Via TenderNed
Postal address: Postbus 93144
Town: Den Haag
Postcode: 2509 AC
Country subdivision (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL361)
Country: Netherlands
Contact point: TenderNed
Other contact points:
Official name: Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Postal address: Postbus 1621
Town: Haarlem
Postcode: 2003 BR
Country subdivision (NUTS): Agglomeratie Haarlem (NL32A)
Country: Netherlands
Contact point: Rechtbank Noord-Holland
Other contact points:
Official name: Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Postal address: Postbus 1621
Town: Haarlem
Postcode: 2003 BR
Country subdivision (NUTS): Agglomeratie Haarlem (NL32A)
Country: Netherlands
Contact point: Rechtbank Noord-Holland
Other contact points:
Official name: Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Postal address: Postbus 1621
Town: Haarlem
Postcode: 2003 BR
Country subdivision (NUTS): Agglomeratie Haarlem (NL32A)
Country: Netherlands
Contact point: Rechtbank Noord-Holland
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
Mediation organisation
Notice identifier/version: d711818c-0f08-47b2-b745-ff24976ad6eb - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 07/09/2026 10:42:32 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch
Notice publication number: 616519-2026
OJ S issue number: 173/2026
Publication date: 08/09/2026