1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: FOD Justitie
Legal type of the buyer: Central government authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Openbare procedure voor de levering, implementatie, hosting, onderhoud en ondersteuning van een geïntegreerd financieel ERP-systeem in SaaS-vorm voor de Regie voor Gevangenisarbeid (Cellmade).
Description: Software voor Enterprise Resource Planning (ERP)
Procedure identifier: 552b7eeb-93f1-42fd-8e4e-13e30b6e0815
Internal identifier: Cellmade/2026/Proc/ERP
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
2.1.4.
General information
Additional information: II.1.1 Benaming Openbare procedure voor de levering, implementatie, hosting, onderhoud en ondersteuning van een geïntegreerd financieel ERP-systeem in SaaS-vorm voor de Regie voor Gevangenisarbeid (Cellmade). II.1.2 Hoofd-CPV-code Software voor Enterprise Resource Planning (ERP). CPV-codes • 72000000-5 IT-diensten II.1.3 Type opdracht Diensten. II.1.4 Korte beschrijving De opdracht omvat de levering, implementatie, configuratie, gegevensmigratie, integratie, opleiding, hosting, correctief en evolutief onderhoud en ondersteuning van een geïntegreerde financiële ERP-oplossing in SaaS-vorm voor de Regie voor Gevangenisarbeid (Cellmade). De oplossing moet onder meer betrekking hebben op: • algemene boekhouding; • analytische boekhouding; • begrotingsboekhouding; • beheer van derden; • CRM; • aankoopbeheer; • verkoopbeheer en facturatie; • beheer van vaste activa; • goedkeuringsworkflows; • wettelijke rapportering; • PEPPOL-koppelingen; • CODA/FEBELFIN-bankinterfaces; • integratie met de GRATI-toepassing; • gegevensmigratie; • een afzonderlijke UAT-omgeving; • tweetalige opleiding (FR/NL); • een verplichte Proof of Concept. De oplossing moet uitsluitend binnen de Europese Unie worden gehost en voldoen aan de vereisten inzake GDPR, informatiebeveiliging en naleving zoals opgenomen in het bestek. II.1.5 Geraamde totale waarde Minimale geraamde waarde (vaste looptijd van 4 jaar): 592.000 EUR excl. btw Maximale geraamde waarde inclusief verlengingen: 1.336.000 EUR excl. btw. II.1.6 Percelen De opdracht is niet verdeeld in percelen. De opsplitsing in percelen wordt niet toegepast wegens de noodzaak van een volledig geïntegreerde oplossing en de vereiste technische, functionele en operationele samenhang van alle ERP-modules. II.2.3 Plaats van uitvoering Voornaamste plaats van uitvoering: Brussels Hoofdstedelijk Gewest. II.2.5 Gunningscriteria • Prijs : 40 % • Functionaliteiten van de software : 30 % • Proof of Concept : 25 % • Implementatiemethodologie : 5 % II.2.7 Looptijd van de opdracht Vaste looptijd : 48 maanden. De opdracht kan viermaal worden verlengd voor een periode van telkens twee jaar. Maximale looptijd : 144 maanden (12 jaar). III.1.2 Economische en financiële draagkracht De inschrijver moet gedurende de laatste drie boekjaren een jaarlijkse omzet uit gelijkaardige prestaties van minstens 250.000 EUR excl. btw hebben gerealiseerd. III.1.3 Technische en beroepsbekwaamheid De inschrijver moet onder meer : • minstens drie relevante referenties van minimaal 50.000 EUR excl. btw voorleggen; • aantonen over de nodige technische, organisatorische en personele middelen te beschikken; • Beschikken over ISO 27001- en ISO 9001-certificeringen of gelijkwaardige bewijzen. IV.1.1 Type procedure Openbare procedure. IV.2.2 Uiterste datum voor ontvangst van de offertes 12/10/2026 om11.00 uur. IV.2.4 Talen waarin offertes mogen worden opgesteld Nederlands of Frans. VI.3 Aanvullende informatie Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) De inschrijver moet het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), dat via het e-Procurementplatform beschikbaar wordt gesteld, invullen en bij zijn offerte voegen. Het behoorlijk ingevulde UEA vormt een verplicht onderdeel van de offerte. Het ontbreken van het UEA of het niet indienen van de vereiste formulieren kan leiden tot de substantiële onregelmatigheid van de offerte overeenkomstig de regelgeving inzake overheidsopdrachten. Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht wordt een informatiesessie georganiseerd via Microsoft Teams. De praktische modaliteiten zullen via het e-Procurementplatform worden meegedeeld. Het verslag van deze sessie zal op e-Procurement worden gepubliceerd. e-Procurementforum Alle vragen met betrekking tot de opdracht moeten uitsluitend via het e-Procurementforum worden gesteld. Proof of Concept Elke inschrijver moet een Proof of Concept voorleggen overeenkomstig het officiële PoC-scenario opgenomen in bijlage 3 van het bestek. Bewerkbare documenten Van de belangrijkste opdrachtdocumenten wordt een bewerkbare Word-versie ter beschikking gesteld om de voorbereiding en opmaak van de offertes te vergemakkelijken. Enkel de op e-Procurement gepubliceerde documenten zijn authentiek en juridisch bindend.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Openbare procedure voor de levering, implementatie, hosting, onderhoud en ondersteuning van een geïntegreerd financieel ERP-systeem in SaaS-vorm voor de Regie voor Gevangenisarbeid (Cellmade).
Description: Software voor Enterprise Resource Planning (ERP)
Internal identifier: Durée ferme : 48 mois. Durée maximale : 144 mois (12 ans).
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unknown
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: • Prijs
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Quality
Description: • Functionaliteiten van de software
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 30
Criterion:
Type: Quality
Description: • Proof of Concept
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 25
Criterion:
Type: Quality
Description: • Implementatiemethodologie
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 5
5.1.11.
Procurement documents
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: French, Dutch
Electronic catalogue: Allowed
Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required
Deadline for receipt of tenders: 12/10/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 180 Days
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Raad van State
Information about review deadlines: Beroepen worden ingesteld binnen de termijnen bepaald door de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: FOD Justitie
Registration number: 0308357753_4940
Department: Cellmade
Postal address: Avenue de la Toison d'Or, 87 boîte 3
Town: Bruxelles
Postcode: 1060
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Telephone: +32 0473812563
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0003
Official name: Raad van State
Registration number: BE0931.814.266
Town: Wetenschapsstraat / Rue de la Science 33, B-1040 Brussel/Bruxelles
Postcode: 1040
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning
Registration number: BE001
Town: Bruxelles
Postcode: 1000
Country subdivision (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Country: Belgium
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
The procurement documents were changed on: 04/09/2026
Notice identifier/version: 6739511c-d1d9-4c91-99f4-cfeedbc0287d - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 04/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Notice dispatch date (eSender): 04/09/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: Dutch, French
Notice publication number: 616565-2026
OJ S issue number: 173/2026
Publication date: 08/09/2026