2025-09-18+02:0000:00:00+02:0016http://www.bokrijk.be/ORG-0001vzw Het Domein BokrijkBokrijklaan 1Genk3600BE224BEL0407.037.833Nele Pietersdirecteur+32 11265305+32 11265370nele.pieters@limburg.behttp://www.raadvst-consetat.be/?page=index&lang=nlORG-0002Raad van StateWetenschapstraat 33Brussel1040BE100BEL0931.814.266+32 22349611info@raadvanstate.beORG-00033P - Aanbieder van diensten / Prestataire de servicesAntwerpen / Anvers2000BE211BELBE 0475.480.736+32 3 294 30 51info@3p.euORG-0004FPS Policy and SupportBrussels1000BE100BELBE 0671.516.647+32 2 740 80 00e.proc@publicprocurement.be00617182-2025181/20252025-09-22+02:002.3eforms-sdk-1.131236b964-d824-47da-9970-26771476c69992936696-6f44-4f50-9245-ad915589fd8e2025-09-18+02:0000:00:00+02:00012025-09-22+02:0032014L0024cn-standardNLDbody-plrcrORG-0001ted-esenORG-0004serv-provORG-0003epo-procurement-documentopenfalsePPP0SG-14717/5615/2025032aankopen en implementeren nieuw boekhoudpakket op maat van VZW domein Bokrijkaankopen en implementeren nieuw boekhoudpakket op maat van VZW domein Bokrijkservices72263000BE224BELBE224BELLOT-0001slc-stand-to-genEen verklaring van de bedrijfsrevisor betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste 3 beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de aanbieder met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. De jaarlijkse minimumomzet moet minstens 150 000 € zijn. Minimumeisen: -Document totale omzet -Document omzet bedrijfsactiviteit eigen aan het voorwerp van de opdracht slc-abil-ref-servicesReferentieopdrachten: De kandidaat voegt bij zijn offerte een lijst van minimaal 3 referentieopdrachten waarbij de implementatie werd gerealiseerd bij een openbaar bestuur in de afgelopen 5 jaar en waarbij de opdracht gelijkaardig is aan de aard, omvang (150 personeelsleden) en het voorwerp van de huidige opdracht. Voor iedere referentie dient een ondertekend attest van goede uitvoering te worden bijgebracht. Voor elke referentieopdracht dient een informatiefiche (bijlage B) te worden uitgewerkt op basis van het bijgevoegde model. Omschrijf per referentieopdracht de onderdelen volgens bijgevoegde informatiefiche (bijlage B). Gebruik per referentieopdracht minimaal 1 en maximum 2 A4-pagina’s. Minimumeisen: Ingevulde informatiefiche bijlage B Ondertekende attesten van goede uitvoering slc-abil-staff-qualSoftware: Essentiële functionaliteiten (software): De voorgestelde oplossing voldoet aan alle essentiële functionaliteiten zoals omschreven in § III.3 Technische beschrijving. Dit criterium geldt als uitsluiting: bij “Neen” op eender welke eis of bij ontbreken van de bijlage wordt de offerte substantieel onregelmatig geacht en niet verder beoordeeld. Minimumeisen: Bijlage C – Essentiële functionaliteiten: volledig ingevuld (Ja/Neen) en ondertekend. not-allowedno-eu-fundsnot-requtrueBorgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)DOC 01non-restricted-documentNLDhttps://cloud.3p.eu/Downloads/1/14717/SG/2025nonefalseepo-noticenot-allowedrequirednofalsepoi-exa30qualityFunctionaliteiten en beschikbaarheid van de softwareoplossingDe beoordeling van de functionaliteiten, zowel functionele als niet-functionele, gebeurt op basis van het Excel-bestand “Functionaliteiten” (zie Bijlage E, 3 tabbladen). Het belang van elke functionaliteit is geclassificeerd volgens must-have, should-have of nice-to-have (zie punt III.2). De inschrijver duidt per functionaliteit aan of deze: • Standaard: Volledig beschikbaar zonder maatwerk, standaard functionaliteit aanwezig in de toepassing op moment van de offerte; • Niet-standaard: Enkel mogelijk via maatwerk of extra configuratie; • Niet beschikbaar: Niet aanwezig en wordt niet aangeboden. Indien “Niet-standaard” wordt aangeduid, is toelichting verplicht, inclusief de motivering en de gevolgen voor onderhoud, updates en kosten. De score en gunning wordt bepaald door de combinatie van de classificatie en of de functionaliteit al dan niet standaard is voorzien. Dekking Prioritering Standaard 100% Niet-Standaard 50%* Niet beschikbaar 0% Must have 3 1,5* 0 Should have 2 1* 0 Nice to have 1 0,5* 0 *Mits vereiste toelichting is ingevuld De totale score wordt herrekend op 30 punten. poi-exa30costPrijsDe totale kosten (inclusief btw) van de prestaties om de boekhoudsoftware in dienst te stellen worden berekend op basis van de prijsinventaris (zie Bijlage D). Alle diensten die nodig zijn om de opdracht correct uit te voeren, moeten worden vermeld: Deel 1. Configuratie en implementatie van de softwareoplossing (vaste kostprijs) (inventaris volgnummer 1) De inschrijver geeft een globale vaste prijs op voor de volledige implementatie van de softwareoplossing, inclusief: • Analyse van de noden van de aanbestedende overheid; • Parametrisatie en configuratie van de toepassing (velden, invoerschermen, gebruikersrollen, rechten, enz.); • Inrichting van het toegangsbeheer (zoals login-structuur, gebruikersprofielen, autorisaties); • Upload van de bestaande gegevens in/naar het nieuwe systeem; • Begeleiding tot en met de operationele go-live; • Coördinatie en projectbeheer tijdens de implementatiefase. Deze prijs dekt alle activiteiten en middelen die nodig zijn om de software correct en tijdig in productie te nemen volgens de implementatieplanning. Deel 2. Licenties (gebruiksrechten) met een volledige toegang tot de boekhoudsoftware (inventaris volgnummer 2) Dit voor de 10 boekhoudmedewerkers gedurende 10 jaar, exclusief onderhoud (vaste kostprijs per jaar). Deze aantallen licenties zijn vermoedelijke hoeveelheden. Deel 3. Licenties met beperkte toegang (‘light toegang’) tot de boekhoudsoftware Dit voor 50 gebruikers, voor de toepassingen zoals het goedkeuren van facturen, aankoopaanvragen, consultatie, enz. gedurende 10 jaar, exclusief onderhoud (vaste kostprijs per jaar). Indien de oplossing meerdere types light-toegang licenties aanbiedt aan verschillende prijzen, moet in de inventaris (inventaris volgnummer 3) de maximale jaarlijkse kostprijs per licentie met beperkte toegang worden genoteerd. Deze aantallen licenties zijn vermoedelijke hoeveelheden. Voor deel 2 en 3 zal de prijs van de licenties gekoppeld worden aan een softwareoplossing die wordt gehost in de cloud. De inschrijver moet in zijn prijs alles opnemen wat nodig is voor de courante werking van de oplossing (bv. de jaarlijkse kosten van licenties om te kunnen inloggen op toepassingen van derden die nodig zijn voor de standaardwerking). Deel 4. Jaarlijks onderhoud van de softwareoplossing (indien niet inbegrepen in de licentiekost) De inschrijver vermeldt de jaarlijkse prijs voor systeemonderhoud, updates en beveiliging, indien deze niet inbegrepen is in de licentiekost (inventaris volgnummer 4). Dit onderhoud omvat minstens: • de uitvoering van correctieve en preventieve updates en releases; • minimaal één jaarlijkse update; • wettelijke opvolging; • beveiligings- en correctief onderhoud. De aanbestedende overheid voorziet een looptijd van 10 jaar: 1 jaar in het basisperceel en 3 verlengingen van telkens 3 jaar. Voor deze post wordt met vermoedelijke hoeveelheden gewerkt. Deel 5. Algemene opleiding (introductie) van het betrokken personeel (globale prijs). De inschrijver voorziet een algemene introductieopleiding voor het betrokken personeel, met als doel een duidelijk overzicht te geven van de softwareoplossing. Deze sessie richt zich op: • de algemene werking van de software, • basisnavigatie en gebruikersinterface, • toelichting van de meest courante processen, • gebruik van supportkanalen (helpdesk, documentatie, enz.). De opleiding wordt gegeven aan minstens 10 gebruikers met volledige toegang en ongeveer 50 gebruikers met beperkte toegang. De sessie is informatief en praktijkgericht, zonder diepgaande functionele training. De inschrijver geeft hiervoor een globale vaste prijs (inventaris volgnummer 5). Deel 6. Gedetailleerde opleiding (uurprijs) voor de key users De inschrijver voorziet een verdiepende opleiding voor 10 key users met volledige toegang, gericht op: • configuratie en parametrisatie, • controles en validatiemechanismen, • rapportering en analysemogelijkheden, • best practices voor dagelijks gebruik. De aanbestedende overheid schat het opleidingsvolume op ongeveer 16 uur. Indien nodig kunnen bijkomende opleidingsuren aan hetzelfde tarief worden besteld. De inschrijver geeft hiervoor een uurprijs op (inventaris volgnummer 6). Voor deze post wordt met vermoedelijke hoeveelheid gewerkt. Voor deel 5 en 6 Opleidingsmateriaal (slides/handleidingen) en eventueel toegang tot opnames of naslagmateriaal worden meegeleverd. Daarnaast kunnen deze opleidingen op locatie of digitaal plaatsvinden in overleg met de opdrachtgever. Deel 7. Ondersteuning (uurprijs) (inventaris volgnummer 7) De inschrijver vermeldt welke uurprijs hij aanrekent voor de ondersteuning. De aanbestedende overheid schat dat er jaarlijks 16 uur ondersteuning nodig zal zijn. Voor deze post wordt met vermoedelijke hoeveelheid gewerkt. Deel 8. Specifieke prestaties/ Consultancy (uurprijs) (inventaris volgnummer 8) Voor deze post vermeldt de inschrijver welke uurprijs hij aanrekent voor bijkomend maatwerk of aanvullende configuraties. De aanbestedende overheid schat dat er jaarlijks 8 uur nodig zal zijn. Voor deze post wordt met vermoedelijke hoeveelheid gewerkt. Deel 9. Inschrijving Peppol Indien de kost van de Peppol-inschrijving niet inbegrepen is in de licentiekost, moet deze afzonderlijk vermeld worden in de inventaris volgnummer 9. De inschrijver geeft hiervoor een globale vaste prijs. De globale totaalprijs van de 9 posten (inclusief btw) van de ontvangen offertes wordt als volgt geëvalueerd: de laagste regelmatige offerte [Pb] krijgt de maximumscore en de andere offertes krijgen een score berekend volgens een regel van drie: B = [Pb /Pn] x Z • ‘B’ is het aantal punten van de beschouwde regelmatige offerte; • ‘Pb’ is de prijs van de laagste regelmatige offerte; • ‘Pn’ is de prijs van de beschouwde regelmatige offerte ; • ‘Z’ is het gewicht van het prijscriterium De score wordt afgerond tot op twee cijfers na de komma. poi-exa20qualityProjectaanpak, realisatieplanning en visie op duurzaamheid De inschrijver beschrijft in een verklarende nota (max. 3 pagina’s) zijn algemene projectaanpak, de implementatieplanning en zijn visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen. De aanbestedende overheid verwacht een grondige en gestructureerde implementatieaanpak, met voldoende bijstand tijdens alle projectfasen. Gezien het belang van een vlotte livegang, wordt het aangeraden om, indien nodig, samen te werken met gespecialiseerde implementatiepartners. In dat geval moet de rolverdeling en coördinatie duidelijk worden toegelicht. Het gunningscriterium wordt als volgt beoordeeld: 3.1 Plan van aanpak project (10 punten van de 20 punten) De inschrijver beschrijft op duidelijke wijze hoe hij het project zal aanpakken vanaf de voorbereidingsfase tot en met de nazorgfase. Daarbij licht hij toe: • de gekozen projectmethodiek en algemene aanpak per projectfase (bijv. analyse, configuratie, migratie van de gegevens, test, livegang, ondersteuning na go-live); • de aanwezigheid van de opdrachtnemer bij de opdrachtgever: de aanbestedende overheid wenst dat de opdrachtnemer zich, in de mate van het mogelijke, zoveel mogelijk fysiek op de locatie van de opdrachtgever begeeft voor cruciale fasen zoals analyse en configuratie. Daarbij wordt onder normale kantooruren verstaan: werkdagen tussen 08u00 en 17u00; • de mate van betrokkenheid van de opdrachtgever tijdens elke fase; • de interne organisatie van het projectteam en verantwoordelijkheden; • en – indien van toepassing – het gebruik van onderaannemers: inclusief hun rol, verantwoordelijkheden en de wijze van coördinatie en afstemming met het eigen team. 3.2 Implementatieplanning & operationele oplevering (8 punten van de 20 punten) De inschrijver beschrijft een concrete en realistische tijdsplanning voor de implementatie van het systeem, vanaf het moment van gunning. In de toelichting moet minstens volgende informatie opgenomen zijn: • het voorziene opstartmoment van de implementatie (vanaf eind november 2025); • een overzicht van de planning per projectfase (zoals analyse, configuratie (inclusief de niet-standaard functionaliteiten), migratie van gegevens, opleiding, testen, go-live); • de datum waarop het systeem minimaal operationeel inzetbaar is voor de boekhoudkundige verwerking; • een aanduiding van onderdelen die pas na 1 januari 2026 verder geconfigureerd worden; • eventuele afhankelijkheden, risico’s of knelpunten die impact kunnen hebben op de oplevering. De aanbestedende overheid wenst het systeem operationeel te gebruiken voor de boekhoudkundige verwerking uiterlijk vanaf 01/01/2026. Het systeem moet definitief opgeleverd zijn ten laatste op 01/06/2026. Inschrijvers die aantonen dat zij deze termijnen op een realistische, concreet onderbouwde en uitvoerbare manier kunnen garanderen, zullen hiervoor een hogere score krijgen. 3.3 Maatschappelijke visie & duurzaamheidsinzet (2 punten van de 20 punten) De inschrijver beschrijft in dezelfde nota zijn inzet op het vlak van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), bijvoorbeeld in het kader van de Sustainable Development Goals (SDG’s). Positieve elementen kunnen zijn: • concrete duurzaamheidsmaatregelen in het project; • aandacht voor inclusie of toegankelijkheid; • engagementen t.a.v. CO₂-compensatie, circulariteit, diversiteit, ethiek, enz. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaand evaluatietabel: Evaluatiemethode Score Uitstekend 100% van de punten Zeer goed 75% van de punten Voldoende 50% van de punten Zwak 25 % van de punten Onvoldoende 0 % van de punten poi-exa10qualityOperationele ondersteuning en onderhoudDe inschrijver beschrijft in een verklarende nota (max. 3 pagina’s) hoe hij de ondersteuning en het onderhoud zal organiseren na de implementatie. In de toelichting moet minstens volgende informatie opgenomen zijn: Ondersteuning (helpdesk & ondersteuning bij gebruik): • Serviceniveaus, zoals beschikbaarheid van ondersteuning (bv. tijdens kantooruren of 24/7) • Contactkanalen (telefoon, e-mail, ticketingsysteem, chat, ...) • Taal van de ondersteuning (minstens Nederlands vereist) • Classificatie(-matrix, bijvoorbeeld op basis van impact en urgentie levels), definities, respons- en oplostijden bij incidenten en vragen • Escalatieprocedures, opvolging van meldingen en communicatie over status • Aanpak na de exploitatiefase (na go-live) Onderhoudsaanpak (systeemonderhoud, updates & beveiliging): • Update- en releasebeleid: frequentie van updates (minstens jaarlijks), types updates (functioneel, technisch, beveiliging), uitrolprocedures, changelogs. • Wettelijke opvolging: beschrijving van hoe de inschrijver ervoor zorgt dat veranderingen in wetgeving tijdig en correct worden geïmplementeerd. • Beveiligings- en correctief onderhoud: aanpak voor bugfixes, beveiligingspatches en oplossing van structurele fouten. • Proactieve monitoring: detectie en opvolging van storingen of prestatieproblemen, inclusief automatische meldingen. • Beschikbaarheid tijdens onderhoud: onderhoudsmomenten, communicatie over geplande downtime en impactbeperking. • Veiligheid en noodprocedure: stappen die genomen worden bij verstoring, inclusief back-up strategie, communicatieplannen en de manier om de kritieke stappen te herstellen. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaand evaluatietabel: Evaluatiemethode Score Uitstekend 100% van de punten Zeer goed 75% van de punten Voldoende 50% van de punten Zwak 25 % van de punten Onvoldoende 0 % van de punten poi-exa5qualityOpleidingsaanpakDe inschrijver voegt een verklarende nota (max. 2 pagina’s) toe met de opleidingsaanpak voor beide onderdelen zoals voorzien in deel 5 en 6 van de gunningcriteria 2 – Prijs (algemene opleiding en gedetailleerde opleiding). De nota behandelt minstens voor beide opleidingen: • Inhoud en vorm (klassikaal, online, videomateriaal) • Duur en planning (gebruikelijke aantal mandagen/aantal sessies) • Beschikbaarheid van handleidingen of opleidingsmateriaal (slides, manuals, video’s) • Taal van opleidingen (minstens Nederlands) • Flexibiliteit (bv. mogelijkheden voor herhaling, bijscholing, terugkomsessies) Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaand evaluatietabel: Evaluatiemethode Score Uitstekend 100% van de punten Zeer goed 75% van de punten Voldoende 50% van de punten Zwak 25 % van de punten Onvoldoende 0 % van de punten poi-exa5qualityDemo gebruikerservaringDe aanbestedende overheid wenst inzicht te krijgen in het gebruiksgemak en duidelijkheid van stappen (vlot navigeren, acties afronden) en overzichtelijkheid van het dashboard via een demo van het systeem. Bij de indiening van de offerte levert de inschrijver aan: Eén schermopname (max. 10 min) die de onderstaande onderdelen toont: • Werking van de inkomende facturen • Uitgaande bestelbonnen • Dashboard met kerncijfers (grafieken/overzichten) De demo dient beschikbaar te zijn via een toegankelijke URL (met inloggegevens indien nodig). Optioneel kan de leverancier toegang tot een demo omgeving verlenen. De link(s) dienen in bijlage F aangeleverd te worden. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaand evaluatietabel: Evaluatiemethode Score Uitstekend 100% van de punten Zeer goed 75% van de punten Voldoende 50% van de punten Zwak 25 % van de punten Onvoldoende 0 % van de punten ORG-0001https://www.publicprocurement.beORG-0001120Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Raad van StateORG-0002ORG-0002NLDfalsefalserequiredtrue2025-10-21+02:0011:00:00+02:002025-10-21+02:0011:00:00+02:00falsenonenone2025032_1aankopen en implementeren nieuw boekhoudpakket op maat van VZW domein Bokrijkaankopen en implementeren nieuw boekhoudpakket op maat van VZW domein Bokrijkservices72263000BE224BEL40193De opdracht bevat drie verlengingen.