617956-2026 - Competition
Germany – Software package and information systems – Fördermittelmanagement-Software
OJ S 173/2026 08/09/2026
Contract or concession notice – standard regime
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH
Email: forschungsnetzwerk-unimedizin@charite.de
Legal type of the buyer: Public undertaking, controlled by a central government authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Fördermittelmanagement-Software
Description: Gegenstand des Rahmenvertrags der Beschaffung ist die Bereitstellung, Einführung und Konfiguration einer webbasierten, revisionssicheren und konfigurierbaren Fachanwendung für das Fördermittelmanagement des Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH (NUM). Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Softwarebereitstellung, Hosting und technischen Betrieb durch den Auftragnehmer, Einrichtung und Customizing, Datenmigration, Schnittstellen und Exporte einschließlich der systemneutralen Übergabe an die später ausgewählte Finanzsoftware, eine dokumentierte API, Support, Wartung, Schulung und Dokumentation.
Procedure identifier: 621843ea-5f1e-4f8d-b832-06270a109960
Internal identifier: NUM-FMM-2026-01
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Additional information: Das Netzwerk Universitätsmedizin (NUM) wird durch die Charité - Universitätsmedizin Berlin zentral koordiniert.
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4D9HMPRH#
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Participation in a criminal organisation: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Money laundering or terrorist financing: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Fraud: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Corruption: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Breaching obligation relating to payment of taxes: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Breaching of obligations in the fields of social law: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Breaching of obligations in the fields of labour law: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Insolvency: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Assets being administered by liquidator: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Business activities are suspended: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Grave professional misconduct: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Einzelheiten ergeben sich aus §§ 123, 124 GWB.
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Fördermittelmanagement-Software
Description: Gegenstand des Rahmenvertrags der Beschaffung ist die Bereitstellung, Einführung und Konfiguration einer webbasierten, revisionssicheren und konfigurierbaren Softwarelösung für das Fördermittelmanagement der Netzwerk Universitätsmedizin GmbH (NUM). Die Lösung soll die Förderprozesse vom Antrag über Prüfung, Bewilligung, Vertragserstellung, Zahlungsanforderung sowie Zwischen-und Verwendungsnachweis digital abbilden. Die NUM befindet sich in einer organisatorischen Übergangsphase. Bisherige Prozesse sind teilweise an bestehende Strukturen der Charité, externe Projektträgerprozesse, SharePointbzw. Dateiablagen, ExcelTabellen, PDFDokumente sowie easyOnline/XMLDaten angebunden. Künftig soll die Geschäftsstelle eigene Strukturen zur Bearbeitung, Prüfung und Dokumentation von Förderprozessen etablieren. Die Software muss sowohl die administrative Bearbeitung und Prüfung (derzeit Team Administration, Finanzen und Controlling) als auch die fachliche Bearbeitung und Prüfung (derzeit Team Wissenschaftsmanagement) unterstützen. Die jeweiligen Prüfungen erfolgen abhängig vom Prozess parallel, sequentiell oder aufeinander aufbauend. Eingabemasken, Checklisten, Prüfvermerke, Aufgabenlisten und Statuslogiken müssen daher beide Prüfperspektiven nachvollziehbar abbilden können. Die Software führt weder die tatsächliche Zahlungsanweisung noch die Bankausführung oder den unmittelbaren Abruf bei der Bundeskasse aus. Sie muss jedoch die für die Weiterleitung der Mittel erforderlichen Daten strukturiert und systemunabhängig bereitstellen. Da die Finanzsoftware des Auftraggebers erst nach dieser Vergabe ausgewählt wird, muss die technische Übergabe mindestens über ein dokumentiertes, konfigurierbares Austauschformat möglich sein. Das konkrete Zielformat und die Feldbelegung werden nach Auswahl der Finanzsoftware im Einführungsprojekt abgestimmt. Der tatsächliche Abruf von Finanzmitteln bei der Bundeskasse und die Bankausführung erfolgen außerhalb der Software. Die Bereitstellung des Abrufdatenpakets und die technische Umsetzung des abgestimmten Datenaustauschs sind Bestandteil des Leistungsumfangs. Gegenstand der Ausschreibung ist eine integrierte Fachanwendung für das Fördermittelmanagement, mit der die administrativen und fachlichen Prüf, Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse vollständig digital abgebildet werden können. Das Dokumentenmanagement ist zentraler Bestandteil dieser Fachanwendung und muss die vorgangsbezogene Verknüpfung, strukturierte Ablage, Versionierung, Verwaltung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten sicherstellen. Gesucht wird damit weder eine reine Dokumentenablage noch ein isoliertes Formularsystem, sondern eine durchgängige Fördermittelmanagementlösung. Soweit in dieser Leistungsbeschreibung Produkte, Verfahren oder Hersteller genannt werden, geschieht dies ausschließlich zur Beschreibung des geforderten Leistungsumfangs? gleichwertige Lösungen sind zugelassen. Bestehende beziehungsweise vor Veröffentlichung festgelegte Zielsysteme des Auftraggebers werden in den Vergabeunterlagen einschließlich des erforderlichen Integrationsumfangs eindeutig benannt.
Internal identifier: NUM-FMM-2026-01
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48000000 Software package and information systems
Additional classification (cpv): 48100000 Industry specific software package
Options: 
Description of the options: Der Auftragnehmer erbringt optionale Leistungen gemäß Anlage C.5. Der Auftraggeber kann den Auftragnehmer auf Grundlage dieses Rahmenvertrags schriftlich mit entsprechenden optionalen Leistungen beauftragen (Einzelabruf). Der Einzelabruf erfolgt durch eine schriftliche Anforderung des Auftraggeber von Leistungen für die in Anlage Nr. 5 näher definierten Leistungen. Im übrigen gelten die Termin in Anlage C.4 - Termin- und Abrufplan. Für die optionalen Leistungen besteht keine Abnahmeverpflichtung
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Additional information: Das Netzwerk Universitätsmedizin (NUM) wird durch die Charité - Universitätsmedizin Berlin zentral koordiniert.
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 36 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: Der Auftraggeber kann den Vertrag durch einseitige Erklärung einmalig um zwölf Monate verlängern. Die Verlängerung umfasst ausschließlich die weitere Bereitstellung und Nutzung des bereits beauftragten Leistungsumfangs einschließlich Lizenzen, Hosting, Betrieb, Wartung und Support. Zusätzliche Implementierungs- oder Customizingleistungen sind nicht Bestandteil der Verlängerungsoption. Ohne Ausübung der Option endet der Vertrag mit Ablauf der Grundlaufzeit automatisch, bei Ausübung mit Ablauf des Optionsjahres. Einer ordentlichen Kündigung bedarf es nicht. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Mindestanforderung: Durchschnittlicher Jahresumsatz im Geschäftsbereich der ausgeschriebenen Leistung von mindestens 500.000 EUR netto in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Bestätigung darüber im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Personenschäden in Höhe von mindestens EUR 1.000.000,00 je Schadensfall und für sonstige Schäden (Sachund Vermögensschäden) in Höhe von mindestens EUR 1.000.000,00 je Schadensfall abzuschließen beziehungsweise bereits abgeschlossen zu haben und diese für den Zeitraum der Leistungserbringung nach Zuschlag aufrecht erhalten

Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Mindestens zwei geeignete vergleichbare Referenzprojekte über Einführung und Betrieb einer workflowbasierten Software für Fördermittel, Zuwendungs-oder Mittelweiterleitungsprozesse oder für ein vergleichbares Verwaltungsfachverfahren, jeweils mit Auftraggeber, Leistungszeitraum, Nutzerzahl und Auftragswert. Als Referenzzeitraum gelten grundsätzlich die letzten drei Jahre zusätzlich werden zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs geeignete Referenzen aus den beiden davorliegenden Jahren berücksichtigt. Mindestens eines dieser Referenzprojekte muss einen öffentlichen Auftraggeber, eine Forschungseinrichtung oder ein Einrichtungsnetzwerk betreffen und mindestens 20 externe einreichende Organisationseinheiten umfassen. Mindestens eines dieser Referenzprojekte muss ein Verfahren mit mindestens drei unterschiedlichen Nutzerrollen und mehrstufiger Freigabe umfassen.

Criterion: Number of managerial staff
Description of selection criterion: Der Bieter benennt eine verantwortliche Projektleitung und eine Stellvertretung.Die Erfahrung ist durch Angaben des Namen des Projektleiters/ stellvertretenden Projektleiters, Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen, Berufsstand und auf gesondertes Verlangen durch Kurzlebenslauf oder Projektliste nachzuweisen. Die Projektleitung muss über mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung in vergleichbaren Softwareeinführungen verfügen (Mindestanforderung).

Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Eintragung in das Handelsregister

Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragung in Berufsregister, sofern zutreffend.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis und Gesamtbetriebskosten
Description: Für das Zuschlagskriterium "Preis und Gesamtbetriebskosten" können maximal 30 Wertungspunkte erreicht werden. Sämtliche Preisangaben und die Berechnung des Wertungspreises richten sich ausschließlich nach C.5 - Preisblatt.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 30
Criterion: 
Type: Quality
Name: Qualität
Description: Die Qualitätswertung setzt sich aus der Bewertung der Kann-Kriterien, der Demo und der Konzeptwertung zusammen.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 70
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 25/09/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9HMPRH/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9HMPRH
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9HMPRH
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 04/10/2026 15:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 2 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Das Angebot muss sämtliche geforderten Angaben, Erklärungen, Nachweise und Preise enthalten. Bieter werden deshalb gebeten, die Vollständigkeit der Unterlagen vor der Einreichung genau zu prüfen, um einen Ausschluss aus dem Vergabeverfahren zu vermeiden. Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können nur nach Maßgabe der gesetzlichen und in den Vergabeunterlagen festgelegten Nachforderungsregeln angefordert oder ergänzt werden. Preisangaben können grundsätzlich nicht nachgefordert werden; lediglich in Ausnahmefällen.
Information about public opening: 
Opening date: 04/10/2026 15:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: Not yet known
Conditions relating to the performance of the contract: Mit der Erteilung des Zuschlags wird der Termin- und Abrufplan (vgl. Anlage C.4) verbindlicher Vertragsbestandteil. Der Auftragnehmer ist zur termingerechten Umsetzung verpflichtet.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 1
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Bundes
Information about review deadlines: Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten die Voraussetzungen gemäß § 160 GWB: 1. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber /Bieter gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs-oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn Kalendertage nach Absendung (per Telefax, EMail oder elektronisch über die EVergabe-Plattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber? auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1) gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH
Organisation providing more information on the review procedures: Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH
Organisation receiving requests to participate: Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH
Registration number: DE 228847810
Postal address: Luisenstraße 13
Town: Berlin
Postcode: 10117
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Contact point: Ralf Heyder
Email: forschungsnetzwerk-unimedizin@charite.de
Telephone: 030 450 580067
Buyer profile: https://www.netzwerkuniversitaetsmedizin.de/
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Netzwerk Universitätsmedizin NUM GmbH
Registration number: DE 228847810
Town: Berlin
Postcode: 10117
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
Roles of this organisation: 
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Vergabekammer des Bundes
Registration number: t:022894990
Postal address: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Town: Bonn
Postcode: 53113
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: vk@bundeskartellamt.bund.de
Internet address: http://www.bundeskartellamt.de
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 46a2cef2-88c9-4ca0-a6ad-8b352b6abc15  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 04/09/2026 20:18:05 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 617956-2026
OJ S issue number: 173/2026
Publication date: 08/09/2026