618878-2026 - Competition
Germany – Hotel, restaurant and retail trade services – Frühstück in Gemeinschaftsquartieren - Düsseldorf
OJ S 173/2026 08/09/2026
Contract or concession notice – standard regime
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: 40. Deutscher Evangelischer Kirchentag Düsseldorf 2027 e.V.
Email: verpflegung@kirchentag.de
Legal type of the buyer: Organisation awarding a contract subsidised by a contracting authority
Activity of the contracting authority: Recreation, culture and religion
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Frühstück in Gemeinschaftsquartieren - Düsseldorf
Description: Die Teilnehmenden des Kirchentages sollen durch den Auftragnehmer an vier bzw. fünf Tagen mit Frühstück versorgt werden. Die Leistung umfasst den Einkauf, die Lagerung sowie Konfektionierung und pünktliche Anlieferung aller genannten Lebensmittel sowie die Planung, Koordination und Logistik in Bezug auf alle Aufgaben, welche im Leistungsverzeichnis erläutert werden. Insgesamt wird mit einem Bedarf von rund 65.300 Frühstücken gerechnet. Die Ausgabe vor Ort erfolgt durch ehrenamtliche Quartierteams.
Procedure identifier: 7575d50f-3582-42d2-abc1-2e9bddeccfc5
Internal identifier: V40.10528
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 55000000 Hotel, restaurant and retail trade services
2.1.2.
Place of performance
Town: Düsseldorf
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 340 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DRMM78Q#
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice, Procurement Document
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: 
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Money laundering or terrorist financing: 
Fraud: 
Corruption: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Business activities are suspended: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
Grave professional misconduct: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Frühstück in Gemeinschaftsquartieren - Düsseldorf
Description: Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung und Versorgung der Gemeinschaftsquartiere des 40. Deutschen Evangelischen Kirchentages Düsseldorf 2027 mit Frühstückskomponenten. Im Zeitraum vom 05. bis 09. Mai 2027 werden in Düsseldorf rund 44 Gemeinschaftsquartiere in Schulen betrieben, in denen etwa 14.000 Teilnehmende untergebracht sind. Für diese Quartiere ist die Bereitstellung von Frühstücksleistungen an den Veranstaltungstagen sicherzustellen. Die Frühstücksversorgung erfolgt grundsätzlich am 06., 07., 08. und 09. Mai 2027. Im Internationalen Quartier beginnt die Versorgung bereits am 05. Mai 2027. Da die Quartiere bereits am Tag vorher mit Material beleifert werden müssen, muss die erste Lieferung am 04. Mai 2027 erfolgen. Die Einrichtung eines Lagers oder sonstige Vorbereitungen müssen im Vorfeld erfolgen. Der Auftrag umfasst die bedarfsgerechte Belieferung der Quartiere mit den erforderlichen Frühstückskomponenten für insgesamt ca. 65.300 Frühstücke. Die Ausgabe an die Teilnehmenden erfolgt durch ehrenamtliche Quartierteams vor Ort; der Auftragnehmer ist für die rechtzeitige und zuverlässige Bereitstellung der vereinbarten Leistungen verantwortlich. Ziel der Beschaffung ist die Sicherstellung einer reibungslosen und qualitativ hochwertigen Frühstücksversorgung aller Gemeinschaftsquartiere während der Veranstaltungsdauer.
Internal identifier: V40.10528
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 55000000 Hotel, restaurant and retail trade services
5.1.2.
Place of performance
Town: Düsseldorf
Country subdivision (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 04/05/2027
Duration end date: 09/05/2027
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice, Procurement Document
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Bitte geben Sie drei vergleichbare Referenzprojekte an. Vergleichbar sind die Referenzaufträge, wenn Sie folgende Kriterien erfüllen: Leistungsinhalt: Leistungen ähnlicher Art im Großcatering und/oder Frühstückslieferung und Catering und/ oder Frühstücksversorgung für mehrere Standorte gleichzeitig Leistungszeitraum: Vertragsende des Referenzprojekts ist nicht älter als 4 Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung dieses Vergabeverfahrens

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Bitte erklären Sie, dass Ihnen die erforderlichen Fachkräfte für die Ausführung der Leistungen zur Verfügung stehen.

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Bitte geben Sie jeweils die Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich beschäftigen Arbeitskräfte an.

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Bitte geben Sie jeweils den Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre an.

Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Nachweis des Eintrags ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschrift des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 Abs. 1 VgV). Der Auszug darf nicht älter als 12 Monate sein. Der Nachweis muss dem Angebot zwingend beige-legt werden.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis einer Firmenhaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen: 1.Personen- und Sachschäden: Mindestens 1.000.000,00 Euro pro Schadensfall, zweifach maximiert im Jahr 2.Vermögensschäden: Mindestens 1.000.000,00 Euro pro Schadensfall, zweifach maximiert im Jahr Die Haftpflichtversicherung muss bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut abgeschlossen worden sein. Die Haftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und nachgewiesen werden. Der Bieter hat zu gewährleisten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der im Vertrag genannten Deckungssummen besteht. Ein Versicherungsnachweis über die geforderte Firmenhaftpflichtversicherung beziehungs-weise eine schriftliche Erklärung zur Erhöhung der Firmenhaftpflichtversicherung im Auftrags-fall muss dem Angebot beigelegt werden. Im Falle einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist der Berufshaftpflichtversicherungsnachweis jedes Mitglieds der Bewerber-/Bietergemeinschaft vorzulegen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Die Abrechnungspositionen setzen sich aus den Preisen für das Frühstück pro Person (netto) inkl. aller Logistikkosten (netto), den Kosten für das benötigte Personal (netto), den Personenzahlen und den benötigten Frühstücken zusammen. Zu den Logistikkosten zählen auch Kosten die durch Einkauf, Lagerung, Anmietung von Räumen, Anmietung von Fahrzeugen oder Equipment etc. entstehen. Insgesamt soll zunächst von täglich 14.000 zu verpflegenden Personen ausgegangen werden. Bitte berechnen Sie einen einheitlichen Preis als Mischkalkulation. Es wird vier Frühstücke in den Quartieren geben. Die einzige Ausnahme stellt das Internationale Quartier dar, hier wird es fünf Frühstücke geben. Im Internationalen Quartier werden circa 300 Personen untergebracht sein. Der Auftraggeber geht demnach von circa 65.300 Frühstücken gesamt aus. Wird die Personenzahl unter- oder überschritten, vereinbaren die Vertragsparteien einen neuen Abrechnungswert, der sich eng am ursprünglichen Angebotswert orientiert. Die Punkteverteilung erfolgt gerichtet am Angebotspreis, der günstigste Anbieter erhält die meisten Punkte und der teuerste Anbieter die wenigsten. Der Preis pro Person, pro Frühstück sollte inklusive aller anfallenden Kosten 6,00 EUR zzgl. MwSt nicht überschreiten.
Category of award threshold criterion: Minimum score
Award criterion number: 30
Criterion: 
Type: Quality
Name: Konzept
Description: Das Durchführungskonzept muss enthalten: Angaben zur Sicherstellung der ausgabefertigen Anlieferung und der Abholung des Frühstücks Ablauf der täglichen Lieferung Angabe zur Sicherstellung der hygienisch einwandfreien Lieferung und Ausgabe des Frühstücks Angaben zur Verfahrensweise bei geändertem Bedarf (Menge zu hoch oder zu niedrig) Angabe, wie der Austausch und die Kommunikation mit den Quartierverantwortlichen erfolgt Angaben zum geforderten Equipment (Leistungsbeschreibung: Abschnitt 1) Angaben zur Sicherstellung des Ersatzes bei Verlust Die Lebensmittelliste, welche nach Möglichkeit bereits detaillierte Informationen über die geplanten Produkte enthält Angaben zur Rücknahme von nicht angebrochener, haltbarer Ware Prozentuelle Darstellung des Anteils an veganen und vegetarischen Produkten sowie Angaben zum Personaleinsatz. Die volle Punktzahl (30 Punkte) erhalten die Bieter, die alle genannten Kriterien in ihrem Konzept integrieren. Wenn mindestens 50 % der Kriterien enthalten sind werden 15 Punkte vergeben, bei weniger als 50 % erhalten die Bieter 7,5 Punkte, sind weniger Kriterien enthalten werden 0 Punkte vergeben.
Category of award threshold criterion: Minimum score
Award criterion number: 30
Criterion: 
Type: Quality
Name: Regionalität
Description: Die Regionalität der Lebensmittel macht 40 % der Bewertung aus. Bewertet wird dabei sowohl der Ursprungsort der Produktzutat sowie der Ort der Verarbeitung in Bezug auf die Entfernung zur Messe Düsseldorf. Dafür muss für die zehn unterschiedlichen Lebensmittel jeweils die Postleitzahl des Ursprungsortes angegeben werden, der am weitesten von der Messe Düsseldorf entfernt ist. Außerdem wird die Postleitzahl des Ortes, an dem die Produkte verarbeitet werden, angegeben. Für die Bewertung wer-den für jedes Lebensmittel Punkte vergeben und der daraus berechnete Mittelwert fließt in die Wertung ein. Die Postleitzahlen der Orte werden in das Formblatt "Komponenten Frühstück - Regionalität" unter "Herkunftsort des am weitesten entfernten Ursprungproduktes" sowie "Verarbeitungsort des Produktes" vom Auftragnehmer eingetragen.
Category of award threshold criterion: Minimum score
Award criterion number: 40
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 07/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DRMM78Q/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DRMM78Q
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DRMM78Q
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of tenders: 20/10/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 131 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen können nach Ermessen des Käufers nachgereicht werden.
Information about public opening: 
Opening date: 20/10/2026 12:01:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Siehe Ausschreibungsunterlagen
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Regierungspräsidium Darmstadt - VOB-Stelle/VKS
Information about review deadlines: Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Regelungen des § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: 40. Deutscher Evangelischer Kirchentag Düsseldorf 2027 e.V.
Organisation receiving requests to participate: 40. Deutscher Evangelischer Kirchentag Düsseldorf 2027 e.V.
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: 40. Deutscher Evangelischer Kirchentag Düsseldorf 2027 e.V.
Registration number: DE457024475
Postal address: Magdeburger Str. 59
Town: Fulda
Postcode: 36037
Country subdivision (NUTS): Fulda (DE732)
Country: Germany
Email: verpflegung@kirchentag.de
Telephone: 0661 96648166
Internet address: https://www.kirchentag.de/
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Regierungspräsidium Darmstadt - VOB-Stelle/VKS
Registration number: keine Angabe
Postal address: Wilhelminenstraße 1- 3
Town: Darmstadt
Postcode: 64283
Country subdivision (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)
Country: Germany
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 21ab32c1-6fe2-4711-aae5-85d9eb622cab  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 04/09/2026 18:26:11 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 618878-2026
OJ S issue number: 173/2026
Publication date: 08/09/2026