1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Województwo Mazowieckie
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Zorganizowanie dwudniowej konferencji informacyjno-promocyjnej, networkingowej i warsztatowej, ze świadczeniami hotelowymi, gastronomicznymi, technicznymi, dokumentacyjnymi i organizacyjnymi
Description: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie dwudniowej konferencji informacyjno-promocyjnej, networkingowej i warsztatowej, ze świadczeniami hotelowymi, gastronomicznymi, technicznymi, dokumentacyjnymi i organizacyjnymi, zgodnie z OPZ stanowiącym załącznik 1 do SWZ: Dzień I – w części konferencyjnej i wykładowej do godziny 18:00 - dla 150-200 osób Dzień I – w części wieczornej networkingowej (wraz z noclegami) od godziny 18:00 dla - 50-100 osób Dzień II – w części warsztatowej dla - 50-100 osób. Konferencja dla minimalnie 150 - maksymalnie 200 uczestników z częścią wykładową oraz wieczorną networkingową wraz z noclegami dla minimalnie 50 - maksymalnie 100 uczestników (w pierwszym dniu), połączoną z warsztatami networkingowymi dla minimalnie 50 - maksymalnie 100 osób (w drugim dniu) - realizowaną w ramach projektu współfinansowanego ze środków unijnych (EFRR). Usługa obejmuje w szczególności zapewnienie obiektu konferencyjnego, sal warsztatowych, noclegów, wyżywienia, serwisu kawowego, obsługi technicznej, obsługi recepcyjnej, ekspertów, prelegentów, moderatora i prowadzących warsztaty, transmisji online, materiałów konferencyjnych, dokumentacji fotograficznej i filmowej, zapewnienie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz wszelkich usług niezbędnych do prawidłowej realizacji wydarzenia zgodnie z OPZ.
Procedure identifier: ab12f5bb-8e39-475d-a500-d8e70559452c
Internal identifier: OR-D-III.272.94.2026.DG
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79952000 Event services
Additional classification (cpv): 22000000 Printed matter and related products, 55300000 Restaurant and food-serving services, 15880000 Special nutritional products, 55100000 Hotel services, 72400000 Internet services, 92111200 Advertising, propaganda and information film and video-tape production, 79540000 Interpretation services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: ul. Jagiellońska 26
Town: Warszawa
Postcode: 03-719
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
2.1.4.
General information
Additional information: Skrót pzp/ustawa użyty w ogłoszeniu oznacza ustawę z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych. Skrót SWZ oraz specyfikacja oznacza Specyfikację Warunków Zamówienia. Skrót JEDZ oznacza Jednolity Europejski Dokument Zamówienia. 1. Wykonawca wraz z ofertą składa JEDZ oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na dzień składania ofert, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w SWZ. Oświadczenie to tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie JEDZ, składa każdy z Wykonawców. 2. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia: a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, b) oświadczenia wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, c) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, d) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ. 3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia dokumentów wymienionych w ust. 2 zobowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie (zależnie od statusu podmiotu). W przypadku, udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.4. Dokumenty składane przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zostały określone w specyfikacji warunków zamówienia, zamieszczonej na Platformie eZamawiający. 5. Szczegółowe informacje dotyczące podmiotowych środków dowodowych zawarte są w SWZ zamieszczonej na stronie prowadzonego postępowania https://mazovia.ezamawiajacy.pl/pn/mazovia/demand/314715/notice/public/details. 6. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, wobec których zachodzą okoliczności określone w art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 pzp. 7. W związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 514) z postępowania wyklucza się również Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 powyższej ustawy oraz zgodnie z art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, (Dz.U. L 229 z 31.7.2014, s. 1 ze zm). 8. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy eZamawiający, pod adresem: poprzez kafelek https://mazovia.ezamawiajacy.pl., „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji 9. Złożenie oferty wymaga od Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania w systemie informatycznym dostępnym pod adresem zgodnie z Instrukcją pod wyżej wskazanym adresem w https://mazovia.ezamawiajacy.pl, zakładce „Baza Wiedzy”. 10. Realizując obowiązek wynikający z art. 67 p.z.p., Zamawiający przekazuje następujące informacje o niezbędnych wymaganiach sprzętowo – aplikacyjnych, umożliwiających pracę na Platformy eZamawiający: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; 2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej; 3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2; 4) włączona obsługa JavaScript; 5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. 11. Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie eZamawiający i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert. 12. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę eZamawiający stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce. 13. Zamawiający określa dopuszczalne wielkości przesyłanych danych tj. wielkość plików o wielkości do 2 GB (pojedynczy plik). 14. Formaty danych w jakich Wykonawca może przedłożyć dokumenty lub oświadczenia zostały określone w katalogu formatów wskazanych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram lnteroperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247). 15. Wykonawca za pośrednictwem Platformy eZamawiający składa ofertę, przygotowaną w języku polskim, sporządzoną pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. 16. Zgodnie z art. 257 PZP Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzył przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie zostaną mu przyznane. 17. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w formie elektronicznej, określające zakres pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, chyba że pełnomocnictwo wynika z innych załączonych do oferty dokumentów. 18. Termin realizacji zamówienia: 60 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy (dotyczy zarówno zamówienia podstawowego jak i opcji).
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Zorganizowanie dwudniowej konferencji informacyjno-promocyjnej, networkingowej i warsztatowej, ze świadczeniami hotelowymi, gastronomicznymi, technicznymi, dokumentacyjnymi i organizacyjnymi
Description: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie dwudniowej konferencji informacyjno-promocyjnej, networkingowej i warsztatowej, ze świadczeniami hotelowymi, gastronomicznymi, technicznymi, dokumentacyjnymi i organizacyjnymi, zgodnie z OPZ stanowiącym załącznik 1 do SWZ: Dzień I – w części konferencyjnej i wykładowej do godziny 18:00 - dla 150-200 osób Dzień I – w części wieczornej networkingowej (wraz z noclegami) od godziny 18:00 dla - 50-100 osób Dzień II – w części warsztatowej dla - 50-100 osób. Konferencja dla minimalnie 150 - maksymalnie 200 uczestników z częścią wykładową oraz wieczorną networkingową wraz z noclegami dla minimalnie 50 - maksymalnie 100 uczestników (w pierwszym dniu), połączoną z warsztatami networkingowymi dla minimalnie 50 - maksymalnie 100 osób (w drugim dniu) - realizowaną w ramach projektu współfinansowanego ze środków unijnych (EFRR). Usługa obejmuje w szczególności zapewnienie obiektu konferencyjnego, sal warsztatowych, noclegów, wyżywienia, serwisu kawowego, obsługi technicznej, obsługi recepcyjnej, ekspertów, prelegentów, moderatora i prowadzących warsztaty, transmisji online, materiałów konferencyjnych, dokumentacji fotograficznej i filmowej, zapewnienie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz wszelkich usług niezbędnych do prawidłowej
Internal identifier: OR-D-III.272.94.2026.DG
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 79952000 Event services
Additional classification (cpv): 22000000 Printed matter and related products, 55300000 Restaurant and food-serving services, 15880000 Special nutritional products, 55100000 Hotel services, 72400000 Internet services, 92111200 Advertising, propaganda and information film and video-tape production, 79540000 Interpretation services
Options:
Description of the options: Zamówienie będzie realizowane w zakresie wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, z możliwością uruchomienia opcji. Szczegółowe zasady uruchomienia opcji zostały określone w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) i w projektowanych postanowieniach umowy.
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 60 Days
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project fully or partially financed with EU Funds.
Information about European Union funds:
Identifier of EU funds: Nazwa projektu „Rozwiązania cyfrowe dla mazowieckiej administracji”. Nr projektu FEMA.01.02-IP.01-0AV9/25
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: 60 pkt
Criterion:
Type: Quality
Description: standard obiektu hotelowego - 15 pkt
Criterion:
Type: Quality
Description: wykorzystanie innowacyjnych technologii do obsługi uczestników konferencji – 25 pkt
Description of the method to be used if weighting cannot be expressed by criteria: Szczegółowy opis sposobu oceny ofert określony został w SWZ, zamieszczonej na stronie prowadzonego postępowania.
5.1.11.
Procurement documents
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Polish
Electronic catalogue: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 12/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening:
Opening date: 12/10/2026 10:10:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Additional information: Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert do dnia 09 stycznia października 2027 r.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Warunki realizacji zamówienia wraz z dopuszczalnymi zmianami umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia określone zostały w dokumentach zamówienia zamieszczonych na stronie prowadzonego postępowania.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Zamawiający udzieli Wykonawcy zaliczki na poczet wykonania Przedmiotu Umowy w wysokości odpowiadającej 20% wartości łącznego wynagrodzenia brutto.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Krajowa Izba Odwoławcza
Information about review deadlines: 1. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej przysługujące Wykonawcy określone zostały w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” p.z.p. 2. Odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego są wnoszone: 1) w postaci elektronicznej – e-Doręczenia (rekomendowane) adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE:PL-38390-18806-HVTGC-26 odnośnik https://edoreczenia.gov.pl/ 2) w formie pisemnej na adres korespondencyjny KIO: Krajowa Izba Odwoławcza, ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa. 3. Pisma inne niż odwołania i zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, w szczególności odpowiedzi na odwołania, uzupełnienia, wyjaśnienia, pisma procesowe, zapytania i wnioski, wnoszone poza zdalną rozprawą lub zdalnym posiedzeniem, mogą być przekazywane do KIO: 1) za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej do korespondencji w sprawach odwoławczych: odnośnik odwolania@uzp.gov.pl 2) w formie pisemnej adres korespondencyjny KIO: Krajowa Izba Odwoławcza, ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa 3) w postaci elektronicznej – e-Doręczenia adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE:PL-38390-18806-HVTGC-26 odnośnik https://edoreczenia.gov.pl/. 4. Zamawiający wymaga, aby wszelkie informacje dotyczące środków ochrony prawnej kierowane było do Zamawiającego z wykorzystaniem kanału przewidzianego do korespondencji: Platforma eZamawiający (Market Planet).
Organisation providing more information on the review procedures: Krajowa Izba Odwoławcza
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Województwo Mazowieckie
Registration number: 015528910
Town: Warszawa
Postcode: 03-719
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Telephone: 225979100
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-0002
Official name: Krajowa Izba Odwoławcza
Registration number: 5262239325
Postal address: ul. Postępu 17A
Town: Warszawa
Postcode: 02-676
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Telephone: +48 224587801
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0000
Official name: Publications Office of the European Union
Registration number: PUBL
Town: Luxembourg
Postcode: 2417
Country subdivision (NUTS): Luxembourg (LU000)
Country: Luxembourg
Telephone: +352 29291
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 1bb7dd07-60b5-44df-900a-92a13e29fabe - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 09/09/2026 12:08:40 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Languages in which this notice is officially available: Polish
Notice publication number: 623937-2026
OJ S issue number: 175/2026
Publication date: 10/09/2026