5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 50323100 Maintenance of computer peripherals
5.1.2.
Place of performance
Town: Berlin
Postcode: 10785
Country subdivision (NUTS): Berlin (DE300)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/01/2027
Duration end date: 31/12/2029
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
Additional information: #Besonders auch geeignet für:other¬sme#
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Technicians or technical bodies to carry out the work
Description of selection criterion: Service Level Agreements (SLAs) Verfügbarkeit des Supports: - SLA*): 7*24/4/4/-/-, Die Serviceannahme muss 7x24 (Montag-Sonntag, 00:00 Uhr - 24:00 Uhr) an 365 Ta-gen im Jahr per E-Mail, telefonisch und über ein Ticketsystem / WEB-Portal gewährleistet werden. Reaktions- und Wiederherstellungszeiten: -Priorität 1 / 2 (Kritikalität: Sehr Hoch - Systemausfall / Kritikalität: Hoch - Erhebliche Systemeinschränkungen): Reaktionszeit (Call-Annahme bis Technikerstart/Remote-Beginn) max. 4 Stunden; Techniker-Antrittszeit: 4h. -Priorität 3 / 4 (Kritikalität: Normal - Geringe Systemeinschränkungen / Kritikalität: Niedrig Betriebsbereitschaft nicht betroffen): Reaktionszeit maximal 4 Stunden; Vor-Ort-Einsatz am nächsten Werk-tag (NBD – Next Business Day). Ersatzteilvorhaltung (Spare Parts): Lagerhaltung von kritischen Ersatzteilen (High-Availability-Komponenten, Netzteile, Festplatten) nach Möglichkeit im lokalen oder regionalen Ersatzteillager des Auftragnehmers Full-Service: -Ersatzteile, Arbeitszeit, Anfahrts- und Reisekosten sind inklusive. Technische Kernleistungen: -Störungsannahme (Single Point of Contact - SPOC): Bereitstellung eines deutschsprachigen Service Desk / Ticketsystems mit direkter Durchwahl, per E-Mail und Web-Portal. Vor-Ort-Service: -Hardwareaustausch bzw. -Reparaturen sind ausschließlich durch Personen mit geprüfter Fachkraftqualifikation im Bereich IT-Backup-, Netzwerk-, Server-, Storage- und hyperkonvergente Hard-ware durchzuführen. Qualifikation und Erfahrung sind im Angebot nachzuweisen. Für die Ausübung der im Vertrag beschriebenen Leistungen, insbesondere an der Support-Hotline und bei Technikereinsätzen sind ausschließlich Personen einzusetzen, die die deutsche Sprache in ausreichen-dem Maße sprechen, um die vertraglich vorgesehenen Aufgaben fachgerecht und korrekt zu erfüllen. Ersatzteil-Qualität: -Einsatz von originalen OEM-Teilen (Original Equipment Manufacturer) oder gleichwertigen, zertifizierten, funktionsgeprüften Ersatzteilen. Sprachkompetenz: -ist nachweislich zu erbringen, z. B. durch ein anerkanntes Sprachzeugnis oder eine Sprachprüfung. Diese Anforderung beruht auf den gesetzlichen Vorgaben zur Verwendung der deutschen Sprache im öffentlichen Dienst (§ 39a GG) sowie auf den branchenspezifischen Vorschriften. Logistik und Reporting: Ersatzteil-Logistik: zum Servicetermin vor Ort durch den Servicetechniker selbst oder Transport, Zollabwicklung und Lieferung direkt an den Aufstellort der Hardware gemäß der im Preisblatt aufgelisteten Stand-orte. Reporting und Service-Review: Monatlicher / Quartalsweiser Ticket- und SLA-Report (Übersicht geöffneter/geschlossener Tickets, Einhaltung der Wiederherstellungszeiten). Eskalationsmanagement mit benannten Ansprechpartnern (Account Manager, Service Manager). Rahmenbedingungen und Compliance: -Datenschutz (DSGVO): Für die Einhaltung strenger Vorgaben beim Austausch von Datenträgern verbleiben ausgetauschte Datenträger, z.B. Festplatten, SSDs oder Tapes … bei degewo. Sicherheitsvorgaben: -Bei notwendigen Arbeiten vor Ort bei degewo vor wird der Servicetechniker von Mit-arbeitenden der IT von degewo oder einem Mitarbeitenden des Dienstleisters, der zu diesem Zeitpunkt die IT-Technik von degewo betreut, empfangen und betreut. Vertragsgrundlagen: -Für den abzuschließenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ist eine Vorlage zu verwenden, die von degewo gestellt wird. - Betriebshaftpflichtversicherung: Der Auftragnehmer hat spätestens zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung den Nachweis über das Bestehen einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung vorzulegen mit einer Mindestdeckungssumme von 3 Mio. €.
Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Referenzliste über erfolgreich beendete oder laufende, ähnliche Vertragsverhältnisse in vergleichbarer Größenordnung, während der letzten 5 Kalenderjahre (2021 – 2025) mit Angabe der Projekte, der Auftraggeber (mit Ansprechpartner, Adresse und Tel.-Nr.) und Angaben zu Art und Umfang der Leistungen (z.B. Multi Vendor Third Party Maintenance von Server-, Network, Storage- und Tape Library Hardware) usw.
Criterion: Security of information
Description of selection criterion: weitere Eignungsnachweise (z. B. Zertifikate, Eigenerklärungen): Hardwareaustausch bzw. -reparaturen sind ausschließlich durch Personen mit geprüfter Fachkraftqualifikation im Bereich IT-Serverhardware durchzuführen. Qualifikation und Erfahrung sind im Angebot mittels geeignete Nachweise zur fachlichen Eignung vorzulegen, insbesondere Skillprofile des eingesetzten Fachpersonals (z. B. Qualifikationen, Erfahrungen, Rollen, Zertifizierungsnachweise im Bereich IT), möglichst nicht älter als 2 Jahre. Für die Ausübung der im Vertrag beschriebenen Leistungen, insbesondere an der Support-Hotline und bei Technikereinsätzen sind ausschließlich Personen einzusetzen, die die deutsche Sprache in ausreichen-dem Maße sprechen, um die vertraglich vorgesehenen Aufgaben fachgerecht und korrekt zu erfüllen. Die Sprachkompetenz ist nachweislich zu erbringen, z. B. durch ein anerkanntes Sprachzeugnis oder eine Sprachprüfung. Diese Anforderung beruht auf den gesetzlichen Vorgaben zur Verwendung der deutschen Sprache im öffentlichen Dienst (§ 39a GG) sowie auf den branchenspezifischen Vorschriften.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 12/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 19/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 78 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: siehe hierzu die Vergabeunterlagen
Information about public opening:
Opening date: 19/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer des Landes Berlin
Information about review deadlines: Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat der Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots¬oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass die Rüge nicht abgeholfen wird, kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Organisation providing more information on the review procedures: degewo AG