1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
Legal type of the buyer: Body governed by public law
Activity of the contracting authority: Recreation, culture and religion
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Modernizacja, rozwój i utrzymanie platformy 35mm.online wraz z wdrożeniem funkcjonalności Filmowego Chatbota AI w związku z realizacją przez Zamawiającego projektu pn.:„Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” FERC.02.03-IP.01-0012/25
Description: Otwarta
Procedure identifier: 14b41b20-0561-4b72-b90d-8fca1acb0e37
Internal identifier: P/7/2026/DZP
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie ul. Chełmska 21
Town: Warszawa
Postcode: 00-724
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Additional information: 911 Miasto Warszawa
2.1.4.
General information
Additional information: 1. Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 100 000,00 (słownie: sto tysięcy) złotych. 2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 Ustawy. 3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach, według wyboru Wykonawcy: 1) w pieniądzu, wpłaconym przelewem na rachunek Zamawiającego: Bank Gospodarstwa Krajowego, numer rachunku: 02 1130 1017 0020 1459 2320 0001; 2) w gwarancjach bankowych; 3) w gwarancjach ubezpieczeniowych; 4) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 98 ze zm.). 4. Wadium wniesione w pieniądzu powinno być oznaczone w następujący sposób: „Wadium – Numer Postępowania P/7/2026/DZP”.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
art.132 ustawy Pzp - ustawa Pzp
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Modernizacja, rozwój i utrzymanie platformy 35mm.online wraz z wdrożeniem funkcjonalności Filmowego Chatbota AI w związku z realizacją przez Zamawiającego projektu pn:„Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” nrFERC.02.03-IP.01-0012/25
Description: 1.Przedmiotem Zamówienia jest modernizacja, rozwój i utrzymanie platformy 35mm.online wraz z wdrożeniem funkcjonalności Filmowego Chatbota AI (zwanej dalej „Platformą” albo „Systemem”). 2.Platforma musi stanowić spójne środowisko informatyczne wspierające prezentację, wyszukiwanie, udostępnianie, odtwarzanie i zarządzanie zasobami audiowizualnymi oraz audialnymi Zamawiającego, w tym treściami VOD/OTT, materiałami audio w ramach Fonoteki, materiałami przeznaczonymi do obsługi użytkowników profesjonalnych w ramach Katalogu PRO oraz przyszłymi kanałami dystrybucji, w szczególności kanałami FAST, w zakresie określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia (dalej „OPZ”). 3.W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca zobowiązany jest co najmniej do: 1)przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, obejmującej procesy biznesowe, dane, obecne komponenty Platformy, integrację, migrację, bezpieczeństwo, dostępność cyfrową, Filmowego Chatbota AI, utrzymanie, hosting oraz wymagania użytkowników; 2)opracowania projektu funkcjonalnego, technicznego, architektury logicznej, projektu UX/UI oraz design systemu dla serwisu webowego, aplikacji mobilnych, SZT, Filmowego Chatbota AI, Fonoteki, Katalogu PRO oraz interfejsów integracyjnych dla istniejących i przyszłych kanałów dostępu; 3)wdrożenia modernizacji serwisu webowego 35mm.online, obejmującego publiczne i zalogowane widoki, bibliotekę treści pod adresem „/vod” i ścieżkami kategorii, strony detalu, strony twórców, kolekcje, moduły seriali, wyszukiwarki (prostą oraz wyszukiwarkę zaawansowaną, wykorzystującą mechanizmy AI), konto użytkownika, formularze rejestracji, logowania i kontaktowe z walidacją pól oraz mechanizmami antyspamowymi, w tym reCAPTCHA albo rozwiązaniem równoważnym, listę „Do obejrzenia”, obsługę procesu newslettera, płatności po stronie webowej, centrum pomocy oraz odtwarzacz; 4)dostarczenia natywnych aplikacji mobilnych Android i iOS, zintegrowanych z Platformą, kontami i ustawieniami użytkowników, odtwarzaniem, wyszukiwarką, powiadomieniami Push oraz mechanizmem pobierania offline; 5)wdrożenia jednego logicznego Systemu Zarządzania Treścią i Obsługą Platformy (SZT), zapewniającego spójne zarządzanie treściami, metadanymi, publikacją, użytkownikami, uprawnieniami, płatnościami, produktami, raportami, materiałami VOD, Fonoteką, Katalogiem PRO oraz konfiguracją wybranych elementów Platformy; 6)wdrożenia Filmowego Chatbota AI wspierającego użytkowników części VOD w wyszukiwaniu, odkrywaniu, rekomendowaniu i objaśnianiu zasobów Platformy, w modelu wielojęzycznym obejmującym co najmniej język polski i angielski, z wykorzystaniem zatwierdzonej bazy wiedzy i z zachowaniem wymagań bezpieczeństwa; 7)modernizacji Fonoteki (https://fonoteka.35mm.online) jako wyodrębnionej funkcjonalnie części Platformy przeznaczonej do prezentacji, wyszukiwania, odtwarzania i zarządzania materiałami audio; 8)modernizacji Katalogu PRO (https://katalog.35mm.online) jako części Platformy przeznaczonej dla użytkowników profesjonalnych, obejmującej prezentację katalogu materiałów będących w posiadaniu Zamawiającego, dostęp do screenerów oraz możliwość pobrania spisu zawartości Katalogu Pro w formie pliku PDF, utworzenia zapytania lub koszyka zamówienia licencyjnego kierowanego do działu licencji Zamawiającego; 9)zapewnienia mechanizmów streamingu, w tym transmisji na żywo (live event), transkodowania, DRM, geoblokady, CDN/origin, profili kodowania, odtwarzania, obsługi napisów, ścieżek audio, audiodeskrypcji oraz jakości 4K/UHD dla materiałów i kanałów, dla których Zamawiający udostępni taki wariant; 10)wykonania integracji z istniejącymi systemami i usługami Zamawiającego oraz usługami zewnętrznymi wskazanymi w OPZ lub uzgodnionymi w analizie przedwdrożeniowej; 11)wykonania migracji danych, treści, metadanych, kont użytkowników, SSO, zgód, historii płatności, historii subskrypcji oraz innych danych wskazanych w OPZ; 12)przeprowadzenia testów, uruchomienia produkcyjnego, stabilizacji powdrożeniowej, przekazania dokumentacji, przeprowadzenia szkoleń oraz świadczenia gwarancji, wsparcia startowego, hostingu, utrzymania i usług serwisowych w zakresie oraz przez okres określony w Umowie; 13)przygotowania architektury, danych i interfejsów Platformy do obsługi kanałów FAST albo równoważnych kanałów liniowej dystrybucji internetowej, w zakresie określonym w OPZ i zatwierdzonym w analizie przedwdrożeniowej. 14) Szczegółowy opis Zamówienia zawarty został w Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamówienie jest realizowane w związku z udziałem Zamawiającego w projekcie FERC.02.03-IP.01-0012/25 pn.: „Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF”, realizowany w ramach Programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (FERC 2021+), Priorytet FERC.02 Zaawansowane usługi cyfrowe; Działanie FERC 02.03 Cyfrowa dostępność i ponowne wykorzystanie informacji.
Internal identifier: P/7/2026/DZP
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72263000 Software implementation services, 72265000 Software configuration services, 72253200 Systems support services, 72267000 Software maintenance and repair services, 80533100 Computer training services, 48000000 Software package and information systems
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 6 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project fully or partially financed with EU Funds.
Information about European Union funds:
Identifier of EU funds: FERC.02.03-IP.01-0012/25
Further details of EU funds: „Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF”, realizowany w ramach Programu Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (FERC 2021+), Priorytet FERC.02 Zaawansowane usługi cyfrowe; Działanie FERC 02.03 Cyfrowa dostępność i ponowne wykorzystanie informacji.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: 40
Criterion:
Type: Quality
Description: Doświadczenie osób skierowanych do realizacji Zamówienia
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Description: Rozszerzone funkcjonalności i parametry operacyjne Platformy
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 15
Criterion:
Type: Quality
Description: Wsparcie, hypercare, SLA i transition assistance
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 10
Criterion:
Type: Quality
Description: Plan realizacji, migracji, testów, jakości AI i dostępności
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 15
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: Polish
Deadline for requesting additional information: 31/08/2026 23:59:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Polish
Electronic catalogue: Not allowed
Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required
Description of the financial guarantee: 1. W celu zabezpieczenia roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, Zamawiający wymaga od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia ryczałtowego za realizację przedmiotu Zamówienia brutto. 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach: 1) w pieniądzu, wpłaconym przelewem na rachunek Zamawiającego: Bank Gospodarstwa Krajowego, numer rachunku: 02 1130 1017 0020 1459 2320 0001; 2) w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym, 3) w gwarancjach bankowych, 4) w gwarancjach ubezpieczeniowych, 5) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 98).
Deadline for receipt of tenders: 18/09/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 90 Days
Information about public opening:
Opening date: 18/09/2026 12:15:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Zasady finansowania zostały określone w załączniku nr 9 do SWZ
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Mediation organisation: Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej
Review organisation: Krajowa Izba Odwoławcza
Information about review deadlines: Wykonawcy przysługują środki ochrony prawnej, które zostały szczegółowo określone w Dziale IX Ustawy Pzp.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
Organisation providing more information on the review procedures: Krajowa Izba Odwoławcza
Organisation receiving requests to participate: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
Organisation processing tenders: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
Registration number: 5213878781
Postal address: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie Chełmska 21
Town: Warszawa
Postcode: 00-724
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Contact point: Dział Zamówień Publicznych
Telephone: +48 (22) 559 34 44
Roles of this organisation:
Buyer
Procurement service provider
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
Organisation processing tenders
8.1.
ORG-0002
Official name: Krajowa Izba Odwoławcza
Registration number: 5262239325
Postal address: Postępu 17a
Town: Warszawa
Postcode: 02-676
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Contact point: Kancelaria KIO
Roles of this organisation:
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej
Registration number: 140264957
Postal address: ul. Hoża 76/78
Town: Warszawa
Postcode: 00-682
Country subdivision (NUTS): Miasto Warszawa (PL911)
Country: Poland
Telephone: +48226958504
Roles of this organisation:
Mediation organisation
8.1.
ORG-0000
Official name: Publications Office of the European Union
Registration number: PUBL
Town: Luxembourg
Postcode: 2417
Country subdivision (NUTS): Luxembourg (LU000)
Country: Luxembourg
Telephone: +352 29291
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
Notice identifier/version: ba629806-b805-4cee-9d04-f7951b87b84a - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 09/09/2026 14:58:22 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Languages in which this notice is officially available: Polish
Notice publication number: 626247-2026
OJ S issue number: 176/2026
Publication date: 11/09/2026