1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Hochschule für Angewandte Wissenschaften Campus Wien (HCW)
Legal type of the buyer: Body governed by public law
Activity of the contracting authority: Education
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Hochschule Campus Wien – Controlling-, Planungs- und Reporting-System
Description: Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Campus Wien (HCW) (kurz „HCW“) schreibt die Einführung und den Betrieb eines integrierten Controlling-, Planungs- und Reporting-Systems als Software-as-a-Service-Lösung für die HCW und ihre verbundenen Gesellschaften aus. Die Lösung soll das bestehende Controlling-System ablösen und Finanz-, Personal- und Projektcontrolling, mehrjährige Budgetierung, Forecast und Simulation sowie das Management-Reporting auf einer einheitlichen, nachvollziehbaren Datenbasis zusammenführen. Wesentlich sind die automatisierte Anbindung der bestehenden Vorsysteme (insbesondere BMD, REXX, DOXIS, LEAP und HCW-Portal), die Verteilung und Planung der Personalkosten auf Ebene einzelner Mitarbeiter:innen, ein arbeitsteiliger Planungsprozess mit rund 200 dezentral Planenden sowie eine Self-Service-Reporting-Landschaft auf Basis von Power BI. Die Power BI-Lizensierung wird durch die HCW beigestellt. Die Umsetzung ist für 2027 vorgesehen, der Go-Live ab 2028. Der Leistungsumfang umfasst neben der Implementierung auch Betrieb, Support, Wartung und Weiterentwicklung der Lösung über eine aus heutiger Sicht mehrjährige Vertragslaufzeit. Ziel des gegenständlichen Vergabeverfahrens ist daher der Abschluss eines „Vertrages über ein Controlling-, Planungs- und Reporting-System“ (kurz „Leistungsvertrag“) zwischen der HCW einerseits und der:dem im gegenständlichen Vergabeverfahren bestgereihten Bieter:in andererseits. Siehe weiterführend die Verfahrensunterlagen.
Procedure identifier: 8984e6e0-72b4-40a3-937f-960d9c20aefb
Internal identifier: 177180
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
Main features of the procedure: Das Vergabeverfahren wird als zweistufiges Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung gemäß § 31 Abs 5 bzw. 34 BVergG 2018 durchgeführt. Es handelt sich bei der zu vergebenden Leistung um einen Dienstleistungsauftrag. Der geschätzte Auftragswert liegt im Oberschwellenbereich. Näheres siehe die Verfahrensunterlagen.
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72260000 Software-related services, 72267000 Software maintenance and repair services, 72263000 Software implementation services
2.1.4.
General information
Additional information: Es wird darauf hingewiesen, dass die in der vorliegenden Bekanntmachung angegebene „Art des öffentlichen Auftraggebers: "Einrichtung des öffentlichen Rechts"" aufgrund der eingeschränkten Auswahlmöglichkeit getroffen wurde.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document, Notice
Corruption: {0}
Fraud: {0}
Money laundering or terrorist financing: {0}
Participation in a criminal organisation: {0}
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: {0}
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: {0}
Breaching of obligations in the fields of environmental law: {0}
Breaching of obligations in the fields of labour law: {0}
Breaching of obligations in the fields of social law: {0}
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: {0}
Grave professional misconduct: {0}
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: {0}
Offence concerning its professional conduct in the domain of defence procurement: {0}
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: {0}
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: {0}
Early termination, damages, or other comparable sanctions: {0}
Lack of reliability to exclude risks to the security of the country: {0}
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: {0}
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: {0}
Breaching obligation relating to payment of taxes: {0}
Business activities are suspended: {0}
Bankruptcy: {0}
Insolvency: {0}
Assets being administered by liquidator: {0}
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: {0}
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-5624
Title: Hochschule Campus Wien – Controlling-, Planungs- und Reporting-System
Description: Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Campus Wien (HCW) (kurz „HCW“) schreibt die Einführung und den Betrieb eines integrierten Controlling-, Planungs- und Reporting-Systems als Software-as-a-Service-Lösung für die HCW und ihre verbundenen Gesellschaften aus. Die Lösung soll das bestehende Controlling-System ablösen und Finanz-, Personal- und Projektcontrolling, mehrjährige Budgetierung, Forecast und Simulation sowie das Management-Reporting auf einer einheitlichen, nachvollziehbaren Datenbasis zusammenführen. Wesentlich sind die automatisierte Anbindung der bestehenden Vorsysteme (insbesondere BMD, REXX, DOXIS, LEAP und HCW-Portal), die Verteilung und Planung der Personalkosten auf Ebene einzelner Mitarbeiter:innen, ein arbeitsteiliger Planungsprozess mit rund 200 dezentral Planenden sowie eine Self-Service-Reporting-Landschaft auf Basis von Power BI. Die Power BI-Lizensierung wird durch die HCW beigestellt. Die Umsetzung ist für 2027 vorgesehen, der Go-Live ab 2028. Der Leistungsumfang umfasst neben der Implementierung auch Betrieb, Support, Wartung und Weiterentwicklung der Lösung über eine aus heutiger Sicht mehrjährige Vertragslaufzeit. Ziel des gegenständlichen Vergabeverfahrens ist daher der Abschluss eines „Vertrages über ein Controlling-, Planungs- und Reporting-System“ (kurz „Leistungsvertrag“) zwischen der HCW einerseits und der:dem im gegenständlichen Vergabeverfahren bestgereihten Bieter:in andererseits. Siehe weiterführend die Verfahrensunterlagen.
Internal identifier: 177180
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 72200000 Software programming and consultancy services, 72260000 Software-related services, 72267000 Software maintenance and repair services, 72263000 Software implementation services
Options:
Description of the options: Siehe die Verfahrensunterlagen.
5.1.2.
Place of performance
Town: Wien
Postcode: 1100
Country subdivision (NUTS): Wien (AT130)
Country: Austria
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 01/03/2027
Duration: 36 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 10
Other information about renewals: Aus heutiger Sicht kann der Vertrag mehrmals verlängert werden.
5.1.6.
General information
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: Zu dem in der gegenständlichen Bekanntmachung angeführten Beginn der Laufzeit des Vertrags weist die AG darauf hin, dass es sich dabei um den auf Basis des Verfahrenszeitplans der AG aus heutiger Sicht angestrebten Zeitpunkt handelt. Der tatsächliche Zeitpunkt des Abschlusses steht derzeit noch nicht fest und ist abhängig vom durchzuführenden Vergabeverfahren. Zur in der gegenständlichen Bekanntmachung angeführten Laufzeit des Vertrags weist die AG darauf hin, dass es sich dabei nur um einen Platzhalter aus heutiger Sicht handelt. Aus heutiger Sicht kann der Vertrag auch mehrmals verlängert werden. Näheres wird in der 2. Verfahrensstufe geregelt sein. Zu der in der gegenständlichen Bekanntmachung angeführten Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Teilnehmer weist die AG auf folgendes hin: Liegt die Zahl der Teilnahmeanträge von geeigneten Unternehmen unter der angeführten Mindestanzahl, so kann die AG das Verfahren mit den geeigneten Bewerbern fortführen. Näheres siehe die Verfahrensunterlagen, insb. Kapitel A der Verfahrensunterlagen.
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
Information about the second stage of a two-stage procedure:
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 5
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Quality
Description: "Qualität" (Angaben zum Schlüsselpersonal; Konzepte - siehe die Verfahrensunterlagen)
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 40
Criterion:
Type: Price
Description: "Preis" (Bewertungssumme - siehe die Verfahrensunterlagen)
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Deadline for requesting additional information: 28/09/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure:
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 16/11/2026
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 12/10/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Bundesverwaltungsgericht
Information about review deadlines: Gemäß den entsprechenden gesetzlichen Vorgaben, siehe § 343 BVergG 2018.
8. Organisations
8.1.
ORG-3262
Official name: Hochschule für Angewandte Wissenschaften Campus Wien (HCW)
Registration number: 9110019066506
Postal address: Favoritenstraße 232
Town: Wien
Postcode: 1100
Country subdivision (NUTS): Wien (AT130)
Country: Austria
Contact point: Schramm Öhler Rechtsanwälte GmbH, zH RA Mag. Gregor Stickler, RA Mag. Leo Haslhofer
Telephone: +43 1 4097609
Roles of this organisation:
Buyer
8.1.
ORG-1850
Official name: Bundesverwaltungsgericht
Registration number: 9110008059823
Postal address: Erdbergstraße 192-196
Town: Wien
Postcode: 1030
Country subdivision (NUTS): Wien (AT130)
Country: Austria
Telephone: +43 160149
Roles of this organisation:
Review organisation
Notice identifier/version: 628e541f-5b6c-42d2-824b-9864969aa2cc - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 09/09/2026 19:14:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 627505-2026
OJ S issue number: 176/2026
Publication date: 11/09/2026