628615-2026 - Competition
Germany – Printers and plotters – Miete von Laser-Multifunktionsgeräten für die Polizeipräsidien Oberpfalz und Niederbayern
OJ S 176/2026 11/09/2026
Contract or concession notice – standard regime - Change notice
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Polizeipräsidium Niederbayern
Email: pp-nb.pv4.zentraleinkauf@polizei.bayern.de
Legal type of the buyer: Regional authority
Activity of the contracting authority: Public order and safety
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Miete von Laser-Multifunktionsgeräten für die Polizeipräsidien Oberpfalz und Niederbayern
Description: Miet- und Fullservice-Vertrag für Laser-Multifunktionsgeräte für die Polizeipräsidien Oberpfalz und Niederbayern mit vertraulichem Ausdruck sowie optionalem Zubehör
Procedure identifier: f5ccbb40-cc40-4871-b20c-286f9bdcaba5
Internal identifier: PV4-8010-08/26
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30232100 Printers and plotters
Additional classification (cpv): 50310000 Maintenance and repair of office machinery
2.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Straubing, Kreisfreie Stadt (DE223)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 2
Terms of contract: 
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 2
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Corruption: 
Fraud: 
Money laundering or terrorist financing: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Grave professional misconduct: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Business activities are suspended: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Polizeipräsidium Oberpfalz
Description: Vertragsgegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist der Abschluss eines Miet- und Fullservice-Vertrages für die zeitliche Überlassung von Laser-Multifunktionsgeräten (Kopier-,Druck- und Scanfunktion) gemäß Leistungsbeschreibung (Anlage 2) mit vertraulichem Ausdruck (Authentifizierungslösung durch PIN und Kartenlesegerät bzw. Chip sowie optionalem Zubehör (z.B. Finisher, Unterschrank, DADF) für den Auftraggeber an allen Dienststellen des Polizeipräsidiums Oberpfalz. Die Geräte werden einzeln während der Vertragslaufzeit abgerufen. Der Fullservice für jedes Gerät beträgt 60 (sechzig) Monate ab Lieferung des einzelnen Geräts, unabhängig davon, wann der Abruf aus dem Rahmenvertrag erfolgt. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit ist eine Anmietung nicht mehr möglich. Der Vertrag beinhaltet den Fullservice.
Internal identifier: 0001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30232100 Printers and plotters
Additional classification (cpv): 50310000 Maintenance and repair of office machinery
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Straubing, Kreisfreie Stadt (DE223)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 60 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: In Ausnahmefällen, sofern es einsatztaktisch dringend erforderlich ist, ist eine Verlängerung um maximal 3 (drei) Monate möglich.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2015-11 oder vergleichbar

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Darstellung von mindestens 3 Referenzen innerhalb der letzten 3 (drei) Jahre (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) über die Aufstellung und den Betrieb (inkl. Service-/ und ggf. Wartungvertrag) von 45 Multifunktionsgeräten im Jahr (Mindestanforderung).

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Gesamtumsätze des Unternehmens, jeweils bezogen auf die drei (3) letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre, entsprechend dem Gründungsdatum oder dem Datum der Tätigkeitsaufnahme des Unternehmens.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Eine aktuell gültige Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von 2 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden insgesamt und mindestens 1 Million Euro je Schadensfall und Versicherungsjahr ist notwendig und muss für den gesamten Vertragszeitraum aufrecht erhalten werden.

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Angabe der jahresdurchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten drei (3) Kalenderjahren.

Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Unterauftragnehmer i.S.d. § 36 VgV: Unterauftragnehmer können vom Bieter / Auftragneh-mer in der Phase der Auftragsausführung arbeitsteilig zu einer vollständigen oder teilweisen Übernahme des Auftrags herangezogen werden. Sofern der Bieter/die Bietergemeinschaft vorsieht, Leistungen durch Unterauftragnehmer erbringen zu lassen, hat er die jeweiligen Leistungsbereiche und die Beschreibung der vorgesehenen Teilleistungen der Unterauftragnehmer anzugeben.

Criterion: Samples, descriptions, or photographs without certification of authenticity
Description of selection criterion: Je Gerät ist ein Datenblatt der angebotenen MFG dem Angebot beizufügen.

Criterion: Samples, descriptions, or photographs without certification of authenticity
Description of selection criterion: Der Auftraggeber legt Wert auf einen reibungslosen Umstieg auf die Neugeräte. Der Auftragnehmer erläutert deshalb auf einem Beiblatt, wie er auftragsbezogen die Einsatzbereitschaft der neuen Gerätelandschaft herstellt. Dabei sollten folgende Punkte beschrieben werden:  Planung und Vorbereitung,  Durchführung,  Nachbearbeitung,  Kommunikationswege während des Rollouts,  Verfügbare Personalressource des Auftragnehmers.
5.1.10.
Award criteria
Justification for not indicating the weighting of the award criteria: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/f5ccbb40-cc40-4871-b20c-286f9bdcaba5
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/f5ccbb40-cc40-4871-b20c-286f9bdcaba5
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 18/09/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 59 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: - Verpflichtung über Verschwiegenheit / Vertraulichkeit / Umgang mit Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen Punkt 9.2) - Bietergemeinschaften haften dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch - Erklärung zum Angebot einer Bietergemeinschaft (Vordruck 3) - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 GWB (Vordruck 4) - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 124 GWB (Vordruck 5) - Eigenerklärung zu eignungsrelevanten Unternehmen (Vordruck 10) - Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer / eignungsrelevante Unternehmen (Vordruck 12) - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 22 Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) (Vordruck 13)
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, partly without reopening and partly with reopening of competition
Maximum number of participants: 2
Justification for the duration of the framework agreement: Die vorgesehene Laufzeit ist erforderlich, um wirtschaftliche Betriebskosten, servicegebundene Verfügbarkeit und einen störungsfreien Betrieb während des Lebenszyklus sicherzustellen.
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Regierung von Oberbayern
Information about review deadlines: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. (5) Der Antrag ist unzulässig, soweit ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Polizeipräsidium Niederbayern
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: Polizeipräsidium Niederbayern
Description: Vertragsgegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist der Abschluss eines Miet- und Fullservice-Vertrages für die zeitliche Überlassung von Laser-Multifunktionsgeräten (Kopier-,Druck- und Scanfunktion) gemäß Leistungsbeschreibung (Anlage 2) mit vertraulichem Ausdruck (Authentifizierungslösung durch PIN und Kartenlesegerät bzw. Chip sowie optionalem Zubehör (z.B. Finisher, Unterschrank, DADF) für den Auftraggeber an allen Dienststellen des Polizeipräsidiums Niederbayern. Die Geräte werden einzeln während der Vertragslaufzeit abgerufen. Der Fullservice für jedes Gerät beträgt 60 (sechzig) Monate ab Lieferung des einzelnen Geräts, unabhängig davon, wann der Abruf aus dem Rahmenvertrag erfolgt. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit ist eine Anmietung nicht mehr möglich. Der Vertrag beinhaltet den Fullservice.
Internal identifier: 0002
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30232100 Printers and plotters
Additional classification (cpv): 50310000 Maintenance and repair of office machinery
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Straubing, Kreisfreie Stadt (DE223)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 60 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 1
Other information about renewals: In Ausnahmefällen, sofern es einsatztaktisch dringend erforderlich ist, ist eine Verlängerung um maximal 3 (drei) Monate möglich.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Certificates by quality control institutes
Description of selection criterion: Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2015-11 oder vergleichbar

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Darstellung von mindestens 3 Referenzen innerhalb der letzten 3 (drei) Jahre (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) über die Aufstellung und den Betrieb (inkl. Service-/ und ggf. Wartungvertrag) von 45 Multifunktionsgeräten im Jahr (Mindestanforderung).

Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Gesamtumsätze des Unternehmens, jeweils bezogen auf die drei (3) letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre, entsprechend dem Gründungsdatum oder dem Datum der Tätigkeitsaufnahme des Unternehmens.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Eine aktuell gültige Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von 2 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden insgesamt und mindestens 1 Million Euro je Schadensfall und Versicherungsjahr ist notwendig und muss für den gesamten Vertragszeitraum aufrecht erhalten werden.

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Angabe der jahresdurchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den letzten drei (3) Kalenderjahren.

Criterion: Subcontracting proportion
Description of selection criterion: Unterauftragnehmer i.S.d. § 36 VgV: Unterauftragnehmer können vom Bieter / Auftragneh-mer in der Phase der Auftragsausführung arbeitsteilig zu einer vollständigen oder teilweisen Übernahme des Auftrags herangezogen werden. Sofern der Bieter/die Bietergemeinschaft vorsieht, Leistungen durch Unterauftragnehmer erbringen zu lassen, hat er die jeweiligen Leistungsbereiche und die Beschreibung der vorgesehenen Teilleistungen der Unterauftragnehmer anzugeben.

Criterion: Samples, descriptions, or photographs without certification of authenticity
Description of selection criterion: Je Gerät ist ein Datenblatt der angebotenen MFG dem Angebot beizufügen.

Criterion: Samples, descriptions, or photographs without certification of authenticity
Description of selection criterion: Der Auftraggeber legt Wert auf einen reibungslosen Umstieg auf die Neugeräte. Der Auftragnehmer erläutert deshalb auf einem Beiblatt, wie er auftragsbezogen die Einsatzbereitschaft der neuen Gerätelandschaft herstellt. Dabei sollten folgende Punkte beschrieben werden:  Planung und Vorbereitung,  Durchführung,  Nachbearbeitung,  Kommunikationswege während des Rollouts,  Verfügbare Personalressource des Auftragnehmers.
5.1.10.
Award criteria
Justification for not indicating the weighting of the award criteria: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/f5ccbb40-cc40-4871-b20c-286f9bdcaba5
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/f5ccbb40-cc40-4871-b20c-286f9bdcaba5
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 18/09/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 59 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: - Verpflichtung über Verschwiegenheit / Vertraulichkeit / Umgang mit Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen Punkt 9.2) - Bietergemeinschaften haften dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch - Erklärung zum Angebot einer Bietergemeinschaft (Vordruck 3) - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 123 GWB (Vordruck 4) - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 124 GWB (Vordruck 5) - Eigenerklärung zu eignungsrelevanten Unternehmen (Vordruck 10) - Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer / eignungsrelevante Unternehmen (Vordruck 12) - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 22 Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz (LkSG) (Vordruck 13)
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, partly without reopening and partly with reopening of competition
Maximum number of participants: 2
Justification for the duration of the framework agreement: Die vorgesehene Laufzeit ist erforderlich, um wirtschaftliche Betriebskosten, servicegebundene Verfügbarkeit und einen störungsfreien Betrieb während des Lebenszyklus sicherzustellen.
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Regierung von Oberbayern
Information about review deadlines: (1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. (5) Der Antrag ist unzulässig, soweit ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Polizeipräsidium Niederbayern
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Polizeipräsidium Niederbayern
Registration number: 3603
Postal address: Wittelsbacherhöhe 9/11
Town: Straubing
Postcode: 94315
Country subdivision (NUTS): Straubing, Kreisfreie Stadt (DE223)
Country: Germany
Email: pp-nb.pv4.zentraleinkauf@polizei.bayern.de
Telephone: +49 9421868-1673
Internet address: https://www.deutsche-evergabe.de
Buyer profile: https://www.deutsche-evergabe.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Regierung von Oberbayern
Registration number: 4203dc19-36ed-4713-9b3f-d9b9b09b99b8
Postal address: Vergabekammer Südbayern
Town: München
Postcode: 80534
Country subdivision (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Country: Germany
Email: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
Telephone: +49 89-2176-2411
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
10. Change
Version of the previous notice to be changed: f43e3d31-a0d2-4d30-ab94-5e242136e3c9-01
Main reason for change: Information updated
Description: terminliche Gründe
Notice information
Notice identifier/version: 3d561666-27f7-4af4-aafb-fb07ac64344b  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 10/09/2026 13:17:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 628615-2026
OJ S issue number: 176/2026
Publication date: 11/09/2026