1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Stadt Neumünster - FD IT und Digitalisierung
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Manage Print Services (MPS) - Lieferung und Support von Multifunktionsgeräten, Druckern & Output Management Software
Description: Beschaffung fabrikneuer Multifunktionsgeräte und Drucker für verschiedene Liegenschaften der Stadt Neumünster Es ist vorgesehen, die A3 Multifunktionsgeräte (Flur- und Etagengeräte) im Wege eines Leasingmodells zu beschaffen, während die A4 Multifunktionsgeräte & Drucker (Tischgeräte) käuflich erworben und mit einer entsprechenden Servicepauschale versehen werden. Nachgelagert zum initialen Massenrollout der A3-Multifunktionsgeräte ist die erstmalige Implementierung einer herstellerunabhängigen Output-Management Lösung (Marktakronyme: FollowMe, SecurePrint, PullPrint, Follow2Print etc.) vorgesehen. Die zu erbringenden Leistungen beinhalten entsprechende Managed Print Services eines Anbieters, um einen dauerhaft störungsfreien und effizienten Betrieb der gelieferten Systeme sicherzustellen.
Procedure identifier: f5ec24ff-d11e-4ab4-8b77-a2cf3aec71bf
Internal identifier: Vergabe 552
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30121100 Photocopiers
Additional classification (cpv): 30232100 Printers and plotters
2.1.2.
Place of performance
Town: Neumünster
Country subdivision (NUTS): Neumünster, Kreisfreie Stadt (DEF04)
Country: Germany
Additional information: mehrere städtische Liegenschaften innerhalb des Stadtgebietes
2.1.4.
General information
Additional information: Bieter haben eine Eigenerklärung im Zusammenhang mit den EU-Russland-Sanktionen abzugeben.
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Manage Print Services (MPS) - Lieferung und Support von Multifunktionsgeräten, Druckern & Output Management Software
Description: Austausch von 96 A3-Multifunktionsgeräten an den Schulen und regionalen Berufszentren sowie 78 A3-Multifunktionsgeräten in der Verwaltung (einschließlich Kindertagesstätten und Feuerwehrstandorte) durch neue Geräte unterschiedlicher Leistungsklassen in einem initialen Massenrollout. Sukzessiver Austausch von A4 Multifunktionsgeräten & Drucker im Rahmen von flexiblen Bedarfsanfragen seitens der Anwenderschaft. Derzeit sind ca. 600 Bestandsgeräte im Einsatz. Ziel ist sowohl eine Reduzierung der Modellvielfalt als auch eine Optimierung der Gesamtgeräteanzahl. Detaillierte Informationen zu geschätzten Mengen und Höchstmengen der Geräte pro Leistungsklasse sind der Anlage 2 "Preisblatt" und zu einzelnen Standorten und Einrichtungen der Stadt Neumünster der Anlage 5 "Standorte“ innerhalb der Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Internal identifier: LOT-0001 552
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30121100 Photocopiers
Additional classification (cpv): 30232100 Printers and plotters
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Neumünster, Kreisfreie Stadt (DEF04)
Country: Germany
Additional information: mehrere städtische Liegenschaften innerhalb des Stadtgebietes
5.1.3.
Estimated duration
Start date: 23/11/2026
Duration end date: 31/01/2032
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: Angebotspreis
Criterion:
Type: Quality
Description: Qualitatsunterkriterien mit der jeweiligen Bewertungszahl sind dem LV zu entnehmen. Die Summe der ermittelten Leistungspunkte zur Qualität wird durch den Angebotspreis geteilt. Z = Leistung / Gesamtpreis Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z.
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 22/09/2026 10:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 55 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Fehlende Unterlagen, deren Vorlage mit dem Angebot gefordert war, werden nachgefordert, sofern sie nicht die Zuschlagskriterien betreffen.
Information about public opening:
Opening date: 22/09/2026 10:30:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Place: in der Zentralen Vergabestelle der Stadt Neumünster - Brachenfelder Str. 1-3, 24534 Neumünster
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
Legal form that must be taken by a group of tenderers that is awarded a contract: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Justification for the duration of the framework agreement: Die Laufzeit des Loses muss mehr als 4 Jahre betragen
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Information about review deadlines: gem. § 134 und § 155 ff. des GWB
Organisation providing offline access to the procurement documents: Stadt Neumünster - FD IT und Digitalisierung
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Stadt Neumünster - FD IT und Digitalisierung
Registration number: Berichtseinheit-ID 00003302
Postal address: Gartenstr. 10
Town: Neumünster
Postcode: 24534
Country subdivision (NUTS): Neumünster, Kreisfreie Stadt (DEF04)
Country: Germany
Telephone: +49 43219420
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing offline access to the procurement documents
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Registration number: keine
Postal address: Düsternbrooker Weg 94
Town: Kiel
Postcode: 24105
Country subdivision (NUTS): Kiel, Kreisfreie Stadt (DEF02)
Country: Germany
Telephone: +49 4319884640
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: LOT-0001
Description of changes: Geänderte Angebotsfrist auf 22.09.26, 10:30 Uhr, geänderte Bindefrist auf 16.11.26
The procurement documents were changed on: 11/09/2026
Notice identifier/version: 8d560808-4a79-4cf5-ad9c-2f6ebc27dcc1 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 11/09/2026 10:11:51 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 630514-2026
OJ S issue number: 177/2026
Publication date: 14/09/2026