634289-2026 - Competition
Germany – Administration software package – Schul- und Seminarverwaltungsmanagement
OJ S 178/2026 15/09/2026
Contract or concession notice – standard regime
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Universitätsklinikum Aachen AöR
Email: vergabestelle@ukaachen.de
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Health
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Schul- und Seminarverwaltungsmanagement
Description: Zur Schaffung einer einheitlichen Organisations- und Dokumentationsstruktur für die Aus-, Fort- und Weiterbildung, welche die betriebsinternen Abläufe, den Austausch von relevanten Informationen sowie der Berichtspflicht gegenüber den öffentlichen Behörden vereinheitlicht, benötigt die UKA ein System, das sowohl die Anforderungen eines Schul- als auch die eines Seminarmanagementprogramms zusammenführt. Alle Informationen zu den angebotenen Lehrgängen und Seminaren, Teilnehmenden, Dozierenden und Ressourcen sollen zentral verwaltet werden. Die Aus- und Weiterbildungsstruktur muss in einer übersichtlichen Lehrgangsplanung mit Stunden- und Raumplanung möglich sein.
Procedure identifier: 37c88dff-3082-485b-8fee-b50dba96cc04
Previous notice: 44345-2026
Internal identifier: 2025-0019-CL*
Type of procedure: Negotiated with prior publication of a call for competition / competitive with negotiation
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48219300 Administration software package
Additional classification (cpv): 72260000 Software-related services, 72263000 Software implementation services
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Pauwelsstr. 30  
Town: Aachen
Postcode: 52074
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXS0YYJDYYVQ9Q9D# Die in diesen Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen sind soweit schutzrechtsfähig und soweit sie nicht Informationen Dritter enthalten Eigentum der Vergabestelle. Verwertung, Kopie sowie Weitergabe der Vergabeunterlagen sind nur im Rahmen der Erstellung eines Angebotes und nur durch das die Vergabeunterlagen anfordernde Unternehmen zulässig. Einer darüber hinausgehenden Weitergabe und insbesondere der Verkauf von Vergabeunterlagen an Dritte gleich zu welchem Zweck sind nicht gestattet. Sollten Sie die Vergabeunterlagen nicht direkt von der Vergabestelle bzw. über den Vergabemarktplatz des Landes NRW erhalten haben, sondern über Dienstleister oder beauftragte Dritte wird Ihnen eine Registrierung auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW und eine Teilnahme über v. g. Vergabemarktplatz empfohlen. Vergabeunterlagen können geändert oder ergänzt werden, die Bieterkommunikation, die i.d.R. als einziges Kommunikationsmittel zugelassen ist, kann erläuternde Hinweise erhalten. Einen verbindlichen und jeweils aktuellen Stand der Informationen zu diesem Vergabeverfahren finden Sie im Regelfall nur auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW. * Für den Fall, dass der Auftragnehmer vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung oder Insolvenz ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses anzutragen (§ 132 Abs. 2 Nr. 1 GWB) * Jegliche Kommunikation zw. Bieter und AG soll über die vergabe.nrw-Nachrichtenfunktion erfolgen
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Participation in a criminal organisation: Gem. §123 GWB Abs. 1 Nr. 1: § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland)
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: Öffentliche Auftraggeber schließen, gemäß §123 Abs. 1 Nr. 1 GWB ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten nach Absatz 3 dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach: 1.§ 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129?a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129?b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland).
Money laundering or terrorist financing: Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten nach Absatz 3 dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach § 123 Abs. 1 Nr. 3 GWB: § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte)
Fraud: § 123 Zwingende Ausschlussgründe (1) Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten nach Absatz 3 dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach: Abs. 1 Nr. 4.§ 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden, Abs. 1 Nr. 5.§ 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
Corruption: Gem. §123 GWB Abs. 1 Nr. 6 besteht ein Ausschlussgrund: § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen)
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn sie Kenntnis davon haben, dass eine Person, deren Verhalten nach Absatz 3 dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach § 123 Abs. 1 Nr. 10 GWB: den §§ 232 232?a Abs. 1-5, den 232?b bis 233?a des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung).
Breaching obligation relating to payment of taxes: Gem. §123 Abs 4 GWB Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren aus, wenn 1.das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nicht nachgekommen ist und dies durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde oder 2.die öffentlichen Auftraggeber auf sonstige geeignete Weise die Verletzung einer Verpflichtung nach Nummer 1 nachweisen können.
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: Gem. §123 Abs 4 GWB Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren aus, wenn 1.das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nicht nachgekommen ist und dies durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde oder 2.die öffentlichen Auftraggeber auf sonstige geeignete Weise die Verletzung einer Verpflichtung nach Nummer 1 nachweisen können
Breaching of obligations in the fields of environmental law: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 1 besteht ein fakultativer Ausslussgrund wenn das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat.
Breaching of obligations in the fields of social law: Gem. §123 Abs 4 GWB Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren aus, wenn 1.das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nicht nachgekommen ist und dies durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde oder 2.die öffentlichen Auftraggeber auf sonstige geeignete Weise die Verletzung einer Verpflichtung nach Nummer 1 nachweisen können.
Breaching of obligations in the fields of labour law: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 1 besteht ein fakultativer Ausschlussgrund wenn das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat.
Insolvency: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 2 besteht ein fakultativer Ausslussgrund wenn das Unternehmen zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Assets being administered by liquidator: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 2 besteht ein fakultativer Ausslussgrund wenn das Unternehmen zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: Gem. §124 GWB Abs.1 Nr. 2 besteht ein fakultativer Ausschlussgrund wenn das Unternehmen zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Grave professional misconduct: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 3 besteht ein fakultativer Ausslussgrund wenn das Unternehmen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird; § 123 Absatz 3 ist entsprechend anzuwenden.
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: Gem. §124 GWB Abs.1 Nr. 4 besteht ein fakultativer Ausschlussgrund wenn der öffentliche Auftraggeber über hinreichende Anhaltspunkte dafür verfügt, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 5 besteht ein fakultativer Ausslussgrund wenn ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann,
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 6 besteht ein fakultativer Ausschlussgrund wenn eine Wettbewerbsverzerrung daraus resultiert, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.
Early termination, damages, or other comparable sanctions: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 7 besteht ein fakultativer Ausschlussgrund wenn das Unternehmen eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat,
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: Gem. § 124 GWB Abs. 1 Nr. 8 und Nr. 9 besteht ein fakultativer Ausslussgrund wenn -das Unternehmen in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln. -das Unternehmen a)versucht hat, die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, b)versucht hat, vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die es unzulässige Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte, oder c)fahrlässig oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt hat, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten, oder versucht hat, solche Informationen zu übermitteln.
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Schul- und Seminarverwaltungsmanagement
Description: Gegenstand der Beschaffung: - Lizenzen für eine Softwarelösung zur Verwaltung der Aus- und Weiterbildungen sowie der Seminare. Es wird explizit eine zentrale Lösung gefordert, die alle Anforderungen erfüllt - Installation der Softwarelösung - Customizing und sonstige Dienstleistungen für die Inbetriebnahme der Softwarelösung - Hosting und Betrieb des Systems in einem ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum der Europäischen Union - Wartung und Support für die Softwarelösung (Level mit festgelegten Reaktionszeiten) - Schulungsleistungen, Schulungsunterlagen, Best-Practice Prozessmodell für die Key User des Systems - Einführungsunterstützung (Go-Live-Support, After-Go-Live-Support) - Dokumentation des Systems, Handbücher Die Laufzeit beträgt zunächst 3 Jahre mit der zweimaligen Möglichkeit der Verlängerungsoption zu je weiteren 12 Monaten. Die Verlängerungsoption wird gezogen, sofern der Auftraggeber nicht innerhalb von 3 Monaten zum Vertragsende kündigt.
Internal identifier: 2025-0019-CL*
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 48219300 Administration software package
Additional classification (cpv): 72260000 Software-related services, 72263000 Software implementation services
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Pauwelsstr. 30  
Town: Aachen
Postcode: 52074
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 36 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 2
Other information about renewals: Die Laufzeit beträgt zunächst 3 Jahre mit der zweimaligen Möglichkeit der Verlängerungsoption zu je weiteren 12 Monaten. Die Verlängerungsoption wird gezogen, sofern der Auftraggeber nicht innerhalb von 3 Monaten zum Vertragsende kündigt.
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Not required
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Information about previous notices: 
Identifier of the previous notice: 44345-2026
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst# Die Wertung der Angebote erfolgt anhand des Angebotspreises mit 60 %, die Bewertung der Qualität (Erfüllung Kriterienkatalog) mit 30% und die Bewertung der Konzepte mit 10%
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Berufs.- bzw. Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Gültiger Auszug aus dem Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes, soweit die Eintragung in das Register nach den gesetzlichen Bestimmungen des Mitgliedstaates, in dem der Bewerber seinen Sitz hat, vorgeschrieben ist

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Haftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Erklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (§ 122 Abs.2 Nr.2 GWB i.V.m. § 45 Abs.1 Nr.3 VgV). Bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut abgeschlossen worden sein. Die Haftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und nachgewiesen werden. Nachweis durch Eigenerklärung oder Bescheinigung des Versicherungsgebers oder Bescheinigung eines Versicherungsgebers.

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: VgV - Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Darüber hinaus hat der Bieter zum Nachweis seiner Fachkunde folgende Angaben zu machen: Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Die dargestellten Leistungen sollen der ausgeschriebenen Leistung nahe kommen bzw. einen ähnlichen Schwierigkeitsgrad aufweisen. Es sind mindestens drei Referenzen zu nennen. Mindestanforderung - Die Referenzprojekte sind in einem Krankenhaus mit einer Vielzahl pflegerischer Ausbildungslehrgänge implementiert und ermöglicht dort die durchgängige, digitale Verwaltung aller Aus- und Weiterbildungsprozesse. (A) Die Referenzlösungen sind in einem Krankenhausumfeld produktiv eingeführt, in dem mehr als 25 Personen das System aktiv für die Planung, Dokumentation und Verwaltung sämtlicher Aus , Fort und Weiterbildungsprozesse nutzen. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte ) Das Referenzprojekt ist als Software-as-a-Service realisiert und im Produktiveinsatz. (A für Referenz 1, Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 10 Punkte ) Im genannten Referenzprojekt ist der Datenaustausch mit SAP-HCM / S4/HANA erfolgreich realisiert und produktiv im Einsatz. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte) Im Rahmen des Referenzprojekts werden über 700 Auszubildende sowie Teilnehmende an Fachweiterbildungen im produktiven Betrieb verwaltet. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte) Im Referenzprojekt werden im produktiven Einsatz jährlich mehr als 350 Fortbildungsveranstaltungen einschließlich der zugehörigen Teilnehmenden verwaltet. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte)

Criterion: Specific yearly turnover
Description of selection criterion: Eigenerklärung Umsatz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung zum Umsatz bezogen auf die Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (§ 122 Abs.2 Nr.2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV)

Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Referenzen - Darüber hinaus hat der Bieter zum Nachweis seiner Fachkunde folgende Angaben zu machen: Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Die dargestellten Leistungen sollen der ausgeschriebenen Leistung nahe kommen bzw. einen ähnlichen Schwierigkeitsgrad aufweisen. Es sind mindestens drei Referenzen zu nennen. Mindestanforderung - Die Referenzprojekte sind in einem Krankenhaus mit einer Vielzahl pflegerischer Ausbildungslehrgänge implementiert und ermöglicht dort die durchgängige, digitale Verwaltung aller Aus- und Weiterbildungsprozesse. (A) Die Referenzlösungen sind in einem Krankenhausumfeld produktiv eingeführt, in dem mehr als 25 Personen das System aktiv für die Planung, Dokumentation und Verwaltung sämtlicher Aus , Fort und Weiterbildungsprozesse nutzen. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte ) Das Referenzprojekt ist als Software-as-a-Service realisiert und im Produktiveinsatz. (A für Referenz 1, Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 10 Punkte ) Im genannten Referenzprojekt ist der Datenaustausch mit SAP-HCM / S4/HANA erfolgreich realisiert und produktiv im Einsatz. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte) Im Rahmen des Referenzprojekts werden über 700 Auszubildende sowie Teilnehmende an Fachweiterbildungen im produktiven Betrieb verwaltet. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte) Im Referenzprojekt werden im produktiven Einsatz jährlich mehr als 350 Fortbildungsveranstaltungen einschließlich der zugehörigen Teilnehmenden verwaltet. (Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte: 5 Punkte je Referenz, also insgesamt max. 15 Punkte)
The criteria will be used to select the candidates to be invited for the second stage of the procedure
Weight (percentage, exact): 100,00
Information about the second stage of a two-stage procedure: 
Minimum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
Maximum number of candidates to be invited for the second stage of the procedure: 3
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 07/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYJDYYVQ9Q9D/documents
Ad hoc communication channel: 
URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYJDYYVQ9Q9D
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of the procedure: 
Estimated date of dispatch of the invitations to submit tenders: 22/10/2026
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYJDYYVQ9Q9D
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Allowed
Deadline for receipt of requests to participate: 15/10/2026 08:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Einreichung zusätzlicher Nachweise und Erklärungen durch den Bieter ist zulässig. Hat der Auftraggeber nach Auswertung der eingereichten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eignung eines Bieters, kann er den Bieter zur Erläuterung der von ihm eingereichten Unterlagen auffordern; im Übrigen behält sich der Auftraggeber die Nachforderung gemäß § 56 VgV vor.
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Teilnahmeantrag ** Mittels Eigenerklärung: - 521 EU - Eigenerklärungen Ausschlussgründe - 522 EU - Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) - 523 EU 02-2024 - Eigenerklaerung Sanktionspaket 5 EU - Eigenerklärung Eignung (124) - Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) - Sprachniveau
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Es finden die Regelungen der VOL/B Anwendung, soweit sich aus den, in den Vergabeunterlagen beigefügten, Vertragsbedingungen keine Abweichungen ergeben. Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt nach Erfüllung der Leistung. Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt binnen 30 Tagen nach Eingang der prüfbaren Rechnung. Die Zahlung geschieht in der Regel bargeldlos. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit ist der Zugang des Überweisungsauftrages beim Zahlungsinstitut des Auftraggebers.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: § 160 GWB Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, 5.ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Universitätsklinikum Aachen AöR
Organisation providing more information on the review procedures: Vergabekammer Westfalen
Organisation receiving requests to participate: ES SIND NUR ELKTRONISCHE ANGEBOTE ZUGELASSEN
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Universitätsklinikum Aachen AöR
Registration number: Keine Angabe
Postal address: Pauwelsstraße 30
Town: Aachen
Postcode: 52074
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
Contact point: Vergabestelle
Email: vergabestelle@ukaachen.de
Telephone: +49 2418080007
Internet address: https://www.ukaachen.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Contact point: Geschäftsstelle
Email: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de
Telephone: +49 2514111691
Fax: +49 2514112165
Internet address: http://www.bezreg-muenster.de
Roles of this organisation: 
Review organisation
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0003
Official name: ES SIND NUR ELKTRONISCHE ANGEBOTE ZUGELASSEN
Registration number: k.A.
Postal address: ELEKTRONISCHE ANGEBOTE
Town: Aachen
Postcode: 52074
Country subdivision (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D)
Country: Germany
Email: vergabestelle@ukaachen.de
Telephone: +49 2418080007
Roles of this organisation: 
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0004
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 41df265f-c470-43c8-80c2-bcd376d8e811  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 14/09/2026 14:22:15 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 634289-2026
OJ S issue number: 178/2026
Publication date: 15/09/2026