636667-2026 - Competition
Germany – Preservation services of exhibits and specimens – Restaurierung und Montierung von Urkunden
OJ S 179/2026 16/09/2026
Contract or concession notice – standard regime
Services
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Email: Submissionsdienst-Vergabe@stadt-koeln.de
Legal type of the buyer: Local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Restaurierung und Montierung von Urkunden
Description: Restaurierung und Montierung von Urkunden
Procedure identifier: d18551f4-364a-48c7-9276-26f1ae09ba11
Internal identifier: 2026-0001-44-6
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92521200 Preservation services of exhibits and specimens
Additional classification (cpv): 92500000 Library, archives, museums and other cultural services, 92521220 Preservation services of specimens, 92521210 Preservation services of exhibits
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv; Eifelwall 5  
Town: Köln
Postcode: 50674
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich "Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)" muss aufgrund einer Vorgabe der Europäischen Union ein Datum eingetragen werden. Es dient ausschließlich als Information über den Angebotsöffnungstermin.
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Maximum number of lots for which one tenderer can submit tenders: 4
Terms of contract: 
Maximum number of lots for which contracts can be awarded to one tenderer: 4
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
Corruption: 
Participation in a criminal organisation: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Money laundering or terrorist financing: 
Fraud: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Insolvency: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Assets being administered by liquidator: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Grave professional misconduct: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Business activities are suspended: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: v.a. kleinere Formate mit Urkunden-Libellen
Description: - Enthält 70 Urkunden-Libelle mit und ohne Siegel, zum Teil mit pudernden Siegelschnüren - Enthält überwiegend kleinere Formate bis Format 3 (55 cm x 80 cm) - Charge 1: 49 Objekte - Charge 2: 53 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 199.773 € - Versicherungswert Charge 2: 165.554 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Internal identifier: LOT-0001
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92521200 Preservation services of exhibits and specimens
Additional classification (cpv): 92500000 Library, archives, museums and other cultural services, 92521220 Preservation services of specimens, 92521210 Preservation services of exhibits
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv; Eifelwall 5  
Town: Köln
Postcode: 50674
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach $ 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 12 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. -------------------------------------------- Bitte beachten Sie bezogen auf die aktuell angegebene Stelle für Rechtsbehelfs- /Nachprüfungsverfahren die nachfolgenden Änderungen in Abhängigkeit vom Datum des Nachprüfungsantrages: Zuständigkeit Vergabekammer Nordrhein-Westfalen ab 01.01.2027 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Nordrhein-Westfalen Identifikationsnummer: 05515-03004-07 Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/themen/ wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9 Postleitzahl: 48147 Ort: Münster NUTS-3-Code: DEA33 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Telefon: (keine Geschäftsstelle) Fax: 0251 - 411 2165
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Da das vom Einsturz betroffene Archivgut zum Teil sehr inhomogene Schadensbilder aufweist, müssen die Bietenden im Rahmen der Angebotserstellung die Objekte digital besichtigen und kalkulieren. Anderenfalls wird das Angebot ausgeschlossen. Siehe hierzu Leistungsbeschreibung, Punkt 2.2. Mit Zusenden der Unterlagen zur digitalen Losbesichtigung erhalten die Bietenden einen Nachweis über die Losbesichtigung. Diese Anlage ist dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben beizufügen. Sollten die in der Leistungsbeschreibung unter Punkt 5.6. genannten Voraussetzungen zur Werkstattsicherheit nicht erfüllt sein, ist mit dem Angebot ein eigenes Sicherungskonzept einzureichen.

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anlage 5, ausgefüllt und unterschrieben: Dem Angebot sind Referenzen von mindestens einem vergleichbaren Auftrag bezogen auf das angestrebte Auftragsvolumen sowie ein vergleichbarer Auftrag bezogen auf den Inhalt des Auftrags hinzuzufügen.

Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Der Betrieb des/der Auftragnehmenden muss während der gesamten Laufzeit des Vertrags über mindestens eine*n qualifizierte*n Fachrestaurator*in verfügen. Dem Angebot sind Nachweise zur fachlichen Qualifikation der Fachrestaurator*innen und Mitarbeitenden des/der Auftragnehmenden beizufügen (vergleiche Anlage 3 und Anlage 4). Bei mehreren Mitarbeitenden sind als Ansprechpartner*in und deren Vertretung zwei qualifizierte Fachrestaurator*innen für die Auftraggeberin zu benennen (vergleiche Anlage 2). Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass für die Nutzung des Restaurierungsdokumentationsmoduls (RDM) sowie zur ungehinderten und sachdienlichen Kommunikation mit der Auftraggeberin Deutschkenntnisse auf C1 Niveau erforderlich sind. Nichtmuttersprachler*innen müssen dem Angebot ein entsprechendes Zertifikat oder eine verbindliche Erklärung über dieses Sprachniveau beifügen. Die schriftliche und mündliche Kommunikation mit der Auftraggeberin erfolgt ausschließlich auf Deutsch. Der Auftrag setzt voraus, dass die oben genannten Ansprechpartner*innen dieses Sprachniveau erfüllen und an dem Ort anwesend sind, an dem der Auftrag bearbeitet wird. Um den Auftrag bearbeiten zu können, ist ein sicherer Umgang mit Mailprogrammen und Datenbanken (Passwortverwaltung, Dateneingabe, klare Kommunikation technischer Fehlermeldungen et cetera) notwendig. Die Fachrestaurator*innen müssen über folgende Mindestqualifikation verfügen: - Abschluss als Diplom- / MA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder - Abschluss als BA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung Sofern Abschlüsse und Qualifikationen im EU-Ausland erworben wurden, sind geeignete Nachweise über deren Vergleichbarkeit mit den entsprechenden deutschen Abschlüssen vorzulegen. Die Vergleichbarkeit ist anhand des Europäischen Qualifikationsrahmens (EQR) beziehungsweise des Deutschen Qualifikationsrahmens (DQR) oder durch eine entsprechende Anerkennungs- beziehungsweise Gleichwertigkeitsbescheinigung einer zuständigen Stelle nachzuweisen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorgelegten Nachweise auf ihre Eignung und Plausibilität zu prüfen. Kann die Vergleichbarkeit nicht hinreichend nachgewiesen werden, gilt die betreffende Qualifikation im Rahmen dieses Vergabeverfahrens als nicht erfüllt.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Ausführungsort der Auftragsbearbeitung und der Lagerort der Archivalien ist auf EU-Länder beschränkt. Die Objekte sind während des Transportes und für den Verbleib im Restaurierungsbetrieb durch die Kunstversicherung der Stadt Köln versichert, sofern die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Lager- und Transportbedingungen gewährleistet sind. Schäden, die von dem/der Auftragnehmenden im Zusammenhang mit den Restaurierungsmaßnahmen nach diesem Vertrag verursacht werden, sind nicht versichert. Der/die Auftragnehmende muss bei Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000, - € pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden nachweisen. Bearbeitungsschäden in der eigenen Werkstatt müssen grundsätzlich mit einer separaten Deckungssumme von mindestens dem Versicherungswert der jeweiligen Charge (vergleiche Leistungsbeschreibung) versichert sein. Die Kunstversicherung der Stadt Köln überprüft im Schadensfall grundsätzlich mögliche Regressansprüche gegen den/die Verursachende*n. Dem/der Auftragnehmenden wird daher empfohlen, auch Transport- und Lagerungsschäden zu versichern. Dem Angebot ist ein Nachweis oder eine Erklärung zum Abschluss einer Risikohaftpflichtversicherung (vergleiche Leistungsbeschreibung Punkt 5.7) beizufügen Der/die Auftragnehmende muss den Nachweis über den Abschluss der zuvor genannten Versicherungen und die Prämienzahlung spätestens eine Woche nach Auftragserteilung (Zuschlag) erbringen. Werden diese Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht erbracht, darf die Auftraggeberin den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen. Änderungen des Versicherungsschutzes sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Lieferfrist
Description: Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch möglich und erwünscht. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Organisation
Description: 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19f36403a94-10bd279456c40f28&
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Allowed
Address for submission: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 26/10/2026 14:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: -
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Organisation receiving requests to participate: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
5.1.
Lot: LOT-0002
Title: v.a. Großformate
Description: - Enthält zu circa 2/3 großformatige Urkunden des Formats 5 (91 cm x 124 cm) und zu circa 1/3 Urkunden des Formats 4 (80 cm x 90 cm) - Enthält alle über das Format 5 hinausgehenden großformatige Urkunden der Vergabe, die einer besonderen Montierung oder Verpackung bedürfen - Charge 1: 26 Objekte - Charge 2: 24 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 122.313 € - Versicherungswert Charge 2: 84.653 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Internal identifier: LOT-0002
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92521200 Preservation services of exhibits and specimens
Additional classification (cpv): 92500000 Library, archives, museums and other cultural services, 92521220 Preservation services of specimens, 92521210 Preservation services of exhibits
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv; Eifelwall 5  
Town: Köln
Postcode: 50674
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach $ 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 12 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. -------------------------------------------- Bitte beachten Sie bezogen auf die aktuell angegebene Stelle für Rechtsbehelfs- /Nachprüfungsverfahren die nachfolgenden Änderungen in Abhängigkeit vom Datum des Nachprüfungsantrages: Zuständigkeit Vergabekammer Nordrhein-Westfalen ab 01.01.2027 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Nordrhein-Westfalen Identifikationsnummer: 05515-03004-07 Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/themen/ wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9 Postleitzahl: 48147 Ort: Münster NUTS-3-Code: DEA33 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Telefon: (keine Geschäftsstelle) Fax: 0251 - 411 2165
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Da das vom Einsturz betroffene Archivgut zum Teil sehr inhomogene Schadensbilder aufweist, müssen die Bietenden im Rahmen der Angebotserstellung die Objekte digital besichtigen und kalkulieren. Anderenfalls wird das Angebot ausgeschlossen. Siehe hierzu Leistungsbeschreibung, Punkt 2.2. Mit Zusenden der Unterlagen zur digitalen Losbesichtigung erhalten die Bietenden einen Nachweis über die Losbesichtigung. Diese Anlage ist dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben beizufügen. Sollten die in der Leistungsbeschreibung unter Punkt 5.6. genannten Voraussetzungen zur Werkstattsicherheit nicht erfüllt sein, ist mit dem Angebot ein eigenes Sicherungskonzept einzureichen.

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anlage 5, ausgefüllt und unterschrieben: Dem Angebot sind Referenzen von mindestens einem vergleichbaren Auftrag bezogen auf das angestrebte Auftragsvolumen sowie ein vergleichbarer Auftrag bezogen auf den Inhalt des Auftrags hinzuzufügen.

Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Der Betrieb des/der Auftragnehmenden muss während der gesamten Laufzeit des Vertrags über mindestens eine*n qualifizierte*n Fachrestaurator*in verfügen. Dem Angebot sind Nachweise zur fachlichen Qualifikation der Fachrestaurator*innen und Mitarbeitenden des/der Auftragnehmenden beizufügen (vergleiche Anlage 3 und Anlage 4). Bei mehreren Mitarbeitenden sind als Ansprechpartner*in und deren Vertretung zwei qualifizierte Fachrestaurator*innen für die Auftraggeberin zu benennen (vergleiche Anlage 2). Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass für die Nutzung des Restaurierungsdokumentationsmoduls (RDM) sowie zur ungehinderten und sachdienlichen Kommunikation mit der Auftraggeberin Deutschkenntnisse auf C1 Niveau erforderlich sind. Nichtmuttersprachler*innen müssen dem Angebot ein entsprechendes Zertifikat oder eine verbindliche Erklärung über dieses Sprachniveau beifügen. Die schriftliche und mündliche Kommunikation mit der Auftraggeberin erfolgt ausschließlich auf Deutsch. Der Auftrag setzt voraus, dass die oben genannten Ansprechpartner*innen dieses Sprachniveau erfüllen und an dem Ort anwesend sind, an dem der Auftrag bearbeitet wird. Um den Auftrag bearbeiten zu können, ist ein sicherer Umgang mit Mailprogrammen und Datenbanken (Passwortverwaltung, Dateneingabe, klare Kommunikation technischer Fehlermeldungen et cetera) notwendig. Die Fachrestaurator*innen müssen über folgende Mindestqualifikation verfügen: - Abschluss als Diplom- / MA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder - Abschluss als BA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung Sofern Abschlüsse und Qualifikationen im EU-Ausland erworben wurden, sind geeignete Nachweise über deren Vergleichbarkeit mit den entsprechenden deutschen Abschlüssen vorzulegen. Die Vergleichbarkeit ist anhand des Europäischen Qualifikationsrahmens (EQR) beziehungsweise des Deutschen Qualifikationsrahmens (DQR) oder durch eine entsprechende Anerkennungs- beziehungsweise Gleichwertigkeitsbescheinigung einer zuständigen Stelle nachzuweisen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorgelegten Nachweise auf ihre Eignung und Plausibilität zu prüfen. Kann die Vergleichbarkeit nicht hinreichend nachgewiesen werden, gilt die betreffende Qualifikation im Rahmen dieses Vergabeverfahrens als nicht erfüllt.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Ausführungsort der Auftragsbearbeitung und der Lagerort der Archivalien ist auf EU-Länder beschränkt. Die Objekte sind während des Transportes und für den Verbleib im Restaurierungsbetrieb durch die Kunstversicherung der Stadt Köln versichert, sofern die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Lager- und Transportbedingungen gewährleistet sind. Schäden, die von dem/der Auftragnehmenden im Zusammenhang mit den Restaurierungsmaßnahmen nach diesem Vertrag verursacht werden, sind nicht versichert. Der/die Auftragnehmende muss bei Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000, - € pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden nachweisen. Bearbeitungsschäden in der eigenen Werkstatt müssen grundsätzlich mit einer separaten Deckungssumme von mindestens dem Versicherungswert der jeweiligen Charge (vergleiche Leistungsbeschreibung) versichert sein. Die Kunstversicherung der Stadt Köln überprüft im Schadensfall grundsätzlich mögliche Regressansprüche gegen den/die Verursachende*n. Dem/der Auftragnehmenden wird daher empfohlen, auch Transport- und Lagerungsschäden zu versichern. Dem Angebot ist ein Nachweis oder eine Erklärung zum Abschluss einer Risikohaftpflichtversicherung (vergleiche Leistungsbeschreibung Punkt 5.7) beizufügen Der/die Auftragnehmende muss den Nachweis über den Abschluss der zuvor genannten Versicherungen und die Prämienzahlung spätestens eine Woche nach Auftragserteilung (Zuschlag) erbringen. Werden diese Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht erbracht, darf die Auftraggeberin den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen. Änderungen des Versicherungsschutzes sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Lieferfrist
Description: Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch erwünscht und erhält mehr Wertungspunkte. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Organisation
Description: 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19f36403a94-10bd279456c40f28&
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Allowed
Address for submission: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 26/10/2026 14:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: -
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Organisation receiving requests to participate: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
5.1.
Lot: LOT-0003
Title: v.a. Mittelformate
Description: - Enthält eine Urkunde mit sehr hohem Versicherungswert - Enthält überwiegend Urkunden des Formats 3 (55 cm x 80 cm) und des Formats 4 (80 cm x 90 cm) sowie fünf Urkunden des Formats 5 (91 cm x 124 cm) - Charge 1: 21 Objekte - Charge 2: 21 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 653.515 € - Versicherungswert Charge 2: 54.042 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Internal identifier: LOT-0003
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92521200 Preservation services of exhibits and specimens
Additional classification (cpv): 92500000 Library, archives, museums and other cultural services, 92521220 Preservation services of specimens, 92521210 Preservation services of exhibits
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv; Eifelwall 5  
Town: Köln
Postcode: 50674
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach $ 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 12 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. -------------------------------------------- Bitte beachten Sie bezogen auf die aktuell angegebene Stelle für Rechtsbehelfs- /Nachprüfungsverfahren die nachfolgenden Änderungen in Abhängigkeit vom Datum des Nachprüfungsantrages: Zuständigkeit Vergabekammer Nordrhein-Westfalen ab 01.01.2027 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Nordrhein-Westfalen Identifikationsnummer: 05515-03004-07 Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/themen/ wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9 Postleitzahl: 48147 Ort: Münster NUTS-3-Code: DEA33 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Telefon: (keine Geschäftsstelle) Fax: 0251 - 411 2165
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Da das vom Einsturz betroffene Archivgut zum Teil sehr inhomogene Schadensbilder aufweist, müssen die Bietenden im Rahmen der Angebotserstellung die Objekte digital besichtigen und kalkulieren. Anderenfalls wird das Angebot ausgeschlossen. Siehe hierzu Leistungsbeschreibung, Punkt 2.2. Mit Zusenden der Unterlagen zur digitalen Losbesichtigung erhalten die Bietenden einen Nachweis über die Losbesichtigung. Diese Anlage ist dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben beizufügen. Sollten die in der Leistungsbeschreibung unter Punkt 5.6. genannten Voraussetzungen zur Werkstattsicherheit nicht erfüllt sein, ist mit dem Angebot ein eigenes Sicherungskonzept einzureichen.

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anlage 5, ausgefüllt und unterschrieben: Dem Angebot sind Referenzen von mindestens einem vergleichbaren Auftrag bezogen auf das angestrebte Auftragsvolumen sowie ein vergleichbarer Auftrag bezogen auf den Inhalt des Auftrags hinzuzufügen.

Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Der Betrieb des/der Auftragnehmenden muss während der gesamten Laufzeit des Vertrags über mindestens eine*n qualifizierte*n Fachrestaurator*in verfügen. Dem Angebot sind Nachweise zur fachlichen Qualifikation der Fachrestaurator*innen und Mitarbeitenden des/der Auftragnehmenden beizufügen (vergleiche Anlage 3 und Anlage 4). Bei mehreren Mitarbeitenden sind als Ansprechpartner*in und deren Vertretung zwei qualifizierte Fachrestaurator*innen für die Auftraggeberin zu benennen (vergleiche Anlage 2). Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass für die Nutzung des Restaurierungsdokumentationsmoduls (RDM) sowie zur ungehinderten und sachdienlichen Kommunikation mit der Auftraggeberin Deutschkenntnisse auf C1 Niveau erforderlich sind. Nichtmuttersprachler*innen müssen dem Angebot ein entsprechendes Zertifikat oder eine verbindliche Erklärung über dieses Sprachniveau beifügen. Die schriftliche und mündliche Kommunikation mit der Auftraggeberin erfolgt ausschließlich auf Deutsch. Der Auftrag setzt voraus, dass die oben genannten Ansprechpartner*innen dieses Sprachniveau erfüllen und an dem Ort anwesend sind, an dem der Auftrag bearbeitet wird. Um den Auftrag bearbeiten zu können, ist ein sicherer Umgang mit Mailprogrammen und Datenbanken (Passwortverwaltung, Dateneingabe, klare Kommunikation technischer Fehlermeldungen et cetera) notwendig. Die Fachrestaurator*innen müssen über folgende Mindestqualifikation verfügen: - Abschluss als Diplom- / MA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder - Abschluss als BA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung Sofern Abschlüsse und Qualifikationen im EU-Ausland erworben wurden, sind geeignete Nachweise über deren Vergleichbarkeit mit den entsprechenden deutschen Abschlüssen vorzulegen. Die Vergleichbarkeit ist anhand des Europäischen Qualifikationsrahmens (EQR) beziehungsweise des Deutschen Qualifikationsrahmens (DQR) oder durch eine entsprechende Anerkennungs- beziehungsweise Gleichwertigkeitsbescheinigung einer zuständigen Stelle nachzuweisen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorgelegten Nachweise auf ihre Eignung und Plausibilität zu prüfen. Kann die Vergleichbarkeit nicht hinreichend nachgewiesen werden, gilt die betreffende Qualifikation im Rahmen dieses Vergabeverfahrens als nicht erfüllt.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Ausführungsort der Auftragsbearbeitung und der Lagerort der Archivalien ist auf EU-Länder beschränkt. Die Objekte sind während des Transportes und für den Verbleib im Restaurierungsbetrieb durch die Kunstversicherung der Stadt Köln versichert, sofern die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Lager- und Transportbedingungen gewährleistet sind. Schäden, die von dem/der Auftragnehmenden im Zusammenhang mit den Restaurierungsmaßnahmen nach diesem Vertrag verursacht werden, sind nicht versichert. Der/die Auftragnehmende muss bei Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000, - € pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden nachweisen. Bearbeitungsschäden in der eigenen Werkstatt müssen grundsätzlich mit einer separaten Deckungssumme von mindestens dem Versicherungswert der jeweiligen Charge (vergleiche Leistungsbeschreibung) versichert sein. Die Kunstversicherung der Stadt Köln überprüft im Schadensfall grundsätzlich mögliche Regressansprüche gegen den/die Verursachende*n. Dem/der Auftragnehmenden wird daher empfohlen, auch Transport- und Lagerungsschäden zu versichern. Dem Angebot ist ein Nachweis oder eine Erklärung zum Abschluss einer Risikohaftpflichtversicherung (vergleiche Leistungsbeschreibung Punkt 5.7) beizufügen Der/die Auftragnehmende muss den Nachweis über den Abschluss der zuvor genannten Versicherungen und die Prämienzahlung spätestens eine Woche nach Auftragserteilung (Zuschlag) erbringen. Werden diese Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht erbracht, darf die Auftraggeberin den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen. Änderungen des Versicherungsschutzes sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Lieferfrist
Description: Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch erwünscht und erhält mehr Wertungspunkte. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Organisation
Description: 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19f36403a94-10bd279456c40f28&
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Allowed
Address for submission: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 26/10/2026 14:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: -
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Organisation receiving requests to participate: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
5.1.
Lot: LOT-0004
Title: Diverse
Description: - Enthält überwiegend Urkunden des Formats 3 (55 cm x 80 cm) und des Formats 4 (80 cm x 90 cm) - Enthält eine Urkunden des Formats 2 (40 cm x 55 cm) und fünf Urkunden des Formats 5 (91 cm x 124 cm) - Charge 1: 26 Objekte - Charge 2: 26 Objekte - Versicherungswert Charge 1: 536.000 € - Versicherungswert Charge 2: 132.231 € Informationen zu einzelnen Urkunden wie zum Beispiel ihre Verteilung auf die Lose und Chargen, Versicherungswert, Format, Anzahl von Siegel und Transfixen sowie die am jeweiligen Objekt durchzuführenden Maßnahmen können der Anlage 8 "Maßnahmen Urkunden" entnommen werden.
Internal identifier: LOT-0004
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 92521200 Preservation services of exhibits and specimens
Additional classification (cpv): 92500000 Library, archives, museums and other cultural services, 92521220 Preservation services of specimens, 92521210 Preservation services of exhibits
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv; Eifelwall 5  
Town: Köln
Postcode: 50674
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 24 Months
5.1.6.
General information
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
The names and professional qualifications of the staff assigned to perform the contract must be given: Tender requirement
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Additional information: #Besonders auch geeignet für:selbst#, Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach $ 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis 12 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. -------------------------------------------- Bitte beachten Sie bezogen auf die aktuell angegebene Stelle für Rechtsbehelfs- /Nachprüfungsverfahren die nachfolgenden Änderungen in Abhängigkeit vom Datum des Nachprüfungsantrages: Zuständigkeit Vergabekammer Nordrhein-Westfalen ab 01.01.2027 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Nordrhein-Westfalen Identifikationsnummer: 05515-03004-07 Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/themen/ wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9 Postleitzahl: 48147 Ort: Münster NUTS-3-Code: DEA33 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Telefon: (keine Geschäftsstelle) Fax: 0251 - 411 2165
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Da das vom Einsturz betroffene Archivgut zum Teil sehr inhomogene Schadensbilder aufweist, müssen die Bietenden im Rahmen der Angebotserstellung die Objekte digital besichtigen und kalkulieren. Anderenfalls wird das Angebot ausgeschlossen. Siehe hierzu Leistungsbeschreibung, Punkt 2.2. Mit Zusenden der Unterlagen zur digitalen Losbesichtigung erhalten die Bietenden einen Nachweis über die Losbesichtigung. Diese Anlage ist dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben beizufügen. Sollten die in der Leistungsbeschreibung unter Punkt 5.6. genannten Voraussetzungen zur Werkstattsicherheit nicht erfüllt sein, ist mit dem Angebot ein eigenes Sicherungskonzept einzureichen.

Criterion: References on specified services
Description of selection criterion: Anlage 5, ausgefüllt und unterschrieben: Dem Angebot sind Referenzen von mindestens einem vergleichbaren Auftrag bezogen auf das angestrebte Auftragsvolumen sowie ein vergleichbarer Auftrag bezogen auf den Inhalt des Auftrags hinzuzufügen.

Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Der Betrieb des/der Auftragnehmenden muss während der gesamten Laufzeit des Vertrags über mindestens eine*n qualifizierte*n Fachrestaurator*in verfügen. Dem Angebot sind Nachweise zur fachlichen Qualifikation der Fachrestaurator*innen und Mitarbeitenden des/der Auftragnehmenden beizufügen (vergleiche Anlage 3 und Anlage 4). Bei mehreren Mitarbeitenden sind als Ansprechpartner*in und deren Vertretung zwei qualifizierte Fachrestaurator*innen für die Auftraggeberin zu benennen (vergleiche Anlage 2). Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass für die Nutzung des Restaurierungsdokumentationsmoduls (RDM) sowie zur ungehinderten und sachdienlichen Kommunikation mit der Auftraggeberin Deutschkenntnisse auf C1 Niveau erforderlich sind. Nichtmuttersprachler*innen müssen dem Angebot ein entsprechendes Zertifikat oder eine verbindliche Erklärung über dieses Sprachniveau beifügen. Die schriftliche und mündliche Kommunikation mit der Auftraggeberin erfolgt ausschließlich auf Deutsch. Der Auftrag setzt voraus, dass die oben genannten Ansprechpartner*innen dieses Sprachniveau erfüllen und an dem Ort anwesend sind, an dem der Auftrag bearbeitet wird. Um den Auftrag bearbeiten zu können, ist ein sicherer Umgang mit Mailprogrammen und Datenbanken (Passwortverwaltung, Dateneingabe, klare Kommunikation technischer Fehlermeldungen et cetera) notwendig. Die Fachrestaurator*innen müssen über folgende Mindestqualifikation verfügen: - Abschluss als Diplom- / MA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder - Abschluss als BA-Restaurator*in mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung oder einem vergleichbaren Fach- oder Hochschulabschluss mit einer Spezialisierung im Fachbereich Papierrestaurierung Sofern Abschlüsse und Qualifikationen im EU-Ausland erworben wurden, sind geeignete Nachweise über deren Vergleichbarkeit mit den entsprechenden deutschen Abschlüssen vorzulegen. Die Vergleichbarkeit ist anhand des Europäischen Qualifikationsrahmens (EQR) beziehungsweise des Deutschen Qualifikationsrahmens (DQR) oder durch eine entsprechende Anerkennungs- beziehungsweise Gleichwertigkeitsbescheinigung einer zuständigen Stelle nachzuweisen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorgelegten Nachweise auf ihre Eignung und Plausibilität zu prüfen. Kann die Vergleichbarkeit nicht hinreichend nachgewiesen werden, gilt die betreffende Qualifikation im Rahmen dieses Vergabeverfahrens als nicht erfüllt.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Ausführungsort der Auftragsbearbeitung und der Lagerort der Archivalien ist auf EU-Länder beschränkt. Die Objekte sind während des Transportes und für den Verbleib im Restaurierungsbetrieb durch die Kunstversicherung der Stadt Köln versichert, sofern die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Lager- und Transportbedingungen gewährleistet sind. Schäden, die von dem/der Auftragnehmenden im Zusammenhang mit den Restaurierungsmaßnahmen nach diesem Vertrag verursacht werden, sind nicht versichert. Der/die Auftragnehmende muss bei Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000, - € pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden nachweisen. Bearbeitungsschäden in der eigenen Werkstatt müssen grundsätzlich mit einer separaten Deckungssumme von mindestens dem Versicherungswert der jeweiligen Charge (vergleiche Leistungsbeschreibung) versichert sein. Die Kunstversicherung der Stadt Köln überprüft im Schadensfall grundsätzlich mögliche Regressansprüche gegen den/die Verursachende*n. Dem/der Auftragnehmenden wird daher empfohlen, auch Transport- und Lagerungsschäden zu versichern. Dem Angebot ist ein Nachweis oder eine Erklärung zum Abschluss einer Risikohaftpflichtversicherung (vergleiche Leistungsbeschreibung Punkt 5.7) beizufügen Der/die Auftragnehmende muss den Nachweis über den Abschluss der zuvor genannten Versicherungen und die Prämienzahlung spätestens eine Woche nach Auftragserteilung (Zuschlag) erbringen. Werden diese Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht erbracht, darf die Auftraggeberin den Vertrag mit sofortiger Wirkung kündigen. Änderungen des Versicherungsschutzes sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Lieferfrist
Description: Für die Bearbeitung der Lose stehen maximal 2 Jahre (24 Monate) zur Verfügung. Jedes Los ist in zwei Chargen aufgeteilt. Die erste Charge muss innerhalb des ersten Jahres bearbeitet und zurückgeliefert werden. Eine schnellere Rücklieferung ist jedoch erwünscht und erhält mehr Wertungspunkte. Geben Sie daher an, innerhalb wie vieler Monate Sie das Los bearbeiten können. Bietende, die sich auf mehrere Lose bewerben, machen bitte Angaben zu jedem einzelnen Los. Für die Bewertung des leistungsbezogenen Kriteriums "Lieferfristen" wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Anzahl der Monate / aktuelle Anzahl der Monate * 100
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Quality
Name: Leistungsbezogenes Kriterium: Organisation
Description: 1. Zu Beginn des Auftrags erhalten Sie durch die Auftraggeberin eine Einweisung zur Benutzung archivinterner Software, unter anderem der Dokumentationssoftware RDM. Stellen Sie dar, wie Ihre Werkstatt bezüglich IT ausgestattet ist (Anzahl der PCs/Laptops etcetera). Wie sichern Sie den internen Wissenstransfer, sollten nicht alle Mitarbeitenden an der Software-Einweisung teilnehmen oder es zu Personalwechseln kommen? 2. Wie garantieren Sie eine fristgerechte Bearbeitung des Auftrags, zum Beispiel bei Personalausfällen oder anderen Unwägbarkeiten? Wertungspunkte = lineare Skala mit Punkten von 0 - 5 5 Punkte (Sehr gut): Die Darstellung ist sehr schlüssig und lässt eine besonders effiziente Aufgabenerfüllung erwarten. 4 Punkte (Gut): Die Darstellung ist gut und schlüssig; es erfüllt die Anforderungen vollumfänglich. 3 Punkte (Befriedigend): Die Darstellung ist nachvollziehbar und erfüllt die Anforderungen grundsätzlich. 2 Punkte (Ausreichend): Erfüllt Anforderungen mit Mängeln. 1 Punkt (Mangelhaft): Erhebliche Defizite in der Darstellung. 0 Punkte (Ungenügend): Fehlende Angaben oder nicht auswertbar.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 20
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Für die Bewertung des Kriteriums "Preis Netto" der Restaurierungskosten wird folgende Formel zugrunde gelegt: Wertungspunkte = minimale Angebotssumme / aktuelle Angebotssumme * 100 Die Auswertung erfolgt automatisch über die Vergabesoftware der Auftraggeberin.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 60
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Address of the procurement documents: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19f36403a94-10bd279456c40f28&
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Allowed
Address for submission: https://vergabeplattform.stadt-koeln.de/NetServer/ParticipationControllerServlet
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 26/10/2026 14:00:00 (UTC+01:00) Central European Time, Western European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 3 Months
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: -
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Electronic invoicing: Allowed
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Organisation providing additional information about the procurement procedure: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Organisation receiving requests to participate: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
8. Organisations
8.1.
ORG-7001
Official name: Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Registration number: 07999
Postal address: Stadthaus Deutz - Ostgebäude, Willy-Brandt-Platz 3
Town: Köln
Postcode: 50679
Country subdivision (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Country: Germany
Email: Submissionsdienst-Vergabe@stadt-koeln.de
Telephone: +49 22122124789
Fax: +49 22122123011
Internet address: https://www.stadt-koeln.de
Buyer profile: https://www.stadt-koeln.de
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-7004
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: 05515-03004-07
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Email: vergabekammer@brms.nrw.de
Telephone: +49 251 411 4985
Fax: +49 251 411 2165
Internet address: https://www.bezreg-muenster.de/themen/wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-7005
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: f97fbca6-d36d-409a-8a03-ef03a38df3de  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 15/09/2026 14:29:27 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 636667-2026
OJ S issue number: 179/2026
Publication date: 16/09/2026