637215-2026 - Competition
Germany – Envelopes – RV Lieferung Wahlkuverts 2027 - 2030
OJ S 179/2026 16/09/2026
Contract or concession notice – standard regime
Supplies
1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: civillent GmbH
Email: vergabestelle@komm.one
Legal type of the buyer: Body governed by public law, controlled by a local authority
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: RV Lieferung Wahlkuverts 2027 - 2030
Description: Abschluss eines Rahmenvertrages mit max. 3 geeigneten Bietern über den Kauf und die Lieferung von Wahlkuverts.
Procedure identifier: b150533c-73a7-4983-b099-528942cb5ea6
Internal identifier: 1264
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30199230 Envelopes
Additional classification (cpv): 30199710 Printed envelopes, 30199711 Printed window envelopes
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Carl-Zeiss-Str. 15  
Town: Reutlingen
Postcode: 72770
Country subdivision (NUTS): Reutlingen (DE141)
Country: Germany
Additional information: Anlieferorte gemäß Leistungsbeschreibung sind: civillent GmbH Schulze-Delitzsch-Weg 28 89079 Ulm civillent GmbH Pfannkuchstraße 4 76185 Karlsruhe civillent GmbH Maria-Probst-Straße 15 69115 Heidelberg
2.1.3.
Value
Estimated value excluding VAT: 265 000,00 EUR
Maximum value of the framework agreement: 265 000,00 EUR
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYDBY5V0#
Legal basis: 
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Notice
Breaching of obligations set under purely national exclusion grounds: 
Participation in a criminal organisation: 
Terrorist offences or offences linked to terrorist activities: 
Money laundering or terrorist financing: 
Fraud: 
Corruption: 
Child labour and including other forms of trafficking in human beings: 
Breaching obligation relating to payment of taxes: 
Breaching obligation relating to payment of social security contributions: 
Breaching of obligations in the fields of environmental law: 
Breaching of obligations in the fields of social law: 
Breaching of obligations in the fields of labour law: 
Insolvency: 
Assets being administered by liquidator: 
Business activities are suspended: 
Analogous situation like bankruptcy, insolvency or arrangement with creditors under national law: 
Grave professional misconduct: 
Agreements with other economic operators aimed at distorting competition: 
Conflict of interest due to its participation in the procurement procedure: 
Direct or indirect involvement in the preparation of this procurement procedure: 
Early termination, damages, or other comparable sanctions: 
Misrepresentation, withheld information, unable to provide required documents or obtained confidential information of this procedure: 
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: RV Lieferung Wahlkuverts 2027 - 2030
Description: Abschluss eines Rahmenvertrages mit max. 3 geeigneten Bietern über den Kauf und die Lieferung von geschätzten 20.000.000 Wahlkuverts in mehreren Abrufen für den Auftraggeber. Der Vertrag beginnt zum 01.01.2027 und endet spätestens am 31.12.2030. Durch den Abschluss des Vertrages mit mehreren Teilnehmern soll eine zuverlässige Versorgung mit den benötigten Kuverts über die Vertragslaufzeit gesichert werden. Der Abruf, im Sinne von Einzelaufträgen erfolgt bedarfsbezogen. Die 3 ausgewählten Bieter müssen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Durchführung von Einzelaufträgen zur Verfügung stehen. Der Einzelauftrag erfolgt nach dem im Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen und insbesondere im Wege eines Miniwettbewerbs zwischen den Rahmenvertragspartnern. Das genaue Prozedere ist in der Anlage Verfahrensleitfaden und in der Leistungsbeschreibung beschrieben.
Internal identifier: 1264
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 30199230 Envelopes
Additional classification (cpv): 30199710 Printed envelopes, 30199711 Printed window envelopes
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Carl-Zeiss-Str. 15  
Town: Reutlingen
Postcode: 72770
Country subdivision (NUTS): Reutlingen (DE141)
Country: Germany
Additional information: Anlieferorte gemäß Leistungsbeschreibung sind: civillent GmbH Schulze-Delitzsch-Weg 28 89079 Ulm civillent GmbH Pfannkuchstraße 4 76185 Karlsruhe civillent GmbH Maria-Probst-Straße 15 69115 Heidelberg
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 4 Years
5.1.6.
General information
This is a recurrent procurement
Description: Abschluss eines Rahmenvertrages mit max. 3 geeigneten Bietern. Die Lieferung erfolgt in mehreren Abrufen über den gesamten Vertragszeitraum in Form von Einzelaufträgen. Diesen Einzelaufträgen ist ein Miniwettbewerb vorgelagert. Der genaue Ablauf des Prozedere kann dem Verfahrensleitfaden entnommen werden.
Reserved participation: 
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Die Leistungsfähigkeit ist durch mind. 3 Referenzaufträge der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen, die nach Art und Menge mit dieser Ausschreibung vergleichbar sind, nachzuweisen. Eine dieser Referenzen muss die Umsetzung eines Großprojektes enthalten. Die genauen Anforderungen können der Anlage 05_Eigenerklärungen und Nachweise entnommen werden.

Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Gemäß § 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Verbindung mit § 44 VgV hat der Bieter zum Nachweis seiner Befähigung zur Berufsausübung einen Handelsregisterauszug beizulegen bzw. einen Nachweis zu erbringen, dass der Bieter im Berufs oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. Es genügt eine nicht beglaubigte Kopie. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein. Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Nachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt. Die geplante Rechtsform der ggf. in Gründung befindlichen Unternehmen bzw. Bietergemeinschaften ist anzugeben.

Criterion: Average yearly turnover
Description of selection criterion: Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Anzugeben sind dabei der Gesamtumsatz des Unternehmens.

Criterion: Specific average yearly turnover
Description of selection criterion: Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Anzugeben ist der Umsatz des Unternehmens über Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbaren sind.

Criterion: Average yearly manpower
Description of selection criterion: Mitarbeiterzahlen aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Anzugeben sind dabei die Mitarbeiterzahlen des gesamten Unternehmens, sowie die Zahl der Mitarbeiter, die für die zu erbringende Leistung qualifiziert sind.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Bieter hat eine in Rahmen und Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU aktuell bzw. zum Vertragsbeginn abgeschlossen und sichert zu, dass dieser Versicherungsschutz bis zum Ende des Vertrages aufrechterhalten wird - mindestens aber bis zur Verjährung der Mängelansprüche.

Criterion: Relevant educational and professional qualifications
Description of selection criterion: Alle Personen, die im Kundenkontakt stehen, müssen über ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen (Sprachniveau C1 nach dem "Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen").

Criterion: Measures for ensuring quality
Description of selection criterion: Gemäß Punkt 4 der Leistungsbeschreibung wird vor Zuschlagserteilung eine Bemusterung der Kuverts vorgenommen, um die Lauffähigkeit zu testen. Voraussetzung ist, dass die Artikel störungsfrei im System (siehe Leistungsbeschreibung Punkt 2.2) laufen. Dabei werden folgende Kriterien getestet: - Einwandfreier Zustand der Lieferung - Kuvert-Lauf in der eingesetzten Hardware bei Höchstgeschwindigkeit - Kuvert-Lauf in der eingesetzten Hardware bei Normalgeschwindigkeit - Prüfung der randnahen Verklebung - Prüfung auf einwandfreie Lesung DMC - Saubere und gleichmäßige Seitenverklebung - Keine Klebstoffreste im Innenbereich - Gleichmäßige Gummierung - Klappen dürfen nicht vorzeitig haften - Kein Doppeleinzug - Korrekte Verschließung - Einhaltung aller technischen Spezifikationen Kommt es zu Störungen beim Testlauf wird das entsprechende Angebot von der Wertung ausgeschlossen.

Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Der Bieter hat eine Produkthaftpflichtversicherung mit einer marktüblichen Deckungssumme aktuell bzw. zum Vertragsbeginn vorzulegen, welche, soweit nicht im Einzelfall etwas anderes vereinbart wird, nicht das Rückrufrisiko oder Straf- oder ähnliche Schäden abzudecken braucht. Der Auftragnehmer wird auf Verlangen des Auftraggebers jederzeit eine Kopie der Haftpflichtpolice zusenden.
5.1.10.
Award criteria
Criterion: 
Type: Price
Name: Preis
Description: Unter der Voraussetzung, dass die Bemusterung der Ware (Punkt 4 der Leistungsbeschreibung) erfolgreich abgeschlossen wurde und das Angebot zuschlagsfähig ist, erfolgt die Wertung der Angebote zu 100 % nach dem Preis. Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält den 1. Rang. Die weiteren Angebote werden entsprechend der Höhe des angebotenen Preises auf den nachfolgenden Rängen eingeordnet. Weiterführende Informationen zur Wertung können dem Verfahrensleitfaden entnommen werden.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 100
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 09/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Address of the procurement documents: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYDBY5V0/documents
Ad hoc communication channel: 
Name: DTVP Vergabeplattform
URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYDBY5V0
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission: 
Electronic submission: Required
Address for submission: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYDBY5V0
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 19/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 60 Days
Information that can be supplemented after the submission deadline: 
At the discretion of the buyer, all missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Vergabestelle behält sich vor, die Bieter im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigenaufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen bzw. zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen (vgl. § 56 Abs. 1 VgV). Ein Anspruch der Bieter hierauf besteht nicht.
Information about public opening: 
Opening date: 19/10/2026 10:05:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract: 
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: Die Vorgaben der Vergabeunterlagen i. V. m. dem Bieterfragekatalog und dem eingereichten Angebot des Bieters sind zwingend bei der Ausführung des Auftrages zu beachten. Die Qualität der angebotenen Ware, welche im Zuge der Testung bestätigt wurde, ist über die gesamte Vertragslaufzeit vollständig aufrecht zu erhalten. Sollte es dennoch zu Änderungen in der Produktion kommen, ist der Auftraggeber unverzüglich vor deren Umsetzung, auch außerhalb eines aktuell durchzuführenden Einzelauftrages, von seinen Rahmenvertragspartnern darüber zu informieren. Die Zustimmungspflicht nach dem Liefervertrag bleibt unberührt. Er behält sich das Recht vor, die Kuverts einer erneuten Prüfung anhand der vorgegebenen Kriterien zu unterziehen. Sollte nach dieser die geforderte Qualität nicht mehr gegeben sein, wird dieser Rahmenvertragspartner nicht zu weiteren Miniwettbewerben eingeladen, solang nicht durch Nachbesserung und erneute Prüfung die Qualität wieder zweifelsfrei nachgewiesen werden kann.
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement: 
Framework agreement, with reopening of competition
Maximum number of participants: 3
Information about the dynamic purchasing system: 
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Information about review deadlines: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB wie folgt: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Frist zur Angebotsabgabe endet in diesem Verfahren gemäß Ziffer IV.2.2), so dass erkannte oder erkennbare Vergaberechtsverstöße gegenüber dem Auftraggeber bis zu diesem Zeitpunkt gerügt werden müssen." Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB wie folgt: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Frist zur Angebotsabgabe endet in diesem Verfahren gemäß Ziffer IV.2.2), so dass erkannte oder erkennbare Vergaberechtsverstöße gegenüber dem Auftraggeber bis zu diesem Zeitpunkt gerügt werden müssen." Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB wie folgt: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Frist zur Angebotsabgabe endet in diesem Verfahren gemäß Ziffer IV.2.2), so dass erkannte oder erkennbare Vergaberechtsverstöße gegenüber dem Auftraggeber bis zu diesem Zeitpunkt gerügt werden müssen."
Organisation providing additional information about the procurement procedure: civillent GmbH
Organisation receiving requests to participate: civillent GmbH
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: civillent GmbH
Registration number: HRB352440 (AG Stuttgart)
Postal address: Carl-Zeiss-Str. 15
Town: Reutlingen
Postcode: 72770
Country subdivision (NUTS): Reutlingen (DE141)
Country: Germany
Email: vergabestelle@komm.one
Telephone: +49 7121956-0
Internet address: https://www.civillent.de/start
Roles of this organisation: 
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registration number: 08-A9866-40
Postal address: Durlacher Allee 100
Town: Karlsruhe
Postcode: 76137
Country subdivision (NUTS): Karlsruhe, Landkreis (DE123)
Country: Germany
Email: vergabekammer@rpk.bwl.de
Telephone: +49 721926873-0
Fax: +49 721926-3985
Internet address: https://www.rp.baden-wuerttemberg.de
Roles of this organisation: 
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Email: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation: 
TED eSender
Notice information
Notice identifier/version: 80225e23-4152-4fd6-abf9-b18067c9b448  -  01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 15/09/2026 10:25:17 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 637215-2026
OJ S issue number: 179/2026
Publication date: 16/09/2026