1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: Rovaniemen kaupunki
Legal type of the buyer: Body governed by public law
Activity of the contracting authority: General public services
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Asianhallintaratkaisu SaaS-palveluna
Description: Hankinnan kohteena on Rovaniemen kaupungin asianhallintaratkaisun, asianhallinnan, sähköisen asioinnin ja sähköisen arkiston kattavan asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden, hankinta SaaS-palveluna tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyn mukaisesti. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteissä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus", 2 "Vaatimusmäärittelyluettelo", 2.1 "Pisteytettävät vaatimukset", 2.2 "Optiot", 3 “Tietoturva- ja salassapitosopimus”, 3.1 “Tietoturvallisuusvaatimukset”, 5 “Toimitusprojektisopimus”, 6 “Tuki- ja ylläpitopalvelut ja palvelutasot”, 8 “Projektisuunnitelma” ja 9 "Asiantuntijat". SOPIMUSKAUSI Sopimus on voimassa määräaikaisena toimitusprojektin keston ajan eli siihen asti, kun hyväksymistestaus on onnistuneesti suoritettu ja Tilaaja on hyväksynyt toimitusprojektin kokonaisuudessaan. Sen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi. Ks. myös tarjouspyynnön liite A "Pääsopimus" luku 4. HANKINNAN LAAJUUS Hankinnan laajuus on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteillä, erityisesti liitteillä: 1 "Hankinnan kohteen kuvaus", 7 "Hinnat" ja A "Pääsopimus".
Procedure identifier: 8c6d2d76-b700-41e2-a724-79d04680719c
Internal identifier: ROIDno-2024-1664
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 48000000 Software package and information systems, 48311100 Document management system, 72210000 Programming services of packaged software products, 72250000 System and support services, 72260000 Software-related services, 72512000 Document management services
2.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
2.1.4.
General information
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document, European Single Procurement Document (ESPD)
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0000
Title: Asianhallintaratkaisu SaaS-palveluna
Description: Hankinnan kohteena on Rovaniemen kaupungin asianhallintaratkaisun, asianhallinnan, sähköisen asioinnin ja sähköisen arkiston kattavan asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden, hankinta SaaS-palveluna tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyn mukaisesti. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteissä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus", 2 "Vaatimusmäärittelyluettelo", 2.1 "Pisteytettävät vaatimukset", 2.2 "Optiot", 3 “Tietoturva- ja salassapitosopimus”, 3.1 “Tietoturvallisuusvaatimukset”, 5 “Toimitusprojektisopimus”, 6 “Tuki- ja ylläpitopalvelut ja palvelutasot”, 8 “Projektisuunnitelma” ja 9 "Asiantuntijat". SOPIMUSKAUSI Sopimus on voimassa määräaikaisena toimitusprojektin keston ajan eli siihen asti, kun hyväksymistestaus on onnistuneesti suoritettu ja Tilaaja on hyväksynyt toimitusprojektin kokonaisuudessaan. Sen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi. Ks. myös tarjouspyynnön liite A "Pääsopimus" luku 4. HANKINNAN LAAJUUS Hankinnan laajuus on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteillä, erityisesti liitteillä: 1 "Hankinnan kohteen kuvaus", 7 "Hinnat" ja A "Pääsopimus".
Internal identifier: ROIDno-2024-1664
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
Additional classification (cpv): 48000000 Software package and information systems, 48311100 Document management system, 72210000 Programming services of packaged software products, 72250000 System and support services, 72260000 Software-related services, 72512000 Document management services
5.1.2.
Place of performance
Anywhere in the European Economic Area
5.1.3.
Estimated duration
Other duration: Unlimited
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): yes
Information about previous notices:
Identifier of the previous notice: 246458-2025
Identifier of the previous notice: 268190-2024
5.1.7.
Strategic procurement
Social objective promoted: Fair working conditions
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document, European Single Procurement Document (ESPD)
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Kokonaisvertailuhinta
Description: Tarjouksen liitteen 7 Hinnat välilehden "Hinnat" yksikköhintojen ja kertoimien mukaan muodostuu tarjouksen kokonaisvertailuhinta.
Criterion:
Type: Quality
Name: Laadullinen vertailuperuste: Pisteytettävät vaatimukset
Description: Tarjouksen liitteen 2.1 Pisteytettävät vaatimukset välilehden "Pisteytettävät vaatimukset" vastausten mukaan annettavat laatupisteet pisteytettävien vaatimusten vastauksista.
5.1.11.
Procurement documents
Deadline for requesting additional information: 13/10/2026 09:00:00 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Finnish
Electronic catalogue: Required
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 12/11/2026 10:00:00 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Duration during which the tender must remain valid: 9 Months
Information about public opening:
Opening date: 12/11/2026 10:15:00 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Markkinaoikeus
Information about review deadlines: Hankintayksikkö
Organisation providing more information on the review procedures: Rovaniemen kaupunki
Organisation receiving requests to participate: Rovaniemen kaupunki
Organisation processing tenders: Rovaniemen kaupunki
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: Rovaniemen kaupunki
Registration number: 1978283-1
Postal address: PL 8216
Town: Rovaniemi
Postcode: 96101
Country subdivision (NUTS): Lappi (FI1D7)
Country: Finland
Contact point: Hansel Oy, Janne Valtavaara
Telephone: +358 294444200
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation receiving requests to participate
Organisation processing tenders
Organisation providing more information on the review procedures
8.1.
ORG-0002
Official name: Markkinaoikeus
Registration number: 3006157-6
Postal address: Radanrakentajantie 5
Town: Helsinki
Postcode: 00520
Country subdivision (NUTS): Helsinki-Uusimaa (FI1B1)
Country: Finland
Telephone: +358 295643300
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Hansel Oy (Hilma)
Registration number: FI09880841
Postal address: Mannerheiminaukio 1a
Town: Helsinki
Postcode: 00100
Country subdivision (NUTS): Helsinki-Uusimaa (FI1B1)
Country: Finland
Contact point: eSender
Telephone: 029 55 636 30
Roles of this organisation:
TED eSender
Notice identifier/version: 8417275b-62c0-40f4-8cf6-22404d4649e8 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 15/09/2026 07:23:55 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Notice dispatch date (eSender): 15/09/2026 09:26:49 (UTC+00:00) Western European Time, GMT
Languages in which this notice is officially available: Finnish
Notice publication number: 639290-2026
OJ S issue number: 179/2026
Publication date: 16/09/2026