5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Services
Main classification (cpv): 66000000 Financial and insurance services
5.1.2.
Place of performance
Country subdivision (NUTS): Arr. Oudenaarde (BE235)
Country: Belgium
5.1.6.
General information
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): no
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Procurement Document
Information about the second stage of a two-stage procedure:
The procedure will take place in successive stages. At each stage, some participants may be eliminated
The buyer reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without any further negotiations
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Description: Bij de beoordeling van de prijs zal rekening gehouden worden met de totaal te betalen premies. De inventaris zal hierbij in overweging genomen worden. Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 60
Criterion:
Type: Quality
Description: Kwaliteit van de aangeboden dienstverlening Een omstandige en gedocumenteerde beschrijving van zijn dienstverlening wordt toegevoegd bij de offerte. In functie van de verschillende verzekeringstakken en de bijhorende percelen zal onder andere met onderstaande aspecten rekening gehouden worden. De opgesomde beoordelingselementen voor elk gunningscriterium zijn niet-limitatief en zullen geenszins beschouwd kunnen worden als subgunningscriteria. Voor perceel 1: Materiële verzekeringen Bij de beoordeling zal o.a. rekening gehouden worden met volgende elementen: - De beschrijving van de rol, bevoegdheden en bereikbaarheid van een vast commercieel aanspreekpunt voor periodiek overleg en ad hoc interventies bij schade. - De opgegeven doorlooptijden en beschreven procedure voor schaderegeling. - De wijze van administratief beheer polissen, de procedure voor verzekeren nieuwe risico’s. - De beschikbaarheid en de procedure lijst risicoliggingen en verzekerde kapitalen. - De beschikbaarheid van detail premieberekening en facturatiegegevens. - … niet-limitatieve opsomming. Voor perceel 2: Arbeidsongevallen en lichamelijke ongevallen gemeen recht Bij de beoordeling zal o.a. rekening gehouden worden met volgende elementen: - De aanwezigheid van een online tool voor aangifte en beheer ongevallen met de mogelijkheid om online ongevalsdossiers aan te geven, te consulteren en alle acties te volgen. - De inschrijver bevestigt uitdrukkelijk in zijn offerte dat een vaste schadebeheerder en/ of een gepersonaliseerd toegewezen team van schadebeheerders zal toegewezen worden. In geval van een team zal een SPOC worden aangeduid. - Het beschikbare aanbod en de mogelijkheden ter ondersteuning van de preventie. - De mogelijkheid tot het verlenen van gedetailleerde schadestatistiek op elk ogenblik op afroep binnen het verzekeringsjaar (datum ongeval, naam slachtoffer, omstandigheden, relaas van de omstandigheden, openstaande reserves, uitbetaalde schadebedragen, stand van zaken openstaande schadedossiers). - … niet-limitatieve opsomming. Voor perceel 3: Algemene Burgerlijke aansprakelijkheid Bij de beoordeling zal o.a. rekening gehouden worden met volgende elementen: - De beschrijving van de rol, bevoegdheden en bereikbaarheid van een vast commercieel aanspreekpunt voor periodiek overleg en ad hoc interventies bij schade. - De inschrijver bevestigt uitdrukkelijk in zijn offerte dat een vaste schadebeheerder en/of een gepersonaliseerd toegewezen team van schadebeheerders zal toegewezen worden. In geval van een team zal een SPOC worden aangeduid. - De mogelijkheid tot het verlenen van gedetailleerde schadestatistiek op elk ogenblik op afroep binnen het verzekeringsjaar (datum ongeval, naam slachtoffer, omstandigheden, relaas van de omstandigheden, openstaande reserves, uitbetaalde schadebedragen, stand van zaken openstaande schadedossiers). - … niet-limitatieve opsomming. Voor Perceel 4: Bestuurdersaansprakelijkheid Bij de beoordeling zal o.a. rekening gehouden worden met volgende elementen: - De beschrijving van de rol, bevoegdheden en bereikbaarheid van een vast commercieel aanspreekpunt voor periodiek overleg en ad hoc interventies bij schade. - De inschrijver bevestigt uitdrukkelijk in zijn offerte dat een vaste schadebeheerder en/of een gepersonaliseerd toegewezen team van schadebeheerders zal toegewezen worden. In geval van een team zal een SPOC worden aangeduid. - De mogelijkheid tot het verlenen van gedetailleerde schadestatistiek op elk ogenblik op afroep binnen het verzekeringsjaar (datum ongeval, naam slachtoffer, omstandigheden, relaas van de omstandigheden, openstaande reserves, uitbetaalde schadebedragen, stand van zaken openstaande schadedossiers). - … niet-limitatieve opsomming. Voor perceel 5: Motorrijtuigenverzekering Bij de beoordeling zal o.a. rekening gehouden worden met volgende elementen: - De procedure van inschrijving nieuwe voertuigen en de procedure voor beheer en afrekening van de vlootpolis en facturatie. - De efficiëntie en snelheid van de schadeprocedure. - De mogelijkheid van een 3de betalersregeling, mogelijkheid van expertise op afstand. - … niet-limitatieve opsomming. Voor perceel 6: Rechtsbijstand Bij de beoordeling zal o.a. rekening gehouden worden met volgende elementen: - De beschrijving van de rol, bevoegdheden en bereikbaarheid van een vast commercieel aanspreekpunt voor periodiek overleg en ad hoc interventies bij schade. - De inschrijver bevestigt uitdrukkelijk in zijn offerte dat een vaste schadebeheerder en/of een gepersonaliseerd toegewezen team van schadebeheerders zal toegewezen worden. In geval van een team zal een SPOC worden aangeduid. - De mogelijkheid tot het verlenen van gedetailleerde schadestatistiek op elk ogenblik op afroep binnen het verzekeringsjaar (datum ongeval, naam slachtoffer, omstandigheden, relaas van de omstandigheden, openstaande reserves, uitbetaalde schadebedragen, stand van zaken openstaande schadedossiers). - … niet-limitatieve opsomming. De beoordeling van dit criterium gebeurt aan de hand van onderstaande puntenverdeling. Gelijkwaardige offertes krijgen eenzelfde beoordeling. – Uitstekend (maximaal denkbare meerwaarde): 100% – Heel goed (heel veel meerwaarde): 90% – Goed (aanzienlijke meerwaarde): 80% – Ruim voldoende (duidelijk aanwijsbare meerwaarde): 70% – Neutraal (geen meerwaarde): 60% – Minder goed dan neutraal: 50% – Niet goed: 40% – Zwak: 30% – Zeer zwak: ≤20% De offerte moet minimaal 60% van de punten behalen om in aanmerking te komen. Bij minder punten wordt de offerte geweerd wegens substantiële onregelmatigheid.
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
Criterion:
Type: Quality
Description: Kwaliteit van de waarborg / Uitbreiding op de gevraagde minimale dekking en waarborgen Binnen dit gunningscriterium worden de inhoudelijke verbetervoorstellen (zoals relevante bijkomende waarborgen, aanvullingen op geformuleerde waarborgen, hogere vergoedingsgrenzen, lagere vrijstellingen…. ) aangeboden bovenop de basisopdracht zoals opgenomen in de technische bepalingen in het bestek beoordeeld. Per bijkomende waarborg die op initiatief van de kandidaat zonder bijpremie wordt aangeboden, worden punten toegekend naar mate de bijkomende waarborg als heel belangrijk, belangrijk of neutraal beschouwd wordt. De beoordeling gebeurt door het bestuur op basis van haar eigen noden. De kandidaat stelt zijn verbeteringen voor op een apart blad (max. 3 pagina’s). In de onderhandelingsfase kan aan de inschrijvers gevraagd worden om de verbetervoorstellen of extra waarborgen toe te lichten. De inschrijver geeft in zijn offerte een omstandige en gedocumenteerde beschrijving van de dienstverlening die hij aanbiedt voor de verschillende verzekeringstakken en de bijhorende percelen. De beoordeling van deze criteria gebeurt aan de hand van onderstaande puntenverdeling. Gelijkwaardige offertes krijgen eenzelfde beoordeling. – Uitstekend (maximaal denkbare meerwaarde): 100% – Heel goed (heel veel meerwaarde): 90% – Goed (aanzienlijke meerwaarde): 80% – Ruim voldoende (duidelijk aanwijsbare meerwaarde): 70% – Neutraal (geen meerwaarde): 60% – Minder goed dan neutraal: 50% – Niet goed: 40% – Zwak: 30% – Zeer zwak: ≤20%
Category of award weight criterion: Weight (points, exact)
Award criterion number: 20
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: Dutch
Electronic catalogue: Not allowed
Advanced or qualified electronic signature or seal (as defined in Regulation (EU) No 910/2014) is required
Deadline for receipt of requests to participate: 19/10/2026 14:10:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Electronic invoicing: Not allowed
Electronic ordering will be used: no
Electronic payment will be used: no
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
Framework agreement, without reopening of competition
Maximum number of participants: 10
Justification for the duration of the framework agreement: Motivering looptijd langer dan vier jaar De regels van goed en behoorlijk bestuur dienen steeds in acht te worden genomen, ook bij het voeren van een overheidsopdracht. De materie van deze opdracht is complex en technisch van aard, en het voeren van een plaatsingsprocedure voor een groep van 8 scholen brengt een aanzienlijke administratieve last met zich mee voor het bestuur. Een te korte looptijd zou dit bestuur dwingen tot het frequent herhalen van zware aanbestedingsprocedures, wat niet in verhouding staat tot de aard van de opdracht en evenmin strookt met een efficiënt beheer van publieke middelen. Daarnaast is een grote stabiliteit en continuïteit in de dienstverlening noodzakelijk: een tussentijdse wisseling van opdrachtnemer ondermijnt de opgebouwde dossierkennis, verstoort lopende afhandelingen en brengt operationele en juridische risico's met zich mee voor het bestuur en de scholen. Een langere looptijd is daarom noodzakelijk en evenredig om de complexiteit van de materie beheersbaar te houden, de administratieve last voor het bestuur te beperken, en de continuïteit van de dienstverlening aan de 8 scholen te garanderen.
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen
Information about review deadlines: 15