1. Buyer
1.1.
Buyer
Official name: GELSENDIENSTE
Legal type of the buyer: Public undertaking, controlled by a regional authority
Activity of the contracting authority: Environmental protection
2. Procedure
2.1.
Procedure
Title: Beschaffung von Ersatzteilen und Zubehör, Durchführung von Reparaturen und Wartungen der Firma Hansa - Maschinenbau Vertriebs- und Fertigungs GmbH
Description: Die GELSENDIENSTE unterhalten einen Fuhrpark von rund 740 Fahrzeugen. Dazu gehören neben PKW auch schwere Nutzfahrzeuge, selbstfahrende Arbeitsmaschinen und Anhänger. Für die Beschaffung von Ersatzteilen und Zubehör für Fahrzeuge der Firma HANSA - Maschinenbau Vertriebs- und Fertigungs GmbH sowie für die Durchführung von Reparaturen und Wartungen wird ein Dienstleister benötigt. Voraussichtlicher Beginn der Grundlaufzeit: November 2026.
Procedure identifier: 0142c8ba-bd42-4acd-be3e-3496a7941b65
Internal identifier: LG26090901GD
Type of procedure: Open
The procedure is accelerated: no
2.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 34300000 Parts and accessories for vehicles and their engines
Additional classification (cpv): 34330000 Spare parts for goods vehicles, vans and cars, 50000000 Repair and maintenance services, 50100000 Repair, maintenance and associated services of vehicles and related equipment
2.1.2.
Place of performance
Postal address: Adenauerallee 115
Town: Gelsenkirchen
Postcode: 45891
Country subdivision (NUTS): Gelsenkirchen, Kreisfreie Stadt (DEA32)
Country: Germany
2.1.4.
General information
Additional information: #Bekanntmachungs-ID: CXPSYY1DQWW#
Legal basis:
Directive 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Grounds for exclusion
Sources of grounds for exclusion: Procurement Document
5. Lot
5.1.
Lot: LOT-0001
Title: Beschaffung von Ersatzteilen und Zubehör, Durchführung von Reparaturen und Wartungen der Firma Hansa - Maschinenbau Vertriebs- und Fertigungs GmbH
Description: Obligatorische Leistungsanforderungen: - Wartung und Reparatur nach Herstellervorgaben - Reparatur von Fahrzeugen z.B. APZ 1003, APZ 531 - Durchführung von sämtlichen Reparaturen und Wartungsarbeiten - Reaktionszeiten bzw. Terminvergabe nach Fahrzeuganmeldung: o Standard Reparatur- bzw. Wartungsarbeiten = 48 h o Alle anderen Arbeiten = 72 h - Bei Reparaturen > 3.000 EUR muss eine separate Freigabe eingeholt werden Verfügbare Ersatzteile sind bei einer Bestellung bis 15:00 Uhr innerhalb von 48 Stunden an den Betriebshof Adenauerallee 115 in Gelsenkirchen zu liefern. Nicht vorrätige Ersatzteile sind innerhalb von 96 Stunden nach Bestelleingang zu liefern. Die geschätzte Vertragshöhe beträgt 70.000,- EUR netto / Jahr. Eine Abnahmeverpflichtung existiert nicht.
Internal identifier: LG26090901GD
5.1.1.
Purpose
Main nature of the contract: Supplies
Main classification (cpv): 34300000 Parts and accessories for vehicles and their engines
Additional classification (cpv): 34330000 Spare parts for goods vehicles, vans and cars, 50000000 Repair and maintenance services, 50100000 Repair, maintenance and associated services of vehicles and related equipment
5.1.2.
Place of performance
Postal address: Adenauerallee 115
Town: Gelsenkirchen
Postcode: 45891
Country subdivision (NUTS): Gelsenkirchen, Kreisfreie Stadt (DEA32)
Country: Germany
5.1.3.
Estimated duration
Duration: 12 Months
5.1.4.
Renewal
Maximum renewals: 3
Other information about renewals: Die Rahmenvertragslaufzeit beträgt 1 Jahr mit drei Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate bis zu einer Gesamtlaufzeit von vier Jahren.
5.1.6.
General information
This is a recurrent procurement
Description: 2027; bzw. sollten die Optionen zur Vertragsverlängerung gezogen werden, erfolgt eine Wiederkehr im Jahr 2028, 2029 oder 2030.
Reserved participation:
Participation is not reserved.
Procurement Project not financed with EU Funds.
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
This procurement is also suitable for small and medium-sized enterprises (SMEs): no
5.1.7.
Strategic procurement
Aim of strategic procurement: No strategic procurement
5.1.9.
Selection criteria
Sources of selection criteria: Notice
Criterion: Professional risk indemnity insurance
Description of selection criterion: Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in folgender Höhe: Mindestdeckungssumme von - 5.000.000 EUR für Personenschäden und Sachschäden, - 1.000.000 EUR für Vermögensschäden und daraus resultierende Folgeschäden
Criterion: General yearly turnover
Description of selection criterion: Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre mit bestimmten Mindestjahresumsatz i. H. v. 560.000,- EUR.
Criterion: References on specified deliveries
Description of selection criterion: Zwei in Art und Umfang vergleichbare Referenzen, bei der Sie die wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen innerhalb der letzten drei Jahre erbracht haben, mit Angaben zu: - Auftraggeber - Auftragswert - Zeitraum der Leistungserbringung.
Criterion: Technicians or technical bodies to carry out the work
Description of selection criterion: Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht (Unterauftragnehmer/Subunternehmer), und zwar insbesondere derjenigen, die mit Service und Reparatur beauftragt sind. - Anzahl, Einsatz und Qualifikationen der eingesetzten Mitarbeiter
Criterion: Enrolment in a trade register
Description of selection criterion: Eintragung im Berufs- ODER Handelsregister Zur Nachweisführung genügen zunächst folgende Eigenerklärungen und Nachweise: Angabe der entsprechenden Registerstelle (Registergericht) und der Registernummer.
Criterion: Enrolment in a relevant professional register
Description of selection criterion: Eintragung im Berufs- ODER Handelsregister Zur Nachweisführung genügen zunächst folgende Eigenerklärungen und Nachweise: Angabe der entsprechenden Registerstelle (Registergericht) und der Registernummer.
5.1.10.
Award criteria
Criterion:
Type: Price
Name: Ersatzteile und Zubehör
Description: Für die Wertung "Ersatzteile und Zubehör" hat der Bieter einen prozentualen Rabattsatz auf rabattfähige Ersatzteile anzugeben. Das wertbare Angebot mit dem höchsten angebotenen Rabattsatz erhält die maximale Punktzahl von 250 Punkten. Dieser höchste angebotene Rabattsatz bildet die Grundlage für die Bewertung aller übrigen wertbaren Angebote. Die weiteren wertbaren Angebote werden im Verhältnis zu dem höchsten angebotenen Rabattsatz bewertet. Die Berechnung erfolgt mittels Formel.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
Criterion:
Type: Price
Name: Reparaturen und Wartung
Description: Für die Wertung "Reparaturen und Wartung" hat der Bieter die Verrechnungssätze für die nachstehend aufgeführten Leistungen anzugeben. Das wertbare Angebot mit der niedrigsten Summe der angebotenen Verrechnungssätze erhält die maximale Punktzahl von 250 Punkten. Diese niedrigste Summe bildet die Grundlage für die Bewertung aller übrigen wertbaren Angebote. Die weiteren wertbaren Angebote werden im Verhältnis zur niedrigsten Summe der angebotenen Verrechnungssätze bewertet. Die Punktzahl wird mittels Formel berechnet.
Category of award weight criterion: Weight (percentage, exact)
Award criterion number: 50
5.1.11.
Procurement documents
Languages in which the procurement documents are officially available: German
Deadline for requesting additional information: 06/10/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad hoc communication channel:
5.1.12.
Terms of procurement
Terms of submission:
Electronic submission: Required
Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: German
Electronic catalogue: Not allowed
Variants: Not allowed
Tenderers may submit more than one tender: Not allowed
Deadline for receipt of tenders: 13/10/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Duration during which the tender must remain valid: 4 Weeks
Information that can be supplemented after the submission deadline:
At the discretion of the buyer, some missing tenderer-related documents may be submitted later.
Additional information: Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.
Information about public opening:
Place: elektronisch
Additional information: Die Öffnung der Angebote wird erst nach Ablauf der Angebotsfrist von zwei autorisierten Personen der Beschaffungsstelle durchgeführt.
Terms of contract:
The execution of the contract must be performed within the framework of sheltered employment programmes: No
Conditions relating to the performance of the contract: - Besondere Vertragsbedingungen gem. TVgG NRW - Allgemeine Einkaufsbedingungen (AEB) der GELSENDIENSTE
Electronic invoicing: Required
Electronic ordering will be used: yes
Electronic payment will be used: yes
Financial arrangement: Die Zahlung der prüffähigen Rechnung erfolgt innerhalb von 30 Tagen netto.
5.1.15.
Techniques
Framework agreement:
No framework agreement
Information about the dynamic purchasing system:
No dynamic purchase system
5.1.16.
Further information, mediation and review
Review organisation: Vergabekammer Westfalen
Information about review deadlines: Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der unter VI.4.1) genannten Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in IV.2.2) genannten Frist gerügt werden, oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt der Auftraggeber einem Bewerber oder Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bewerber oder Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation providing additional information about the procurement procedure: GELSENDIENSTE
Organisation receiving requests to participate: GELSENDIENSTE
8. Organisations
8.1.
ORG-0001
Official name: GELSENDIENSTE
Registration number: DE125018225
Postal address: Ebertstr. 30
Town: Gelsenkirchen
Postcode: 45879
Country subdivision (NUTS): Gelsenkirchen, Kreisfreie Stadt (DEA32)
Country: Germany
Contact point: Einkauf / SG-EK
Telephone: +49 209 954-3945
Roles of this organisation:
Buyer
Organisation providing additional information about the procurement procedure
Organisation receiving requests to participate
8.1.
ORG-0002
Official name: Vergabekammer Westfalen
Registration number: DE164242157
Postal address: Albrecht-Thaer-Straße 9
Town: Münster
Postcode: 48147
Country subdivision (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Country: Germany
Telephone: +49 251411-0
Fax: +49 251411-2165
Roles of this organisation:
Review organisation
8.1.
ORG-0003
Official name: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registration number: 0204:994-DOEVD-83
Town: Bonn
Postcode: 53119
Country subdivision (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Country: Germany
Telephone: +49228996100
Roles of this organisation:
TED eSender
10. Change
10.1.
Change
Section identifier: PROCEDURE
Description of changes: Die Änderungen betreffen insbesondere die Konkretisierung der Regelungen zur Laufzeit und Verlängerung der Rahmenvereinbarung, die Angabe des geschätzten Gesamtauftragswertes, die Klarstellung zum fehlenden Anspruch auf ein bestimmtes Abrufvolumen, die Einführung eines Höchstwertes für Abrufe aus der Rahmenvereinbarung sowie den Wegfall der bisherigen Regelung zur Preisanpassung bei Vertragsverlängerungen.
The procurement documents were changed on: 19/09/2026
Notice identifier/version: 966a3ec5-54c4-490c-b3fe-e4f818701631 - 01
Form type: Competition
Notice type: Contract or concession notice – standard regime
Notice subtype: 16
Notice dispatch date: 17/09/2026 15:11:09 (UTC+02:00) Eastern European Time, Central European Summer Time
Languages in which this notice is officially available: German
Notice publication number: 648368-2026
OJ S issue number: 182/2026
Publication date: 21/09/2026